혼돈에서 질서로: 계약 워크플로를 간소화하는 방법

계약은 비즈니스 성공의 기초이며 최고의 인재 채용 및 파트너십 구축에서 제품 판매 및 사무실 공간 임대에 이르기까지 운영의 모든 측면에 영향을 미칩니다. 그들은 신뢰를 구축하고, 이익을 보호하고, 위험을 관리하고, 조직 내에서 원활한 운영을 가능하게 합니다.

하지만 여기에 문제가 있습니다. 전통적인 계약 관리 방법은 혼란스럽습니다. 수동 프로세스, 물리적 문서 및 끝없는 전자 메일 주고받기를 처리하면 모든 작업이 느려지고 오류 및 놓친 기회의 문이 열립니다.

다행히 솔루션이 있습니다. 바로 계약 워크플로우입니다.

자동화를 채택하고 계약 저장소를 중앙 집중화하고 전자 서명을 사용함으로써 기업은 계약 관리 프로세스에 질서를 도입하고 전반적인 효율성을 향상시킬 수 있습니다.

이 기사에서는 계약 워크플로와 이를 간소화하여 기회를 신속하고 효과적으로 활용하는 방법을 살펴봅니다.

구조화된 계약 워크플로우를 구현함으로써 기업은 효율성을 개선하고, 규정 준수를 보장하고, 협업을 강화하고, 오류와 지연을 줄일 수 있습니다.

기존 계약 워크플로우의 문제점

전통적인 계약 관리 방법은 종종 비효율적이며 회사의 수익에 상당한 영향을 미칩니다. 연구에 따르면 기업은 비효율적인 계약 관리로 인해 최대 9%의 이익을 잃을 수 있습니다.

전통적인 계약 관리와 관련된 몇 가지 일반적인 문제는 다음과 같습니다.

1. 비효율적인 프로세스

수동 프로세스는 시간이 많이 걸리고 종종 계약 실행이 지연되어 처리 시간이 늘어나고 기회를 놓치게 됩니다. 서류 더미를 탐색하고 처음부터 계약서를 작성하고 버전을 관리하거나 승인을 추적하는 것은 귀중한 시간을 소비하고 다른 곳에서 더 잘 활용될 수 있는 자원을 고갈시킵니다.

2. 가시성 및 추적 부족

중앙 집중식 시스템이 없으면 각 단계에서 계약의 상태와 진행 상황에 대한 통찰력을 얻는 것이 어려워집니다. 계약 버전, 수정 사항 및 협상을 추적하는 것은 어려울 수 있으며 잠재적인 오류 및 잘못된 의사 소통으로 이어질 수 있습니다. 기업은 종종 분산된 계약 정보로 인해 어려움을 겪기 때문에 모든 사람이 같은 정보를 공유하기가 어렵습니다.

3. 보안 위험 및 컴플라이언스 문제

실제 문서에 의존하면 손실, 손상 또는 무단 액세스와 같은 위험이 있습니다. 이러한 위험은 민감한 계약 정보의 기밀성과 무결성을 위태롭게 합니다. 또한 데이터 개인 정보 보호 규정(GDPR, CCPA), 산업 표준(HIPAA, ISO 27001) 및 법적 요구 사항을 준수하는 것이 실제 문서를 처리할 때 점점 더 어려워지고 있습니다.

4. 제한된 협업 및 커뮤니케이션

계약 워크플로의 수동 전달 및 물리적 문서 순환은 통신 지연 및 비효율성을 초래합니다. 부서 및 이해 관계자 간의 계약 검토, 편집 및 승인을 조정하는 것은 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉽습니다. 마감일을 놓치고 의사 소통이 잘못 될 수 있습니다.

5. 비용 및 자원 비효율성

수동 계약 프로세스에는 회사의 예산에 영향을 줄 수 있는 여러 관련 비용이 있습니다. 인쇄, 종이 보관, 우편 요금, 관리 작업 및 물리적 고객 상호 작용과 같은 비용이 합산됩니다. 또한 대면 회의 및 계약 서명을 위한 교통 및 숙박 시설을 포함하여 상당한 여행 비용이 발생할 수 있습니다. 고객을 만나기 위해 이동하고 대면 협상을 수행하는 데 소요되는 시간은 자원 비효율성을 더욱 가중시킵니다.

계약 워크플로를 간소화하는 6가지 방법

계약 워크플로를 간소화한다는 것은 계약 관리와 관련된 단계를 자동화하고 표준화하는 것을 의미합니다. 여기에는 워크플로를 사용하여 작업과 작업을 구성하여 적임자가 적시에 올바른 문서를 갖도록 보장하는 것이 포함됩니다. 목표는 프로세스를 가능한 한 효율적이고 정확하게 단순화하는 것입니다.

다음은 조직에서 계약 워크플로를 간소화할 수 있는 6가지 방법입니다.

출처: 사인이지

1. 전자서명 솔루션 구현

전자 서명 솔루션은 인쇄, 서명, 스캔 및 우편 발송과 같은 물리적 문서 처리의 필요성을 제거하여 계약 워크플로를 간소화합니다. 대신 계약을 디지털 방식으로 서명하여 시간과 자원을 절약하고 오류나 손실 위험을 줄일 수 있습니다.

전자 서명은 또한 원격 협업을 가능하게 하고 서명 프로세스를 촉진합니다. 당사자는 장치를 사용하여 언제 어디서나 전자 계약에 서명할 수 있습니다. 직접 만나거나 여러 일정을 조율할 필요가 없어 계약 실행 속도가 빨라지고 지연이 줄어듭니다.

또한 전자 서명은 향상된 보안 및 신뢰성을 제공합니다 . 고급 암호화 기술 및 인증 메커니즘은 서명된 계약의 무결성과 유효성을 보장합니다. 디지털 감사 추적은 문서에 서명한 사람과 서명한 시기를 기록하여 보안 및 책임 계층을 추가합니다.

서명 프로세스를 간소화함으로써 전자 서명은 전반적인 효율성과 생산성을 향상시킵니다. 관리 부담을 줄이고 종이 기반의 비효율성을 제거하며 관련된 모든 당사자에게 원활한 경험을 제공합니다.

2. 계약 관리 중앙 집중화

기업은 모든 계약을 중앙 집중식 시스템으로 통합하여 여러 가지 이점을 얻을 수 있습니다. 첫째, 계약서에 쉽게 액세스, 추적 및 검색할 수 있습니다. 사용자는 실제 파일을 살펴보거나 다양한 시스템에서 검색하는 대신 단일 소스에서 계약을 신속하게 찾고 검색할 수 있습니다. 시간을 절약하고 오류를 줄이며 계약 관리의 효율성을 높입니다.

중앙 집중화는 실시간 협업 및 업데이트를 용이하게 합니다. 여러 이해관계자가 동시에 계약에 액세스하고 작업할 수 있으므로 수동 핸드오프의 필요성이 사라지고 지연이 줄어듭니다. 즉각적인 알림 및 공유 액세스를 통해 팀은 원활하게 협업하고, 편집하고, 의견을 추가하고, 변경 사항을 실시간으로 추적할 수 있으므로 더 빠른 계약 승인과 생산성 향상으로 이어집니다.

또한 중앙 집중식 시스템은 계약 수명 주기에 대한 더 나은 가시성과 제어를 제공합니다. 이를 통해 기업은 주요 이정표를 추적하고, 계약 성과를 모니터링하고, 갱신 또는 만료를 보다 효과적으로 관리할 수 있습니다. 이러한 선제적 접근 방식은 위험을 완화하고 규정 준수를 보장하며 계약 관리 프로세스를 최적화하는 데 도움이 됩니다.

3. 워크플로 자동화 활성화

구성 가능한 워크플로를 통해 계약이 따라야 할 원활한 경로를 설계할 수 있습니다. 수동 작업을 줄이고 귀중한 시간을 절약합니다. 예를 들어 관련 정보로 채울 수 있는 동적 필드가 있는 표준화된 계약 템플릿을 생성하여 문서 생성을 자동화할 수 있습니다.

승인 순서를 정의하고 적절한 이해 관계자에게 알림을 트리거하여 승인 워크플로를 자동화할 수도 있습니다. 검토 및 승인 단계를 가속화하여 지연을 줄이고 효율성을 향상시킵니다.

자동화된 알림 및 경고는 계약 상태, 주요 이정표, 다가오는 마감일 및 필요한 조치에 대해 이해 관계자에게 계속 알려줍니다. 의사 소통을 개선하고 시기적절한 응답을 보장하며 마감일을 놓치거나 작업을 간과하는 위험을 줄입니다.

4. 다른 시스템과 통합

계약 관리 소프트웨어를 다른 필수 소프트웨어 시스템과 연결함으로써 사용자는 단일 인터페이스 내에서 모든 관련 정보에 액세스하고 필요한 작업을 수행할 수 있으므로 수동 데이터 전송이나 다양한 애플리케이션 간 전환이 필요하지 않습니다. 시간과 노력을 절약하고 오류 위험을 줄이며 사용자 경험을 향상시킵니다.

CRM , ERP 또는 HR 소프트웨어와 함께 Microsoft 및 Google과 같은 인기 있는 작업 공간과 통합하면 사용자가 작업 공간을 떠나지 않고도 서명하고 서명을 위해 전송하고 계약을 추적할 수 있습니다. 이 통합을 통해 계약 관련 정보가 시스템 전체에서 정확하게 공유되므로 수동 데이터 입력이 필요하지 않습니다.

통합은 계약 관련 작업이 더 광범위한 비즈니스 프로세스와 원활하게 일치하는 통합 환경을 만듭니다. 예를 들어 기회를 기반으로 한 계약 생성 자동화입니다. CRM 시스템에서 새로운 기회가 식별되면 관련 계약 템플릿이 자동으로 생성되어 시간이 절약되고 일관성이 향상됩니다.

5. 계약 템플릿 라이브러리 사용

계약 템플릿은 계약 작성을 위한 시작점 역할을 하는 미리 디자인된 문서로, 특정 세부 사항을 반영하도록 사용자 정의할 수 있는 구조화된 형식을 제공합니다. 표준화된 계약 템플릿 모음을 사용하면 초안을 더 빠르게 작성할 수 있습니다. 매번 처음부터 시작하는 대신 사용자는 특정 목적에 맞게 사전 승인된 템플릿에 쉽게 액세스할 수 있습니다. 계약 작성 프로세스를 가속화하여 시간과 노력을 절약합니다.

일반적으로 사용되는 문서, 계약서 및 계약 라이브러리를 유지하면 승인된 템플릿에 쉽게 액세스할 수 있습니다. 계약 언어 및 구조의 일관성을 촉진하여 계약 작성 시 오류 및 불일치 가능성을 줄입니다.

계약 템플릿 라이브러리는 또한 문서 버전 제어를 보장하는 데 도움이 됩니다. 템플릿을 라이브러리에 중앙 집중화함으로써 기업은 필요에 따라 템플릿을 쉽게 관리하고 업데이트할 수 있습니다. 사용자가 항상 최신 버전으로 작업하도록 보장하여 오래된 템플릿을 사용하는 위험을 줄이고 규정 준수를 유지합니다.

6. 계약 분석 및 보고 구현

계약 분석 소프트웨어를 통해 기업은 계약 성과를 깊이 이해할 수 있습니다. 조직은 계약 상태, 처리 시간 및 사용과 관련된 데이터를 분석하여 패턴, 추세 및 개선 영역을 식별할 수 있습니다. 이 지식을 통해 데이터 기반 의사 결정을 내리고 워크플로우를 최적화하고 병목 현상을 해결하여 궁극적으로 계약 관리 프로세스를 간소화할 수 있습니다.

계약 메트릭에 대한 보고서를 생성하면 계약 활동 및 성과에 대한 포괄적인 보기가 제공됩니다. 이 보고서는 계약 상태, 이정표 및 핵심 성과 지표에 대한 실시간 가시성을 제공합니다. 이 정보를 쉽게 사용할 수 있으므로 이해 관계자는 진행 상황을 쉽게 추적하고, 지연을 식별하고, 계약을 순조롭게 유지하기 위한 사전 조치를 취할 수 있습니다.

과거 계약 데이터를 분석함으로써 기업은 문제를 사전에 해결하고 위험을 완화하며 워크플로를 최적화하여 전반적인 계약 관리를 개선할 수 있습니다.

여러 부서에서 계약 워크플로를 간소화하는 방법

계약은 법무팀, 영업팀, 재무팀 등 다양한 팀에 필수적입니다. 이러한 팀 간의 협업 및 조정은 상호 작용을 촉진하고 핸드오프를 줄이며 커뮤니케이션을 개선합니다. 생산성을 높이고, 오류를 줄이고, 계약 주기를 단축하고, 궁극적으로 조직에 더 나은 결과를 제공합니다.

여러 팀이 계약 워크플로우를 간소화하는 방법을 살펴보겠습니다.

1. 영업 및 마케팅

영업 및 마케팅 팀은 계약을 사용하여 판매 계약, 마케팅 파트너십, 서비스 수준 계약 및 비공개 계약을 비롯한 활동을 지원합니다. 이 팀은 법률 전문가와 긴밀히 협력하여 규정 준수를 보장하고 계약 조건을 협상합니다. 또한 재무 팀과 협력하여 가격 책정, 지불 조건 및 수익 인식을 관리합니다.

영업 및 마케팅 팀은 계약 작성, 승인 프로세스 및 문서 추적을 자동화합니다. 계약 실행을 촉진하고 수동 서류 작업을 제거합니다. 이러한 협력적 접근 방식은 생산성을 향상시키고 고객 관계를 개선하며 매출 성장을 촉진합니다.

2. 법률

법률 부서는 공급업체 계약, 고객 계약, 고용 계약, 비공개 계약 및 라이센스 계약을 처리합니다. 법률 부서는 조달, HR, 재무 및 경영진을 포함한 다양한 팀과 긴밀하게 협력하기 때문에 협업이 매우 중요합니다.

법률 부서는 계약 생성, 승인 프로세스 및 문서 저장을 자동화하여 계약 워크플로를 간소화합니다. 계약을 디지털 저장소에 중앙 집중화하면 계약 상태를 쉽게 추적하고 관련 문서에 액세스하고 이해 관계자와 실시간으로 협업할 수 있습니다. 계약 가시성을 높이고 수동 오류를 줄이며 법적 요구 사항을 준수하도록 보장합니다.

3. 인사

HR 팀은 워크플로에서 고용 계약, 제안서, 기밀 유지 계약 및 경쟁 금지 계약을 사용합니다. HR 부서의 계약 워크플로 간소화에는 HR 전문가, 법률 팀, 고용 관리자 및 신입 사원 간의 협업이 포함됩니다.

HR 팀은 전자 서명 및 자동화된 워크플로우와 같은 기술을 활용하여 계약 관리 프로세스를 가속화할 수 있습니다. 여기에는 검토 및 승인을 위한 계약서 작성 및 전송, 전자 서명 캡처, 계약 문서의 안전한 저장 및 관리가 포함됩니다.

4. IT 운영

IT 운영 팀은 기술 구현, 벤더 계약, 서비스 수준 계약 및 유지 보수 계약을 촉진합니다. 이러한 계약은 외부 공급업체와의 관계를 관리하고 원활한 운영을 보장하며 IT 인프라의 무결성을 유지하는 데 필수적입니다.

IT 운영 부서의 계약 워크플로 간소화에는 IT 전문가, 조달 팀, 법무 부서 및 외부 벤더 간의 협업이 포함됩니다. 효율적인 계약 관리 도구 및 프로세스를 활용하여 이러한 팀은 계약 생성, 협상 및 실행을 간소화할 수 있습니다.

5. 재무 및 회계

재무 및 회계 팀은 계약을 사용하여 재무 계약, 공급업체 관계, 고객 참여 및 규정 준수 의무를 관리합니다. 이러한 계약은 정확한 금융 거래를 보장하고 위험을 완화하며 재무 건전성을 유지합니다.

재무 및 회계 부서는 법률 팀, 조달 부서 및 외부 당사자와 협력합니다. 자동화된 계약 워크플로는 계약 이정표, 지불 조건 및 재정적 의무를 추적하여 시기적절한 인보이스 발행, 지불 징수 및 계약 조건 준수를 보장합니다.

계약 워크플로를 간소화함으로써 재무 및 회계 팀은 재무 정확성을 높이고 현금 흐름 관리를 개선하며 계약 위험을 완화하고 규정 준수를 보장할 수 있습니다.

계약 관리 워크플로의 산업별 애플리케이션

다양한 산업에서 계약 워크플로를 간소화하면 각 부문의 요구에 맞는 특정 이점을 얻을 수 있습니다. 아래에서 살펴보겠습니다.

1. 의료

병원, 제약 회사, 연구 기관 및 의료 제공자는 원활한 기능과 규정 준수를 위해 효율적인 계약 관리에 의존합니다. 여기에는 공급업체, 공급업체, 의료 제공자 및 보험사와의 계약 관리가 포함됩니다.

한 가지 중요한 측면은 중요한 환자 정보를 보호하기 위해 HIPAA와 같은 규제 요구 사항 및 개인 정보 보호법을 준수하는지 확인하는 것입니다.

효율적인 계약 워크플로를 통해 적시에 계약을 실행하고 이해관계자 협업을 강화하며 계약 의무를 이행할 수 있습니다. 의료 기관은 디지털 도구와 자동화를 활용하여 계약 프로세스를 간소화하고 환자 치료에 집중하고 긍정적인 이해관계자 관계를 조성합니다.

2. 기술

기술 회사, 소프트웨어 공급업체 및 SaaS 제공업체는 간소화된 계약 관리에 의존하여 혁신을 주도하고 고객 관계를 유지하며 업계 규정을 준수합니다.

기술 부문의 계약 워크플로는 소프트웨어 라이선스 계약, 서비스 수준 계약, 소프트웨어 개발 계약, 지적 재산권 계약 및 파트너십 계약과 같은 다양한 계약을 포함합니다. 이러한 계약은 기술 제공자와 고객 모두의 권리, 의무 및 기대치를 정의합니다.

또한 기술 회사는 고도로 규제된 환경에서 운영됩니다. 데이터 개인 정보 보호 규정, 보안 표준 및 산업별 규정을 준수해야 합니다. 계약 워크플로를 간소화하면 조직이 규정 준수를 보장하고 위험을 관리하며 법적 요구 사항을 준수할 수 있음을 입증할 수 있습니다.

3. 부동산

부동산 업계에서 계약 워크플로는 임대 계약, 부동산 매매 계약 및 벤더 계약을 관리하는 데 매우 중요합니다. 이러한 워크플로를 간소화함으로써 부동산 전문가는 임대 계약, 임대 갱신 및 부동산 유지 관리 계약과 같은 프로세스를 자동화하여 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.

효과적인 계약 워크플로는 또한 부동산 소유주, 임차인 및 부동산 관리 팀 간의 커뮤니케이션과 협업을 개선하여 원활하고 효율적인 운영을 보장합니다. 또한 계약 워크플로를 간소화하면 부동산 조직이 현지 규정 및 법적 요구 사항을 준수하여 오류 위험을 최소화하고 법적으로 건전한 프로세스를 보장할 수 있습니다.

4. 제조

제조 산업에서 간소화된 계약 워크플로는 공급업체 계약 및 조달 계약 관리에서 공급망 계약 처리에 이르기까지 원활한 운영을 보장합니다.

제조업체는 구매 주문, 공급업체 온보딩 및 계약 갱신을 자동화하여 시간과 리소스를 절약할 수 있으므로 핵심 비즈니스 활동에 집중할 수 있습니다. 또한 효율적인 계약 워크플로는 제조업체, 공급업체 및 유통업체 간의 협업을 강화하여 공급망 전체에서 보다 강력한 파트너십과 원활한 커뮤니케이션을 촉진합니다.

5. 금융 서비스

금융 서비스 산업의 계약 워크플로는 대출 계약, 고객 온보딩 및 규정 준수 문서를 자동화합니다. 처리 속도를 높이고 수동 오류를 줄이며 고객 경험을 향상시킵니다.

조직은 금융 기관, 고객 및 법률 팀 간의 협업을 촉진하여 투명성을 보장하고 지연을 줄이며 고객 관계를 강화할 수 있습니다. 간소화된 계약 워크플로는 금융 서비스가 자금 세탁 방지(AML) 법률 및 KYC(Know Your Customer) 요구 사항과 같은 규정을 준수하도록 합니다.

계약 워크플로를 간소화함으로써 기관은 강력한 규정 준수 조치를 구현하고 규정 변경 사항을 모니터링하며 규정 준수 위험을 완화할 수 있습니다.

올바른 계약 워크플로 소프트웨어를 선택하는 방법

다양한 옵션을 사용할 수 있으므로 조직의 요구 사항에 가장 적합한 소프트웨어를 찾는 것이 어려울 수 있습니다.

정보에 입각한 결정을 내리는 데 도움이 되도록 전자 서명 및 계약 워크플로 소프트웨어를 선택할 때 고려해야 할 5가지 필수 질문이 있습니다.

1. 직관적인 사용자 경험을 제공합니까?

사용 편의성은 전자 서명 소프트웨어를 선택할 때 중요한 요소입니다. 직원들이 쉽고 빠르게 문서에 서명할 수 있는 직관적인 인터페이스를 제공하는 솔루션을 찾으십시오. 여러 서명자에게 동시에 계약서 보내기, 한 세션에서 여러 문서 서명, 재사용 가능한 템플릿 생성, 추가 워크플로 트리거, 실시간 상태 업데이트와 같은 기능은 능률적이고 편리한 서명 경험에 필수적입니다.

2. 기존 도구와 통합됩니까?

현재 비즈니스 애플리케이션과 소프트웨어의 호환성을 고려하십시오. 널리 사용되는 도구와 원활하게 통합되는 전자 서명 솔루션을 찾으십시오. 소프트웨어에는 사전 구축된 커넥터 또는 유연한 API가 있어야 원활한 데이터 교환을 보장하고 다양한 플랫폼에서 워크플로를 간소화할 수 있습니다.

3. 원활한 모바일 경험을 제공합니까?

오늘날의 모바일 중심 세계에서는 모바일 장치에서 원활한 경험을 제공하는 소프트웨어를 선택하는 것이 중요합니다. iOS, Android 및 웹과 같은 주요 플랫폼용 기본 앱을 제공하는 전자 서명 솔루션을 찾으십시오. 이를 통해 직원은 이동 중에 문서를 안전하게 전송, 서명 및 관리할 수 있으므로 생산성이 향상되고 적시에 작업을 완료할 수 있습니다.

4. 소프트웨어는 어떤 보안을 제공합니까?

보안은 중요한 문서를 처리할 때 가장 중요한 관심사입니다. 전자 서명 소프트웨어가 문서 보호를 위한 SSL 암호화와 같은 강력한 보안 조치를 제공하는지 확인하십시오. 인증 방법(로그인 자격 증명, 안전한 디지털 서명), 업계 표준 준수(예: E-SIGN 현대화법, eIDAS, HIPAA, SOC 2), 서명 프로세스를 추적하고 제공하는 자세한 감사 추적과 같은 기능을 찾으십시오. 필요한 경우 법적 증거.

5. 가격 책정 시스템이 확장을 수용합니까?

소프트웨어의 확장성과 비용 효율성을 고려하십시오. 조직이 고도로 성장하고 있다면 상당한 추가 비용을 들이지 않고도 확장되는 요구 사항을 수용할 수 있는 솔루션을 선택하십시오. 빠른 구현, 즐거운 사용자 경험, 신뢰할 수 있는 고객 지원 및 종이 기반 서명 프로세스를 대체할 수 있는 비용 절감 기능을 찾으십시오.

예산이 제한된 소규모 조직은 관리하기 쉬운 솔루션, 기존 애플리케이션과의 원활한 통합 및 향후 사용 사례를 위한 확장성을 제공하는 공급업체를 찾아야 합니다. 항상 성공적인 전환을 보장하기 위해 포괄적인 구현, 교육 및 변경 관리 지원을 제공하는 공급업체를 선택하십시오.

혼돈 속에서 질서를 이룬다

계약 관리 워크플로우에서 혼돈에서 질서로의 전환은 단지 가능성이 아니라 기업의 성공을 위한 필수 요소입니다. 조직은 자동화의 힘과 디지털 우선 사고 방식으로 계약 워크플로 관행을 간소화할 수 있습니다.

이 경로를 시작함으로써 기업은 최적화된 프로세스, 감소된 위험 및 고성능에 대한 문을 엽니다. 이러한 변화는 향상된 효율성, 비용 절감 및 협업 문화를 제공합니다.

계약 관리의 비밀은 소프트웨어에 있기 때문에 비즈니스에 가장 적합한 도구를 찾는 것이 중요합니다.