계약 수명 주기 관리 소프트웨어: 더 이상 골칫거리가 아닙니다.

회사 안팎의 모든 달러는 계약에 묶여 있습니다.

계약은 대부분의 비즈니스에 필요한 악이며 법무 부서를 통해 계약을 체결하는 것은 거래 성사를 방해합니다. 그러나 영업, 조달 및 기타 비즈니스 팀은 프로세스를 자동화하는 전문 도구를 가지고 있지만 법무 부서는 수십 년 동안 평범하고 오래된 Word, 이메일 스레드 및 백업 드라이브(온라인 및 오프라인 모두)로 인해 수렁에 빠져 있었습니다.

이것이 CLM(계약 수명 주기 관리) 소프트웨어가 해결하는 문제입니다. CLM 도구는 계약 프로세스의 모든 측면을 하나의 플랫폼에 통합하고 법률과 비즈니스 간의 격차를 해소하여 계약 혼란을 응집력으로 전환하는 데 도움이 됩니다.

계약 수명 주기 관리 시스템은 회사가 이 프로세스를 자동화하고 능률화하는 데 도움이 됩니다. 법률에서 기업에 이르기까지 주어진 계약 또는 거래에 관련된 모든 사람이 처음부터 끝까지 연결되어 관련 정보에 쉽게 액세스할 수 있도록 합니다.

계약 수명 주기 관리에 반드시 전용 소프트웨어가 필요한 것은 아니지만 현대 비즈니스의 복잡성과 급변하는 환경에서는 서로 다른 움직이는 부분을 효과적으로 관리하기 위해 스프레드시트, 폴더 및 이메일 체인 이상의 것이 필요합니다.

계약 수명 주기에는 일반적으로 다음 단계에서 발생하는 다양하고 복잡한 일련의 작업이 포함됩니다.

1. 계약 작성 또는 생성
2. 계약 협업 및 협상
3. 계약 승인
4. 계약 실행
5. 계약 추적, 감사 및 보고
6. 계약 갱신 또는 만료

전통적인 계약 관리 함정

전통적으로 법무팀은 다른 부서와 분리된 사일로 환경에서 일하지만 여전히 모든 비즈니스 측면에 깊이 관여합니다. 이로 인해 계층화된 협업과 기능 간의 정보 흐름 중단으로 인해 병목 현상이 발생하여 프로세스 비효율이 발생합니다.

오래된 모델로 작업하는 법무팀은 다음과 같은 문제에 직면할 수 있습니다.

표준화 부족

계약을 만들고 관리하기 위한 표준화된 프로세스와 템플릿이 없으면 혼돈이 만연해 팀이 서로 다른 형식과 언어로 어려움을 겪게 됩니다. 이것은 계약 추적을 악몽으로 만들 뿐만 아니라 계약 조건을 정확하고 시기 적절하게 시행하는 것을 복잡하게 만듭니다.

균열 사이로 떨어지는 것들

과로한 법률 팀과 무질서한 계약 프로세스의 가장 큰 징후는 중요한 계약 갱신 또는 만료 날짜를 놓치거나 실행된 계약을 추적하는 데 어려움을 겪어 비용이 많이 드는 오류와 규정 준수 부족으로 이어지는 경우입니다.

비즈니스와 법적 우선순위 사이의 정렬 부족

비즈니스 팀과 법무팀 간의 의사 소통이 제대로 이루어지지 않으면 회사의 우선 순위와 일치하지 않게 됩니다. 그들은 생산적인 협업 없이 독립적으로 일하게 될 수 있습니다. 이로 인해 두 팀을 좌절시키고 비즈니스에 부정적인 영향을 미치는 오해와 지연이 발생할 수 있습니다.

불충분한 가시성 및 문서화

특정 계약을 찾고 있거나 그것에 대해 더 알고 싶다면 누구에게 연락하시겠습니까? 이 정보를 쉽게 사용할 수 있습니까? 계약 문서를 제대로 유지 관리하지 않으면 특히 비즈니스가 성장함에 따라 필요할 때 특정 조건을 찾고 참조하기가 어렵습니다.

조직 내 부정적인 인식

필요한 경우 법무팀이 거래나 파트너십을 방해할 수 있기 때문에 계약 체결에 대한 가시성이 부족하거나 법무팀과의 적절한 커뮤니케이션 채널이 부족한 팀은 불만을 품고 그들 사이에 거리가 생길 수 있습니다. 모든 팀이 협력하여 거래를 성사시키고 비즈니스 성공을 보장해야 하므로 법무 부서에 대한 부정적인 인식은 비즈니스에 더 많은 문제를 야기할 뿐입니다.

기술로 기존 계약 프로세스 자동화

계약 수명 주기 관리를 시작하는 가장 쉬운 방법은 먼저 칸반 보드, 프로젝트 관리 소프트웨어, 온라인 스토리지 솔루션 및 스프레드시트와 같은 온라인 애플리케이션을 사용하여 조직의 일부를 계약 저장소로 가져오는 것입니다. 또한 많은 팀에서 전자 서명 도구를 채택하여 서명 수집을 자동화하고 있습니다.

이렇게 하면 다음에서 벗어나는 데 도움이 됩니다.

• 개별 하드 드라이브에 저장된 계약과 같은 오래된 프로세스
• 상황에 맞는 단서를 찾기 위해 이메일 스레드 살펴보기
• 갱신되거나 만료될 수 있는 실행된 계약에 대한 가시성 부족
• 실행을 해결하기 위해 수동으로 계약서에 서명하고 스캔합니다.

전용 CLM 소프트웨어를 사용하여 계약 수명 주기 관리를 간소화하고 장애물을 제거할 수도 있습니다. 전문 계약 관리 도구는 법무팀이 반복적인 수동 작업을 자동화하고 계약 수명 주기의 여러 단계에 대한 통찰력을 제공하며 현재 프로세스에서 개선이 필요한 영역을 식별하는 데 도움이 됩니다.

팀에 CLM 솔루션이 필요한지 확인하는 방법

계약 프로세스 구성에 투자하기 전에 회사에서 CLM의 사용 사례를 검토하십시오. CLM 소프트웨어가 필요합니까?

법무팀이 전통적인 계약 관리 문제로 어려움을 겪고 있다면 CLM 솔루션을 채택하는 것이 최선의 방법일 수 있습니다. 다음은 현재 프로세스를 검토하고 자동화 요구 사항을 식별하기 위한 간단한 연습입니다.

출처: 스팟드래프트

이 연습은 또한 다양한 CLM 솔루션을 평가하고 이해 관계자가 자금을 확보하도록 설득할 때 비즈니스 사례를 만드는 데 도움이 됩니다.

CLM은 법무팀만을 위한 것이 아닙니다.

계약 수명 주기 관리 소프트웨어는 주로 법적 조력자이지만 비즈니스 조력자 역할도 합니다. 전체 조직은 효율적인 계약 관리를 통해 이익을 얻습니다. 서로 다른 팀과 이해 관계자는 사전 승인된 템플릿을 사용하여 계약을 생성하는 것부터 계약 데이터 및 인사이트를 추적하는 것까지 다양한 방식으로 CLM 소프트웨어를 사용하여 법률 및 비즈니스 작업을 간소화할 수 있습니다.

영업팀이 거래를 더 빠르게 성사

CLM 도구는 독립적으로 계약을 작성하고 사용자 정의할 수 있도록 표준화되고 사전 승인된 문서를 판매에 제공합니다. 또한 CRM(Customer Relationship Management) 솔루션과 통합되어 보다 효율적이고 투명한 계약 생성 프로세스를 가능하게 합니다.

CLM을 통해 영업팀은 계약의 전체 구조 및 언어와 씨름하는 대신 거래를 더 빨리 성사하고 가치 제안에 집중하며 특정 조건을 협상할 수 있습니다. 처음부터 계약 조건을 작성하고 협상하는 데 소요되는 시간과 노력을 절약할 수 있습니다. 사전 승인된 템플릿은 계약 완료를 지연시킬 수 있는 오류 또는 누락의 위험을 줄입니다.

또한 계약 관리 소프트웨어는 영업 팀이 계약 협상 프로세스를 간소화하고, 활동을 추적하고, 검토 프로세스를 가속화하고, 계약 상태를 추적하고, 상향 판매 또는 교차 판매 기회를 식별하는 데 도움이 됩니다.

재무는 중요한 가시성과 통찰력을 얻습니다.

계약은 일반적으로 대규모로 추적하고 관리하는 것이 어렵기 때문에 가장 적게 사용되는 데이터 소스입니다. 그러나 CLM 시스템을 통해 재무 팀은 계약 데이터를 사용하여 현금 흐름을 개선하고, 효율성을 높이고, 위험을 줄이고, 정보에 입각한 의사 결정을 내릴 수 있습니다.

적절한 계약 관리는 계약 조건에 따라 적시 지불을 보장하고 현금 흐름을 개선하며 재무 혼란의 위험을 줄입니다. 또한 보다 효율적인 프로세스를 위한 길을 열어 재무 팀이 계약 찾기 및 지불 추적과 같은 수동 작업에 드는 시간과 노력을 절약합니다.

더 나은 계약 관리를 통해 재무 팀은 더 나은 비즈니스 결정을 내리고 재무 계획을 개선할 수 있도록 계약 포트폴리오를 보다 완전하고 정확하게 볼 수 있습니다.

특히 CFO는 계약 정보를 활용하여 정확한 재무 예측을 생성하고 규정 준수를 보장하고 재무 위험을 완화하는 등 CLM 도구에서 놀라운 이점을 얻을 수 있습니다.

출처: 스팟드래프트

조달은 공급업체 계약을 통제합니다.

조달 팀은 정기적으로 많은 공급업체 및 계약을 처리합니다. 또한 프로세스, 공급업체 관계, 재정 상태를 관리하고 갱신 및 만료를 추적합니다.

계약 수명 주기 관리 소프트웨어는 모든 공급업체 계약에 대한 중앙 저장소를 제공하고 계약 수명 주기에 대한 더 나은 가시성과 추적을 제공하여 수명을 더 쉽게 만듭니다. 지불 추적 또는 자동 계약 갱신에 대한 알림 받기와 같은 작업을 자동화합니다.

CLM은 또한 조달 팀이 재무 및 법률과 같은 조직의 다른 팀과 보다 효율적으로 협업하는 데 도움이 됩니다. 승인 프로세스를 자동화하고 조건부 로직을 설정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

특정 값 미만의 계약에 대한 자동 승인을 트리거하고 특정 임계값을 초과하는 계약에 대한 이해 관계자의 요청을 검토하는 시퀀스를 설정할 수 있습니다. 이를 통해 계약이 적절하게 검토 및 협상되고 프로세스 전반에 걸쳐 모든 관련 당사자에게 정보가 제공됩니다.

또한 계약 수명 주기 관리 도구는 조달 팀이 계약 포트폴리오에 대해 더 많은 정보에 입각한 결정을 내리고, 전략 계획을 개선하고, 조달 프로세스에서 비용 절감 또는 기타 개선을 위한 기회를 식별하는 데 도움이 됩니다.

조직의 모든 팀이 향상된 효율성을 누리고 있습니다.

법률, 영업, 재무 및 조달 팀을 지원하는 것 외에도 조직의 CLM 시스템은 계약 및 데이터를 다루는 모든 사람의 비즈니스 과제를 해결합니다.

출처: 스팟드래프트

여기에는 다음이 포함됩니다.

• CLM 소프트웨어를 사용하여 직원 제안서 및 계약서를 정리하고 합리화하는 HR 팀
• 가시성을 높이고 특정 프로젝트와 관련된 계약을 추적하기 위해 이를 사용하는 운영 팀
• 조직 내 데이터 보안을 담당하고 모든 민감한 계약 데이터가 안전한 단일 계약 저장소에 있는지 확인하는 IT 팀

CLM 소프트웨어는 계약 수명 주기를 어떻게 자동화합니까?

계약 관리 소프트웨어는 CRM 소프트웨어에서 계약 요청을 입력하거나 플랫폼에서 직접 계약을 생성하는 것부터 계약 상태를 추적하고 보고서를 생성하는 것까지 계약 수명 주기의 각 단계에 필요한 도구와 기능을 제공합니다.

템플릿 또는 온라인 편집기로 계약 생성

MS Word가 법률 업무에 충분했던 시대는 지났습니다. 오늘날 기업은 계약서 작성 및 편집을 위한 더 나은 솔루션이 필요합니다. 최신 CLM 솔루션은 회사에 계약 생성을 간소화하는 두 가지 방법을 제공합니다.

• 사용자가 이름, 날짜 및 계약 값과 같은 세부 정보를 쉽게 채울 수 있는 사전 승인된 계약 템플릿 을 통해
• 인앱 계약 편집기 를 통해 기존의 워드 프로세싱 소프트웨어를 개선하여 법적 서류 작업을 단순화하도록 특별히 설계된 솔루션을 제공합니다.

계약 협업 및 협상

많은 CLM 소프트웨어에는 팀 구성원 및 다른 비즈니스 기능의 이해 관계자와의 보다 효율적인 공동 작업을 가능하게 하는 기능이 포함되어 있습니다. 이러한 기능 중 일부는 다음과 같습니다.

• 공유 작업 공간
• 액세스 제어를 통한 문서 공유
• 더 많은 유연성을 허용하는 주석 도구
• 검토 또는 승인 요청 관리 및 자동화

일부 계약 추적 도구는 또한 레드라이닝 도구 및 활동 추적을 통해 상대방 협업을 가능하게 함으로써 플랫폼 내에서 계약 협상을 수행하기 위한 솔루션을 제공합니다.

계약 실행 및 전자 서명

전문화된 전자 서명 솔루션이 존재하지만 많은 팀이 단일 플랫폼에서 전체 계약 프로세스를 실행하는 것을 선호합니다. CLM 솔루션은 플랫폼 내에서 기본 또는 통합 전자 서명 솔루션을 제공하여 계약 실행을 가능하게 합니다.

사용자는 실행을 위해 계약을 표시하고, 순서대로 서명을 수집하고, 미리 알림을 보내고, 하나의 플랫폼에서 상태를 추적할 수 있습니다.

계약 저장소 관리

CLM이 법무팀을 위해 해결하는 가장 큰 과제 중 하나는 모든 계약과 관련 문서 및 데이터의 중앙 저장소를 만들고 더 많은 컨텍스트와 투명성을 위해 활동 로그를 제공하는 것입니다.

보고 및 분석

많은 최신 CLM 솔루션은 핵심 성과 지표(KPI) 및 계약 성과를 추적하기 위한 분석 대시보드 및 보고 기능을 제공합니다. 이러한 기능은 이해 관계자가 조달 프로세스에 대한 더 많은 투명성과 통찰력을 얻고, 개선 영역을 찾고, 더 큰 효율성을 달성하고, 작업을 가시적으로 제시하는 데 도움이 됩니다.

다른 도구와 통합

많은 계약 관리 시스템은 Salesforce 또는 Hubspot과 같은 CRM, Slack 또는 Microsoft Teams와 같은 협업 도구, 클라우드 스토리지 솔루션 등과 같은 다른 비즈니스 도구와의 통합을 제공합니다. 통합은 여러 플랫폼으로 작업할 때 작업 효율성을 제공하고 계약 관련 데이터에 대한 보다 포괄적인 보기를 제공합니다.

적합한 CLM 소프트웨어를 선택하는 방법

비즈니스에서 CLM 소프트웨어의 필요성을 확인한 후에는 시장에 나와 있는 다양한 솔루션을 주의 깊게 검토하여 올바른 솔루션을 선택하십시오. CLM 도구는 상당한 투자입니다. 투자 수익(ROI)을 달성하고 계약이 완전히 실패하지 않도록 하려면 선택한 솔루션이 비즈니스 요구 사항 및 팀 작업 방식과 일치해야 합니다.

출처: 스팟드래프트

다음은 계약 관리 솔루션을 평가할 때 고려해야 할 몇 가지 사항입니다.

• 현재 프로세스를 검토하고 해결하려는 문제를 식별합니다.
• 그들이 직면한 문제에 대해 내부 이해관계자와 대화하십시오.
• 필요한 순서대로 기능 및 통합 요구 사항을 나열합니다.
• 예산을 설정하고 예상 ROI를 결정하십시오.
• CLM 시스템에 익숙한 내부 및 외부 사람들로부터 권장 사항을 수집합니다.
• 경쟁 솔루션을 철저히 검토하고, 라이브 데모에 참석하고, 가능한 경우 무료 평가판에 참여하십시오.
• 고객 지원 및 소프트웨어 구현 프로세스를 조사하고 이를 소프트웨어 구현 및 사용에 필요한 지원 수준과 비교하십시오.

가능한 한 철저하고 궁극적으로 평가 프로세스에서 플랫폼을 사용할 내부 이해 관계자를 참여시키는 데 도움이 됩니다.

CLM 성공 보장

대부분의 CLM 구현은 불충분한 계획과 조직 내 수용 부족으로 인해 실패합니다. 기업은 종종 서로 다른 팀과 개인의 프로세스 간에 단절을 발견합니다. 의도한 대로 소프트웨어를 사용하는 사람도 있고 수동 워크플로우를 선호하거나 사용 가능한 솔루션을 알지 못하는 사람도 있습니다.

새로운 솔루션을 배우는 것은 지루할 수 있습니다. 직원들이 CLM 소프트웨어 사용을 꺼려하여 채택률이 낮아지고 구현이 실패할 수 있습니다. 성공적인 CLM 채택과 ROI 달성의 핵심은 신중한 계획과 잘 조직된 롤아웃에 있습니다.

출처: 스팟드래프트

관련된 모든 이해 관계자, 달성하려는 목표, 간소화하려는 프로세스 및 구현 일정에 대한 기대치를 신중하게 고려한 적절한 계획을 만드는 것부터 시작하십시오. 그런 다음 다음 팁에 따라 새 솔루션을 성공적으로 구현하십시오.

• 처음부터 끝까지 전체 구현 프로세스를 관리하고 CLM 공급업체와 조율할 POC를 할당합니다.
• 신속한 채택을 보장하기 위해 CLM을 사용하는 팀 교육에 투자하십시오.
• 서로 다른 팀이 사용할 수 있는 도구를 통합하여 원활한 프로세스를 보장하고 중복을 방지하십시오.
• 롤아웃을 단계적으로 계획하고 기한을 설정합니다.
• 커뮤니케이션 채널을 열고 피드백을 수용하십시오. 마찬가지로 구현 팀과 소통하여 모범 사례를 이해하십시오.
• 시기적절한 구현을 보장하기 위해 지연을 줄입니다.

최선을 다해; 나머지는 CLM 소프트웨어에 맡기십시오

계약 관리 라이프사이클은 비즈니스의 필수 요소입니다. 비용, 규정 준수, 운영 및 성장에 영향을 미칩니다. 계약 관리 소프트웨어를 통해 계약 프로세스를 간소화하고 교차 기능 커뮤니케이션을 개선하는 것은 투명성을 보장하고 처리 시간을 줄이며 법무팀이 보다 전략적인 업무를 수행할 수 있도록 하는 가장 좋은 방법입니다.

계약 운영에서 병목 현상을 발견했든, 확장 조직의 요구 사항과 씨름하는 린 법무 팀을 이끌든, 아니면 현재 프로세스에서 더 많은 효율성을 위한 공간을 만들고 싶든 계약 수명 주기 관리(CLM) 솔루션은 간소화하는 데 도움이 됩니다. 귀하의 비즈니스 요구에 따라 위탁 작업.

소프트웨어 계약을 갱신하는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 소프트웨어 계약 갱신 시점과 작별 인사 시점에 대해 자세히 알아보십시오.