프로젝트 시작 회의 실행 가이드

가장 최근의 첫 출근 날을 생각해 보십시오. 당신은 아마 옷을 정리하기 전 밤에 시간을 보냈을 것입니다. 친구 한두 명에게 조언을 구하고 이 새로운 직책에서 자신이 탁월해질 수 있는 방법을 생각했을 것입니다. 그런 다음 당신은 다음 날 당신이 할 수 있는 한 최선을 다해 나타나 당신의 상사와 동료들에게 좋은 첫인상을 남길 준비를 했으며, 이는 본질적으로 당신이 이 직책에 있는 시간의 기초가 될 것입니다.

이것이 바로 새로운 고객과의 프로젝트 시작 회의에 참석할 때 취해야 하는 사고 방식입니다. 이 고객은 귀하의 대행사와 일종의 파트너십에 동의했으며 이제 귀하의 결정이 잘 이루어졌는지 확인해야 합니다. 준비에서 기대 설정, 후속 조치에 이르기까지 성공적인 프로젝트 시작 회의를 실행하는 데 필요한 사항에 대해 논의해 보겠습니다.

프로젝트 시작 회의란 무엇입니까?

프로젝트 시작 회의는 판매 프로세스가 끝난 후 프로젝트 관리자와 각 팀이 고객과 갖는 첫 번째 실제 상호 작용입니다. 이 회의는 클라이언트와 프로젝트의 우선 순위, 목표 및 목표가 무엇인지 더 자세히 논의하는 시간입니다. 저는 이 회의를 클라이언트와 우리 팀 간의 다소 구조화된 대화로 설정하여 일정과 실행에 대한 기대치를 설정하고 전문가 및 개인 수준 모두에서 클라이언트를 알아가는 데 시간을 들이고 싶습니다.

고객과 이러한 중요한 대화를 나누려면 먼저 귀하와 귀하의 팀이 준비되어 있는지 확인해야 합니다. 아래에서는 프로젝트 시작 회의를 준비하는 단계에 대해 설명합니다.

1. 프로젝트 시작 회의 준비

내부 프로젝트 시작 회의 실시

프로젝트 시작 회의를 준비하는 첫 번째(그리고 아마도 가장 중요한) 단계는 실제 프로젝트 시작 회의 전에 클라이언트에 대해 가능한 한 많은 정보를 수집하기 위해 내부 회의를 설정하는 것입니다. Go Fish Digital에서 프로젝트 관리자는 클라이언트의 작업 범위에 따라 시작할 몇 가지 다른 내부 회의를 설정합니다.

첫 번째 내부 회의는 항상 프로젝트 관리자와 고객과 함께 판매 프로세스를 진행한 사람 사이에 있습니다. 이 회의를 통해 프로젝트 관리자는 영업 팀 구성원이 수집했을 수 있는 배경 정보와 클라이언트가 이미 공유한 모든 목표에 대해 신속하게 파악할 수 있습니다. 또한 어느 팀 구성원이 클라이언트의 프로젝트에 가장 적합한지 논의하기 시작할 때입니다.

우리가 설정한 다음 회의는 발견 회의라고 합니다. 이 회의에서 결정된 전략가와 클라이언트의 작업 범위 내 각 버티컬의 분석가가 함께 모여 약간의 연구를 수집합니다. 예를 들어 클라이언트가 프로젝트 범위의 일부로 SEO를 사용하는 경우 가시성, 백링크 및 사이트 속도와 같은 항목을 조사할 수 있습니다. 또한 위험 신호가 없는지 확인하기 위해 짧은 사이트 크롤링을 수행할 수도 있습니다. 이 시간은 팀이 클라이언트의 사이트를 이해하기 시작하는 데 도움이 되며 프로젝트 시작 회의에서 클라이언트와 함께 언급하고 싶은 모든 것을 불러낼 수 있습니다.

최종 내부 회의는 클라이언트의 특정 작업 범위 내에서 각 버티컬의 모든 팀 구성원과 함께 프로젝트 시작 회의 전날 설정됩니다. 이 회의는 모든 사람이 프로젝트 시작 프레젠테이션 및 의제(아래에서 논의할 예정)에 나와 있는 요점에 대해 편안하게 느끼고 아무도 질문이나 우려를 품지 않도록 하기 위해 마련되었습니다.

프로젝트 시작 회의 프레젠테이션 및 의제 만들기

프로젝트 시작 회의 프레젠테이션 및 의제를 만드는 것은 프로젝트 관리자가 전화를 받기 전 주에 작업하는 것입니다. 의제는 내부 팀이 준비되어 있다고 느끼고 그들이 이야기할 요점을 정확히 알 수 있도록 하며, 프레젠테이션 데크는 고객이 회의를 통해 설정될 몇 가지 기대 사항을 따르고 시각화하는 데 도움이 됩니다.

이러한 회의를 일관성 있고 효율적으로 실행할 수 있도록 에이전시에 의제와 프레젠테이션 데크 모두에 대한 템플릿이 있는지 확인하는 것이 중요합니다.

2. 프로젝트 킥오프 미팅 실행

팀 소개

프로젝트 시작 회의의 첫 번째 부분은 팀을 소개하는 것이어야 합니다. 팀의 모든 사람이 클라이언트를 대면하는 것은 아니므로 프로젝트 전체에서 프로젝트 관리 도구 또는 디지털 커뮤니케이션 채널을 통해 클라이언트가 상호 작용할 수 있는 이름을 지정하는 것이 좋습니다. 고객이 카메라를 꺼두더라도 우리 팀이 카메라를 켠 상태로 이러한 회의에 참여하여 고객이 우리 팀을 조금 더 알 수 있도록 항상 권장합니다.

배경 질문하기

성공적인 프로젝트 시작 회의의 다음 단계는 고객이 자신과 팀을 소개할 수 있는 기회를 제공하는 것입니다. 또한 영업 핸드오프 또는 회의 이전에 수행한 조사에서 배운 내용을 기반으로 질문을 할 수 있는 좋은 시간입니다.

제 생각에는 이것이 시작 회의에서 가장 중요한 부분입니다. 이것은 앞으로 몇 달 또는 몇 년 동안 고객 관계를 위한 토대를 마련할 것입니다. 시작 통화에 앞서 고객의 웹사이트를 살펴보고 영업 핸드오프 통화에서 얻은 메모를 샅샅이 살펴보고 통화 중에 고객에게 질문할 질문 목록을 작성하기 위해 고객에 대한 추가 조사를 수행해야 합니다. 또한 클라이언트에게 범위 내에서 도움이 될 모든 Google 자산에 대한 액세스 권한을 전송하도록 요청합니다. 프로젝트 시작 회의에서 자주 묻는 몇 가지 질문 목록을 아래에 포함했습니다.

• 이 프로젝트에서 함께 작업하는 데 어떤 목표가 있습니까?
• 귀하의 우선순위 키워드는 무엇입니까?
• 주요 경쟁자는 누구입니까?
• 귀하의 주요 청중은 누구입니까?
• 귀하의 주요 제품/서비스는 무엇입니까?
• 귀사의 브랜드에 대해 말씀해 주시겠습니까?
• 과거에 우리가 알아야 할 디지털 마케팅 존재와 관련된 문제나 문제가 있었습니까?
• 어떤 CMS를 사용합니까? 우리 팀에 귀하의 CMS에 대한 액세스 권한을 부여할 수 있습니까?
• 팀과 소통하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까? (저희는 ClickUp 이라는 프로젝트 관리 도구를 사용하여 고객과 의사 소통하지만 이것이 작동하는지 확인하고 이메일이나 Slack과 같은 다른 채널을 통해서도 의사 소통을 원할 경우 항상 확인합니다.)

또한 클라이언트가 프로젝트 시작 프레젠테이션을 발표하는 동안 준비했거나 제기할 수 있는 질문을 할 수 있도록 시간을 남겨두는 것이 좋습니다. 고객이 묻는 질문 중 일부는 추가 조사가 필요하거나 답변이 필요할 수 있지만 고객이 처음 전화를 받았을 때 자신의 목소리를 들을 수 있도록 돕는 것이 항상 도움이 됩니다.

기대치 설정 및 다음 단계

전략 작성을 시작하기에 충분한 클라이언트 배경을 확보했으면 클라이언트의 작업 범위 내에서 각 수직 전략가에게 클라이언트가 앞으로 몇 주 동안 기대해야 하는 것에 대한 명확한 그림을 그리도록 하십시오. 시각적 타임라인을 사용하는 것이 매우 유용하다고 생각합니다. 예를 들어 디지털 PR 캠페인의 경우 처음 몇 주는 조사, 데이터 수집 및 자산 생성에 사용됩니다. 그러면 우리는 백링크를 받기를 희망하는 기자들에게 이 캠페인을 홍보할 수 있습니다. 이것은 업데이트와 결과가 언제 예상되는지 알 수 있도록 프로젝트 시작 회의 중에 클라이언트에게 알리는 것이 중요합니다.

3. 후속 조치 및 다음 단계

프로젝트 킥오프 미팅이 끝나면 본격적인 작업이 시작됩니다. 당신은 이미 준비, 조사 및 기대치를 설정하는 일을 훌륭하게 해냈습니다. 그러나 지금 가장 중요한 것은 이 통화 중에 논의된 내용을 확실히 이행하는 것입니다. 프로젝트 시작 회의 의제에서 작성한 메모를 다시 살펴보고 고객이 문의한 모든 사항에 대해 후속 조치를 취하는 데 부지런하십시오. 또한 후속 상태 호출의 주기와 앞으로 진행해야 할 작업에 대해 클라이언트와 이야기하여 다음 주에 대한 명확한 로드맵을 갖도록 합니다.

결론

프로젝트 시작 회의는 오래 지속되는 고객 관계를 위한 훌륭한 토대를 마련하는 데 매우 중요합니다. 모든 회의가 완벽하게 진행되기를 기대하지 마십시오. 하지만 위의 단계 지침을 따르면 효율적이고 효과적인 프로젝트 시작 회의를 실행하는 데 있어 팀을 지원하는 첫 번째 단계를 밟을 수 있습니다.