체계적인 프로젝트 관리 전략을 유지하는 방법은 무엇입니까?

프로젝트 관리는 특정 작업을 완료하기 위해 회사 리소스를 계획하고 구성하는 데 중요한 다단계 프로세스입니다. 일부의 경우 프로젝트별로 이루어집니다. 다른 비즈니스의 경우 프로젝트 관리는 이미 운영 문화에 뿌리 내리고 있습니다. 과거에는 IT, 엔지니어링 또는 건설 프로젝트를 다룰 때만 프로젝트 관리에 대해 들었습니다. 그러나 이 개념은 이제 모든 산업에 적용할 수 있으므로 원칙은 거의 동일합니다. 즉, 목표 정의, 구성 요소 식별, 작업 할당 및 품질 관리 모니터링입니다.

모든 프로젝트에는 움직이는 부품이 많이 포함됩니다. 아마도 필수적인 역할을 하는 사람은 프로젝트 관리자일 것입니다. 그는 의사 결정과 원하는 결과에 도달하기 위해 모든 것을 감독하는 권한을 가지고 있습니다. 그에게 프로젝트의 성공은 팀이 예상 수명 주기 동안 제안된 단계와 프로세스를 따르는지 확인하는 방법에 달려 있습니다. 그러나 이상적인 시나리오는 항상 말처럼 쉽지 않습니다. 오늘날 프로젝트 관리의 좋은 점은 혁신적인 디지털 기술로 구동되는 최신 도구와 리소스를 사용할 수 있다는 것입니다.

최신 프로젝트 관리 도구를 사용하면 관리자가 작업을 더 쉽게 수행할 수 있습니까?

기술이 수행하는 역할을 언급하지 않고는 프로젝트 관리에 대해 이야기할 수 없습니다. 팀이 프로젝트 관리 소프트웨어와 같은 도구를 최대화하지 않으면 프로젝트에 참여하는 것은 쓸모가 없습니다. 프로젝트 규모나 참여하는 사람 수에 관계없이 소프트웨어를 사용하면 작업을 보다 효율적으로 계획, 구성, 배포 및 모니터링하는 데 도움이 됩니다. 그러나 산업의 고유한 요구 사항이나 프로젝트의 복잡성으로 인해 모든 플랫폼이나 도구가 프로젝트 관리자가 직면한 문제를 해결하는 것은 아닙니다.

최고의 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 것이 중요합니다. 예를 들어 간단한 프로젝트는 기본 기능이 있는 도구로 잘 수행할 수 있습니다. 그리고 프로젝트 관리 플랫폼이 제공하는 최고의 기능을 원한다면 강력한 기능을 비교하고 필요에 맞는 이상적인 변형을 고려하는 것이 중요합니다.

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도구 및 기술 선택에 접근하는 올바른 방법

도구, 특히 기술을 선택하는 것은 프로젝트 관리자에게 쉬운 결정이 아닙니다. 궁극적으로 이러한 도구가 생산성에 방해가 되지 않고 귀중한 자산이 되기를 원합니다. 물론 대부분의 엔터프라이즈 도구가 무료가 아니기 때문에 비용도 중요합니다.

프로젝트 관리와 관련하여 도구 및 기술 구현은 목표 중심의 결정이어야 합니다. 만능 솔루션이나 플랫폼은 없습니다. 팀이 특정 도구를 사용하도록 요구하여 무엇을 달성하고 싶습니까? 프로젝트 관리 소프트웨어 기능을 선택할 때 우선 순위는 무엇입니까? 기술이 프로젝트 성공에 영향을 미치는 한 가지 요소일 뿐이라는 사실을 인식하는 것도 중요합니다. 프로젝트 관리자는 여전히 효율성과 생산성을 보장하는 기술과 전략을 활용해야 합니다.

이를 염두에 두고 프로젝트 관리자가 프로젝트 과정에서 발생하는 모든 문제를 체계적으로 유지하고 맨 위에 있도록 안내하는 데 도움이 되는 팁에 대해 논의해 보겠습니다.

프로젝트 우선 순위 및 목표 설정

팀이 프로젝트 작업을 시작하기 전에 첫 번째 단계는 최소한 특정 우선 순위에 대한 청사진을 갖는 것입니다. 프로젝트 완료는 실행 가능한 작업으로 세분화할 수 있는 단계와 단계가 있는 프로세스여야 합니다. 우선 순위를 설정하면 귀하와 귀하의 팀이 프로젝트의 기대치에 적응하는 데 도움이 됩니다. 우선 순위 목록은 모니터링 및 품질 관리 기준의 기초가 되기도 합니다. 간단히 말해서 특정 순서로 작업의 우선 순위를 지정하면 팀이 일일 출력에 대한 목표 지향적인 접근 방식을 얻을 수 있습니다.

기한 및 완료 일정 정의

아무리 작더라도 모든 작업에는 기한이 있어야 합니다. 잘 조직된 팀장은 각 구성원이 뒤쳐지지 않도록 동기를 부여하기 위해 빡빡한 일정을 유지합니다. 물론 이상적인 시나리오는 마감일을 맞추는 것입니다. 그러나 지연이 발생할 경우 관리자는 융통성을 유지하고 목표 기한에 대한 가능한 변경 및 조정을 수용할 수 있는 새로운 과정 계획을 찾아야 합니다.

엄격한 일정을 준수하는 것이 일부 사람들에게 친밀감을 줄 수 있지만 이는 품질 모니터링의 중요한 측면입니다. 다른 팀원이 당신에게 달리 말하게 하지 마십시오.

프로젝트 이정표 설정

이정표와 목표의 차이점은 무엇인가요? 이정표는 특정 프로젝트 단계의 완료를 표시하는 특정 이벤트를 나타냅니다. 이정표는 관리자와 팀에게 프로젝트를 다음 단계로 추진할 주요 이벤트에 대한 자세한 보기를 제공하기 때문에 중요합니다. 평범한 작업과 이정표에 대해 혼동하지 않으려면 다음 질문을 테스트해야 합니다.

• 해당 이벤트의 완료가 최종 결과에 큰 영향을 미칩니까?
• 이벤트가 프로젝트 진행 여부를 정의하는 데 중요합니까?
• 이해 관계자의 의견이 포함됩니까?

일반적으로 이벤트가 중요하다고 생각되면 프로젝트 이정표로 간주해야 합니다. 이렇게 하면 팀의 진행 상황을 추적하고 매핑할 수 있습니다.

뚜렷한 단기 및 장기 목표 설정

앞서 이 권장 사항과 함께 작업의 우선 순위 지정의 중요성에 대해 언급했습니다. 단기 및 장기 프로젝트 목표를 명확하게 정의하면 어떤 작업이 우선인지 더 쉽게 식별할 수 있습니다. 또한 프로젝트 산출물을 관리 가능한 "목표 중심" 작업으로 분할하면 더 잘 위임할 수 있습니다. 이러한 목표는 특히 팀원을 접촉하거나 코치해야 할 때 진행 상황을 모니터링하는 기초가 되어야 합니다.

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일관된 커뮤니케이션

가장 경험이 많은 프로젝트 관리자에게도 일관된 커뮤니케이션은 어렵습니다. 당신이 큰 팀을 맡고 있을 때, 많은 것이 균열에 빠질 수 있습니다. 또한 다양한 성격을 가진 개인을 신뢰하고 이해하는 것은 프로젝트를 진행하면서 경험하는 문제를 처리하고 관리하는 데 방해가 될 수 있습니다.

효과적인 의사소통도 하나의 과정입니다. 각 팀 구성원이 더 개방적이 되도록 지속적으로 격려하려면 관리자의 헌신이 필요합니다. 다행히도 이를 달성할 수 있는 간단한 방법이 많이 있습니다. 정기 회의 및 일대일 코칭 세션 외에도 메시징 앱, 화상 회의 및 일반 이메일과 같은 도구를 사용하여 커뮤니케이션 라인을 열어 둘 수 있습니다. 또한 일반적인 문제와 우려 사항을 해결하는 데 도움이 될 수 있는 의견과 아이디어를 수용하는 것은 관리자의 책임입니다.

반복 작업을 단순화하는 자동화

앞에서 현대 프로젝트 관리는 기술에 의존한다고 언급했습니다. 그러나 관리자가 이러한 도구의 이점을 극대화하지 못하는 경우가 있습니다. 마음대로 할 수 있으면 반복 작업을 자동화하는 방법을 찾으십시오. 프로젝트 관리 소프트웨어에서 반복 작업을 예약하고 자동으로 할당할 수 있습니까? 특정 데이터에 대한 보고서를 자동으로 생성하는 도구는 어떻습니까? 관리자는 일을 수동으로 하는 것이 업무를 더 잘하게 만들지 않는다는 것을 이해해야 합니다. 이러한 도구를 사용할 수 있는 이유는 매일 정해진 시간에만 작업을 완료할 수 있기 때문입니다.

위임 및 할당

프로젝트 관리자는 모든 무거운 작업을 수행할 필요가 없습니다. 팀을 특정 관리 작업이 할당된 미니 단위로 나눌 수 있습니다. 물론 할당된 작업을 처리할 수 있는 올바른 직원을 선택하고 있는지 확인하는 것도 중요합니다. 각 구성원의 미개발 재능이나 기술을 극대화할 수 있도록 각 구성원의 강점과 핵심 역량에 따라 위임합니다.

품질 관리 및 진행 상황 모니터링

권장 사항 목록의 마지막은 품질 관리를 통해 진행 상황을 모니터링하는 것의 중요성입니다. 프로젝트 보고서 및 분석은 개선 영역 및 특정 코칭 기회를 결정하는 데 도움이 됩니다. KPI가 있는 경우 팀은 목표 측면에서 누적되는 방식을 보여주는 보고서에 액세스할 수 있어야 합니다.

프로젝트 관리자가 직면하는 일반적인 문제 극복

이제 관리자가 보다 체계적이고 생산적이 되도록 도와주는 팁에 대해 논의했습니다. 그러면 일반적인 관리 문제를 어떻게 극복해야 할까요? 가장 경험이 많은 관리자조차도 때때로 장애물에 부딪히는 것이 현실입니다. 이는 프로젝트 진행을 방해할 수 있는 제어할 수 없는 인스턴스의 예입니다.

1. 예산 제약 및 문제: 돈은 항상 프로젝트 관리자에게 중요한 관심사입니다. 특정 예산을 충족해야 하는 경우 작업 및 목표 달성이 복잡해질 수 있습니다. 2017년 연구에 따르면 제조 관리자의 49.5%가 프로젝트 비용을 가장 큰 문제로 생각합니다. 이 문제를 해결하기 위해 계획의 중요성에 대한 이전 권장 사항으로 돌아가겠습니다. 목표와 우선순위를 설정하는 과정은 적어도 초과 및 부족으로 발생하는 문제를 최소화합니다.
2. 팀원의 기술 부족: 팀은 가장 약한 팀원만큼만 잘할 수 있습니다. 그리고 프로젝트는 개인의 성과에 크게 의존합니다. 프로젝트 관리자는 역량을 객관적으로 평가하여 추가 지원으로 팀을 강화해야 하는지 여부를 결정해야 합니다.

10가지 관리 도구로 프로젝트 계획을 수월하게 만드 십시오 .

마지막 말

결론적으로 잘 조직된 프로젝트 관리자는 팀의 성공에 중요한 역할을 합니다. 관리자에게 당면한 작업은 부담스럽고 ​​지루할 수 있지만 도구와 유능한 직원 팀의 도움 없이는 프로젝트에 접근할 필요가 없습니다. 여기에서 설명하는 팁은 프로젝트 관리자가 사용할 수 있는 모든 모범 사례를 포함하지 않습니다. 팀을 관리하는 것은 매우 개인적인 노력이지만 생산성과 효율성에 대한 이러한 확립된 원칙을 준수하면 유리한 결과를 보장받을 수 있습니다.