Gantt 차트: 모범 사례에 대한 기본 사항(무료 Gantt 차트 템플릿 포함)

최고의 마케팅 팀은 효율성과 협업을 촉진하는 강력한 시스템을 통해 즉시 사용 가능한 아이디어를 생성할 수 있습니다. 작업 가시성 및 리소스 관리는 이를 달성하는 데 중요합니다.

Gantt 차트는 작업 가시성을 높이는 강력한 도구입니다. 모든 산업 분야의 팀에서 이를 사용하여 보다 정확하게 일정을 생성합니다.

Gantt 차트는 팀이 수행해야 하는 작업과 각 작업이 서로 어떻게 관련되어 있는지 한 눈에 보여줍니다. 이러한 기능을 통해 프로젝트 관리자는 가장 효율적인 접근 방식을 계획할 수 있습니다.

간트 차트란?

Gantt 차트는 프로젝트를 완료하는 데 필요한 작업과 시작 및 종료가 예상되는 일정을 나타내는 가로 막대 그래프입니다. 또한 종속성, 계층 구조 및 관련 이정표를 보여줍니다.

그것은 미국 엔지니어 Henry Gantt에 의해 대중화되었습니다. 처음에는 손으로 그렸고 유지 관리가 지루했습니다. 그러나 1980년대에 컴퓨터가 등장하면서 Gantt 차트는 관리하기가 더 쉬워지고 인기가 높아졌습니다.

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간트 차트의 유형

범위와 세부 수준에 따라 두 가지 유형의 Gantt 차트가 구별됩니다.

- 고급 간트 차트

높은 수준의 Gantt 차트는 주요 회사 이니셔티브를 모니터링하는 데 도움이 됩니다. 각 항목이 수백 개의 작업과 소수의 팀과 관련된 노력을 나타내기 때문에 여기의 시간 간격은 일반적으로 몇 개월 또는 분기 단위입니다.

연간 마케팅 커뮤니케이션 캠페인을 추적하는 Gantt 차트는 상위 수준 Gantt 차트의 예입니다.

프로젝트 수준 Gantt 차트

프로젝트별 Gantt 차트는 일반적으로 주요 이니셔티브와 연결된 소규모 프로젝트를 모니터링합니다. 여기서 작업은 핵심적일 수 있으므로 시간 간격은 일반적으로 며칠 또는 몇 주 입니다. 어떤 경우에는 몇 시간 이 될 수도 있습니다.

위의 마케팅 커뮤니케이션 캠페인 예에 따라 여기에 연결된 프로젝트별 Gantt 차트는 블로그에 게시할 기사를 추적하기 위한 차트가 될 수 있습니다.

이 시나리오에서 두 가지 유형의 Gantt 차트를 모두 사용하면 콘텐츠를 대규모로 생성 하는 동시에 캠페인의 주요 메시지와 일치하도록 할 수 있습니다.

간트 차트를 읽는 방법

Gantt 차트를 읽으려면 각 부분이 나타내는 내용을 이해해야 합니다.

시간 척도

Gantt 차트의 x축 상단은 작업을 추적하는 데 사용할 시간 간격을 보여줍니다. 이는 일, 주, 월 또는 분기일 수 있습니다. 때로는, 심지어 몇 시간.

작업 및 하위 작업

Gantt 차트의 가장 왼쪽에는 프로젝트를 진행하기 위해 수행해야 하는 작업이 나열되어 있습니다.

활동 표시줄 및 진행률 표시줄

Gantt 차트의 막대는 작업이 완료되는 예상 기간을 반영합니다. 막대 안에는 팀의 진행 상황을 나타내는 선이 있습니다.

막대 그래프 안에 선이 있으면 작업이 순조롭게 진행되고 있음을 의미합니다. 그 너머에 있는 선은 예정된 일정을 초과하는 작업을 나타냅니다. 이는 종속성 지연 또는 추가 후속 조치, 예산 또는 리소스의 필요성을 나타낼 수 있습니다.

이정표

이정표는 프로젝트 완료를 위한 체크포인트 역할을 합니다. 다이아몬드 는 일반적으로 일반 작업처럼 지속 시간이 없기 때문에 이를 나타냅니다.

화살표

활동 표시줄을 서로 연결하는 화살표는 서로 종속된 작업을 나타냅니다. 종속성에 대해서는 이후 섹션에서 더 자세히 다루겠지만 일정을 잡을 때 필수적인 고려 사항입니다.

수직선 마커

수직선 마커는 특정 시점에 수행 중인 활동을 식별하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 관리자는 이를 통해 필요한 지원을 받을 수 있도록 확인해야 할 대상을 확인할 수 있습니다.

5단계로 간트 차트를 만드는 방법

1단계: 이정표 및 작업 나열

Gantt 차트를 만들기 시작하려면 중요한 진행 지점을 표시하는 이정표를 식별하십시오. 이정표는 경영진에 대한 상태 업데이트 프레젠테이션, 프로토타입 데모, 결과물 제출 등이 될 수 있습니다. 다이아몬드를 사용하여 Gantt 차트에 넣으십시오.

일단 그것들을 가지고 있다면, 그것들을 달성하기 위해 해야 할 작업을 열거하고 차트의 왼쪽에 나열하십시오. 작업과 하위 작업으로 그룹화하여 소화 가능하게 만들 수 있습니다.

2단계: 선호하는 시간 간격 식별

Gantt 차트에 사용하는 시간 간격은 주 및 월과 같은 상위 수준 또는 시간 또는 일과 같은 하위 수준이 될 수 있습니다.

앞서 언급했듯이 Gantt 차트는 상위 수준 또는 프로젝트별 차트일 수 있습니다. 예를 들어 1년 동안 지속되는 캠페인에 대한 Gantt 차트는 월을 시간 간격으로 사용할 수 있습니다. 반면에 블로그에 게시할 기사를 추적하는 것은 며칠 또는 몇 주 안에 더 잘 모니터링할 수 있습니다.

3단계: 종속성 표시

종속성은 시작이 다른 작업의 출력에 의존하는 작업입니다. Gantt 차트에서 화살표는 서로 연결된 작업을 표시합니다.

세 가지가 종속성을 유발할 수 있습니다. 공유 리소스, 전제 조건 또는 타이밍 .

예를 들어 팀에 그래픽 아티스트가 한 명만 있는 경우 모두 공유 리소스 에 의존하게 됩니다. 아티스트는 소셜 미디어 이미지 등을 완성할 때까지 기사의 특징 이미지를 시작할 수 없습니다.

반면에 전제 조건 은 다른 작업을 시작하는 데 필요한 출력입니다. 예를 들어, 작가는 브리핑 없이 기사 작업을 시작할 수 없습니다. 이것은 기사 작성이 먼저 완료되는 요약에 의존하게 만듭니다.

마지막으로 타이밍 종속성 은 특정 시점에만 수행할 수 있는 작업을 나타냅니다. 예를 들어 크리스마스에만 크리스마스 소셜 미디어 게시물을 게시할 수 있습니다. 또 다른 예: 리소스 담당자가 가능한 경우에만 인터뷰할 수 있습니다.

동시에 할 수 있는(또는 할 수 없는) 작업을 확인하면 정확한 마감일을 약속하고 자원을 효율적으로 분배하는 데 도움이 됩니다.

4단계: 도구 선택

Microsoft Excel의 누적 막대 기능 을 사용하여 Gantt 차트를 만들거나 Workamajig와 같은 전문 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용할 수 있습니다. Workamajig를 사용하면 몇 번의 클릭만으로 즉각적이지만 완전히 사용자 정의 가능한 일정을 만들 수 있습니다.

수동 도구를 사용하여 Gantt 차트를 만드는 것이 가능하지만 프로젝트 관리 소프트웨어에는 이를 최대화하는 데 도움이 되는 기능이 있습니다.

5단계: 세부 정보 입력

도구를 선택했으면 나열된 작업을 입력하고 이정표를 표시할 수 있습니다. 그런 다음 활동 표시줄을 추가하고 종속성을 표시하고 작업을 할당합니다.

이 과정은 종이에 간단하게 들릴 수 있지만 항상 그렇게 간단하지는 않습니다. 사실, 진행하면서 반복과 조정을 예상해야 합니다. 깨닫지 못한 종속성이 있을 수 있습니다. 일부 마감일을 재협상해야 하거나 팀에 더 많은 사람이 필요할 수 있습니다.

이런 일이 발생하더라도 놀라지 마십시오. 이것이 Gantt 차트의 아름다움이자 이러한 변화에 적응하는 능력입니다. 물론 나중보다 빨리 문제를 발견하는 것이 항상 더 좋습니다.

Gantt 차트의 장점과 한계

Gantt 차트는 놀라운 도구입니다. 그러나 그들에게도 강점과 약점이 있습니다.

간트 차트를 사용하는 이유

프로젝트 활동 시각화

Gantt 차트는 중요한 경로, 진행 상황, 이정표 기한 등 방대한 양의 정보를 한 눈에 표시할 수 있습니다. 프로젝트 활동에 대한 이 조감도는 더 나은 통화를 하고 이해 관계자와의 의사 소통을 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다.

활동 구조화

이정표와 결과물을 실행 가능한 작업으로 세분화해야 하기 때문에 귀하와 귀하의 팀은 계획을 검사, 평가 및 구성해야 합니다. 이는 정렬을 지원하고 명확성을 보장하는 데 도움이 됩니다.

정확한 일정 만들기

외부인의 관점과 달리 단순히 모든 견적을 더하고 팀원 수로 나누어 일정을 추론할 수는 없습니다.

종속성을 고려해야 하며 Gantt 차트를 사용하면 종속성을 계속 볼 수 있습니다. 이해 관계자와 결과물을 약속할 때 이 정보를 가지고 있으면 현실적인 일정과 마감일을 계획하는 데 도움이 됩니다.

팀 및 이해 관계자 참여

Gantt 차트에서 구조화된 작업을 보는 것은 팀이 일상 활동이 더 큰 그림에 어떻게 기여하는지 보는 데 도움이 되는 훌륭한 방법입니다. 소화 가능한 형식으로 이해 관계자와도 쉽게 정렬할 수 있습니다.

변경 및 범위 크리프 관리

범위 크리프와 클라이언트 과잉 서비스 는 프로젝트 실패에 막대한 기여를 합니다. 이해 관계자가 새로운 요청에 대해 문의할 때 Gantt 차트를 통해 생산 일정에 어떤 영향을 미칠지 알릴 수 있습니다. 이 정보를 전달하면 추가할 가치가 있는지 평가하고 합리적인 타협에 동의할 수 있습니다.

Gantt 차트의 단점은 무엇입니까?

- 복잡하게 성장할 수 있음

Gantt 차트는 깔끔하고 정리된 상태를 유지하면서 편리합니다. 적절한 필터링 없이는 어수선하고 산만하고 결국에는 이해할 수 없게 될 수 있습니다.

이를 관리하려면 작업을 쉽게 그룹화, 필터링, 검색 및 구성할 수 있는 소프트웨어를 선택하십시오. 이러한 기능은 Gantt 차트가 팀이 적절한 이정표와 우선 순위에 집중할 수 있도록 도와줍니다.

- 제한된 정보

Gantt 차트는 많은 양의 정보를 표시할 수 있습니다. 하지만 모든 것을 보여줄 수는 없습니다. 일정, 인력 할당 및 작업 기간을 효과적으로 표시할 수 있지만 작업의 난이도와 이를 수행하는 데 필요한 리소스는 표시할 수 없습니다.

Gantt 차트에서 보는 것만 으로 주요 결정을 내리지 마십시오. 적절한 정보를 얻을 수 있도록 추가 컨텍스트를 제공하는 데 도움이 될 수 있는 문서 및 추적기로 지원하십시오.

- 조정 및 유지 관리가 어려울 수 있음

작업 목록이 늘어남에 따라 적절한 자동화 없이 조정이 더 복잡해집니다. 종속성을 간과하거나 사소한 겹침을 알아차리지 못하면 나머지 프로젝트에 눈덩이 효과가 발생할 수 있습니다. 이 사실은 변경 사항을 적용할 때마다 강력한 시스템, 프로세스, 견제와 균형의 필요성을 강조합니다.

간트 차트 모범 사례

참고 휴무일

주말 및 휴무일은 작업 일정을 계획할 때 중요한 고려 사항입니다. 그러나 주의해야 할 유일한 휴무일은 아닙니다.

건물 관리 및 운영 팀과 협력: 예정된 폐쇄 및 유지 보수 서비스가 있습니까? 사무실 위치 고려: 일년 중 폭우나 눈이 자주 내리는 날이 있습니까? 팀원들과의 확인: 올해 휴가와 휴가를 계획했습니까?

모든 작업 중단을 예상할 수는 없습니다. 그러나 충분한 주의를 기울이면 이러한 외부 지연 원인의 가능성에 사전에 대비할 수 있습니다.

귀하의 이점에 색상을 사용

색상은 피상적인 업그레이드라고 무시하기 쉽습니다. 그러나 잘 사용하면 Gantt 차트를 더 읽기 쉽고 사용하기 쉽게 만들 수 있습니다. 다음은 몇 가지 제안 사항입니다.

• 작업이 연결되는 위치를 시각적으로 구별할 수 있도록 마일스톤 또는 결과물별로 색상을 지정합니다.
• 팀이 각자에게 할당된 작업을 한 눈에 알아볼 수 있도록 사람마다 색상을 지정합니다.
• 보고 또는 문제 해결을 쉽게 하기 위해 각 작업의 상태에 따라 색상을 지정합니다(예: 잘 진행 중인 경우 녹색, 추가 주의가 필요한 경우 노란색, 이미 기한이 지난 경우 빨간색 등).

Gantt 차트에 색상 대시를 추가하는 것은 미적 목적에만 좋은 것은 아닙니다. 적절한 시스템을 갖추면 귀하, 귀하의 팀 또는 이해 관계자가 혜택을 받을 수 있는 새로운 조직 계층을 추가할 수 있습니다.

적합한 소프트웨어 선택

Gantt 차트를 유지 관리하는 것은 지루할 수 있지만 반드시 그럴 필요는 없습니다. 이를 관리하는 가장 좋은 방법은 필요에 맞는 소프트웨어를 선택하는 것입니다.

정렬, 그룹화, 검색 및 필터링은 어려운 요구 사항이어야 합니다. 자동화가 큰 장점입니다. 올바른 도구를 사용하면 물건을 훨씬 쉽게 이동할 수 있습니다. 마지막으로 배우고 사용하기가 얼마나 쉬운지 고려하십시오.

적절한 시스템과 소프트웨어를 사용하면 Gantt 차트의 장점을 극대화하고 약점을 완화할 수 있습니다.

결론

Gantt 차트는 많은 산업 분야에서 사용되는 강력한 도구입니다. 마케팅 전문가에게는 팀과 프로젝트를 구성하고 정렬하는 방법을 제공합니다.

작업, 견적, 할당, 이정표, 종속성 및 진행 상황과 같은 방대한 양의 정보를 한 눈에 제공할 수 있습니다. 견고한 시스템과 도구가 있는지 확인하고 생성 및 유지 관리하면 프로젝트 가시성을 높이고 생산성을 향상하며 팀과 이해 관계자를 참여시키는 데 도움이 될 수 있습니다.

Workamajig에는 Gantt 차트 및 기타 프로젝트 관리 기능이 통합되어 있어 모든 캠페인, 팀 및 이니셔티브를 파악하는 데 도움이 됩니다.

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