효과적인 비즈니스 서신의 7가지 필수 요소

서신은 모든 비즈니스 커뮤니케이션의 필수 부분입니다. 이메일, 비즈니스 제안서 및 기타 문서를 올바르게 작성하기 위해 따라야 할 많은 규칙이 있습니다. 이 게시물에서는 비즈니스 서신을 정확하고 정확하게 만드는 방법에 대한 모든 필요한 정보를 찾을 수 있습니다.

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당신이 학생이라면

많은 학생들이 비즈니스 서신 작성과 기타 유형의 문서 및 서신에 대한 최신 데이터를 찾고 있습니다. 사실 이 주제는 많은 학교, 대학 및 대학에서 가장 일반적인 학업 과제 중 하나입니다. 그러나 모든 학습자가 이러한 유형의 작업을 처리할 수 있는 것은 아닙니다. 당신이 그들 중 하나라면 이 문제에 대한 훌륭한 해결책이 있습니다. 학술 작문 서비스를 사용하여 가장 짧은 기간 내에 모든 논문을 완성할 수 있습니다.

그러나 안정적인 글쓰기 솔루션을 선택하는 방법은 무엇입니까? 평판이 좋은 서비스를 찾지 못하면 어떻게 됩니까? edubirdie는 합법적입니까? 이러한 질문에 대한 답을 찾으려면 다른 학생들이 공유한 다양한 작문 웹사이트 사용 후기를 읽어보세요. 예를 들어 writepaperfor.me 리뷰를 쉽게 탐색하여 서비스가 귀하의 모든 기대를 충족하는지 확인할 수 있습니다. 여전히 혼자서 학술 논문을 작성하고 싶거나 효과적인 비즈니스 서신을 위한 가장 중요한 규칙을 찾아야 하는 경우 이 게시물을 계속 읽으십시오.

비즈니스 커뮤니케이션을 위한 최고의 필수 프롬프트

좋은 소식은 모든 비즈니스 서신이 7가지 필수 요소에 기반한다는 것입니다. 자, 모두 알아봅시다!

문서 구조

효과적인 커뮤니케이션을 위해 가장 중요한 것은 메시지가 이해하기 쉽고 읽기 쉬워야 한다는 것입니다. 문서를 완벽하게 보이게 하려면 기본 구조를 따르십시오. 간단히 말해서 모든 훌륭한 커뮤니케이션에는 세 가지 요소가 포함되어야 합니다. 시작, 본문, 결론(또는 종료)입니다.

모든 유형의 커뮤니케이션에서 이 구조를 따라야 한다는 점을 언급할 가치가 있습니다. 따라서 이메일, 프레젠테이션, 연설, 심지어 전화 통화에서도 사용하는 것이 좋습니다. 이 논리적 구조는 모든 청중에게 가장 포괄적입니다.

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열리는

좋은 오프닝은 청중의 관심을 끌 수 있습니다. 또한 독자나 청취자가 한 눈에 메시지를 이해할 수 있도록 도와줍니다. 따라서 짧고 정확하며 최고 수준이어야 합니다.

몸

이 부분이 가장 핵심적인 부분입니다. 여기에서 필요한 모든 사실, 설명, 제안 및 제안을 제시해야 합니다. 관련성 있고 신선한 정보와 실제 사실만을 나타내는 것이 중요합니다. 또한 자료는 명확하고 일관성이 있어야 합니다. 메시지에 독창적인 글꼴, 밝은 색상 및 복잡한 차트를 사용하지 마십시오.

결론

이 부분은 귀하의 커뮤니케이션을 요약하고 본문에서 이미 설명한 몇 가지 사항을 명확히 하기 위해 고안되었습니다. 너무 길고 장황해서는 안됩니다.

구별

이 기능은 모든 비즈니스 커뮤니케이션에서 매우 중요한 또 다른 요소입니다. 메시지를 읽거나 들을 때 청중이 혼란스러워하지 않도록 최선을 다해야 합니다. 그렇지 않으면 메시지가 쉽게 무시되거나 오해될 수 있습니다.

이 요소에 대해 또 무엇을 알아야 합니까? 자세한 내용을 많이 기술하거나 주요 주제와 관련 없는 추가 데이터를 제공하는 것은 피하는 것이 좋습니다. 대부분의 전문 연사와 비즈니스 저술가는 일반적으로 필요한 모든 정보를 가장 간단한 방법으로 표현하려고 합니다. 청중에게 불분명해 보일 수 있는 까다롭거나 흔하지 않은 용어를 사용하지 마십시오. 귀하의 목표는 이해할 수 있는 데이터만 제시하는 것입니다.

통일

불일치는 다양한 유형의 비즈니스 커뮤니케이션에서 종종 발견할 수 있는 가장 실망스러운 문제 중 하나입니다. 청중이 당신을 신뢰하게 만들지 못하면 그들은 당신의 메시지를 읽거나 듣지 않을 뿐만 아니라 당신이 제공하는 정보에 주의를 기울이지 않을 것입니다. 따라서 일관성은 모든 비즈니스 커뮤니케이션의 기본 기능입니다.

중간

다양한 커뮤니케이션 채널을 사용하여 메시지를 전달하십시오. 또한 수신자에게 가장 편리한 채널을 사용하는 것이 좋습니다. 예를 들어 고객이 이메일로 신상품 알림을 받는 것을 선호한다면 메신저를 통해 ping하지 말고 전자 편지만 보내는 것이 좋습니다.

청중과 처음으로 접촉할 계획이라면 다음 측면에 주의를 기울이는 것이 좋습니다.

• 독자/청취자에게 가장 인기 있는 커뮤니케이션 채널은 무엇입니까?
• 청중에게 연락하는 가장 비용 효율적인 방법은 무엇입니까?
• 필요한 정보를 제공하는 가장 빠른 방법은 무엇입니까?

미디어를 적절하게 선택하는 것은 효과적인 비즈니스 커뮤니케이션의 핵심 중 하나입니다.

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일시적인 관심사

신뢰할 수 있는 비즈니스 파트너가 되고 싶거나, 다른 회사와 유익한 협력 관계를 맺고 싶거나, 멋진 프레젠테이션을 하고 싶다면 반드시 최신의 신뢰할 수 있는 정보만 사용해야 합니다. 청중의 신뢰를 얻는 것은 쉽지 않지만 단 몇 분만에 잃을 수 있습니다. 확실하지 않은 사실을 과시하지 마십시오.

청중

청중의 기대에 부응해야 합니다. 예를 들어 고객이 웹 사이트에서 사용할 수 있는 프로모션 코드가 포함된 이메일을 보내는 경우 메시지에 코드 자체가 포함되어 있는지 확인하십시오. 당신이 할 수 있는 최악의 일은 독자나 청취자에게 거짓말을 하는 것입니다.

또한 청중을 이해하는 것이 필요합니다. 너무 다양한 경우 대상 그룹마다 다른 메시지를 만들어야 할 수도 있습니다. 이를 통해 다양한 사람들의 필요와 요구 사항을 고려할 수 있습니다. 주제는 청중에게 완벽하게 맞아야 합니다.

기억에 남는

효과적인 협력 관계를 구축하기 위해 할 수 있는 최선의 방법은 기억에 남을 사람이 되는 것입니다. 메시지에 관련 이미지나 글꼴을 사용하여 독특하고 잊을 수 없는 메시지를 만들 수 있습니다. 그러나 이메일이나 프레젠테이션에서 미디어 및 기타 유형의 콘텐츠를 과도하게 사용하지 않고 건강한 균형을 찾는 것이 중요합니다.

일부 비즈니스 저술가는 청중에게 다가가기 위한 메시지를 준비할 때 유머를 사용하기도 합니다. 그래도 농담을 추가하는 것은 조심하는 것이 좋습니다. 예를 들어 유머를 추가하면 특정 프레젠테이션에 적합할 수 있습니다. 그러나 비즈니스 서신, 제안 및 대부분의 다른 유형의 커뮤니케이션에서는 허용되지 않습니다. 서신에 유머를 사용하기로 결정했다면 항상 그것이 불쾌하지 않고 메시지의 주제와 관련이 있는지 확인하십시오. 사람들은 모두 다르므로 농담이 정확하고 이해하기 쉬운지 다시 한 번 확인하세요.

효과적인 커뮤니케이션을 계획하고 있다면 이러한 요소를 확실하게 파악하는 것이 필수적입니다. 어쨌든 정확하고 이해할 수 있도록 노력하고 장황함을 피하십시오. 청중이 메시지를 이해할 수 있도록 간단한 문구와 문장을 선택하는 것이 좋습니다.