이메일 뒤에 숨겨진 감정: 어려운 시기에 도전적인 메시지를 관리하는 방법

올해는 우리 모두에게 최소한의 루프를 던졌습니다. 팬데믹, 막대한 경제적 충격, 시민 불안으로부터 우리는 인간으로서, 그리고 마케터로서 다양한 방식으로 도전을 받았습니다.

이메일 받은 편지함은 이미 어수선하고 과도한 자극을 받는 경향이 있으며 지금보다 더 사실입니다. 그럼에도 불구하고 우리는 여전히 의사소통을 해야 합니다. 그래서 우리가 사회적으로 존재하는 공간에 인간화하고 사려 깊고 민감한 방식으로 어떻게 하면 학생, 교수진, 교직원 및 동문에게 효과적으로 다가갈 수 있을까요?

이 게시물에서 우리는 이메일의 감정적 영향을 생각할 수 있는 편리한 목록을 살펴보고 정중하게 참여하도록 메시지를 맞춤화하기 위한 제안을 할 것입니다.

개인화: 우리가 보내는 콘텐츠가 청중이 보는 느낌을 받는 데 도움이 됩니까?

마케터는 종종 우리의 이메일이 더 개인적이어야 하는지 아니면 전문적이어야 하는지에 대해 생각합니다. 그러나 더 효과적이려면 우리가 보내는 콘텐츠가 청중이 보는 느낌을 받는 데 어떻게 도움이 되는지 고려해야 합니다. 너무 많은 홍보 또는 너무 많은 "게시판" 방법으로 디지털 플랫폼에 대한 반복적인 접근 방식에 빠지기 쉽습니다.

채택할 수 있는 더 가벼운 모델은 다음 이메일을 작성할 때 개인화를 사용하는 것입니다. 부서, 사무실 또는 브랜드를 대신하여 이메일을 작성하는 것은 인간이라는 사실을 기억하십시오. 모든 개인화의 목적은 가입자와 친밀도를 높이는 것입니다. 대량 이메일은 본질적으로 개인화되지 않습니다. 그래서 우리가 그 기반에서 시작할 때 그것을 다시 개인화하려고 노력해야 합니다.

종종 인간으로서 우리의 필요가 보이지 않고 들리지 않을 때 우리는 외로움을 느낍니다. 다음 이메일 메시지를 작성할 때 이것을 기억하면 큰 도움이 될 수 있습니다. 명심하세요:

• 관련성 – 독자의 요구 사항을 인식합니다.
• 소속감 – 이 기본적인 인간의 필요를 어떻게 강화할 수 있습니까? 당신의 이메일이 불러일으키는 기대하거나 바라는 감정에서 거꾸로 생각해보세요.

여기에 몇 가지 아이디어가 있습니다. 청중이 고립되어 있다고 느끼십니까? 연결하는 몇 가지 방법을 제공합니다. 아마도 그들은 압도감을 ​​느끼고 있습니까? 스트레스 관리에 도움이 되는 몇 가지 도구를 공유하십시오.

귀하의 창의성을 제한할 수 있는 거래 또는 필수 이메일의 경우에도, 상대방이 압도당하고 존경하는 마음으로 의사소통한다는 느낌을 더하지 않도록 간결하고 간략하게 작성하는 것이 좋습니다.

결론: 하루가 끝나면 사람처럼 말하십시오.

케이던스: 얼마나 자주 보내야 합니까?

모든 기관에서 얼마나 자주 이메일을 보내고 있는지, 다른 부서에서는 얼마나 자주 이메일을 보내고 있는지, 그리고 이것이 오프라인 인간 관계라면 이 정도의 소통량이 압도적으로 느껴질지 여부를 고려하는 것이 중요합니다.

막바지 수업 일정 변경 또는 지속적인 업데이트의 빠른 주기가 필요할 수 있는 빠르게 발전하는 상황에 대해 의사 소통하든 상관없이 항상 이에 대한 주의 사항이 있습니다.

그 외에 이메일 커뮤니케이션은 인간의 경험을 반영합니다. 건강한 인간 관계를 반영해야 합니다. 한 걸음 물러서서 “내가 매일 누군가의 말을 듣는다면 도움이 될까요, 부담스러울까요?”라고 물어보십시오.

청중이 일주일에 받은 편지함에서 수천 건은 아니더라도 수백 건의 이메일을 받는다고 가정하는 것이 좋습니다. 혼잡한 공간을 염두에 두고 다음 질문으로 전송을 일시 중지하고 평가하는 것이 좋습니다.

• 이것은 이메일에 속합니까? 고려해야 할 다른 채널이 있습니까?
• (전체 기관에서) 수신자가 몇 명이나 될 수 있습니까?
  • 회사에서 얼마나 많은 메일을 받는지 알 수 있는 프로세스나 도구가 있습니까? 그렇지 않다면, 당신은 하나를 찾아야합니까?
• 당신이나 다른 부서가 노력을 복제하고 있습니까? 그렇다면 결합하거나 협력할 수 있습니까?
• 이 메시지는 전송 시간에 따라 어떤 톤을 불러일으키나요? (예: 평일 오전 보내기 대 주말)

결론: 받은 편지함이 압도적이지 않으면 청중과의 친선을 구축하는 데 큰 도움이 됩니다. 당신의 케이던스를 어떻게 감사하고 평가할 수 있는지 알아보기 위해 여름을 사용하는 것이 유리할 수 있습니다.

세분화: 누가 이것을 받아야 하고 누가 없이 할 수 있습니까?

세분화는 이메일을 받아야 하는 사람과 받지 않아도 되는 사람을 파악하는 데 도움이 되는 강력한 도구입니다. 이를 통해 지리, 학년, 전공, 지리 등을 기반으로 샌드를 맞춤 설정할 수 있습니다. 세그먼트를 훨씬 더 작은 교실과 같이 생각하십시오. 그것은 당신이 보내는 사람들의 특정한 요구에 더 자세하고 친밀한 방식으로 주의를 기울일 수 있게 하고 당신의 접근 방식을 더 효과적이고 자유롭게 조정할 수 있게 합니다.

또한 관심, 참여, 시청 중단, 이메일을 열지 않는 사람 등에 따라 메시지를 맞춤 설정할 수 있습니다. 전반적으로 세분화를 사용하면 모든 전송에 대해 더 쉽게 인간적이고 개인화되고 관련성 있고 사려 깊은 사람이 될 수 있습니다.

결론: 정보가 개인적이고 직접적이며 관련성이 높을수록 보내는 사람들과 더 많은 신뢰, 선의 및 믿음을 갖게 됩니다.

전문가 팁: Emma에서 세그먼트 설정을 시작하는 방법은 다음과 같습니다.

접근성: 사람들이 우리 콘텐츠를 받을 수 있는 모든 방법을 고려하고 있습니까?

이제 사람들이 귀하의 이메일을 사용하는 모든 방식을 고려해 보겠습니다. 가장 먼저 자문해야 할 질문 중 하나는 "내 콘텐츠가 이미지 없이도 의미가 있나요?"입니다.

이미지에 대한 과도한 의존은 스크린 리더를 통해 콘텐츠를 소비하는 독자를 소외시킬 수 있습니다. 종종 이미지는 텍스트보다 더 해석적일 수 있습니다. 따라서 권장 사항 중 하나는 텍스트를 사용하여 콘텐츠의 핵심을 표현하고 더 명확하게 제공하고 이미지를 사용하여 무언가를 강조하거나 정교하게 만드는 것입니다. 그리고 소리내어 읽을 때 의미가 있는 강력하고 설명적인 대체 텍스트를 만드는 것을 잊지 마십시오.

접근성을 고려해야 할 다른 영역은 다음과 같습니다.

• 비디오 – 캡션과 스크립트를 다시 확인하십시오. Facebook이나 YouTube에서 캡션을 자동으로 채우면 오류가 발생하는 경우가 있습니다.
• 소셜 미디어 그래픽 – 게시물에 필요한 시각적, 카피, 디스플레이 및 언어 고려 사항은 무엇입니까?
• COVID-19와 관련된 모든 것 – 공유하는 콘텐츠가 감정적 반응을 유발합니까? "COVID-19"와 관련된 메시지를 너무 많이 보내 청중을 둔감하게 만들 위험이 있습니까? 이러한 고려는 접근성에 대한 전통적인 아이디어가 아니지만 양극화되고 어려운 이 시기에 언어, 메시지 및 시각의 적절성과 이러한 모든 것이 트라우마 또는 감정적 반응을 유발할 수 있는 방법을 여전히 고려해야 합니다.

결론: 때때로 접근성은 존중과 친절로 우리가 만드는 모든 것에 접근하는 것처럼 간단할 수 있습니다. 긴급성이나 누락에 대한 두려움을 추가하는 대신 불안을 완화하고 사려 깊고 개인화된 콘텐츠로 청중이 특별하다고 느끼게 하십시오.

커뮤니케이션 채널: 이메일이 이 메시지에 적합한 매체입니까?

이메일이 청중에게 다가가는 가장 효과적인 방법이지만 다른 커뮤니케이션 방법도 실용적일 수 있으며 종종 서로 협력하여 가장 잘 작동합니다.

예를 들어, 테네시 대학교는 전염병 초기에 청중의 상태를 알아보기 위해 학생회에 간단한 1개 질문 설문조사를 보냈습니다. 그런 다음 그들은 총장을 비롯한 교수진과 직원이 시간을 할애하여 각 학생에게 개별적으로 전화하여 어떻게 지내는지, 어떤 질문이 있는지, UT가 어떻게 도움을 줄 수 있는지 알아보는 것이 최선이라고 결정했습니다.

설문조사와 대화를 시작하는 방법으로 이메일을 사용할 수 있었지만 이메일보다 훨씬 더 인간적이고 친절한 상호작용 형식이었습니다.

전염병이 우리의 의사 소통 방식과 사회 운영 방식을 어떻게 변화시키고 있는지에 비추어 볼 때 벽을 허물고 캠퍼스와 온라인에서 커뮤니티를 표시할 새로운 방법을 찾는 것이 특히 중요합니다. 1년 전 캠퍼스 리더들이 "전문적"과 "적절한"을 정의한 방식은 이제 완전히 달라 보일 수 있습니다. 그리고 우리는 그것이 다르게 보여야 한다고 주장합니다.

소셜 미디어 플랫폼에서 학생이나 학부모의 다이렉트 메시지가 부적절하다고 생각할 수도 있습니다. 하지만 다시 생각해 봅시다. 당신은 방금 연결할 기회가 주어졌습니다! 지원 워크플로 관점에서 이상적이지 않더라도 적절한 사람에게 연결할 수 있습니다.

또한 이메일에 대한 이 개인적인 접근 방식을 사용하여 구독자가 최신 업데이트를 사용하는 것이 아니라 특정 쿼리에 응답하도록 권장할 수도 있습니다.

컴포트 존은 중요하며 이 접근 방식은 디지털 교실에서 확실히 다릅니다. 그러나 목표가 소속감을 만드는 것이라면 이메일이 필요한 방식으로 작동하도록 하려면 다른 플랫폼에서 시작해야 할 수도 있습니다.

결론: 청중이 편안하고 가장 효과적이라고 느끼는 곳이면 어디든지 청중과 연결하기 위해 플랫폼 전반에 걸쳐 응집력 있는 연결 웹을 구축하십시오.

마무리

이메일은 전략이자 디지털 커뮤니케이션 도구이지만 우리 모두는 여전히 동일한 인간성과 기관에 대한 목표에 뿌리를 두고 있습니다. 인간과 공감의 핵심은 이 시기에 특히 이메일을 통해 사람들과 연결하는 방법에 대한 지침 원칙이 되어야 합니다.

이 게시물(아래의 편리한 인쇄 가능한 PDF 체크리스트로 깔끔하게 정리됨)이 우리 모두가 인간이 먼저이고 마케터가 두 번째로 디지털 방식으로 실제 생활에 나타나려고 할 때 도움이 되기를 바랍니다.