로스앤젤레스 문서 스캐닝 서비스 제공업체와 성공적으로 협력하기 위해 이해해야 할 사항

개인 또는 회사가 스캐닝을 아웃소싱하고 많은 물리적 백파일을 디지털 파일로 변환하기로 결정한 경우 다음 질문은 로스앤젤레스 문서 스캐닝 서비스 제공업체를 선택할 때 어디서부터 시작해야 하는지입니다.

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이 질문은 묻기 다소 까다롭기 때문에 로스앤젤레스 문서 스캐닝에 대한 필수 사항에 대해 자세히 알아보고 서비스 제공업체에 더 많은 정보를 자신 있게 요청하십시오.

스캐닝과 이미징은 종종 동의어로 사용됩니다.

로스앤젤레스 문서 스캐닝 기술

잠재 고객이 가장 먼저 알아야 할 것은 이미징 또는 스캐닝 기술과 해당 소프트웨어의 기본 사항입니다. 로스앤젤레스의 많은 문서 스캐닝 서비스 제공업체는 다소 간단하지만 인기가 없는 프로세스이므로 도움이 될 것입니다.

기술에 대한 배경 지식이 있는 클라이언트는 프로젝트의 전체 범위를 훨씬 더 빠르게 파악할 수 있습니다.

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로스앤젤레스 문서 스캐닝 서비스가 시작되기 전에 회사 목표 실현

잠재 회사 고객은 로스앤젤레스 문서 스캐닝 제공업체의 서비스를 이용하기 전에 조직의 우선 순위, 목표 및 목표를 잘 살펴봐야 합니다. 이 중요한 정보 중 일부는 기본적으로 다음을 포함할 수 있습니다.

• 회사의 문서 보관 일정 또는 문서 보관 방법
• 레코드에 액세스해야 하는 사람 또는 사용자의 수
• 레코드 저장, 제공 및 백업 방법
• 교육 및 오리엔테이션 형식이 필요한 경우
• 절차를 벤치마킹하기 위해 테스트 실행을 수행해야 하는 경우
• 이미징 변환에 소요되는 시간
• 기록이 서비스 제공자에 있을 때 쉽게 접근할 수 있는지 여부
• 기록에 대한 보안 및 개인 정보 보호 요구 사항이 유지되는 방법
• 토론을 위한 특별한 요구 사항

사전에 이러한 데이터에 대한 답변이 있는 고객은 로스앤젤레스 문서 스캐닝 서비스 제공업체가 고객 회사의 문화 및 예산에 맞는 맞춤형 솔루션을 추천할 수 있습니다. 이 외에도 스캐닝 프로젝트에 대한 구속력 있는 계약에 서명하기 전에 모든 사람이 같은 페이지에 있는지 확인합니다.

로스앤젤레스 문서 스캐닝 서비스 제공업체 선택 팁

클라이언트 회사는 최소 2개의 로스앤젤레스 문서 스캐닝 서비스 제공업체를 평가해야 합니다. 신뢰할 수 있는 회사는 검색 엔진이나 조직 웹사이트를 통해 인터넷을 통해 쉽게 찾을 수 있습니다. 고객은 비즈니스 웹사이트를 방문하여 로스앤젤레스 문서 스캐닝 서비스 제공업체가 평판이 좋은 비즈니스 회사인지 확인할 수 있습니다. 이전 클라이언트의 온라인 리뷰도 있는 경우 온라인에서 쉽게 찾을 수 있습니다. 로스엔젤레스 문서 스캐닝 서비스 제공업체인 기업들도 마케팅을 위해 다양한 소셜 미디어 플랫폼을 활용하고 있습니다. 클라이언트는 또한 그곳에서 활성화되어 있는지 확인할 수 있습니다.

클라이언트 회사가 해당 산업 또는 거래 내에서 동일한 규모의 다른 회사와 훌륭한 관계를 맺고 있는 경우 클라이언트 회사는 이러한 연락처에 연락하여 이전에 함께 일한 로스앤젤레스 문서 스캐닝 서비스 제공업체에 대해 문의하거나 권장 사항을 문의할 수 있습니다.

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로스앤젤레스 문서 스캐닝 서비스 제공업체 시설 방문

평판이 좋은 로스앤젤레스 문서 스캐닝 서비스 제공업체를 찾고 있는 고객의 경우 해당 스캐닝 회사의 시설을 방문하여 그들이 제공하는 품질, 관리 및 프로세스를 반영하는 시설을 둘러보는 것이 좋습니다. 클라이언트는 스캐닝 회사가 기록을 처리하는 방법을 직접 확인하고 서비스 제공자로서 자신의 전문성과 태도를 실질적으로 측정해야 합니다.

팬데믹이 진행 중인 상황에서 현지 보건 지침이 허용하는 경우에만 투어를 요청하세요. 이것이 가능하지 않은 경우 고객은 프로세스를 보여주는 회사 비디오와 같은 로스앤젤레스 문서 스캐닝 서비스 제공자에게 추가 참조를 요청할 수 있습니다. 클라이언트는 스캐닝 회사에 전화를 걸어 제작 관리자와 대화를 요청할 수도 있습니다.

로스앤젤레스 문서 스캐닝 서비스 제공업체 시설을 견학할 때는 적절한 평가를 따라야 합니다. 클라이언트는 다음을 문서화해야 합니다.

• 프로덕션 실행 방법
• 사용하는 장비와 이유
• 시설 내외부의 일반적인 모습입니다.
• 전반적인 직원 작업 환경
• 고객의 업무 처리에 대한 배려 정도
• 최신 산업 표준 및 동향, 기타 적용 가능한 국가 표준 사용

고객에게 생산 프로세스가 명확하고 물리적으로 위치를 방문할 수 없을 때 고객이 이에 대해 문의하는지 확인하십시오.

로스앤젤레스 문서 스캐닝 서비스 제공업체의 전문성과 경험

클라이언트는 이 사실을 바탕으로 전문성과 경험의 수준을 알 수 있습니다. 또한 로스앤젤레스 문서 스캐닝 서비스 제공업체는 해당 프로세스를 위해 숙련된 작업자와 유능한 감독자를 고용해야 합니다. 스캐닝 회사의 직원은 스캐닝 프로젝트에서 발생할 수 있는 모든 문제에 대처할 수 있는 충분한 지식을 갖추고 있어야 합니다.

회사에서 전문 로스앤젤레스 문서 스캐닝 서비스를 제공할 때 직원 컨설턴트는 사용 중인 문서 관리 소프트웨어에 대해 교육 및 인증을 받았을 뿐만 아니라 설계된 시스템에 대한 경험이 있어야 합니다.

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로스앤젤레스 문서 스캐닝 서비스의 비용 및 위치

고객은 로스앤젤레스 문서 스캐닝 서비스 제공업체로부터 비용을 지불합니다. 따라서 고객은 비정상적으로 저렴한 서비스 비용을 제공하는 스캔 회사를 조심해야 합니다. 이것은 스캐닝 회사가 사업에 열광하고 재정적으로 불안정할 수 있다는 신호일 수 있습니다. 또한 때로는 스캐닝 회사가 경쟁자를 압도하기 위해 절차를 생략할 수 있음을 의미할 수도 있습니다.

로스앤젤레스 문서 스캐닝 서비스 제공업체도 회사에 과도한 요금을 부과해서는 안 됩니다. 문서 스캐닝 서비스는 작업에 많은 시간이 소요될 수 있지만 공정한 시장 가치에 기반한 견적이 작업의 기초가 되어야 합니다. 최종 청구서가 나왔을 때 놀라지 않도록 합의서에 모든 비용이 명확하게 명시되어야 합니다.

이상적으로는 클라이언트 회사가 로스앤젤레스에 있는 경우 해당 위치와 가까운 문서 스캐닝 회사를 선택해야 합니다. 이는 운송 비용과 처리 시간을 고려하는 것이 좋습니다. 평판이 좋고 회사와 가장 가까운 로스앤젤레스 문서 스캐닝 서비스 제공업체를 선택하는 것이 합리적입니다.

나중에 평판이 좋은 서비스 제공자를 선택한다고 해서 클라이언트 회사의 책임이 면제되는 것은 아닙니다. 기업은 여전히 ​​파일의 소유자이므로 이러한 기록을 관리하는 방법에 대한 품질 및 시스템에 대한 궁극적인 책임은 자신에게 있음을 기억해야 합니다. 그러나 우수한 로스앤젤레스 문서 스캐닝 서비스 제공업체는 고객이 기록 보관을 어떻게 진행해야 할지 확신이 서지 않는 경우 여러 솔루션을 통해 고객을 안내합니다.