프로젝트 관리자로 성공하기 위한 14가지 프로젝트 관리 기술

누군가 당신의 강점과 기술에 대해 물으면 얼어붙습니까?

자신에 대해 이야기하고, 자신이 잘하는 것을 팔고, 의사결정자가 그것을 사주기를 바라는 것은 어려울 수 있습니다. 우리가 무엇을 가장 잘하는지 알 수 있습니까? 아니면 우리가 최고였으면 하는 것을 반영하는 대답을 합니까?

그것이 우리가 사랑의 언어와 에니어그램 테스트를 공부하는 이유입니다. 우리는 자신을 더 잘 아는 데 집착합니다.

프로젝트 관리는 최고의 자기 인식 페르소나가 필요한 역할입니다. 이해관계자 커뮤니케이션을 처리하고 비즈니스 리소스와 목표를 순조롭게 유지하려면 자신의 강점과 다른 사람과 협력할 때 이를 활용하는 방법을 아는 것이 중요합니다.

모든 기업은 조직의 효율성을 개선하는 데 도움이 되는 어떤 형태의 프로젝트 관리 도구를 사용합니다. 현대 기업은 고성능 프로젝트 관리 소프트웨어에 투자하여 진행 상황과 생산성을 모니터링합니다. 이러한 솔루션은 또한 프로젝트에 예기치 않은 변경이 발생할 때 중요한 중요 경로를 생성하는 데 능숙합니다.

프로젝트 관리자는 하드 스킬과 소프트 스킬을 모두 포함하는 스킬 세트가 필요합니다. 프로젝트 범위 지정과 같은 기술 능력, 커뮤니케이션과 같은 소프트 스킬, 적응 능력은 해당 역할에서 경험을 쌓는 데 필수적입니다.

모든 경력 경로와 마찬가지로 주요 역할별 기술과 리더십 및 비즈니스 감각을 갖춘 프로젝트 관리자는 좋은 기회를 쉽게 찾을 수 있습니다.

14가지 필수 프로젝트 관리 기술

프로젝트 관리자는 사일로에서 작업하지 않으며 부서 간 협업과 회사 전체의 작업 및 워크플로우에 대한 더 나은 가시성을 기반으로 합니다.

귀사가 기존의 프로젝트 관리 수명 주기 방법론을 사용하든 고급 솔루션을 사용하든 프로젝트 관리자에게 필요한 기술은 어느 정도 비슷합니다. 프로젝트 관리 산업에 진출하려는 경우 성공하기 위해 개발해야 할 몇 가지 중요한 전문적 및 개인적 특성이 있습니다.

조직

기업 수준의 프로젝트의 모든 측면을 조정하려고 노력하는 산만한 사람을 상상할 수 있습니까? 분산형 뇌에는 잘못된 것이 없습니다. 저도 그 클럽의 일부입니다. 그러나 프로젝트를 적절하게 관리하려면 훌륭한 조직 기술이 있어야 합니다.

프로젝트 관리자는 팀과 작업을 원활하게 실행하기 위해 조직적인 기술이 필요합니다. 체계적인 개인은 정시에 이메일에 응답하고 마감일을 지키며 모든 것에 대한 체크리스트를 가지고 있습니다. 그들은 목표 설정 방법론에 능숙하며 프로젝트 이정표가 기한 내에 충족되도록 할 책임이 있습니다.

위임 및 작업 관리

프로젝트 관리의 또 다른 측면은 누가 무엇을 가장 잘하는지 아는 것입니다. 학교 프로젝트의 경우 누가 숫자를 가장 잘하는지 대 누가 창의적인 프로젝트 제목을 생각해낼 수 있는지 묻는 것을 의미할 수 있습니다.

전문적인 세계에서 이것은 직원을 알고 사람들을 읽는 방법을 의미합니다. 많은 프로젝트는 단순히 많은 리더가 팀이 자신의 임무를 기꺼이 받아들여야 한다고 믿기 때문에 잘못된 사람이나 그룹에 임무를 부여했기 때문에 실패합니다.

이것은 그들에게 효과가 있을 수 있지만 종종 실패합니다. 직원들은 자신의 재능이 낭비되었다고 느끼면서 원하지 않는 일을 계속하고 있습니다. 이러한 이유로 성격이나 재능에 따라 프로젝트의 측면을 적절하게 위임하는 프로젝트 관리자를 찾거나 그렇게 하려고 노력하십시오.

올바른 전략 선택

훌륭한 프로젝트 관리자는 회사, 프로젝트 및 관련된 모든 사람들을 위한 최상의 전략을 선택하는 방법을 알고 있습니다.

전사적 프로젝트 관리 전략 및 로드맵을 계획하고 구현하기 전에 다음 질문을 하십시오.

• 특정 팀이 잘하는 것은 무엇입니까?
• 올바른 지침과 지도력이 있다면 그들은 무엇을 할 수 있을까요?
• 프로젝트 완료를 방해하는 가장 큰 문제점과 장애물은 무엇입니까?

프로젝트 관리 방법론은 그 자체로 도전 과제가 되어서는 안 됩니다. 예를 들어 브랜드 디자이너는 Gantt Charts 작업이 어려울 수 있으며 배우기 쉬운 프로젝트 관리 플랫폼과 같이 성공적으로 작업하려면 보다 직관적인 매체가 필요할 수 있습니다.

의사소통

커뮤니케이션은 많은 회사에서 중요한 문제입니다. 우리는 우리가 의미하는 바를 말하지 않으며 발가락을 밟는 것을 두려워합니다. 프로젝트 관리와 관련하여 이러한 걱정을 할 시간이 없습니다.

프로젝트 관리자는 헤드 커뮤니케이터 중 하나를 포함하여 많은 모자를 착용합니다. 그들은 모든 직원, 회사의 상급자, 이 프로젝트를 수행하기 위해 회사와 협력할 수 있는 조직 외부의 모든 사람(예: 고객 커뮤니케이션)을 포함하여 프로젝트에 관련된 모든 관리자와 통신합니다.

이러한 이유로 프로젝트 관리자는 훌륭한 커뮤니케이터가 되어야 합니다. 이 직업은 이메일 받은 편지함이 며칠 동안 수렁에 빠져 있거나 둥글게 말하며 그 의미를 찾는 사람을 위한 것이 아닙니다. 의사소통하려는 요점을 간결하게 말할 수 있는 빠른 응답자여야 합니다.

변경 사항이 있거나 직원이 마감일을 놓쳤거나 디자인이 승인된 초안과 다른 경우 프로젝트 관리자는 상황을 다른 직원이나 경영진에게 전문적으로 전달할 수 있어야 합니다.

지도

프로젝트 관리자로서 많은 사람들이 답변, 지침 또는 솔루션을 찾기 위해 귀하를 찾을 것입니다. 프로젝트 관리자는 무엇보다도 강력한 리더십 자질을 보여야 합니다.

즉, 관리자는 쉽게 관심을 끌 수 있는 사람이어야 합니다. 다른 사람들은 회사와 외부 이해관계자 및 참여자로부터 그들을 잘 존중해야 합니다. 프로젝트 관리자는 동료에 대해 일정 수준의 권한을 보유합니다.

일부 직원은 타고난 리더입니다. 다른 사람들은 약간의 코칭 후에 리드할 수 있는 잠재력을 가지고 있습니다. 팀에 완벽하고 조직적인 커뮤니케이터가 있지만 리더십 능력이 의심된다면 여러 단계를 통해 그들을 지도해야 한다는 지식을 가지고 그들을 프로젝트 관리자로 임명하는 것을 고려하십시오.

협상

이것이 결코 희망은 아니지만 때때로 프로젝트가 거칠어질 수 있습니다. 인용된 가격이 최종 송장과 일치하지 않을 수 있습니다. 그래픽 디자인 팀이 귀하가 동의한 시간까지 이미지를 돌려받지 못할 수도 있습니다.

문제가 무엇이든 간에 프로젝트 관리자는 솔루션을 협상할 수 있어야 합니다. 이 특성은 리더십 및 커뮤니케이션 기술과 인접해 있습니다. 동일하지는 않지만 동일한 사람 내에서 이러한 모든 기능을 자주 볼 수 있습니다.

다음 질문은 직원의 협상 기술을 파악하는 데 도움이 되는 지침입니다.

• 이전에는 위기 상황에서 어떻게 대응했습니까?
• 그들이 길을 찾지 못할 위험에 처해 양 당사자 모두에게 만족스러운 타협점을 찾은 적이 있습니까?

협상은 어려운 일이며 많은 사람들이 협상을 원하지 않습니다. 다른 전문가들과 논쟁하는 것처럼 느껴질 수 있지만 훌륭한 프로젝트 관리자는 다양한 당사자 또는 같은 회사에서 일하는 팀 간에 중간 지점을 찾는 방법을 알고 있습니다.

위험 예측 및 관리

위험 분석 및 관리는 발생할 수 있는 재무적 위험이 현실화되기 전에 예측하는 것입니다. 이러한 문제를 예측하는 것 외에도 위험 관리에는 영향을 피하거나 최소화하는 데 도움이 되는 잠재적 솔루션 개발이 포함됩니다.

위험 관리 전략은 아직 발생하지 않은 일로부터 복구할 수 있도록 하는 좋은 방법입니다. 문제를 예측하고 회사가 모든 것에 대비함으로써 문제가 발생하기 전에 해결할 수 있습니다.

위험 관리가 반드시 재정 문제로 좁혀질 필요는 없습니다. 특히 프로젝트 관리자로서 팀의 성공은 대부분 기한을 맞추는 능력에 달려 있습니다.

하나의 위험 관리 전략은 각 기한을 필요한 것보다 일주일 일찍 제시하여 팀이 이를 충족하기 위해 열심히 노력하지만 일부 비상 상황을 허용하는 것입니다.

프로젝트에서 발생할 수 있는 특정 유형의 문제를 고려하십시오. 두 개의 프로젝트가 동일하지 않으며 프로젝트별 위험 관리 전략도 동일하지 않습니다.

스케줄링

다른 사람들이 마감일을 맞추기 위해 귀하에게 의존하기 때문에 스케줄링은 프로젝트 관리의 중요한 측면입니다. 팀이 프로젝트 계약을 맺은 경우 특히 그렇습니다. 양질의 프로젝트 관리자는 모든 고객이 양질의 작업을 제 시간에 제공하도록 보장합니다.

적절한 스케줄링의 영향은 위임 및 작업 관리를 넘어섭니다. 스케줄링에는 지불 및 청구 스케줄링, 기한 스케줄링, 시프트 스케줄링 등이 포함됩니다.

훌륭한 프로젝트 관리자는 색상 코딩 및 우선 순위 레이블과 같은 전술을 사용하여 여러 캘린더를 저글링할 수 있습니다.

원가 관리

팀의 예산을 초과하면 당면한 프로젝트가 중단될 뿐만 아니라 나머지 회계 연도 동안 팀과 회사에 영향을 미칠 수 있습니다. 이것이 비용 관리 및 비용 추적이 필수적인 프로젝트 관리 기술인 이유입니다.

간단히 말해서 비용 관리는 비즈니스 비용을 계획하고 모니터링하는 것을 의미합니다. 프로젝트 관리자는 종종 프로젝트 비용 관리 소프트웨어를 사용하여 팀이 고품질 제품 또는 서비스를 제공하는 동안 비용을 유지하도록 합니다.

프로젝트 전반에 걸쳐 고려해야 할 일부 비용은 공급품, 계약자 또는 프리랜서와 같은 인적 자원, 장비 또는 공간, 작업에 원래 예상했던 것보다 더 많은 작업이 필요한 경우 지불해야 할 수 있는 비용입니다.

비판적 사고

초등학교에서 표준화된 시험을 치러야 한다면 비판적 사고를 강조했던 것을 기억할 것입니다. 그것은 당신이 가지고 있는 정보로 최상의 결론에 도달할 수 있다는 것을 의미했습니다. 프로젝트 관리자로서 이 기술은 유용하고 필요합니다.

프로젝트 관리자는 프로젝트 예산 책정 및 이해 관계자 동의에서 목표 조정 및 워크플로 최적화에 이르기까지 매일 의사 결정을 내립니다. 따라서 PJM이 훌륭한 의사 결정자가 되는 것이 중요합니다(말장난이 아님). 당신은 자신의 모든 옵션을 따져보고 10번 중 9번 최선을 선택할 수 있는 사람을 원합니다.

프로젝트 관리를 이해하는 또 다른 핵심 구성 요소는 비즈니스 영향을 극대화하기 위해 어떤 프로젝트가 성공할지 아는 것입니다. 타당성 조사를 수행하는 방법을 알면 프로젝트 관리자에게 프로젝트 실행을 위한 관련 정보를 제공할 수 있습니다.

사람 중심

이 기술은 비즈니스 세계에서 상당히 과소평가되고 종종 간과됩니다. 그러나 프로젝트 관리자는 훌륭한 인력 관리자 이기도 해야 합니다. 당신이 그것에 대해 생각한다면 그것은 분명합니다.

프로젝트 관리자는 매일 사람들을 다룹니다. 그들은 전체 팀과 해당 프로젝트에 관련된 사람들의 연락 창구입니다. 또한 외부 참가자의 연락 지점이기도 합니다.

말다툼, 딜레마 또는 충돌이 발생하는 경우 프로젝트 관리자는 서로 다른 당사자 간의 이동입니다. 그들은 사람들이 목표를 달성하고 프로젝트 이정표를 완료하기 위해 궤도에 머물도록 하는 책임이 있기 때문에 프로젝트 관리자가 호감이 가고 팀 플레이어가 되는 것이 중요합니다.

문제 해결

이 기술은 개인의 의사 결정 능력을 다루는 비판적 사고와 관련이 있습니다. 그러나 이 특정 기술은 충돌 중 관리자의 반응을 나타냅니다.

대규모 그룹이 함께 작업할 때 머리를 맞대거나 계약 위반 또는 예산 초과의 형태로 재난이 닥칠 가능성이 있습니다. 프로젝트 관리자는 복잡한 문제를 탐색하는 데 능숙하고 고부담 작업 환경에 익숙해야 합니다.

성공적인 프로젝트 관리자는 중요한 체인 프로젝트 관리 방법론과 같은 복잡한 시스템을 개발하는 데 성공합니다.

코칭

리더십과 달리 코칭은 관리자가 팀과 상호 작용하고 가르치는 방법을 다룹니다. 코칭은 사람들이 최선의 결정을 내릴 수 있는 도구를 제공하여 최선의 결정을 내리도록 돕는 형태입니다.

훌륭한 프로젝트 관리자는 비판적 사고 기술에 도전하고, 브레인스토밍과 협업을 위한 공간을 제공하고, 목표 지향적인 부서를 만들어 팀을 성장시킬 수 있습니다.

계시

우리 모두는 혼란스러운 회의실에 앉아 “주문하세요! 법정에서 명령하라!” 프로젝트 관리자는 명예로운 판사라는 직함 없이 방을 제어하는 ​​방법을 알고 있습니다.

그들은 회의 일정을 효과적으로 잡고 팀의 시간을 최대한 활용하며 관심을 유지하는 데 능숙합니다. 그들은 또한 회의가 계속 진행되도록 하고 필요한 질문에 답하는 데 능숙합니다.

우리는 이미 뛰어난 일정 관리 기능에 대해 논의했습니다. 이러한 기능은 회의 관리를 논의할 때 중요합니다. 프로젝트 관리자를 고용하거나 선택할 때 회의를 관리하고 영향을 미친 그들의 경험을 이해하십시오.

프로젝트 매니저를 모집합니다

진실은 어떤 사람이나 프로젝트도 완벽할 수 없다는 것입니다.

프로젝트 관리자를 찾을 때 위의 기능을 나열하십시오. 귀하에게 가장 중요하고 가치 있는 기능은 무엇입니까? 위에서 언급한 기술 중 일부를 선정하고 필수 항목으로 고려하십시오.

후보자에게 엑스트라가 있다면 좋습니다! 모든 사람을 구현하는 사람을 찾으면 선택이 제한되고 채용 프로세스가 길어질 수 있습니다. 당신이 없이는 할 수 없다는 것을 알고 있는 것을 선택함으로써, 당신은 면접과 잠재적 고용을 위해 적절한 규모의 후보자 그룹을 신속하게 모을 수 있습니다.

내부 후보자

팀 내에서 프로젝트 관리자를 선택하려는 경우 직원의 강점과 약점에 대해 이미 잘 알고 있을 것입니다.

예를 들어 Janet이 마감일을 자주 놓치고 ​​매우 상세한 작업을 제출한다는 것을 알 수 있습니다. 또는 아마도 Eleanor는 조직적이지만 잠재적인 긴급 상황을 고려하지 못하는 경우가 많습니다.

당신의 팀이 프로젝트 관리자를 선택하는 것을 어렵게 만들었다면 그것은 좋은 문제입니다. 다양한 시간에 다른 직원들과 함께 앉아 그들이 기회에 관심이 있는지 논의하고 역할을 따라가기 위해 특정 영역에 도전할 의향이 있는지 물어보십시오.

외부 후보자

외부 후보자 풀에서 프로젝트 관리자를 고용하려는 경우에는 약간 다른 문제가 있습니다. 면접에서 누군가를 알아가야 하는 짧은 시간에 그들이 이러한 자질을 가지고 있는지를 수집하는 것이 가장 좋을 것입니다.

이를 달성하는 좋은 방법은 후보자에게 그들이 받은 시각적 예나 인증을 준비해 오도록 요청하는 것입니다. 같은 방식으로 영업 후보자는 분기별 수치를 제공하고 프로젝트 관리자 후보자에게 완료된 프로젝트의 일부 샘플을 제공하도록 요청합니다. 이것은 프로젝트에 대한 구두 설명을 제공하고 그들이 과거에 미친 영향을 볼 수 있게 합니다.

프로젝트 계획을 위한 길을 닦다

프로젝트 관리는 여러 상호 종속성을 관리하고, 조직 리소스를 관리 및 할당하고, 팀이 비즈니스 목표를 원활하게 달성할 수 있도록 하는 필수적인 비즈니스 기능입니다.

프로젝트 관리자를 고용할 때 그들이 테이블에 제공하는 기술에 집중하세요. 이는 우유부단함에서 파괴 불가능으로 이동할 수 있는 팀의 정의 특성이기 때문입니다.

프로젝트 관리는 역할과 프로세스에서 교차 기능입니다. 프로젝트 통합 관리에 대해 자세히 알아보고 서로 다른 부서가 동일한 목표를 유지하는 방법을 알아보세요.

이 기사는 원래 2018년에 게시되었습니다. 새로운 정보로 업데이트되었습니다.