비즈니스 전화 시스템을 선택하는 방법: 종합 가이드

기술은 기업을 위한 다양한 커뮤니케이션 도구를 제공했지만 기업 환경에서 전화의 필요성을 없애지는 못했습니다. 고객 서비스에서 가장 선호되는 채널은 여전히 ​​전화 통화입니다. 그러나 기술 발전으로 인해 이제 기업에서는 업무용 전화 시스템에 대한 다양한 옵션을 갖게 되었습니다.

선택할 수 있는 전화 시스템의 배열을 고려할 때 기업에 적합한 전화 시스템을 결정하는 것은 어려운 것처럼 보일 수 있습니다. 이 글의 목적은 접근 가능한 시스템, 고유한 기능 및 결정 시 고려해야 할 요소에 대한 명확한 세부 정보를 제공하는 것입니다. 이제 시작하겠습니다.

비즈니스 커뮤니케이션을 업그레이드해야 하는 이유

비즈니스 전화 시스템을 조사하는 경우 아마도 비즈니스를 운영하고 있을 것이며 현재 어떤 형태로든 고객과 통신이 이루어지고 있습니다. 아마도 귀하와 귀하의 동료는 업무에 개인 휴대폰을 사용할 수도 있습니다. 업무용 유선전화를 포함하여 회사의 특정 연락 번호를 설정했을 수 있습니다. 그러나 비즈니스 관련 통화를 처리하는 보다 효과적인 방법이 존재하는지에 대해서는 의문이 남아 있습니다.

조사의 기초가 무엇이든 관계없이 비즈니스 요구 사항에 맞는 올바른 시스템을 선택하면 보람을 느낄 것입니다. 요즘 전화 시스템 기술은 이전만큼 비용이 많이 들지 않으며 과거보다 더 뛰어난 정교한 기능으로 더욱 신뢰도가 높아졌습니다. 현재 고객과 소통하는 방법과 선택한 전화 시스템에 따라 회사 전화 시스템 업그레이드를 통해 얻을 수 있는 몇 가지 이점은 다음과 같습니다.

• 중앙 집중식 통신: 개별 휴대폰에 의존하거나 유선 전화 연결이 끊어지면 비즈니스 통화를 처리할 때 오해가 발생할 수 있습니다. 전용 기업 전화 시스템을 사용하면 하나의 주요 지점에서 들어오는 모든 전화를 연결할 수 있습니다.
• 개선된 통화 처리: 더욱 원활한 환경이 조성될 수 있으며, 비즈니스 전화 시스템의 통화 대기, 착신 전환, 자동 전화 교환과 같은 기능을 통해 항상 전화에 응답할 수 있습니다.
• 확장성 및 성장: 필요에 따라 회선 및 내선을 추가할 수 있는 전화 시스템을 통해 비즈니스의 원활한 성장이 가능합니다.
• 통화 통찰력: 통화 추적 및 분석과 같은 도구를 갖춘 비즈니스 전화 시스템을 사용하면 통화를 더 잘 이해할 수 있으므로 시간이 지남에 따라 고객 상호 작용이 크게 향상될 수 있습니다.
• 통합: 비즈니스 전화 시스템에서 수집한 데이터를 CRM이나 헬프 데스크 소프트웨어 등 비즈니스에 사용되는 다른 도구와 병합할 수 있으며 이를 통해 상담원은 고객 참여에 대한 포괄적인 보기를 제공합니다.
• 원격 및 하이브리드 작업: 모바일 앱, 가상 지점, 소프트폰 기능 등의 요소를 갖춘 고급 비즈니스 전화 통신 시스템을 사용하면 하이브리드 및 원격 작업 환경을 손쉽게 처리할 수 있습니다.

관련 항목: VoIP 통신의 미래: 인공 지능이 연결 방식을 혁신하는 방법.

비즈니스 전화 시스템의 유형

분류 방법에 따라 전화 시스템의 수가 결정됩니다. 여기에서 우리의 초점은 이들을 전통적인 유선전화, VoIP 시스템, 가상 전화 시스템으로 나누는 것입니다.

기존 유선전화

지역 전화 회사는 일반적으로 전통적인 유선 전화 시스템을 제공합니다. PSTN(공중교환전화망)으로도 인식됩니다. 이 서비스는 구리 전화선을 통해 귀하의 사업장에 제공됩니다.

회사 내 전용 유선 서비스를 관리하려면 구내 기반 PBX(사설 교환기)가 필수적입니다. PBX는 내선 번호, 통화 전송, 전화번호부 목록 등의 기능을 통신 시스템에 제공하는 하드웨어입니다. 기존의 많은 유선 서비스는 VoIP나 가상 전화 시스템을 사용하는 하이브리드입니다.

신뢰성과 시간 테스트는 유선 시스템 사용의 장점입니다. 그러나 많은 통신 회사가 전통적인 유선 전화에서 전환하고 있다는 사실로 인해 여러 가지 단점이 있습니다. 머지않아 이러한 장치는 쓸모 없게 될 것입니다. 대기업은 일반적으로 하드웨어 및 유지 관리 예산으로 인해 기존 유선 시스템을 저렴하게 유지할 수 있는 유일한 회사입니다. 그럼에도 불구하고 이러한 시스템은 오래된 것으로 낙인찍히는 경우가 많으며 점차적으로 교체되고 있습니다.

VoIP 시스템

VoIP 전화 시스템은 유선 전화에 구식 구리 전화선을 사용하는 대신 기업의 인터넷 연결에 의존합니다. 또한 다음과 같이 고가의 유선 PBX 시스템에서만 사용할 수 있었던 것과 동일한 기능을 제공합니다.

• 자동 교환.
• 통화 대기열.
• 컴퓨터 통합.

귀하의 비즈니스는 보다 저렴한 VoIP 시스템을 통해 이러한 모든 기능을 감당할 수 있습니다. 유일한 한계는 최고의 성능을 위해서는 안정적인 고속 인터넷 연결이 완전히 필요하다는 것입니다. VoIP 전화 시스템도 두 가지 유형으로 제공됩니다.

온프레미스 VoIP

온프레미스 VoIP 시스템을 사용하는 비즈니스를 운영하는 조직에서는 회사 데이터 센터에서 전화용 모든 하드웨어와 장비를 호스팅합니다. 이를 통해 초기 비용이 증가하고 하드웨어 관리를 위한 전담 직원이 필요하기는 하지만 통신 설정에 대한 기업의 완전한 제어가 가능해집니다. 이러한 스타일의 VoIP 설치는 규정 준수 의무를 이행하고 현장 직원이 시스템을 관리하기 위해 데이터에 대한 완전한 보안이 필요한 기업에 적합합니다.

클라우드 기반 VoIP

클라우드 기반 VoIP를 사용할 때 모든 물리적 하드웨어와 지속적인 유지 관리 서비스는 전화 시스템 공급자가 처리합니다. 전화 시스템은 귀하의 비즈니스가 집중해야 할 모든 것입니다. 클라우드 기반 VoIP 사용을 통해 소규모 기업이라도 유지 관리 및 비용의 번거로움을 뺀 VoIP의 추가 기능과 함께 표준 유선 PBX의 가능한 모든 기능에 액세스할 수 있습니다. 회사에서는 인터넷을 사용하여 VoIP 전화 시스템에 연결하기만 하면 됩니다.

가상 전화 시스템

중소기업과 자영업자는 비즈니스 전화 요구 사항에 맞는 최적의 솔루션이 쉽게 액세스할 수 있는 가상 전화 시스템이라는 사실을 종종 발견합니다. 가상 전화 시스템을 사용하면 회사 전화번호로 거는 전화가 다음과 같이 우리가 다룬 다른 시스템의 모든 기능을 갖춘 클라우드 소프트웨어로 라우팅됩니다.

• 확장.
• 통화 전달.
• 통화 분석.
• 통화 추적.

그런 다음 귀하가 선호하는 설정에 따라 모든 수신 통화를 휴대폰, 유선 전화 또는 음성 메일로 전환할 수 있습니다. 다른 시스템과 달리 가상 전화 시스템은 기존 전화 네트워크를 사용하여 통화를 연결하며 적응성은 기존 시스템과 마찬가지로 원격 작업자에게 동일한 기능 액세스를 제공합니다.

참조: 디지털 전화 대 VoIP 전화 시스템 - 장단점.

비즈니스 전화 시스템을 선택할 때 고려해야 할 요소

다양한 전화 시스템이 제공할 수 있는 모든 기능을 살펴볼 때 다음을 포함하여 그 외의 몇 가지 요소를 고려하는 것이 중요합니다.

예산

결론을 내리기 전에 전화 시스템을 구입하는 데 드는 모든 비용을 생각해 보십시오. 자체 호스팅 VoIP 설정은 비즈니스에 제공되는 운영 제어 때문에 매력적일 수 있지만 상당한 초기 비용과 매달 지출하는 것보다 더 많을 수 있는 지속적인 비용을 생각해 보십시오.

확장성

유선 시스템의 경우 확장은 간단한 작업이 아닙니다. 향후 확장이 계획의 일부인 경우 조직의 전화 시스템에 새로운 연락처 번호와 내선 번호를 추가하는 데 어려움이 있는지 다시 확인하십시오. 또한 현재는 사용되지 않지만 선택한 솔루션이 향후 비즈니스 요구 사항을 충족할 수 있도록 나중에 필요할 수 있는 기능을 찾아보세요.

기술적 지원

기술 지원 수준은 귀하가 선택하는 솔루션을 결정하는 핵심 요소입니다. 사내 VoIP를 선택하기로 결정한 경우 팀이 해결할 수 없는 하드웨어 및 소프트웨어 문제에 대한 지원 시스템을 마련하는 것이 필수적입니다. 클라우드 VoIP 또는 가상 전화 프레임워크를 선택하는 경우 해당 기술 지원이 문제에 신속하게 대응하는 것이 중요합니다.

통합

많은 최신 전화 시스템에는 CRM과 같이 비즈니스에서 활용하는 다른 소프트웨어 도구와 통합할 수 있는 기능이 있습니다. 모든 전화 시스템 제공업체는 기술 팀이 자체 개발할 수 있도록 다양한 통합 세트를 보유하거나 API 액세스를 제공할 수 있습니다. 전화 시스템을 정밀 검사하는 주요 목표가 작업 흐름을 단순화하는 것이라면 솔루션이 적극적으로 사용하는 도구와 잘 어울리는지 확인하는 것이 중요합니다.

비즈니스 전화 시스템 제공업체를 선택하는 방법은 무엇입니까?

비즈니스 전화 시스템에 고유한 다양한 요소를 이해하고 해당 유형에 대한 아이디어와 이를 기업 요구 사항에 따라 적용하는 기술을 이해합니다. 결과적으로 이 과정에 시간과 에너지를 투자해야 한다는 분명한 요구가 있습니다. 우리는 지금 전화 시스템 제공업체를 찾기 시작해야 합니다. 이에 도움이 되는 팁은 다음과 같습니다.

• 조사 제공업체: 칭찬할 만한 평판을 자랑하고 예산 범위에 적합하면서도 필요한 모든 기능을 제공하는 전화 시스템 공급업체에 대한 온라인 소프트웨어 비교 웹사이트를 조사해 보세요.
• 평가판 요청: 많은 공급자가 시스템과 개인적으로 상호 작용할 수 있는 무료 평가판 또는 데모 버전을 제공합니다. 이는 유틸리티가 귀하의 모든 필수품과 일치하는지 평가하는 데 귀하와 귀하의 팀을 지원합니다.
• 가격 및 계약 비교: 벤더마다 프레임워크 비용이 다를 수 있습니다. 모든 제공업체로부터 고려 중인 각 패키지의 비용을 평가하십시오. 정확한 평가를 위해 비교 대상 계획에 비즈니스에 필요한 모든 필수 기능이 포함되어 있는지 확인하세요.
• 리뷰를 읽고 추천을 요청하세요. 최고의 추천은 귀하의 업무 분야에서 인정하는 사람들에게서 나올 수 있습니다. 전문적인 전화 시스템에 대한 유사한 요구 사항이 그들에게 있을 수 있으며 귀하에게 적합한 배열을 조언할 수 있습니다.
• 공급자와 협상하십시오. 귀하의 필요에 맞는 비즈니스 전화 시스템 공급자를 선택한 후에는 최종 계약을 두고 흥정하여 가장 좋은 가격을 확보하십시오. 기성 계획은 귀하의 요구 사항에 적합하지 않을 수 있으며 보완적이고 불필요한 기능으로 인해 더 많은 비용이 발생할 수 있습니다. 요구 사항에 맞게 계획을 맞춤화하면 더 나은 거래를 얻을 수 있는 경우가 많습니다.

관련 항목: VoIP 취약성 및 보안 위험: 알아야 할 모든 것.

마지막 생각들

어느 시점에서는 회사의 규모에 관계없이 업무용 전화 시스템이 필요하게 됩니다. 직원과 고객의 경험을 향상시키고 통화 관리를 단순화하며 생산성을 향상시킵니다. 그러나 사용 가능한 다양한 대안 옵션을 고려할 때 이 결정을 가볍게 여기지 않는 것이 중요합니다.

전화 시스템을 선택하기 전에 비즈니스의 특정 요구 사항을 고려하는 것이 필수적입니다. 유선 시스템을 계속 사용하든, VoIP 설정을 선택하든, 가상 전화 시스템을 선택하든 상관없이 이러한 모든 형태에는 비즈니스에 도움이 될 수 있는 장점과 단점이 있습니다. 선택할 수 있는 서비스 제공업체가 많이 있습니다. 그러나 귀하의 회사에 필요한 계약 유형을 결정한 경우; 기능과 사용자 리뷰를 포함한 가격 목록을 검토하면 생산성을 향상시켜 조직 성과를 향상시키는 효율적인 전화 설정 획득에 대한 결정을 신속하게 내릴 수 있습니다.