완벽한 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택하기 위한 가이드

프로젝트 관리 없이 프로젝트를 관리하려는 것은 계획 없이 축구 경기를 하려는 것과 같습니다.

– 캐서린 테이트

프로젝트를 효과적으로 관리하는 것의 중요성은 실시간 프로젝트에서 작업할 때 중요해집니다. 소기업 소유주 또는 팀 리더로서 고품질 결과물로 프로젝트를 제시간에 완료하는 것은 항상 어려운 일입니다. 그러나 최근 몇 년 동안 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 소기업에서 이 작업을 덜 어렵게 만들었습니다. 글로벌 시장에서 다양한 옵션을 사용할 수 있으므로 비즈니스에 가장 적합한 소프트웨어를 선택하는 것은 압도적일 수 있습니다. 이 결정을 내리는 데 도움이 되도록 비즈니스를 위한 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택할 때 다음 팁을 고려하십시오.

1 . 요구 사항 정의:

구매하기 전에 요구 사항을 정의하는 것처럼 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택하기 전에 요구 사항을 정의하는 것이 중요합니다. 다양한 옵션을 사용할 수 있으므로 비즈니스에 가장 적합한 소프트웨어는 팀의 비즈니스 요구 사항에 따라 달라집니다. 선택 프로세스를 지원하려면 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택할 때 다음 요구 사항을 고려하십시오.

• 사용자 수: 비즈니스에 소프트웨어를 사용할 사용자 수를 고려하십시오.
• 효과적인 커뮤니케이션: 소프트웨어에는 중복을 피하기 위한 알림과 같이 팀 구성원 간의 효과적인 커뮤니케이션을 촉진하는 기능이 있어야 합니다.
• 통합 옵션: 소프트웨어에서 팀에서 사용하는 다양한 도구와 통합할 수 있는 옵션을 찾으십시오.
• 기능: 소프트웨어가 제공하는 기능을 평가하고 특정 프로젝트에 유용한지 고려하십시오.
• 사용 용이성: 팀 구성원이 소프트웨어를 쉽게 탐색하고 사용할 수 있는지 고려하십시오.
• 저장 용량: 소프트웨어의 저장 용량을 살펴보십시오.
• 보안: 비즈니스 데이터를 보호하기 위해 소프트웨어가 제공하는 보안 기능을 평가합니다.
• 지속적인 진화: 증가하는 사용자 및 프로젝트 수를 수용하여 비즈니스가 성장함에 따라 변화하는 비즈니스 요구 사항에 맞게 진화하고 적응할 수 있는 소프트웨어를 고려해야 합니다.

위에서 설명한 일반적으로 고려되는 매개 변수 외에도 비즈니스에는 작업 중인 프로젝트에 특정한 고유한 요구 사항이 있을 수 있습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택할 때 보다 일반적인 요구 사항과 함께 이러한 특정 요구 사항을 고려하고 우선 순위를 지정하는 것이 중요합니다.

2 . 소프트웨어 조사:

기술의 급속한 성장으로 다양한 작업을 위한 앱과 소프트웨어의 수가 날로 증가하고 있습니다. 그러나 시중의 모든 소프트웨어가 귀하의 비즈니스 요구에 적합한 것은 아닙니다. 따라서 프로젝트 요구 사항을 충족하는 소프트웨어를 선택하기 전에 사용 가능한 프로젝트 관리 소프트웨어에 대한 철저한 조사를 수행하는 것이 중요합니다. 연구를 돕기 위해 다음을 수행할 수 있습니다.

• 최고의 프로젝트 관리 소프트웨어 목록을 작성하고 각각의 기능을 조사하십시오.
• 소프트웨어 사용 경험에 대한 통찰력을 얻으려면 고객 리뷰를 읽으십시오.
• 업계 웹 사이트에서 권장 사항을 찾으십시오.
• 동료 및 업계 사람들로부터 피드백을 받습니다.
• 각 소프트웨어가 허용하는 사용자 수를 살펴보십시오.
• 각 소프트웨어가 프로젝트 상태, 날짜 및 납품 일정/타임라인을 업데이트하기 위해 제공하는 액세스 및 제어 수준을 평가합니다.
• 각 소프트웨어에서 제공하는 유용한 기능의 수를 비교하십시오.

다음 단계를 따르면 비즈니스 요구 사항에 가장 적합한 소프트웨어를 선택할 때 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다.

삼 . 소프트웨어 테스트:

소프트웨어를 선택한 후 다음 단계는 철저한 테스트를 수행하는 것입니다. 많은 소프트웨어 공급자가 제품의 기능을 평가하는 데 사용할 수 있는 평가판 버전을 제공합니다. 테스트를 시작하기 전에 다양한 작업 스타일과 다양한 유형의 프로젝트 작업 경험을 가진 구성원으로 구성된 소규모 팀을 구성하는 것이 중요합니다. 각 팀원은 소프트웨어의 모든 기능을 개별적으로 테스트해야 합니다. 또한 실제 프로젝트를 테스트 케이스로 할당하여 실제 시나리오에서 소프트웨어가 어떻게 작동하는지 평가할 수 있습니다.

4 . 팀의 피드백:

팀에서 소프트웨어 테스트를 완료한 후에는 각 팀 구성원으로부터 자세한 피드백을 수집하는 것이 중요합니다. 피드백 세션 중에 소프트웨어가 비즈니스에 어떻게 도움이 되는지 이해하기 위해 다음과 같은 질문을 할 수 있습니다.

• 프로젝트 관리 소프트웨어의 전체 워크플로
• 소프트웨어에서 세부 정보를 업데이트하는 것이 얼마나 쉬운지와 소요되는 시간
• 소프트웨어와 관련된 통합 도구 응답성
• 소프트웨어의 알림 기능
• 팀 구성원이 프로젝트에 도움이 될 것이라고 생각하는 특정 기능.

팀 구성원과 이러한 질문에 대해 논의하면 대체 소프트웨어를 구매할지 또는 고려할지 여부를 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다. 소프트웨어를 완성한 후에는 사용자 수, 기간 및 해당 소프트웨어 비용을 고려하여 예산을 책정할 수 있습니다.

5 . 소프트웨어 구현:

프로젝트 관리 소프트웨어를 확정하고 구매한 후에는 구현에 집중하는 것이 중요합니다. 소프트웨어를 구현할 때 다음 사항을 고려하는 것이 중요합니다.

• 타임라인: 모든 사람을 참여시킬 시기, 프로젝트를 처리하는 방법, 프로젝트를 분산시킬지 또는 한 번에 완료할지 여부.
• 교육: 교육을 제공할 사람과 교육을 제공하는 방식에 따라 어떤 종류의 교육 방법이 다른 사람들에게 적용됩니까?
• 통합: 통합을 설정할 시기, 설정에 참여할 사람, 통합해야 하는 도구.

프로젝트 관리 소프트웨어를 활용하면 프로젝트 관리 작업을 크게 단순화할 수 있습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

• 프로젝트 계획의 용이성
• 리소스의 효과적인 관리 및 균형 조정
• 팀 구성원 간의 의사 소통 촉진.

최상의 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택하는 다양한 방법이 있지만 여기에 설명된 단계는 비즈니스에 가장 도움이 되는 소프트웨어를 결정하기 위한 견고한 기반을 제공합니다.