귀하의 회사를 가상 법률 관행으로 전환하기 위한 6가지 필수 단계

COVID-19 대유행은 잠재 고객이 법률 서비스를 찾고 사용하는 방식을 영원히 바꿔 놓았습니다. 2021년 설문조사에 따르면 응답자의 79%가 원격 법률 자문을 제공하는 로펌을 선호할 것으로 나타났습니다. 이는 단 3년 만에 56포인트 증가한 수치입니다.

그 급격한 스윙은 의미가 있습니다. 가상 로펌을 구축하면 다음과 같은 다양한 이점이 있습니다.

• 귀하의 법률 관행이 운영되는 물리적 위치에 더 이상 제한되지 않는 더 많은 청중에게 도달 합니다.
• 사무실 공간 임대 또는 임대와 관련된 비용을 줄여 간접비 를 줄입니다.
• 유연성 을 높여 직원들에게 보다 자연스러운 근무 시간을 제공하여 일과 삶의 균형과 생산성을 향상시킵니다.
• 보다 짧고 유연한 상담을 통해 더 나은 고객 경험을 구축합니다 .

이러한 모든 이점은 가상일 뿐입니다. 가상 또는 원격 법률 관행으로 성공적으로 전환한 경우에만 적용됩니다.

다행히도 그곳에 가는 것이 복잡하지 않습니다. 사무실과 직원이 이사할 준비를 하려면 몇 가지 중요한 단계만 수행하면 됩니다. 6가지 핵심 단계를 더 자세히 살펴보겠습니다.

1. 안정적이고 효과적인 가상 통신 시스템 구현

모든 신축에는 기초가 우선되어야 합니다. 원격 로펌의 경우, 이는 귀하의 업무와 장래의 클라이언트 및 현재 클라이언트 모두와 가상으로 의사 소통할 수 있는 안정적인 시스템을 갖추고 있음을 의미합니다.

고객이 쉽게 전화를 걸 수 있는 사용하기 쉬운 전화 시스템이 있어야 합니다. 초기 전화 탐색은 빠르고 사용자 친화적이어야 하며 단 몇 초 안에 발신자를 올바른 위치로 라우팅해야 합니다.

물론 다른 커뮤니케이션 도구도 마찬가지로 중요합니다.

• 화상 회의 플랫폼 은 내부 회의 및 고객 통화에 필수적입니다. Zoom, Google Hangout 및 Microsoft Teams와 같은 플랫폼에는 모두 법적 관행에 대한 장단점이 있습니다. 기본 무료 버전을 사용하는 것보다 이러한 플랫폼의 프리미엄 버전을 구입하는 것을 고려해야 합니다.
• 이메일은 고객과의 초기 커뮤니케이션과 내부 및 외부의 문서화된 커뮤니케이션을 위한 중요한 도구로 남아 있습니다 .
• 라이브 채팅 옵션 은 특히 기밀 유지 또는 일대일 커뮤니케이션이 아직 필요하지 않은 초기 문의에 대해 가상 로펌 사이에서 점점 더 인기를 얻고 있습니다.

이러한 모든 옵션 중 핵심은 귀하에게 적합한 가상 통신 인프라를 찾는 것입니다. 로펌이 어떤 커뮤니케이션 옵션을 언제 사용할 것인지에 대한 명확한 아이디어가 있으면 원격 로펌으로의 전환을 단순화하는 데 큰 도움이 됩니다.

2. 원활한 디지털 문서 전환 보장

어떤 법적 관행도 문서 없이 작동할 수 없습니다. 다행히 이제 이러한 문서를 가상으로 처리할 수 있는 옵션이 많이 있습니다. 즉, 원격으로 이동하면 더 이상 고객에게 문서를 인쇄하고, 서명하고, 스캔하고, 이메일로 보내라고 지시할 필요가 없습니다.

대신 디지털 소프트웨어 대안을 찾으십시오. DocuSign과 같은 전자 서명 소프트웨어는 훌륭한 시작이며 소프트웨어를 통해 제출된 서명은 직접 방문하는 것처럼 유효합니다. 선택한 소프트웨어가 사용하기 쉽고 문서를 안전하게 보호하는 데 필요한 보호 장치가 있는지 확인하십시오.

사무실의 규모와 사례의 양에 따라 보다 포괄적인 디지털 문서 관리 플랫폼을 살펴보는 것이 합리적일 수도 있습니다. 올바른 도구는 실제 파일 캐비닛을 대체하는 동시에 양식 편지 및 기타 표준 조각을 만들어 파일을 간소화하고 모든 문서를 온라인으로 이동할 수 있게 해줍니다.

3. 실습 관리 소프트웨어 플랫폼 선택

연습 관리 소프트웨어 프로그램에 대해 들어본 적이 있을 것입니다. 이러한 포괄적인 플랫폼은 모든 일상적인 관리 작업을 클라우드로 가져옵니다. 그러면 관리 작업에 소요되는 시간이 줄어들고 이러한 작업을 어디에서나 완료할 수 있습니다.

플랫폼 기능은 선택한 공급업체에 따라 다르지만 대부분의 사용 가능한 옵션에 대해 동일한 핵심 기능을 기대할 수 있습니다.

• 특정 사례와 관련된 모든 정보 및 문서를 찾기 쉬운 위치에 보관하는 사례 관리 .
• 문서 관리 또는 기존 문서 관리 소프트웨어와의 통합.
• 자동화할 수 있고 고객이 더 쉽게 결제할 수 있는 결제 프로세스 입니다.
• 모든 현재 및 잠재 고객과 회사와의 상호 작용을 추적하기 위해 경영진에 문의 하십시오.
• 일정 관리 를 통해 약속, 마감일 및 법원 날짜를 관리할 수 있습니다.
• 시간을 보내고 고객에게 비용을 청구하는 방식을 최적화하는 데 도움이 되는 작업표 및 비용 추적 .

최상의 상태에서 실습 관리 소프트웨어는 사무실에 있는 모든 사람이 전 세계 어디에서나 작업을 보다 효율적으로 수행할 수 있도록 도와줍니다. 시간을 최적화하는 것만이 아닙니다. 또한 실제로 고객을 돕고 법적 문제를 해결하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

4. 원격 근무의 현실을 반영하도록 정책 수정

가상 환경에서는 관리 직원에서 파트너에 이르기까지 직원이 다르게 작업할 수 있습니다. 사무실 정책은 사무실의 새로운 특성에 맞게 조정되어야 하며 여기에는 다음과 같은 것들이 포함될 수 있습니다.

• 고객의 요구 사항을 충족할 수 있도록 유연한 근무 시간을 중심으로 구성합니다.
• 카메라 유지부터 마이크 음소거, 법률 사무소를 대표하는 가상 배경 사용에 이르기까지 가상 회의에 대한 규칙 및 지침.
• 어떤 회의를 녹음할 수 있는지, 그리고 최대한의 기밀성과 안전을 위해 녹음을 저장해야 하는 위치에 관한 규칙 및 지침.
• 데이터가 기밀로 유지되고 사이버 공격이나 의도하지 않은 공개로부터 보호되도록 문서화 및 온라인 보안 절차를 수행하십시오.

사무실 정책은 새로운 환경에서 직면하는 미묘한 차이를 고려해야 합니다. 시간이 지남에 따라 조정하는 것을 두려워하지 마십시오. 새로운 상황과 도전에 직면하면 직원 핸드북에 추가하여 회사의 기대치를 설정하는 데 도움이 되어야 합니다.

5. 최첨단 웹사이트 및 법률 마케팅 전략 만들기

백엔드 구조가 준비되면 잠재 고객에게 자신을 어떻게 소개하고 싶은지 정확히 생각할 때입니다. 그 과정은 웹사이트에서 시작하고 끝납니다.

모든 가상 비즈니스의 경우 웹 사이트는 정문 및 로비 역할을 합니다. 청중이 귀하와 협력해야 하는지 여부를 결정하는 데 필요한 첫인상과 심층 정보 모두에 중요합니다. 전문적이고 사용자 친화적이며 제어 및 업데이트가 쉬워야 합니다.

훌륭한 웹사이트는 또한 온라인 검색에서 귀하의 법률 사무소를 쉽게 찾을 수 있도록 최적화하는 것을 의미합니다. 검색 엔진 최적화(SEO) 프로세스는 가상 로펌에 특히 중요합니다.

법률 사무소 SEO는 미묘한 차이가 있으며 콘텐츠와 사용자 경험을 최적화해야 합니다. 그러나 잠재적인 투자 수익(ROI)은 상당합니다. 이는 96%의 사람들이 법률 자문을 찾을 때 검색 엔진을 사용한다는 점을 고려할 때 의미가 있습니다.

SEO 외에도 법률 회사는 법률 마케팅 전략을 완성하기 위해 다음과 같은 여러 다른 전술의 이점을 누릴 수 있습니다.

• Facebook, Instagram, LinkedIn 및 Twitter와 같은 채널을 포함한 강력한 소셜 미디어 존재 . 이러한 각 네트워크는 잠재 고객의 인지도와 참여를 유도하기 위해 유료 및 유기적 옵션을 제공합니다.
• 판촉보다 가치를 중시 하는 합법적인 콘텐츠 마케팅 전략 입니다. 청중을 위한 관련 콘텐츠를 생성하여 SEO를 향상시키는 동시에 신뢰성을 구축하고 고객 유입경로를 채울 수 있습니다.
• 스마트 폰과 태블릿을 사용하여 인터넷을 검색하고 필요한 정보를 찾는 잠재고객의 기대치와 선호도를 고려한 모바일 콘텐츠 및 마케팅 접근 방식 입니다.

이들 각각은 더 큰 법적 마케팅 퍼즐의 중요한 부분입니다. 그러나 모두 SEO를 구축 및 개선하고, 온라인 인지도를 높이며, 잠재 고객 및 기타 잠재고객이 웹사이트를 더 쉽게 찾을 수 있도록 하는 데 중요한 역할을 할 수 있습니다.

6. 올바른 파트너와 협력하여 가상 로펌 마케팅 관리

위의 단계를 살펴보면 처음에는 어려울 수 있습니다. 법률 사무소를 가상 환경으로 이전하려면 상당한 계획과 노력이 필요합니다. 좋은 소식: 혼자 할 필요가 없습니다.

사실, 올바른 파트너를 찾는 것은 방정식의 중요한 부분입니다. SEO와 같은 복잡한 주제는 특히 그렇습니다. 그렇지 않으면 더 큰 프로세스를 압도하고 장기적인 성공을 방해할 수 있습니다.

평판 좋은 법률 SEO 회사와 협력하는 것은 전환에 큰 자산이 될 수 있습니다. 로펌 서컴퍼니를 고용하기 전에 올바른 질문을 함으로써, 단순히 공허한 약속을 하는 것이 아니라 선택한 파트너가 도움을 줄 수 있는지 확인할 수 있습니다.

이러한 질문은 또한 퍼즐의 좁은 부분에만 초점을 맞추는 것이 아니라 전체 법률 마케팅 노력을 관리하는 파트너를 선택하는 데 도움이 됩니다. 그 단계를 밟을 준비가 되었다면 이야기합시다! 법률 산업에서의 당사의 경험은 귀하가 가상 실무로 전환할 때 귀하의 법률 회사에 가장 적합할 수 있습니다.

원격 로펌으로 전환할 때 명심해야 할 윤리 규칙

이제 귀사를 가상 환경으로 전환하는 데 필요한 단계에 대해 논의했으므로 원격 법률 업무와 관련된 변호사의 윤리적 의무를 해결하는 것이 중요합니다.

COVID-19 기간 동안 원격 근무로의 광범위한 전환으로 인해 미국 변호사 협회(ABA)는 2020년 12월에 면허가 있는 관할권의 법률을 실천하는 한 변호사 가 원격으로 법률 업무를 수행할 수 있음을 명확히 하는 지침을 발표했습니다. 또한 변호사가 면허가 있는 다른 관할권에서 법률 업무를 수행하는 경우 원격 관할권에서 그렇게 하도록 승인했는지 확인해야 합니다. 또한, 그들은 원격 관할 지역에서 법률 업무를 수행할 수 있는 권한이 있음을 대중에게 알리지 않아야 합니다(예: 원격 관할 지역에서 사업장 주소를 설정하거나 서비스를 광고함으로써).

ABA는 가상 진료 운영과 관련된 윤리적 문제를 해결하기 위해 2021년 3월에 추가 지침을 발표했습니다. 원격으로 법률 업무를 수행할 때 고려해야 할 몇 가지 주요 고려 사항은 다음과 같습니다.

• 능력 (규칙 1.1), 근면 (규칙 1.3) 및 의사 소통 (규칙 1.4)의 윤리적 의무를 수행하기 위해 변호사는 고객에게 정보를 제공하고 사건이 계속 진행되도록 하는 계획을 세워야 합니다. 1-3단계.
• 가상으로 개업하는 변호사는 기밀 정보를 보호하기 위해 합당한 예방 조치를 취해야 합니다(규칙 1.6). 여기에는 안전한 인터넷 액세스 사용, 강력한 암호 사용, 해킹 시 데이터 침해 정책 구현, 정보 암호화, 법률 관행 외부에서 사용되는 모든 장치의 수신 능력 비활성화가 포함될 수 있습니다.
• 관리 변호사의 감독 의무(규칙 5.1)는 원격 작업자를 감독하는 것이 더 어려울 수 있지만 가상 진료로의 전환에 의해 영향을 받지 않습니다. 따라서 관리 변호사는 회사의 모든 직원이 안전한 통신 및 저장 방법 사용, 이해 상충 해결, 마감일 유지, 고객 자금 추적과 같은 문제를 해결하는 전문적인 표준을 준수하도록 보장하는 정책을 구현해야 합니다.

원격으로 법률 업무를 수행하는 경우에도 해당 주의 전문 행동 규칙 및 해당 주의 변호사 또는 ABA에서 발행한 명확한 지침을 최신 상태로 유지하는 것이 중요합니다. 위에 요약된 단계를 따르고 법적 윤리 규칙을 부지런히 따르면 성공적인 가상 법률 관행을 수립하는 데 순조롭게 진행되고 있습니다.