회의 관리 소프트웨어로 회의를 활기차게

새해가 시작된 지 불과 몇 개월밖에 되지 않았지만 저는 이미 자동화의 해라고 부르고 있습니다.

우리의 최신 친구 ChatGPT와 고급 인공 지능 소프트웨어의 폭발적인 증가 사이에서 조직은 불필요한 비용을 줄이고 심층 작업에 할당된 직원의 시간을 최대화할 방법을 찾고 있습니다. 그리고 이유가 있습니다.

우리는 특히 B2B 회사를 위해 글로벌 경기 침체에 대한 두려움과 변동하는 시장 수요에 맞게 워크플로우를 최적화합니다. 우리 중 누구도 2022년에 발생한 기술 해고에 눈이 멀었습니다. 그리고 이제 우리는 기업이 끊임없이 진화하는 기술을 이해하면서 감소된 자원과 변화하는 시장에 적응할 수 있는 방법을 보게 될 것입니다.

요컨대, 더 적은 수의 사람들이 더 많은 일을 하고 있습니다. 미래 지향적인 조직이 적응할 수 있는 방법 중 하나는 성장하는 AI 무기고에 기대는 것입니다.

많은 경우에 자동화 도구는 단순한 사치품이 아니라 필수품이 되었습니다. 팀원과 연결할 때 모든 산업, 특히 회의 관리에서 자동화로의 전환을 기대해야 합니다.

인력을 글로벌, 원격 및 하이브리드 작업으로 크게 전환한 팬데믹 이후의 세계에서 연결하려면 화상 회의 소프트웨어에 계속 의존할 것입니다.

기업에서 글로벌 회의 도구와 함께 사용하는 것은 인력이 시간과 비용을 절약하고 일상적인 스트레스 요인을 완화하는 방법에 상당한 영향을 미칩니다. 조직에서 그 어느 때보다 능률화하려는 영역 중 하나는 회의입니다.

회의는 이미 열띤 논쟁을 벌이는 주제입니다. 조직을 위해 정기적으로 모든 사람이 참여하는 것이 가치가 있는지 또는 다시는 대면 회의가 없어도 좋을지 여부입니다. 사랑하든 미워하든 회의는 계속됩니다(그냥 많이 다르게 보이기 시작할 수 있습니다).

기본적으로 회의는 서로 연결하고 협력하며 종종 다양한 아이디어를 한데 모아 혁신적인 솔루션과 계획을 개발하는 곳입니다. 회의 관리 소프트웨어가 계속해서 해결하는 것은 준비, 실행 또는 후속 조치와 상관없이 기존 회의를 정리하는 방법입니다.

회의 관리 소프트웨어는 더 지능적인 기술, 더 폭넓은 채택, 더 빠른 회의 준비 및 요약을 필요로 하는 글로벌 원격 인력을 통해 매년 지속적으로 개선되고 있습니다. 디지털 회의 관리 도구가 주목해야 할 거대한 추세가 될 것이라는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 이유를 살펴보겠습니다.

잘못된 회의는 비즈니스에 수십억 달러의 손실을 입힙니다.

잘못된 회의를 운영하는 비용은 엄청납니다. 2019년 회의 현황 보고서에 따르면 제대로 조직되지 않은 회의는 미국에서만 조직에 3,990억 달러의 비용이 듭니다. 같은 해 독일에서 730억 달러, 영국에서 580억 달러, 스위스에서 330억 달러가 낭비되었습니다.

비용이 많이 드는 "나쁜" 회의를 부르기는 쉽지만 구체적으로 회의가 조직의 수익에 타격을 주는 곳은 어디입니까? 주로 인건비에서 – "회의 피로"로 알려진 일반적인 현상은 작업자가 좌절감에서 회복할 시간이 필요하기 때문일 수 있습니다.

최악의 시나리오에서는 회의가 제대로 진행되지 않아 전반적인 비즈니스 생산성이 저하되고 직원, 특히 일주일에 최대 23시간을 회의에 할애할 수 있는 리더십 위치에 있는 직원을 짜증나게 하여 이직 비용이 발생할 수 있는 직무 불만족을 유발할 수 있습니다.

회의 관리 소프트웨어가 나쁜 회의를 방지하는 방법

무의미한 회의나 오래 지속되는 회의에 대해 불만이 있으신 분은 혼자가 아닙니다. 회의 소프트웨어를 통한 회의 자동화로의 전환은 가장 일반적인 회의 불만과 직접적으로 싸울 것입니다.

• 회의가 너무 길고 비생산적입니다. 이 불만은 해결을 목표로 하는 핵심 통증 회의 소프트웨어입니다. 견고한 회의 관리 소프트웨어는 전체 의제 시간, 각 의제 항목 시간 및 개별 발표자의 시간을 모니터링합니다.
  생산성 면에서 회의 소프트웨어는 여러 면에서 팀의 생산성에 도움이 될 수 있습니다. 최소한 회의 관리 도구에는 회의 내 작업과 결정을 기록하고 작업 항목에 대한 후속 조치를 취하는 간단한 방법이 있습니다.
• 회의가 잘 조직되거나 잘 계획되지 않았습니다. 전부는 아니지만 대부분의 회의 관리 소프트웨어에는 팀이 회의에 구조와 계획을 추가할 수 있도록 간단하거나 복잡하거나 사용자 정의된 템플릿 생성을 허용하는 일정 작성기가 있습니다.
• 회의는 행동 지향적이지 않으며 명확한 다음 단계로 이어지지 않습니다. 회의 소프트웨어는 회의 기록을 직관적으로 저장하여 자동화를 통해 비용을 절감합니다. 필요할 때 회의 요약이나 회의록에 쉽게 액세스할 수 있으므로 기록된 정보를 추가로 처리하는 데 도움이 됩니다.
• 회의는 포용적이지 않으며 동등한 참여를 허용하지 않습니다. 다양성이 부족하고 회의에 포함되면 비용이 많이 드는 사각지대가 발생할 수 있으므로 직장에 포함하는 것이 중요합니다.

회의 관리 소프트웨어는 물리적 위치나 개인적 상황에 관계없이 모든 사람이 참여할 수 있는 동일한 기회를 보장하는 가상 회의 플랫폼을 제공합니다. 이것은 여행 및 일정에 소요되는 시간과 노력을 최소화하여 포용을 촉진하고 생산성을 높입니다.

가상 화이트보드, 화면 공유, 실시간 공동 작업과 같은 기능을 갖춘 회의 관리 소프트웨어를 사용하면 팀이 위치나 시간대에 관계없이 원활하고 효율적으로 함께 작업할 수 있습니다.

일상적인 회의 작업 감소, 전략에 더 많은 시간

Harvard Business Review에서 조사한 고위 관리자 182명 중 64%가 회의가 깊은 생각을 희생한다고 말했습니다. 이는 심오하고 장기적인 전략을 통해 지속적으로 적응하고자 하는 기업에게 골치 아픈 통계입니다.

오늘날 시장에서 경쟁력을 유지하려면 회사는 큰 그림 항목에 중점을 둔 최고의 인재가 필요합니다.

처음부터 의제를 작성하거나 회의록을 수동으로 입력하는 것과 같은 작업은 시간이 많이 걸리고 직원을 좌절시킵니다. 이는 작업장 불만, 이직 및 자원 낭비로 이어집니다. 벅찰 수 있는 것은 회의를 위한 지루한 준비 작업만이 아닙니다. 나쁜 회의는 회의 회복 증후군으로 이어져 직원들이 회의에서 회복하고 효율적으로 업무를 수행하기 어렵게 만듭니다.

회의는 일반적인 함정을 피해야 합니다. 가능하면 작업을 자동화하고, 회의를 순조롭게 진행하고, 관련 참석자에게만 집중하십시오. 회의 관리 앱이 몇 초 만에 처리할 수 있는 작업을 두 번째 디지털 위치에서 직원이 수동으로 의제를 구성하고, 회의 메모를 요약하고, 작업 항목을 다시 입력해야 하는 이유는 무엇입니까?

출처: Ronnie Jensen의 삽화

회의 관리 소프트웨어는 고정된 의제, 정해진 일정, 집중된 주제 및 할당된 연사가 있는 전략적 회의를 가능하게 합니다. 참석자는 무엇을 기대해야 하는지 알고 있으므로 사전에 준비하고 회의가 진행됨에 따라 의제를 더 깊이 파고들 수 있습니다.

비동기식 회의는 이미 진행 중이며 기업은 이에 적응해야 합니다.

COVID-19는 조직의 성공을 위해 더 이상 대면 회의가 필요하지 않음을 보여주었습니다. 여러 시간대에 작업자가 있는 미래 지향적인 기업은 비동기 작업 및 회의로 이동했습니다.

그러나 비동기식 회의는 단순한 Teams 채팅과 어떻게 다른가요?

비동기식 회의에서 참가자는 개방형 작업이 아닌 전체 회의 자료에 특정 시간을 할애합니다. 잘 운영되는 비동기식 회의에는 목적, 의제, 참석자가 생각을 공유할 수 있는 중심 장소, 회의록을 기록하는 프로세스가 있습니다. 회의록은 회의가 종료되면 확정되어 발송됩니다.

이질적인 부분으로 이러한 회의를 운영하는 것은 귀하를 지원하는 회의 관리 소프트웨어가 있어야만 가능합니다.

출처: 벨로시티 글로벌

회의 관리 소프트웨어에서 무엇을 찾아야 합니까?

회의가 시작될 때부터(확실하지 않습니다. 거기에 없었지만 선사 시대 동굴에서 열렸던 것 같습니다) 불만 회의라는 주제가 있었습니다.

가장 일반적인 회의 고충에는 연사 중복, 긴 회의, 표준 의제 작성 또는 메모 작성 프로세스 없음, 메모 또는 회의록을 저장할 중앙 집중식 영역 없음, 한 사람이 회의를 독점하는 등이 포함됩니다. 그렇기 때문에 회의 관리 소프트웨어를 고려할 때 이러한 일반적인 회의 사고에 대한 정확한 해결책을 찾는 것이 필수적입니다.

회의 관리 소프트웨어에 투자할 때 비용 대비 효과를 극대화하고 싶을 것입니다. 회의 관리 위시리스트에 포함해야 할 주요 기능은 다음과 같습니다.

• 의제 작성기; 여러 팀원이 의제에 대해 공동 작업할 수 있는 경우 보너스 포인트
• 회의록 작성 및 배포 자동화 시스템
• 의제 항목 및 연사를 위한 시간 추적기
• 회의 효율성을 측정하고 팀에서 회의 피드백을 수집하는 시스템
• 스피커를 구성하는 시스템
• 회의 중 작업을 자동으로 기록하는 시스템
• 회의 중 결정을 자동으로 기록하는 시스템
• 회의 내 투표 메커니즘
• 작업 관리를 지원할 수 있는 다른 생산성 도구와 통합
• 회의 자료의 중앙 집중식 저장
• 의제, 회의록 등을 사용자 정의하고 템플릿화하는 기능

이 목록이 완전하지는 않지만 회의 관리 기술에 투자할 때 좋은 출발점입니다.

회의 관리 소프트웨어로 얼마나 많은 시간과 비용을 절약할 수 있습니까?

회의 관리 소프트웨어를 사용하여 절약되는 시간과 비용은 실행하는 회의 유형, 팀 규모 및 회의 길이에 따라 다릅니다. 다음은 회의에 소요된 시간과 비용을 계산하는 예입니다.

HBR 계산기에 따르면 연간 70,000달러를 버는 8명의 직원과 1시간 동안 회의를 하면 회의당 $392의 비용이 발생합니다. 한 달에 몇 번 또는 매주 회의를 헹구고 반복하면 회의가 어떻게 추가되는지 확인할 수 있습니다.

구조와 가시적인 결과가 없다면 회의 비용은 매몰 비용이며 직원들은 좌절하고 지친 기분으로 회의를 떠납니다. 회의 관리 소프트웨어는 이러한 문제점을 완화하여 직원의 피로와 생산성 저하를 방지합니다.

비생산적인 회의에 작별을 고하다

기업이 비용을 절감하고 프로세스를 간소화하기 위해 자동화를 모색함에 따라 회의 공간도 예외는 아닙니다. 글로벌, 원격 및 하이브리드 작업에 대한 지속적인 추세와 시장 불확실성으로 인해 기업은 가능한 한 비용과 리소스를 줄일 것입니다.

기업이 저지르는 가장 큰 실수 중 하나가 비생산적인 회의이기 때문에 보다 효율적이고 실행 가능한 회의 결과를 산출하는 회의 관리 소프트웨어는 당연한 추세가 될 것입니다.

세월의 시험을 견뎌온 회의 혁명에 동참하십시오. Skype의 비밀과 그것이 어떻게 협업을 향상시키는지 살펴보십시오.