비즈니스 서신이란 무엇입니까? 전문적으로 의사소통하는 방법

비즈니스 커뮤니케이션은 일반 커뮤니케이션과 다릅니다.

회사 환경의 평균 하루에는 전화, 화상 통화 또는 비즈니스 서신을 통한 커뮤니케이션이 포함됩니다. 직장에서의 의사소통은 형식적이고 전문적입니다. 여유로운 문화 속에서도 문서 작성 소프트웨어 로 서신을 작성하고 기록해야 합니다 .

비즈니스 서신은 종종 사적이고 기밀이며 그 성격은 보내는 이해 관계자에 따라 다릅니다. 주제는 간결하고 목적 지향적이어야 하며 즉각적인 관심을 불러일으켜야 합니다.

모든 연사 초대, 평가, 벤더 지불 또는 고객 후속 조치에 대해 비즈니스 서신을 작성할 수 있습니다.

이상적인 비즈니스 서신을 작성하려면 수신자에게 특별한 주의를 기울여야 합니다. 투자자에게 편지를 쓸 때 귀하의 언어는 설득력 있고 명확해야 합니다. 갓 온보딩한 클라이언트에게 이메일을 보내는 경우 제품 구현 일정을 나열하십시오. 또한 편지를 보내는 동안 조직의 공식 서신을 사용했는지 확인하십시오.

우리가 논의할 비즈니스 편지의 몇 가지 예는 채용 담당자 이메일, 감사 편지, 추천 편지, 감사 편지 및 클라이언트 온보딩 편지입니다.

사용 사례에 관계없이 비즈니스 편지는 선명하고 행동 중심적이며 전문적으로 들려야 합니다. 작문 기술을 연마하고 다가올 일에 대비하십시오.

이해하기 쉬운 비즈니스 편지 형식

먼저 비즈니스 서신의 형식을 지정하는 방법에 대해 이야기해 보겠습니다. 각 편지의 세부 사항은 다르게 보이지만 일반적인 비즈니스 편지를 보내야 하는 경우 구조적 표현으로 이동해야 합니다.

1. 제목: 다른 편지와 마찬가지로 주소와 날짜가 포함된 제목이 있어야 합니다.

2. 인사말 : 다음으로 인사말을 작성합니다. 이름을 언급하십시오. 편지를 보낸 사람과 받는 사람의 이메일, 지정 및 주소. 표준 형식은 받는 사람의 이름 뒤에 직위, 회사 및 주소가 오는 것입니다.

2. 그런 다음 제목이 나옵니다. 다음 섹션으로 이동하기 전에 비즈니스 편지의 논점을 한 줄로 요약하십시오.

그런 다음 편지의 본문이 나옵니다. 수신자를 이름으로 참조해야 합니다. 상대방의 이름을 모르면 "To Whom It May Interest"로 편지를 보낼 수 있습니다.

(매우 중요한) 비즈니스 서신 작성을 마치면 공손한 서명으로 서명합니다.

프로젝트의 성공과 개선을 평가하는 데 사용할 수 있는 대략적인 비즈니스 서신 서식 파일을 만들기 위해 모든 것을 종합해 봅시다.

비즈니스 편지 모범 사례

편지 쓰기에 익숙해지면 비즈니스 편지는 생일 파티 초대장이 아님을 기억하십시오. 또는 팀원들과 함께하는 연례 바비큐 만찬. 농담은 건너뛰고 바로 본론으로 들어가야 합니다.

메시지가 의도한 대로 수신되었는지 확인하는 한 가지 방법은 편지의 고유한 목적에 관계없이 다음 모범 사례를 준수하는 것입니다.

• 교정: 편지를 두세 번 검토하여 문법 및 철자 오류를 확인하십시오. 이것은 당신이 당신의 의사 소통에서 더 기민하게 보일 것입니다.
• 동료 편집 : 문서를 기꺼이 편집해 줄 친구, 동료 또는 멘토가 있다면 주저하지 말고 요청하세요. 신선한 마음으로 편지를 살펴보는 것은 당신의 두뇌가 얼버무린 실수를 잡아낼 것입니다.
• 파일 형식: 편지가 요청한 파일 형식과 일치하는지 확인하십시오. 예를 들어 커버 레터를 PDF로 보내되 회사의 선호도에 따라 판매 레터를 보냅니다.
• 이름 철자 확인: 이미 교정에 대해 언급한 것을 알고 있지만 이름의 철자가 올바른지 확인하는 단계가 필요합니다. 이것은 커버 레터와 의향서에 특히 해당됩니다. 개인이나 단체의 이름을 제대로 붙인다는 것은 존경의 표시다.
• 편지 길이: 비즈니스 편지의 단어 길이를 제어합니다. 화려한 전문 용어나 서론은 건너뛰고 가능하면 글머리 기호로 내용을 나열하십시오. 명확한 어조로 우려 사항을 하나씩 분해하십시오. 수신자를 대량 이메일 발송자와 혼동하지 마십시오.
• 올바른 어조: 편지를 쓸 때 빈정거림을 피하십시오. 받는 사람이 특정 작업을 완료하도록 강요받거나 명령받는 것처럼 느끼는 단계가 없도록 하십시오. 직관적이고 공감적이며 친절해야 좋은 전문가의 초석이 됩니다.

우리는 중요성을 지닌 어떤 종류의 비즈니스 서신에 손가락질을 할 수 없습니다. 하나의 비즈니스 서신은 다른 서신과 동일한 내용을 가질 수 없습니다. 따라서 대략적인 초안을 따라가며 매번 수정하는 것은 잘못된 것일 수 있습니다.

비즈니스 서신의 종류

비즈니스 서신은 목적에 따라 나뉩니다. 모든 커뮤니케이션이 동일한 메시지를 보내는 것을 목표로 하는 것은 아닙니다. 어떤 편지는 회사에서의 시간을 끝냅니다. 다른 사람들은 새로운 고용 관리자에게 당신을 주목하게 합니다. 일부는 직원으로서의 재직 기간을 요약한 것입니다. 나머지는 현재 작업 공간에 대한 만족도를 측정하기 위한 설문 조사입니다.

다음은 의미를 더 잘 이해하는 데 도움이 되는 비즈니스 서신 샘플과 함께 다양한 비즈니스 서신 형식 목록입니다.

직장 내에서 전문적인 관계를 유지하려면 다음 유형의 문자와 사용 시기를 숙지하십시오.

1. 채용 담당자에게 이메일 보내기

기업 세계의 늪에 들어갈 때 자신을 보호할 방법을 찾으십시오. 모든 구직자는 지원서와 개인 정보를 작성하고 이력서를 제출합니다. 그것은 훈련 된 눈을 잡지 않습니다. 이 중복의 도랑에 빠지는 것을 어떻게 막을 수 있습니까? 채용 담당자에게 이메일을 보내면 됩니다.

우리는 현재 세기의 가장 경쟁적인 단계를 목격하고 있습니다. 공석마다 후보자가 수백, 심지어 수천 명씩 줄을 섭니다. 초급 역할에 대한 직무 설명에는 "탑 티어 MBA", "5년 경력" 등과 같은 비현실적인 기대가 포함됩니다. 겸손한 지원자들은 학계의 역사를 에이스하지 않으면 갈 곳이 없다. 잠재적인 채용 담당자에게 잘 작성된 이메일은 당신을 이 틀에서 벗어나 당신의 지원서를 빛나게 할 수 있습니다.

2. 커버레터

커버 레터는 취업 기회를 고려하고자 할 때 회사에 보내는 편지입니다. 이력서에 언급된 내용 외에 지금까지 다루었던 전문적인 여정의 추가 측면을 다룹니다. 당신은 당신의 마음으로 채용 담당자를 유치하기 위해 개인적으로 가서 몇 가지 단점을 만질 수 있습니다. 커버 레터는 일반적으로 입사 지원서 및 이력서와 함께 제출됩니다.

커버 레터는 당신이 누구인지 당신을 고용하는 것을 목표로 합니다. 이것은 그들이 일반적으로 귀하의 다른 전문 자료에서 수집할 수 없는 정보입니다.

커버 레터를 작성하는 방법에 대한 자세한 내용은 커버 레터에 대해 알아야 할 모든 내용을 읽어보십시오.

기업 세계에서 일자리를 얻으려고 할 때마다 커버레터를 작성해야 합니다. 많은 구직 지원서에서 자기 소개서는 선택 사항이라고 말합니다. 그러나 어쨌든 하나를 작성하는 것이 좋습니다.

3. 감사편지

감사 편지는 받는 사람이 귀하에게 제공한 도움이나 시간에 대한 감사의 표시입니다. 도전을 헤쳐나가고 자신감을 갖도록 도와준 잠재적인 면접관, 관리자 또는 동료에게 감사 편지를 쓸 수 있습니다. 일반적으로 전문적인 감사 편지는 면접을 보고 취업을 고려한 후보자로부터 고용 관리자 또는 면접관에게 작성됩니다.

감사 편지는 잠재적인 새 조직에 감사를 표시하는 방법일 뿐만 아니라 관리자에게 당신이 주도권을 잡는 것을 두려워하지 않는다는 것을 보여주는 방법입니다.

승진 후 감사 편지의 예

존경하는 [Mr.] 또는 [Mrs.] [관리자 이름]

제목: [새로운 직위]로 승진해 주셔서 진심으로 감사드립니다.

저를 [신임 직위명]의 탐나는 역할로 승진시켜 주신 것에 대해 진심으로 감사드립니다. 오늘 이 소식은 깜짝 놀랐고 저를 경악하게 만들었습니다. 모든 직원에게 자신의 업무에 대해 이해하고 평가하고 평가하는 것보다 더 큰 선물은 없습니다. 저를 믿고 멘토링해 주시고 믿음의 도약을 할 수 있도록 격려해 주신 것에 대해 전적으로 감사드립니다.

[직위 이름]의 새로운 직책을 준비하면서 성실, 팀 노력 및 지속적인 개선이라는 미덕을 지킬 것을 약속합니다. 나는 많은 것을 배웠고 여정에서 여기까지 온 것을 행운으로 생각합니다. 나는 더 큰 봉우리를 목표로 하고 탁월함의 새로운 기준을 설정하기를 희망합니다.

다시 한번 감사드립니다!

최상의,

[당신의 이름]

여러 가지 이유로 전문적인 감사 편지를 써야 하지만 이 시나리오에서는 편지를 고용주에게 바치는 송가로 언급하고 있습니다. 인터뷰 대상자는 개인 비디오 인터뷰를 준비하기 전에 고용주에게 감사 인사를 해야 합니다.

4. 사직서

  사직서는 현재 고용주에게 잠시 후 더 이상 일하지 않을 것임을 공식적으로 알립니다. 보다 극단적이거나 긴급한 경우에는 사직서가 고용주에게 회사를 그만두고 즉시 효력이 발생함을 알립니다.

대부분의 시나리오에서 직원은 2~3주 전에 통지하고 이 서신을 제출합니다. 즉, 고용주에게 퇴사한다고 알렸지만 대체 직원을 고용하거나 직원을 완전히 잃는 전환을 돕기 위해 미리 정해진 시간 동안 계속 일할 것입니다.  

전 고용주에게 완전한 최종(FnF) 합의를 요구하려면 다음 초안을 사용하십시오.

직장을 그만둘 준비가 되었을 때 사직서를 작성해야 합니다. 귀하가 제공하는 통지의 양은 전적으로 귀하의 상황에 따라 다릅니다. 그러나 향후 2~3주 이내에 그만둘 준비가 되지 않는 한 사직서를 제출하지 마십시오.

5. 추천서

추천서는 지원자의 기술과 경험을 보증하는 전문적 또는 개인적 인맥이 작성하여 새로운 구인 제안을 받는 데 도움이 되기를 바랍니다. 추천서는 종종 이전 관리자 또는 다른 임원 또는 교사, 교수 및 멘토가 작성합니다. 추천서는 때때로 친구나 이웃이 작성하지만 자주는 아닙니다.

누가 작성하든 지원자와 함께 일하거나 감독한 전문가의 경험에 대한 긍정적인 이야기여야 합니다. 특정 일화를 언급하고 후보자의 성격 측면을 설명해야 합니다. 추천서는 "추천서"라고도 합니다.

추천서를 작성하라는 요청을 받은 경우 추천서를 작성해야 합니다. 그 사람의 성격과 업무 경험에 대해 정직하고 긍정적으로 말할 수 있는 경우에만 예라고 대답해야 합니다. 잘 알지 못하거나 좋게 생각하지 않는 사람이 추천서를 써달라고 하면 정중하게 거절하는 것이 좋을 것 같습니다.

6. 의향서

의향서는 정확히 들리는 대로입니다. 귀하의 의도를 선언하는 편지입니다. 의향서는 다양한 당사자 간의 계약을 형성하는 데 사용됩니다. 제안서 작성, 구직 신청 또는 수락, 특정 거래에 동의할 때 사용할 수 있습니다.

의향서는 특정 작업에 대한 확인을 표시합니다. 새 프로젝트에 할당되었지만 시작하는 방법을 모를 수 있습니다. 의향서는 호감도를 표시하고 지침을 구하는 데 도움이 되며 상황을 개선할 수 있습니다.

의향서를 사용하여 향후 우려 사항을 전달하고 기본 설정을 발표하거나 공개할 수 있습니다. 의향서(Letter of Intent)는 양 당사자를 공통 이해 관계의 다리와 "암시적" 계약으로 구속합니다.

8. 판매 편지

판매 이메일로 더 잘 이해되는 판매 편지는 독자가 제품이나 서비스에 대해 자세히 알아보도록 참여하고 관심을 갖기 위해 존재하는 커뮤니케이션의 한 형태입니다.

판매 편지를 작성하는 방법에 관한 여러 가지 전략이 있습니다. 궁극적으로 회사가 플레이북에 제시한 전략을 추구해야 합니다. 그러나 모든 판매 편지에는 클릭 유도 문안과 독자가 관심을 가질 경우 연락 방법이 포함되어야 합니다.

전문가나 조직의 관심을 얻고자 할 때 영업 편지를 작성해야 합니다. 즉, 거래나 판매에서 누군가의 관심을 끌기를 바랄 때입니다.

9. 항의 편지

불만 편지는 조직이나 개인과 함께 선택할 뼈가 있을 때 쓰는 편지입니다. 귀하의 우려 사항을 내부 고발하고 각광을받습니다. 하나의 불만 사항이 다른 여러 팀원을 대신하여 말할 수 있습니다. 끔찍한 고객 서비스를 받았거나 귀하를 부적절하게 타겟팅하는 광고를 발견했다고 가정하십시오.

불만 편지를 작성하여 조직에 상황을 알리고 다음 단계를 결정할 수 있도록 합니다.

제목에 "불만"이라는 단어가 있지만 모든 불만 편지가 일부 잘못에 대해 회사를 조사하는 분노 문서일 필요는 없습니다. 의지에 대한 몇 가지 제안된 기대치에 대한 귀하의 불만에 대한 간단한 설명일 수 있습니다.

하지만 화가 나면 화를 내십시오.

불만 사항이 있는 경우 불만 편지를 작성해야 합니다. 물론 요즘에는 불만을 제기할 수 있는 다른 방법이 많이 있습니다(운이 좋은 고객 서비스 담당자).

누군가가 회사의 고객 서비스 핫라인에 전화를 걸거나 심지어 온라인에서 담당자와 채팅하는 것을 보는 것이 더 일반적입니다. 편지는 의사 소통의 보다 공식적인 방법이지만 이 문제에 대해 충분히 심각하다는 메시지를 전달합니다.

10. 조정서

조정 서신은 불만 서신에 응답하는 회사 또는 개인입니다. 편지에는 사건에 대한 회사의 입장이 명확하게 기술되어야 합니다.

고객의 편을 든다면 즉시 그 사실을 알리십시오. 고객 편에 서지 않는 경우 탁월한 고객 서비스를 제공하면서 이를 명확하게 전달해야 합니다.

회사가 고객으로부터 불만 편지를 받은 후에 조정 편지를 작성해야 합니다. 체면을 보호하고 고객 충성도를 유지하려면 지원 문의에 응답하는 것이 중요합니다.

11. 주문서

주문서는 비즈니스 관리자 또는 소유자가 제조업체에 구매할 세부 사항을 전달하는 문서입니다. 주문서에는 수량, 크기, 색상, 제품 이름, 주문 번호, 예상 가격과 같은 정보가 포함됩니다.

주문 서한은 종종 공식 비즈니스 서신이 아닌 형식으로 서식이 지정됩니다. 양식과 스프레드시트를 사용하면 개인이 원하는 더 큰 그림을 더 쉽게 이해할 수 있기 때문입니다.

소매 판매용 도매 상품을 구매할 준비가 되면 주문서를 작성해야 합니다. 일부 비즈니스 관리자 및 소유자는 주문서에 상품에 대한 지불을 포함하므로 준비가 되어 구매할 수 있을 때까지 주문서를 보내지 않는 것이 중요합니다.

12. 확인서

승인 문자는 주문 확인서와 같습니다. 기업은 고객이나 관계가 이전에 전화, 이메일, 편지 등을 받았음을 알리기 위해 발송합니다.

확인 편지는 아무 것도 보장하지 않습니다. 그들은 또한 기업이 상황을 개선하기 위한 조치를 취했음을 알리지 않습니다. 오히려 그들은 고객에게 그들이 들었다고 말합니다.

기업은 개인이나 조직이 서신을 받았다는 것을 알 필요가 있다고 생각하는 경우 확인 편지를 작성해야 합니다. 원래 커뮤니케이션에서 매장 내 부상과 같이 심각한 문제로 간주되는 경우 특히 필요합니다.

확인서는 귀하가 조치를 취했음을 의미하지 않습니다. 오히려 안심할 수 있는 읽음 확인과 같은 비즈니스입니다.

편지에

비즈니스 서신은 상황의 간결함을 설명하고 해를 끼치지 않고 해결할 수 있는 방법을 제안합니다. 전문 커피 테이블 대화를 대체한다고 생각하십시오. 비전문성을 흘리지 않도록 펜을 조심스럽게 잡아야 합니다.

바라건대 이것은 비즈니스 서신에 대한 아이디어를 제공합니다. 상대방이 이의를 제기할 말이 거의 없도록 공식적인 상호 작용 방식으로 만드십시오.

회사 문화가 강할수록 부정적인 비즈니스 서신은 줄어듭니다. 최고의 회사 문화 관행을 통합하고 직원 만족의 최전선에 서십시오.