온라인 교정이 창의적인 워크플로우를 변화시키는 방법

콘텐츠에 대한 더 빠른 피드백과 승인을 통해 얻을 수 있는 것이 많습니다.

다음은 공을 굴릴 때 얻을 수 있는 세 가지 이점입니다.

1. 콘텐츠를 다듬을 시간이 더 많습니다.
2. 실제로 마감일을 맞출 수 있습니다.
3. 추가 프로젝트를 맡게 됩니다.

이를 통해 작업 품질이 향상되고 시간과 비용을 보다 효율적으로 사용할 수 있습니다. 이기고, 이기고, 이겨라!

물론 문제는 어떻게? 답은 온라인 교정입니다.

이전에는 일반적으로 교정 작업에 소수의 사람들이 출력물이나 모니터 주변에 모여 콘텐츠에 대해 논의했습니다. 온라인 교정과의 차이점은 이름에서 알 수 있듯이 전체 프로세스가 온라인으로 진행된다는 것입니다.

팬데믹 이전: 이메일, 전송 링크 및 슬라이드쇼

팬데믹이 발생하기까지 수십 년 동안 대부분의 팀은 다음 방법 중 하나를 사용하여 온라인에서 콘텐츠를 증명했습니다.

• 이메일: 이해 관계자에게 콘텐츠를 보내고 이메일 체인에서 수정 사항을 논의합니다.
• 링크 전송: 이해관계자에게 다운로드 링크를 보내고 이메일 또는 채팅을 통해 수정 사항을 논의합니다.
• 슬라이드쇼: PowerPoint 또는 슬라이드에 콘텐츠를 표시하고 통화 또는 댓글에서 피드백에 대해 토론합니다.

팬데믹 이후: 온라인 교정 소프트웨어

COVID-19 팬데믹은 우리가 함께 일하는 방식을 완전히 바꿔 놓았습니다. 업무의 미래에 대한 McKinsey & Company의 연구에 따르면 현재 4-5배 더 많은 업무가 원격으로 이루어지고 있습니다 .

팀이 점차 분산됨에 따라 가장 생산적인 대행사 및 마케팅 팀은 창의적인 검토를 위해 온라인 교정 소프트웨어로 전환했습니다. 이는 파일 공유, 피드백 수집, 버전 및 승인 추적을 위한 중앙 집중식의 투명한 공간을 제공합니다.

Slack이 직장 채팅을 변화시키고 Zoom(Loom은 말할 것도 없고)이 회의를 변화시킨 것과 같은 방식으로 온라인 교정 소프트웨어는 콘텐츠 검토를 더 명확하고 빠르고 협력적으로 만들었습니다.

그러나 온라인 교정이 작동하는 방식에 대해 자세히 알아보기 전에 창의적인 콘텐츠 검토에 이메일을 사용할 때의 4가지 함정을 살펴보겠습니다.

이메일을 통한 크리에이티브 콘텐츠 교정의 4가지 함정

20세기 선구적인 컴퓨터 과학자 그레이스 호퍼(Grace Hopper)는 영어에서 가장 위험한 문구는 "우리는 항상 이런 식으로 해왔습니다"라고 말했습니다. Forbes에 따르면 비즈니스에서 가장 위험한 문구 이기도 합니다.

사무직 업무와 관련하여 이메일은 약 30년 동안 가장 많이 사용된 커뮤니케이션 채널이었습니다.

• 7층에 있는 동료에게 질문이 필요하십니까? 이메일.
• 퇴근 후 술을 좋아하는 사람이 있는지 확인해야 합니까? 이메일.
• 고위 경영진으로부터 몇 가지 비디오에 대한 피드백을 받아야 합니까? 이메일.

그러나 콘텐츠 검토 의 경우 특히 이메일을 통한 교정 작업은 항상 지저분했습니다. 이제 3명 중 2명의 마케터 와 광고 소재가 하이브리드 작업 설정을 사용하므로 해당 프로세스의 문제가 점점 더 분명해지고 있습니다.

이는 네 가지 주요 영역으로 나눌 수 있습니다.

1. 파일과 피드백이 완전히 분리됨

이메일을 통한 온라인 교정의 가장 큰 문제 중 하나는 피드백이 참조하는 파일에 명시적으로 연결되어 있지 않다는 것입니다. 그리고 그것은 여러분이 곧 알게 되겠지만 혼돈의 비결입니다.

여러 전송 링크, 수십 개의 첨부 파일, 수백 개의 댓글 등 모두 무수한 이메일 체인에 흩어져 있습니다. 팀은 다음 버전을 시작할 생각조차 하기 전에 모든 것을 한 곳에 통합하는 데 시간을 낭비해야 합니다.

예상되는 결과는? 피드백이 잘못 해석되고 라인 전체에서 작업을 수행하려면 추가 검토 라운드가 필요하므로 승인 프로세스에 며칠이 추가됩니다.

2. 이메일을 통해 크리에이티브 자산을 검토하는 것은 어려운 일입니다.

변경하려는 부분을 강조 표시하지 못한 채 문서에 대한 피드백을 제공하려고 한다고 상상해 보십시오. 긴 설명으로 생각을 설명하거나 내용의 일부를 복사하여 이메일에 붙여넣어야 합니다. 이렇게 하면 시간이 더 오래 걸릴 뿐만 아니라 피드백이 잘못 해석될 가능성도 높아집니다.

비효율적이죠?

그러나 이것은 팀이 매일 비디오, 디자인 및 기타 파일 형식에 대한 피드백을 제공하는 방법입니다. 이해 관계자는 시간 코드를 작성하고 의미를 설명하기 위해 스크린샷을 캡처하는 데 시간을 낭비합니다. 그리고 콘텐츠 제작자는 모든 것을 함께 정리하거나 추가 명확성을 위해 회의를 소집해야 합니다.

3. 피드백과 승인을 위해 사람들을 쫓는 것은 정규직입니다.

우리는 이메일을 통해 피드백을 제공하는 동안 이해 관계자가 직면하는 문제에 대해 이미 이야기했습니다. 따라서 많은 사람들이 가능한 한 오랫동안 미루는 것은 자연스러운 일입니다.

이로 인해 프로젝트 관리자, 계정 관리자 및 마케팅 담당자에게 문제가 발생합니다. 첫째, 누가 승인을 주거나 변경을 요청했는지 예리하게 주시해야 합니다(안녕하세요 스프레드시트). 그런 다음 사람들에게 피드백이 필요함을 상기시키기 위해 체이서 이메일을 보내야 합니다.

그러면 어떻게 됩니까? 창작 시간이 촉박해지고 콘텐츠 품질이 저하되며 마감일을 놓치게 됩니다.

4. 버전 관리가 사라집니다.

이메일 교정은 버전 제어의 재앙입니다.

직면할 수 있는 몇 가지 문제는 다음과 같습니다.

• 이전 피드백을 참조하지 않고 파일에 대한 피드백을 제공해야 합니다.
• 몇 개의 이메일을 놓치면 실수로 이전 버전에 대한 피드백을 제공할 수 있습니다.
• 콘텐츠(특히 문서)를 편집하고 새 버전으로 다시 공유할 수 있습니다.

그리고 금융, 의료 또는 법률과 같은 규제 산업에 종사하는 경우 잘못된 버전을 게시하여 회사를 곤경에 빠뜨릴 위험이 큽니다.

온라인 교정 소프트웨어의 작동 방식 및 현대 팀에 더 나은 이유

온라인 교정은 전체 검토 프로세스를 중앙 집중화하여 혼란스러운 이메일 검토 순서를 복원합니다.

브라우저에서 프로젝트 전반에 걸쳐 발생하는 모든 것에 즉시 액세스할 수 있습니다. 따라서 몇 초 만에 "이 버전과 이전 버전의 차이점은 무엇입니까?"와 같은 질문에 답할 수 있습니다. 또는 "오늘 우리 팀이 작업할 준비가 된 파일은 무엇입니까?"

온라인 교정이 어떻게 작동하는지 6단계로 살펴보겠습니다.

1. 프로젝트 생성

온라인 교정 프로세스의 첫 번째 단계는 프로젝트를 만드는 것입니다. 이것은 효과적으로 파일을 업로드할 수 있는 클라우드의 공간이며 검토자는 브라우저에서 바로 댓글을 추가할 수 있습니다.

프로젝트를 설정하는 데 1분밖에 걸리지 않습니다. 그런 다음 모든 파일, 버전, 주석 및 승인에 대한 탭을 모두 한 곳에서 유지할 수 있습니다.

2. 검토 워크플로 설정

프로젝트를 만든 후에는 모든 파일이 올바른 사람에 의해 승인되도록 워크플로우를 설정할 수 있습니다.

검토 단계는 다음과 같습니다.

• 크리에이티브 리뷰: 크리에이티브 디렉터, 아트 디렉터, 카피라이터
• 관리 검토: 계정 관리자, 프로젝트 관리자, 전략가
• 클라이언트 리뷰: 브랜드 매니저, 마케팅 매니저, 법률 전문가

이 접근 방식은 작업이 준비되기 전에 중요한 이해 관계자에게 전송되는 것을 방지하는 데 도움이 됩니다. 누가 무엇을 언제 보는지 완벽하게 제어할 수 있습니다.

3. 파일 업로드 및 기한 설정

이제 가장 쉬운 부분인 파일 공유입니다.

파일을 업로드하고 공유할 검토자 그룹을 선택하기만 하면 됩니다. 다운로드가 필요하지 않으며 전송 링크가 시간 초과될 위험이 없습니다.

그런 다음 검토자가 피드백이 필요한 시기를 알 수 있도록 기한을 설정합니다. 그리고 마감일이 다가오면서 피드백 제공을 잊은 경우 최고의 온라인 교정 도구가 자동으로 알림을 보냅니다.

4. 피드백 수집 및 협업

파일을 공유했고 피드백이 쇄도하고 있습니다. 이제 다음 버전을 개발하기 전에 검토자와 참여하고 의견을 통해 아이디어를 전달하고 모든 사람이 의견을 조율할 때입니다.

대부분의 온라인 교정 소프트웨어에는 주석 및 첨부 파일과 같은 도구가 포함되어 있습니다. 이를 통해 사람들이 말하는 콘텐츠 부분을 정확하게 쉽게 확인할 수 있으므로 자신 있게 수정 작업을 수행할 수 있습니다.

5. 첫 번째 검토 단계에서 승인 받기

모든 사람의 피드백을 콘텐츠에 구현하면 첫 번째 검토 단계(예: 크리에이티브 팀)에서 새 버전을 공유할 준비가 된 것입니다.

운이 좋으면 두 번째 버전이 승인됩니다. 그러나 콘텐츠의 복잡성에 따라 다음 검토 단계를 준비하기 위해 또 다른 라운드가 필요할 수 있습니다.

6. 나머지 검토 단계에 대해 위의 단계를 반복합니다.

첫 번째 검토 단계에서 승인을 받는 즉시 다음 이해 관계자 그룹과 콘텐츠를 공유할 준비가 된 것입니다.

이는 마케팅 팀, 제품 전문가 또는 규정 준수일 수 있습니다. 작업 속도를 높이고 싶다면 이러한 검토 단계 중 몇 가지를 병렬로 실행하여 최종 버전에 더 빨리 도달할 수 있습니다.

이메일 리뷰 문제를 해결하는 온라인 교정 소프트웨어의 11가지 기능

파일 공유. 피드백을 논의합니다. 승인 추적. 다음은 온라인 교정 소프트웨어의 가장 중요한 11가지 기능입니다.

1. 댓글, 주석 및 첨부파일

온라인 교정의 가장 큰 이점 중 하나는 리뷰어를 위한 사용자 경험입니다.

이메일을 통해 긴 설명을 작성하는 대신 파일 바로 위에 피드백을 추가할 수 있습니다. 비디오, 문서 또는 이미지에 대한 피드백을 제공할 때 변경하거나 이야기하고 싶은 정확한 지점을 클릭할 수 있습니다. 그런 다음 컨텍스트에서 주석을 작성할 수 있습니다.

다음은 가장 인기 있는 피드백 기능을 요약한 것입니다.

• 댓글을 추가하려면 탭하세요.
• 펜 도구, 선, 상자 및 화살표로 주석 만들기
• 첨부 파일을 참조 또는 추가 컨텍스트로 추가
• 댓글에 답글을 달아 상황에 맞게 댓글을 토론하세요.
• 이모티콘을 사용하여 댓글에 반응하고 시간을 절약하세요.
• @멘션 팀원 또는 리뷰어

2. 비디오 및 오디오 파일의 자동 타임코드

비디오는 이메일로 검토하기 가장 까다로운 파일 형식 중 하나입니다. 링크를 전송하기 위해 파일을 업로드하고, 공유하고, 특정 시간 내에 다운로드해야 합니다. 그런 다음 검토자는 변경하려는 부분을 설명하기 위해 타임코드를 나열해야 합니다.

온라인 교정 소프트웨어는 자동화된 타임코드의 도움을 받아 비디오 검토 시간을 크게 단축합니다. 재생 중인 비디오 또는 오디오 파일을 탭하면 일시 중지되고 마커가 생성됩니다. 그런 다음 말하는 콘텐츠의 어느 부분을 설명할 필요 없이 댓글 작성에 집중하세요.

댓글은 특정 프레임에 연결되어 있기 때문에 편집자는 댓글을 클릭하여 비디오 또는 오디오 파일의 해당 부분으로 이동할 수 있습니다. 이를 통해 수정에 소요되는 소중한 시간을 절약하고 콘텐츠를 결승선에 더 빨리 도달하는 데 도움이 됩니다.

3. 기한 및 자동 알림

광고 대행사나 마케팅 팀에서 일해 본 적이 있다면 피드백과 승인을 위해 소수의 사람들을 뒤쫓아야 할 가능성이 매우 높습니다. 이것은 실망스러울 뿐만 아니라 엄청난 시간 낭비이기도 합니다.

온라인 교정은 승인 워크플로의 각 단계에 대한 기한을 설정함으로써 이 문제를 해결합니다. 그런 다음 기한이 가까워지면 리뷰어에게 피드백을 제공하라는 알림이 표시됩니다. 더 중요한 작업에 집중하느라 바쁩니다.

일부 소프트웨어는 미리 설정된 시간 프레임(예: 2일)을 기준으로 기한을 자동으로 설정하도록 하여 여기서 한 단계 더 나아갑니다. 따라서 누군가가 오늘 검토를 시작하면 기한이 자동으로 모레로 설정되어 수작업을 최소화하는 동시에 이해 관계자에 대한 명확하고 일관된 기대치를 설정합니다.

4. 병렬 비교 기능이 내장된 버전 관리

버전 제어는 성공적인 검토 프로세스의 필수 부분입니다. 온라인 교정을 통해 전문가처럼 버전을 관리하는 방법은 다음과 같습니다.

• 명확한 버전 기록을 유지하기 위해 기존 파일 위에 새 버전 추가
• 모든 의견을 포함하여 언제든지 이전 버전을 다시 방문하십시오.
• 검토자나 팀원이 이전 버전을 보고 있는 경우 알림
• 버전을 나란히 비교하여 변경된 사항을 확인하고 새 버전을 확인합니다.

일부 도구를 사용하면 두 버전을 자동 비교하여 변경된 사항을 지적할 수도 있습니다. 그리고 AI가 브랜드를 유지하거나 디자인 레이아웃을 올바르게 만드는 데 도움을 주어 콘텐츠 검토에서 더 큰 역할을 하기 시작하는 것은 시간 문제입니다.

5. 가장 많이 사용되는 모든 파일 형식 지원

웹 사이트 또는 디자인 파일과 같은 일부 온라인 교정 도구는 특정 파일 유형에 특화되어 있습니다. 그러나 가장 유용한 도구를 사용하면 모든 파일을 한 지붕 아래 결합할 수 있습니다.

다음 형식으로 파일을 공유할 수 있습니다.

• 문서: PDF, PDF/X, DOC, DOCX, XLSX, PPTX
• 비디오: MOV, MP4, 3GP, AAC, AVI, FLC, MPEG-2, WMV, MXF
• 이미지: JPG, PNG, TIF/TIFF, AI, PSD, SVG, GIF, EPS, WEBP, NEF, CR2, DNG, ARW, HEIC, TTF, PSB
• 오디오: MP3, AAC, WAV
• 라이브 웹사이트: HTTPS 사이트
• HTML 콘텐츠: HTML

이 모든 콘텐츠와 피드백을 한 곳에 모으면 리뷰 라운드를 관리하기 위해 여러 도구 사이를 건너뛸 필요가 없습니다. 더 좋은 점은 다른 도구를 잘 사용하지 못하는 검토자도 마찬가지입니다.

6. 단계 및 템플릿 검토

프로젝트를 시작하기 전에 검토 프로세스와 결승선까지 참여해야 하는 다양한 이해 관계자에 대해 생각해야 합니다.

광고 대행사에서 일하는 경우 다음과 같이 보일 수 있습니다.

• 크리에이티브 팀
• 계정 관리
• 고객

또는 마케팅 팀의 경우 다음과 같이 보일 수 있습니다.

• 브랜드 및 마케팅
• 제품
• 규정 준수

온라인 교정 소프트웨어를 사용하면 이러한 단계를 설정하고 프로젝트 시작 시 모든 검토자를 초대할 수 있습니다. 그런 다음 파일을 공유할 때마다 적시에 적절한 사람이 파일을 보고 승인하도록 할 수 있습니다.

그리고 위에 체리? 워크플로를 템플릿으로 전환하여 여러 프로젝트에서 재사용할 수 있습니다. 회사 전체에 일관된 워크플로를 적용해야 하는 기업에 적합합니다.

7. 파일, 버전, 댓글 ​​검색을 위한 빠른 찾기

모든 콘텐츠 리뷰를 한 곳에서 볼 수 있는 장점은 모든 콘텐츠가 깔끔하게 정리되고 찾기 쉽다는 것입니다.

그러나 시간이 중요한 경우 온라인 교정 소프트웨어의 검색 또는 빠른 찾기 기능을 사용하여 필요한 내용을 더 빨리 찾을 수 있습니다.

이를 통해 전체 플랫폼에서 특정 댓글, 파일, 버전 또는 프로젝트를 검색할 수 있습니다. 그런 다음 순식간에 바로 이동하여 찾고 있던 것을 정확히 볼 수 있습니다. 받은 편지함을 샅샅이 뒤지는 것에 비해 시간이 크게 절약됩니다.

8. 누가 무엇을 승인했는지 한 눈에 볼 수 있는 상태 표시기

최근에 클라이언트와 공유한 작업에 대해 상사와 이야기하고 있다고 상상해 보십시오. 리뷰어 중 몇 명이 승인했는지 묻는다면 신뢰할 수 있는 답변을 찾는 데 얼마나 걸립니까?

온라인 교정 소프트웨어를 사용하면 몇 초 안에 이 질문에 답할 수 있습니다. 프로젝트 대시보드에서 각 파일과 검토자의 검토 상태를 한눈에 볼 수 있습니다.

예를 들어 일부 소프트웨어에서는 각 검토자에 대해 다음 상태 표시기 중 하나가 표시됩니다.

• 검토 중(회색): 검토자는 여전히 이 버전을 살펴봐야 합니다.
• 변경 요청(주황색): 검토자가 이 버전에 대한 변경을 요청했습니다.
• 승인됨(녹색): 검토자가 이 버전을 승인했습니다.

이렇게 하면 작업할 준비가 된 파일을 명확하게 볼 수 있으므로 리소스를 효율적으로 관리할 수 있습니다. 또한 모든 사람이 현재 진행 중인 상황을 이미 알고 있기 때문에 무의미한 상태 회의에서 시간을 절약할 수 있습니다.

9. 승인 프로세스 감사를 위한 파일 검토 보고서

규제 산업에서 일하는 경우 콘텐츠의 승인 과정을 추적할 때 온라인 교정이 큰 도움이 될 수 있습니다.

검토 보고서를 사용하면 타임스탬프를 포함하여 파일의 모든 버전에서 모든 의견과 검토 결정을 저장할 수 있습니다.

이것은 PDF로 내보내고 시스템에 저장할 수 있습니다. 따라서 불만이나 소송이 발생하면 어디에서 문제가 발생했고 누가 책임을 졌는지 정확히 알 수 있습니다.

10. 좋아하는 앱에서 최신 상태를 유지하기 위한 통합

최고의 온라인 교정 도구는 즐겨 사용하는 모든 앱과 연결할 수 있습니다. 이것은 일반적으로 기본 통합 또는 타사 자동화 공급자를 통해 작동합니다.

다음은 온라인 교정 워크플로에서 통합을 구현할 수 있는 몇 가지 방법입니다.

• Slack 또는 Microsoft Teams에서 검토자 피드백 알림 보내기
• Asana 및 Monday와 같은 프로젝트 관리 소프트웨어에서 검토 작업 설정
• 마케팅 요청 제출 시 프로젝트 자동 생성

11. 파일 검토를 추적하고 최적화하는 데 도움이 되는 통찰력

온라인 교정 소프트웨어는 피드백 시간을 최소화하고 생산적이고 영향력이 큰 작업에 소요되는 시간을 최대화하도록 제작되었습니다.

내장된 인사이트 및 분석을 통해 온라인 교정 소프트웨어는 팀이 매달 생성하는 파일, 버전 및 댓글 수를 보여줍니다. 그리고 이러한 것들이 시간이 지남에 따라 어떻게 변하는지에 대한 추세를 보여줍니다.

이를 통해 성능을 모니터링하고 생산성을 향상시킬 수 있는 방법을 찾을 수 있습니다.

조각난 작업 공간에는 혁신적인 솔루션이 필요합니다.

이메일은 콘텐츠 교정을 위해 만들어지지 않았습니다. 그리고 팬데믹으로 인해 직장이 더욱 분산되고 파편화됨에 따라 팀은 교정 문제를 해결할 도구를 찾기 시작했습니다.

온라인 교정 소프트웨어를 사용하면 하나의 플랫폼에서 파일을 공유하고 변경 사항을 논의하고 승인을 받을 수 있습니다. 리뷰어에게는 더 빠르게 피드백을 제공하고 콘텐츠 제작자에게는 더 명확하고 정확한 댓글을 제공합니다. 검토 프로세스의 주요 단계를 자동화함으로써 온라인 교정을 통해 팀은 최상의 작업을 제공하는 데 집중할 수 있습니다.

효율적인 디자인 워크플로를 만드는 것은 온라인 교정의 다음 단계입니다. 창의적인 협업이 디자인 워크플로우를 주도하고 브랜드 콘텐츠를 더욱 실감나게 만드는 방법을 알아보세요.