자동화 101: 자동화가 인보이스 처리에 어떻게 도움이 되는지 알아보세요.

사업을 운영하는 경우 많은 송장을 처리할 가능성이 있습니다. 송장 처리를 담당하는 AP(미지급금) 또는 AR(미수금) 부서가 있을 수 있습니다. 또는 인보이스 발행을 직접 처리할 수도 있습니다.

두 경우 모두 인보이스 처리가 시간이 많이 걸리고 지루한 작업이 될 수 있음을 알고 있습니다. 그리고 실수를 하면 사업 비용이 들 수 있습니다. 여기에서 자동화가 필요합니다. 인보이스 처리를 자동화하면 시간을 절약하고 실수를 방지할 수 있습니다.

자동 송장 처리 시스템은 송장 생성, 전송 및 관리와 관련된 작업을 자동화하고 반복 작업을 자동화하여 시간을 절약하는 소프트웨어입니다.

그러나 인보이스 자동화란 정확히 무엇이며 인보이스 처리에 어떻게 도움이 됩니까? 인보이스 자동화에 대한 궁극적인 가이드에서 이에 대해 자세히 알아보십시오. 시작하자!

송장 처리 시스템이란 무엇입니까?

인보이스에는 여러 단계가 포함됩니다.

1. 송장에서 데이터 캡처
2. 구매 주문 일치
3. 승인을 위해 인보이스 보내기
4. 결제에 대한 인보이스 승인
5. 지불 처리 및 기록을 위한 세부 정보 등록

수동 송장 처리 시스템에서는 직원이 각 송장의 데이터를 시스템에 수동으로 입력해야 하므로 시간이 많이 걸리고 인적 오류가 발생하기 쉽습니다.

반면에 자동화된 송장 처리 시스템은 송장 생성, 전송 및 관리와 관련된 작업을 자동화합니다. 송장 처리 시스템은 기업이 송장에서 데이터를 자동으로 캡처하도록 도와줍니다. 이 시스템은 송장 작성에서 지불 발행에 이르기까지 송장 발행과 관련된 다른 많은 작업을 자동화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

시장에는 다양한 송장 처리 시스템이 있습니다. 그 중 일부는 템플릿 기반 반자동 솔루션인 반면 일부는 스마트 AI 기반 종단간 자동화 솔루션입니다. 솔루션 선택은 사용 사례와 달성하려는 목표에 따라 다릅니다.

송장 처리 시스템 을 자동화하면 다양한 기능을 얻을 수 있지만 가장 중요한 것은 반복 작업을 자동화하여 시간을 절약한다는 것입니다. 자동화된 소프트웨어를 사용하면 직원이 더 중요한 작업에 집중할 수 있고 수익을 개선할 수 있습니다. 자동화된 송장 처리 솔루션은 구매 주문서에서 송장을 생성하고 지불을 추적하고 환불을 발행하는 데 도움이 됩니다.

자동화가 인보이스 처리에 도움이 되는 방법

수동 송장 관리는 지루하고 시간이 많이 걸리는 작업이며 비즈니스 위험이 있으며 송장 사기 및 재무 제표 오류 가능성을 높일 수 있습니다.

자동화를 통해 이러한 문제를 방지하고 비즈니스에 추가적인 이점을 창출할 수 있습니다. 비즈니스를 보다 효율적으로 만드는 데 도움이 되는 방법은 다음과 같습니다.

향상된 정확도

자동화의 가장 큰 장점 중 하나는 실수를 방지하는 데 도움이 된다는 것입니다. 예를 들어 자동화된 송장 처리 소프트웨어는 구매 주문서 또는 기타 데이터 소스의 데이터를 기반으로 송장을 자동으로 생성할 수 있으므로 수동 데이터 입력이 필요하지 않습니다.

증가된 속도

자동화는 송장 처리 속도를 높이는 데도 도움이 됩니다. 또한 소프트웨어는 인보이스 생성 또는 환불 발행과 같은 반복적인 작업을 자동화하여 비즈니스의 다른 영역을 개선하는 데 사용할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다.

더 나은 조직

자동화를 통해 인보이스를 체계적으로 관리할 수 있습니다. 인보이스 자동화 소프트웨어는 한 곳에서 모든 인보이스를 추적할 수 있으므로 결제 누락 및 연체료를 방지할 수 있습니다. 결과적으로 고객을 추적하는 것이 더 쉽습니다.

더 높은 비용 효율성

자동화는 수동 데이터 입력 및 기타 수동 작업의 필요성을 제거하여 비용을 절감할 수 있습니다. 결과적으로 귀하의 부기는 보다 비용 효율적이고 간소화됩니다.

인적 오류의 여지 감소

비즈니스가 성장함에 따라 불필요한 수동 작업과 복잡성을 피하는 것이 중요합니다. 자동화는 연체료로 이어질 수 있는 결제를 잊는 것과 같은 실수를 방지하는 데 도움이 됩니다.

송장 처리를 자동화하는 방법

인보이스 처리 자동화에 관심이 있다면 몇 가지 해야 할 일이 있습니다.

다양한 소프트웨어 옵션을 사용할 수 있으므로 필요와 사용 사례에 맞는 소프트웨어를 찾는 것이 중요합니다. Docsumo는 자동화된 인보이스 처리를 통해 설정을 지원할 수 있습니다. 지능형 OCR 기술이 적용된 AI 소프트웨어를 사용하여 인보이스를 실행 가능한 데이터로 변환합니다.

데이터를 변환한 후 송장 자동화 소프트웨어를 회계 소프트웨어와 통합해야 자동으로 송장을 생성하고 지불을 추적할 수 있습니다.

마지막 단계로 자동 결제를 설정해야 합니다.

인보이스 처리를 자동화하는 10단계

1. 가이드라인 설정: 자동으로 처리할 수 있는 인보이스 유형을 결정합니다. 어떤 유형의 인보이스를 소프트웨어에 추가할 수 있는지에 대한 지침이 있으면 특정 인보이스만 처리되므로 프로세스가 더 정확해집니다.
2. 인보이스 수신 방법 결정: 인보이스 수신 채널을 이해하면 모든 인보이스가 유사하게 수신되도록 자동화를 간소화할 수 있습니다.
3. 인보이스 데이터를 자동으로 캡처하도록 시스템 설정: 자동화된 인보이스 처리 시스템을 사용하면 오류가 발생하기 쉬운 수동 데이터 입력이 필요하지 않습니다.
4. 캡처된 데이터의 정확성 검증: 데이터 검증은 처리 중인 정보가 올바른지 확인합니다.
5. 승인을 위한 인보이스 라우팅: 승인 대기열은 인보이스가 즉시 승인되도록 도와줍니다.
6. 전자 결제 생성: 시간 과 비용을 절약 할 수 있습니다!
7. 자동으로 결제 조정: 결제를 조정하면 모든 인보이스가 정시에 전액 지불되도록 하는 데 도움이 됩니다.
8. 송장 상태에 대한 가시성 제공: 처리된 송장과 처리되지 않은 송장을 추적하는 데 도움이 됩니다.
9. 인보이스를 자동으로 처리할 수 없는 경우 예외 허용: 예외 프로세스를 통해 문제가 있는 인보이스를 제때 처리할 수 있습니다.
10. 시스템을 지속적으로 개선: 일단 설정되면 시스템이 항상 최신 상태이고 효율적인지 확인합니다.

결론

송장 처리는 시간이 많이 걸리고 지루한 작업일 수 있지만 비즈니스 운영에 필요한 부분입니다. 인보이스 처리를 자동화하면 시간을 절약하고 실수를 방지할 수 있습니다.

자동화 송장 처리 시스템이 제공할 수 있는 기능은 다양하지만 가장 중요한 것은 반복 작업을 자동화하여 시간을 절약한다는 것입니다. 직원이 더 중요한 작업에 집중하고 수익을 개선할 수 있습니다.