팀에서 지식 관리를 성공적으로 구현하는 방법

지식은 기업에게 귀중한 자원입니다. 그러나 유형 자산이 아니기 때문에 기업에서 지식을 관리하기 위한 전략을 마련하는 경우는 거의 없습니다.

지식 관리 전략을 사용하면 조직 전체에서 지식을 식별, 추적, 관리 및 공유하고 이 자산에서 더 많은 가치를 얻을 수 있습니다.

지식경영이란?

지식 관리는 지식을 생성, 관리 및 공유하는 데 사용할 수 있는 다양한 방법을 나타내는 개념입니다. 새로운 리소스를 생성하거나, 기존 리소스를 업데이트하거나, 새로운 직원과 공유할 때 지식을 관리하면 비즈니스 목표를 지원할 수 있습니다.

기업은 식별 및 관리하기 쉬운 명시적 지식을 보유하고 있는 경우가 많습니다. 명시적 지식에는 서면으로 작성한 모범 사례, 교육 리소스, 지적 재산 또는 사용하는 장비의 유지 관리 일정이 포함됩니다.

그러나 조직은 또한 암묵적 지식에 의존합니다. 이러한 유형의 지식은 글로 쓰기가 더 어렵습니다. 전달은 일반적으로 직접 이루어지지만 일부 암묵적인 지식은 직원들이 수년간의 경험을 통해 얻는 것입니다.

지식 관리가 중요한 이유는 무엇입니까?

지식은 비즈니스의 가치를 나타냅니다. 자산이지만 유형 자산과 달리 적절한 가시성이 없을 수 있습니다.

귀하의 조직은 매일 직원의 전문 지식에 의존합니다. 원격 근무 및 아웃소싱과 같은 관행이 증가함에 따라 커뮤니케이션을 개선하고 모든 사람이 자신의 업무를 수행하는 데 필요한 지식에 액세스할 수 있도록 하는 것이 그 어느 때보다 중요합니다.

많은 산업 분야에 기술 격차가 있고 신입 사원이 초기 교육 과정에서 업무 수행 방법을 배우는 경우가 많기 때문에 지식 관리도 필수적입니다. 기록적인 수의 베이비 붐 세대가 은퇴함에 따라 신입 사원에게 지식을 전달하는 것이 그 어느 때보다 중요합니다.

지식은 또한 회사 문화의 중추적인 부분입니다. 신입 사원과 파트너에게 지식을 전달하지 않으면 회사를 독특하게 만드는 요소를 잃을 수 있습니다. 지식과 지식의 전달은 기업 문화를 보존하고 성장과 혁신을 창출하며 고객과 직원에게 긍정적인 경험을 제공하기 위해 배양해야 하는 것입니다.

지식 관리 도입을 위한 5가지 전략

이러한 전략을 통해 지식 관리 시스템을 채택하여 가시성을 높이고 이 리소스에서 더 많은 가치를 얻을 수 있습니다.

설문조사로 시작

매뉴얼, 정책, 모범 사례, 교육 자료 등을 검토하여 조직이 서면으로 작성한 지식을 검토하십시오.

또한 암시적 지식 목록을 작성해야 합니다. 이 목록에는 아직 문서화하지 않은 프로세스와 직원들이 명시적인 교육을 받지 않고 수년 동안 수행한 작업이 포함될 수 있습니다.

디지털화

지식을 디지털 리소스로 전환하면 액세스가 향상됩니다. 또한 기존 작업 공간 모델을 포기하고 원격 작업이나 아웃소싱을 수용하더라도 지식을 계속 사용할 수 있도록 합니다.

좋은 전략은 직원과 파트너가 모든 리소스에 액세스할 수 있는 중앙 저장소를 만드는 것입니다. 검색 기능과 디렉토리는 사용자가 원하는 특정 정보를 빠르게 찾는 데 도움이 되기 때문에 플러스입니다.

디지털 라이브러리를 구축하면 다양한 형식으로 작업할 수도 있습니다. 비디오 또는 오디오 파일을 사용하여 직원이 특정 작업을 수행하는 방법을 촬영하는 등 글로 쓰기 어려운 지식을 공유할 수 있습니다.

중앙 저장소를 사용하면 지식을 보다 효과적으로 추적할 수도 있습니다. 공백을 식별하고 모든 사람이 사용하는 문서의 최신 버전에 액세스할 수 있도록 할 수 있습니다. 또한 특정 정보를 검토해야 하는 직원에게 링크를 보낼 수 있으므로 리소스를 쉽게 공유할 수 있습니다.

지식경영과 문화

지식과 배움을 중시하는 문화를 가진 기업은 지식경영을 통해 더 많은 것을 얻을 수 있는 기업입니다.

회사 문화와 핵심 가치를 검토해야 합니다. 의사 소통, 개인적 및 전문적 성장 또는 지속적인 학습과 같은 가치를 추가하는 것을 고려하십시오.

새로운 프로젝트에 대한 조치를 취하십시오

회사 가치를 업데이트한 후에는 이러한 가치를 일상 업무의 일부로 만들기 위한 구체적인 솔루션을 찾아야 합니다.

다음은 몇 가지 예입니다.

• 작업 설명을 업데이트하여 모든 사람이 팀과 지식을 공유할 것으로 기대한다는 것을 알릴 수 있습니다. 관리자가 성과를 평가할 때 이 행동을 찾도록 할 수도 있습니다.
• 모든 사람의 위치와 경험에 대한 설명이 포함된 디렉토리를 만드십시오. 이 문서는 직원들이 도움이 필요할 때 적절한 사람에게 도움을 줄 것입니다.
• 부서 간 팀을 구성하여 구성원이 조직 전체에서 정보를 공유하고 함께 디지털 리소스를 만들 수 있도록 합니다.
• HR 부서는 각 직원이 목표를 설정하고 주간 원격 교육 시간 할당을 사용하여 개인화된 교육 리소스를 검토할 수 있는 개인 및 전문 개발 프로그램을 통해 지식 관리에서 중요한 역할을 할 수 있습니다.
• 교육 과정과 신입 사원에게 지식을 전달하는 방법을 검토하십시오. 교육을 담당하는 직원은 아마도 지식 관리 프로그램에 많은 기여를 할 것입니다.

전략적 접근이 중요한 이유

지식 관리에 대한 전략적 접근 방식을 취하면 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다. 이 프로세스를 구축할 때 스스로에게 질문해야 할 몇 가지 질문이 있습니다.

• 지식 관리를 통해 어떤 목표를 달성하고 싶습니까?
• 지식은 조직에서 어떤 역할을 할 수 있습니까?
• 어떻게 하면 지식을 더 많이 얻을 수 있습니까?

지식 관리 프로세스를 구현하는 것은 상당한 변화가 될 수 있습니다. 타임라인이 있는 단계별 계획을 작성하십시오. 일부 직원을 이러한 변환을 담당하게 하고 프로세스를 보다 효율적으로 만들기 위해 지식 관리 소프트웨어를 조사하십시오.

또한 지식 관리 프로세스를 지속적으로 개선할 수 있는 방법을 찾으십시오. 지식을 식별하는 새로운 방법을 찾고, 새로운 리소스를 계속 생성하고, 기존 리소스를 정기적으로 업데이트하십시오. 직원의 피드백을 듣고 이 새로운 시스템의 성능을 평가하는 데 사용할 수 있는 측정항목을 결정하십시오.

마지막 생각들

너무 많은 기업이 지식 관리를 간과합니다. 그러나 이 귀중한 자산을 보존하는 가장 좋은 방법은 지식을 생성, 관리 및 공유하기 위한 전략적 계획을 구현하는 것입니다. 더 많은 기업이 전통적인 모델에서 벗어나 원격 작업을 채택하거나 점점 더 많은 공급업체 및 파트너와 협력함에 따라 지식 관리는 미래에 더욱 필수적인 역할이 될 것입니다.