DAM 메타데이터: 적을수록 좋은 이유

디지털 자산 관리(DAM) 플랫폼은 자산이 들어가고 나오지 않는 락박스나 블랙홀이 아닙니다. DAM은 재사용할 기존 자산을 쉽게 찾을 수 있도록 하여 가치와 효율성을 창출합니다.

자산을 재사용할 때 규제 및 법적 문제를 방지하기 위해 사용 권한 및 제한을 관리하는 데 도움이 됩니다. 이 프로세스의 핵심은 메타데이터입니다.

이 문서에서는 너무 많은 메타데이터 필드를 피해야 하는 이유와 DAM에서 메타데이터 관리를 간소화하는 방법을 살펴봅니다.

당신은 좋은 것을 너무 많이 가질 수 없습니다, 그렇죠?

메타데이터의 가장 기본적인 정의는 데이터에 대한 데이터입니다. 자산을 설명하기 위해 자산에 할당된 정보입니다. 검색 결과와 필터를 제공하여 필요한 자산을 정확하게 찾을 수 있습니다.

선택한 DAM 시스템에는 제목, 설명, 파일 유형 등의 기본 사항을 다루는 기본 메타데이터 필드의 표준 세트가 함께 제공될 수 있습니다. 제품.

DAM 메타데이터와 관련하여 많은 조직은 특히 DAM 시스템을 처음 사용하는 경우 더 많은 것이 항상 더 낫다고 가정하는 실수를 범합니다. 메타데이터가 DAM의 핵심이라면 자산당 가능한 한 많은 메타데이터를 원할 것입니다. 맞습니까?

음, 반드시 그런 것은 아닙니다. 또한 메타데이터를 입력하는 데 필요한 시간과 노력을 기억해야 합니다. 자동화와 AI는 메타데이터 입력을 지원할 수 있지만 인간의 눈과 지식을 완전히 대체할 수는 없습니다.

자세히 알아보기: DAM 워크플로가 필요한 이유와 이를 매핑하는 방법은 다음과 같습니다.

올바른 균형 찾기

핵심은 올바른 메타데이터를 갖는 것입니다. 메타데이터의 유용성 및 가치와 메타데이터를 입력하는 데 소요되는 시간 및 노력 사이의 균형을 찾고자 합니다.

이해관계자와 함께 할 수 있는 좋은 연습은 기본 및 사용자 정의 필드를 포함하여 컴파일한 메타데이터 필드의 초기 목록을 가져와 필수 항목, 있으면 좋은 항목 및 그렇지 않은 항목으로 순위를 매기는 것입니다. 필요하거나 중복됩니다.

필드가 정말로 필요한지 뒤로 밀고 질문하는 것을 두려워하지 마십시오. 토론에서 자주 돌아오는 핵심 질문은 다음과 같아야 합니다.

• 이 필드에 최종 사용자가 필요한 자산을 찾는 데 도움이 되는 정보가 포함되어 있습니까?
• 이 필드가 제공하는 값이 정보를 입력하는 데 걸리는 시간만큼 가치가 있습니까?
• 이 필드의 정보를 자산에 첨부해야 하는 법적, 규제적 또는 조직적 이유가 있습니까?

필수 필드의 경우 필드가 필수인지 여부도 결정해야 합니다. 즉, DAM의 모든 자산을 유지하고 사용할 수 있으려면 해당 필드에 입력된 정보가 있어야 합니다.

필요에 따라 매우 선택적으로 필드를 지정하십시오. 필수 필드가 많을수록 자산당 메타데이터를 완성하는 데 더 많은 시간과 노력이 필요합니다. 필요한 경우 해당 필드에 N/A , None 또는 Other 와 같은 필러 태그가 필요한 자산이 있는지, 적용되는 특정 용어가 없는지 확인하는 것이 좋습니다. 이는 필드가 실제로 보편적으로 필요하지 않음을 나타냅니다.

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하지만 우리는 이 모든 필드가 정말로 필요 합니다!

이해 관계자가 움직이지 않고 DAM에 포함하려는 메타데이터 필드 목록이 권장하는 것보다 긴 경우 처음에 전투를 선택해야 할 수 있습니다. 저를 믿으십시오. 잘 될 것입니다.

DAM 초기에는 자산 업로드 및 메타데이터 적용을 담당하는 사람들이 실제로 대부분의 필드를 채우는 것을 볼 수 있습니다. 하지만 시간이 지남에 따라 일이 바빠지고 보다 효율적인 메타데이터 루틴이 개발됨에 따라 일부 필드가 모두 또는 대부분 버려지는 것이 자연스럽게 발전할 것입니다.

업로더는 참가에 할당된 시간 동안 가장 가치 있는 정보를 파악하고 그에 따라 메타데이터 항목을 조정하기 시작합니다. 그러면 메타데이터를 강화하는 핵심 위치에 있게 됩니다. 이에 대해서는 나중에 다시 다루겠습니다.

프로세스 간소화

메타데이터 필드를 설정할 때 다양한 옵션이 있습니다. 필드를 구성하고 그룹화할 수 있는 여러 가지 방법과 해당 필드에 사용할 수 있는 여러 형식이 있습니다.

필드 형식의 경우 모든 옵션을 살펴보고 보유할 데이터에 가장 적합한 필드 유형을 선택하십시오. 날짜에는 날짜 필드를, 숫자에는 적절한 글자 수 제한이 있는 숫자 필드 등을 사용하십시오.

드롭다운 및 다중 선택 필드에서 통제된 어휘를 위해 가능한 한 자유 텍스트 필드를 최소화하십시오. 이것은 맞춤법 오류의 가능성을 제거하고 동일한 것을 설명하기 위해 조직 내에서 사용되는 다른 용어에 대한 혼동을 제거합니다.

모든 사람은 약어나 축약어가 아닌 표준화된 용어를 사용해야 합니다. 통제된 어휘 필드에 사용 가능한 용어집을 만들면 메타데이터를 입력하고 자산을 검색하는 사용자 모두에게 매우 도움이 될 수 있습니다.

메타데이터를 입력하는 사용자가 이해할 수 있는 방식으로 필드를 그룹화하고 메타데이터 입력을 가장 쉽고 효율적으로 촉진합니다. 스크롤을 최소화하려면 페이지 상단에서 가장 많이 사용되는 필드를 찾으십시오. 필수 필드가 있는 경우 쉽게 식별할 수 있는지 확인하십시오.

일관성을 유지할 수 있는 경우 자동 태그 추가 및 AI 도구를 사용하세요. 그러나 이러한 도구에는 감독이 필요하다는 점에 유의하십시오. 설정, 교육, QA 및 업데이트를 지속적으로 수행해야 합니다. 자동화된 태그 지정 워크플로에 영향을 미치는 변경 및 예외가 있을 것이며 메타데이터의 정확성을 유지하려면 사람의 눈이 필요합니다.

심층 분석: DAM 거버넌스 구조 정의 및 설명

그러나 여전히 많은 필드가 있습니다!

메타데이터 관리는 절대 수행되지 않습니다. 비즈니스 요구 사항과 프로세스가 변경됨에 따라 항상 메타데이터를 유지하고 관련성을 유지해야 합니다. 필드가 추가 및 제거되고 기존 필드의 메타데이터 태그가 추가, 제거 또는 업데이트되어야 합니다.

그러나 기업이 필요하다고 주장했지만 포기한 모든 분야는 어떻습니까? DAM이 순조롭게 진행되고 메타데이터 입력이 다소 일상적이 되면 해당 필드 인벤토리를 다시 방문할 수 있는 좋은 위치에 있습니다.

DAM에서 사용할 수 있는 모든 보고 도구를 사용하여 메타데이터가 입력되고 사용되는 방식을 전체적으로 파악하십시오. DAM의 모든 메타데이터 필드에 대한 보고서를 실행하고 필요한 경우 자산의 전체 인벤토리에 대해 관리 가능한 조각으로 나눕니다.

최종 사용자 관점에서 가장 인기 있는 검색어 및 필터에 대한 보고서를 가져옵니다. 또한 사용자가 입력하는 검색어 중 결과가 0인 검색어는 무엇입니까?

사용 가능한 유용한 보고서에 차이가 있는 경우 입력자와 최종 사용자 모두를 조사하십시오. 그들을 좌절시키는 것은 무엇입니까? 메타데이터 필드와 해당 레이아웃 또는 삶을 더 쉽게 만들어 줄 사용 가능한 검색 필터에 대한 조정에 대해 어떤 피드백이 있습니까?

모든 보고서와 피드백을 수집했으면 메타데이터의 기록과 현재 상태를 살펴보세요. 몇 가지 테마나 패턴을 꺼낼 수 있는지 확인하세요.

• 메타데이터가 전혀 또는 거의 입력되지 않은 필드가 있습니까?
• DAM 초기에 일관되게 사용되었지만 그 이후로 버려진 필드가 있습니까?
• 여러 필드에 입력된 특정 메타데이터에 중복이 있습니까?

데이터를 분석하고 메타데이터 구조에서 제거할 후보인 필드를 찾을 때 구조 정의를 처음 시작했을 때 자신과 이해 관계자에게 물었던 질문을 다시 검토할 수 있는 좋은 시간이기도 합니다.

• 이 필드에 최종 사용자가 필요한 자산을 찾는 데 도움이 되는 정보가 포함되어 있습니까?
• 이 필드가 제공하는 값이 정보를 입력하는 데 걸리는 시간만큼 가치가 있습니까?
• 이 필드의 정보를 자산에 첨부해야 하는 법적, 규제적 또는 조직적 이유가 있습니까?

수집된 데이터를 사용하여 이해 관계자에게 메타데이터 구조를 강화하여 보다 효율적이고 효과적으로 만드는 방법에 대한 제안을 제시하십시오. 이제 사용자 피드백, 숫자 및 기록 정보가 있으므로 바이인을 얻는 것이 더 쉬워집니다.

유용한 업데이트는 사용되지 않고 활용도가 낮은 필드를 제거하는 데 국한되지 않습니다. 필드는 페이지의 다른 위치로 이동할 수 있습니다. 열 내의 새로운 열 또는 순서는 필드를 더 눈에 잘 띄게 하고 보기 쉽게 만들어 사용 가능성을 높일 수 있습니다.

스크롤을 제한하면 사용이 향상됩니다.

열을 보는 데 필요한 스크롤이 적을수록 더 많이 사용됩니다. 설명이 명확하지 않은 경우 필드 이름을 바꿀 수 있습니다. 사용자는 특정 필드에 입력해야 하는 내용을 정확히 모르기 때문에 특정 필드에 메타데이터를 입력하지 않을 수 있습니다.

경우에 따라 필드의 형식을 변경할 수 있습니다. 예를 들어 특정 자유 텍스트 필드를 드롭다운으로 변환하면 시간을 절약하고 데이터 정확도를 높일 수 있습니까?

관련 없는 것으로 확인된 필드를 제거하면 효율성 측면에서 가장 큰 효과를 얻을 수 있지만 메타데이터의 유용성, 정확성 및 무결성이 주요 목표임을 기억하십시오.

일부 사용되지 않은 필드에는 법적 목적으로 유지해야 하는 기록 정보가 포함될 수 있으므로 완전히 삭제하지 않는 것이 좋습니다. 이러한 경우 현재 보기에서 필드를 숨기고 필요한 경우 보고하거나 메타데이터 양식으로 복원하는 데 계속 사용할 수 있습니다.

메타데이터 작업이 완료되지 않음

대부분의 DAM 영역과 마찬가지로 메타데이터 구조를 유지하고 개선하는 것은 지속적인 프로세스입니다. DAM의 중요한 측면인 메타데이터는 정확성과 관련성을 보장하기 위해 정기적인 주의가 필요합니다.

효율성과 가치의 균형을 유지하기 위해 비즈니스 및 이해 관계자와 협력할 때 보고 및 사용자 피드백은 필수 요소가 될 것입니다. 적절한 관리와 주의를 기울이면 메타데이터는 자산이 유입될 때와 마찬가지로 DAM에서 원활하게 유출되도록 합니다.