비즈니스 커뮤니케이션 플랫폼 구축을 위한 5단계

원활한 내부 커뮤니케이션은 모든 비즈니스의 성공에 중요한 요소입니다. 실제로 한 연구에 따르면 현대 직장의 직원은 업무 시간의 약 80%를 협업 활동에 보냅니다. 현대의 비즈니스 세계에서 디지털 커뮤니케이션 도구는 이러한 상호 작용을 극대화하는 열쇠입니다.

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불행히도 대부분의 기업은 파편화되고 연결이 끊긴 사내 플랫폼으로 어려움을 겪고 있습니다. 직원이 5~10명인 소규모 스타트업은 이메일이나 소셜 미디어 앱과 같은 일반 메신저로 잘 작동할 수 있습니다. 그러나 신규 직원을 고용하고 보다 세분화된 구조를 구축함에 따라 기존 프로세스에 원활하게 통합되고 직원의 요구 사항에 따라 맞춤형으로 구축되는 전문화된 내부 커뮤니케이션 플랫폼이 필요합니다.

또한 통신 플랫폼에 통합할 수 있고 클라이언트 및 고객과 원활하게 연결할 수 있는 전화 걸기 솔루션과 같은 솔루션이 필요합니다. 관심이 있으시면 Call Cowboy에서 판매하는 1800 번호를 살펴보십시오.

이 포괄적인 가이드를 통해 맞춤형 비즈니스 커뮤니케이션 도구의 이점과 처음부터 구축하는 방법에 대해 설명합니다.

내부 비즈니스 커뮤니케이션 플랫폼의 이점

커뮤니케이션 도구를 구축하면 다양한 방식으로 비즈니스에 도움이 될 수 있습니다. 다음은 맞춤형 내부 비즈니스 커뮤니케이션 소프트웨어의 이점 중 일부입니다.

1. 생산성 향상

기업이 기업 커뮤니케이션 플랫폼을 개발해야 하는 주된 이유는 직원 생산성을 높이는 데 도움이 되기 때문입니다. 의사 소통이 더 빠르고 쉬울 때 직원들은 다른 중요한 작업에 집중하고 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 맞춤형 소프트웨어를 통해 직원들은 언제 어디서나 모든 장치에서 쉽게 액세스할 수 있는 최신 업데이트 및 관련 정보에 액세스할 수 있습니다.

원하는 경우 직원에게 완전히 새로운 가능성을 제공하는 플랫폼에 이메일 받은 편지함 또는 공유 작업 공간과 같은 협업 도구를 포함할 수도 있습니다. 예산이 있는 경우 자동화는 생산성을 높이고 일상적인 작업을 자동화 및 단순화하여 직원의 시간을 확보하는 데 도움이 되는 또 다른 방법입니다.

2. 더 나은 원격 직원 경험

현대 직장은 특히 COVID-19 발생으로 인해 원격 근무가 증가하는 추세와 함께 완전한 디지털 혁신이 필요합니다. 그러나 팬데믹이 진정되고 기업이 다시 문을 열기 시작하면서 대부분의 조직은 이제 기존 사무실과 원격 작업을 결합한 하이브리드 설정을 사용하고 있습니다.

두 경우 모두 비즈니스, 특히 하이브리드 작업 공간에서 원활한 내부 커뮤니케이션이 매우 중요합니다. 맞춤형 커뮤니케이션 도구는 생산성을 높이는 동시에 기존 프로세스를 간소화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

3. 더욱 간소화된 프로세스

기업 커뮤니케이션에는 일반적으로 다양한 목적을 위한 여러 채널이 포함됩니다. 이는 커뮤니케이션 사일로를 만들고 직원의 연결을 끊을 수 있습니다. 맞춤형 내부 커뮤니케이션 플랫폼을 구축하면 프로세스를 간소화하는 동시에 통합 커뮤니케이션을 생성할 수 있으므로 서로 다른 플랫폼과 앱 간에 전환할 필요가 없습니다.

결과적으로 직원은 필요한 데이터와 정보를 찾는 데 더 적은 시간을 할애할 수 있습니다. 대신 현재의 모든 필수 콘텐츠를 한 곳에서 얻을 수 있습니다.

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4. 개방적이고 투명한 기업 문화 조성

내부 기업 커뮤니케이션을 위한 맞춤형 플랫폼은 개방적이고 친근한 문화를 만들어 의견과 아이디어를 공유하고 동료를 알아가고 신뢰와 동료애를 높이는 데 도움이 됩니다.

적절하게 개발되면 비즈니스 커뮤니케이션 플랫폼은 기업 문화를 전파하고 홍보하는 장소가 될 수도 있습니다. 이를 통해 공지 사항을 게시하고, 회사 사진을 공유하고, 온라인 워크샵 및 가상 이벤트를 개최하거나, 직원을 기릴 수 있습니다. 이 모든 것이 직장에서 만족도, 동기 부여 및 포괄성을 높일 수 있습니다.

비즈니스 커뮤니케이션 플랫폼을 만드는 방법

1. 경험이 풍부한 소프트웨어 개발 회사를 선택하십시오

엄격한 소프트웨어 개발 배경을 가진 프로그래머가 아닌 한 커뮤니케이션 플랫폼을 개발한다는 것은 커뮤니케이션 플랫폼을 구축하기 위해 소프트웨어 개발 회사를 고용하거나 아웃소싱해야 함을 의미합니다.

통신 소프트웨어 구축을 담당하는 사람으로서 충분한 지식을 갖춘 사람이 필요합니다. 과거 프로젝트를 요청하고 그들이 필요한 솔루션을 구축한 경험이 있는지 고려하십시오. 그들의 실적을 확인하고 서비스에 대한 리뷰와 평가를 읽으십시오.

최고의 소프트웨어 개발 회사는 또한 귀사를 위한 맞춤형 커뮤니케이션 플랫폼을 개발하는 데 필요한 올바른 도구와 리소스를 보유하고 있어야 합니다. 그들은 안전하고 확장 가능한 소프트웨어 제품을 구축하기 위해 최신의 새로운 기술을 사용해야 합니다.

또한 소프트웨어 개발을 완료하는 데 몇 달이 걸릴 수 있습니다. 이것은 당신이 몇 달 동안 개발 회사와 함께 일하게 될 것임을 의미합니다. 따라서 매끄럽고 투명한 커뮤니케이션을 제공하고 프로젝트의 이정표에 대해 지속적으로 업데이트하는 회사를 원합니다.

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2. 조사하라

파트너가 될 적절한 개발을 찾으면 해당 개발팀과 함께 연구를 시작할 수 있습니다. 모든 프로젝트와 마찬가지로 철저한 계획으로 비즈니스 커뮤니케이션 플랫폼 개발을 시작해야 합니다. 당신과 당신의 개발자는 시장 상황과 기후를 철저히 조사해야 합니다. 개발 회사에서 사용하는 소프트웨어 개발 수명 주기에 따라 프로세스가 달라집니다.

그러나 일반적으로 기업 커뮤니케이션 소프트웨어 시장을 조사하려면 다음과 같은 주요 질문에 답해야 합니다.

커뮤니케이션 플랫폼에 대한 비즈니스 요구 사항은 무엇입니까?

맞춤형 비즈니스 커뮤니케이션 플랫폼을 사용하면 비즈니스 요구 사항에 따라 완벽하게 조정할 수 있습니다. 자, 이제 질문은 그러한 요구 사항이 무엇입니까?

비즈니스 요구 사항을 이해하려면 누가, 무엇을, 어떻게 고려해야 합니다.

누가 소프트웨어를 사용할 것인가? 특정 부서를 위한 것인가 아니면 전사적 솔루션을 위한 것인가? 직원들이 어떻게 사용할까요? 연결 상태를 유지하고 회사 소식을 공유하기 위해 간단한 그룹 채팅 애플리케이션이 필요합니까? 몇 가지 특정 부서에서 아이디어와 정보에 액세스하고 공유하기 위해 프로젝트 관리 또는 협업 도구가 필요하십니까? 최고 관리자 및 이사회 구성원을 위한 커뮤니케이션 솔루션과 같은 특별한 것이 필요하십니까? 아니면 모든 것을 원하십니까?

웹 솔루션, 모바일 앱 또는 둘 다 필요하십니까?

요구 사항을 결정했으면 비즈니스 커뮤니케이션을 지원하기 위해 웹/모바일 전용 솔루션을 선택할지 아니면 두 가지 모두를 포괄할 계획인지 결정해야 합니다.

일반적으로 전통적인 사무실은 데스크톱 컴퓨터와 노트북으로 구성됩니다. 따라서 대부분의 기업용 디지털 커뮤니케이션 솔루션은 웹 기반인 경우가 많습니다. 그러나 원격 근무의 인기가 높아짐에 따라 모바일 우선 앱도 크게 증가했습니다.

대부분의 경우 요즘에는 웹 기반 플랫폼도 모바일 친화적이어야 합니다. 그러나 두 가지 모두를 개발하는 것이 가장 좋습니다(예산이 있는 경우). 그러면 하이브리드 작업 공간을 수용할 수 있습니다.

당신의 성공 KPI는 무엇입니까?

명확한 성공 KPI를 설정하면 이를 달성하는 데 필요한 최상의 기능을 더 잘 이해할 수 있습니다. 설정해야 하는 메트릭의 정확한 목록은 비즈니스 요구 사항에 따라 다릅니다. 그러나 일반적으로 효과적인 비즈니스 커뮤니케이션 플랫폼의 성공 KPI에는 다음이 포함될 수 있습니다.

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1. 참여 지표

이는 직원이 플랫폼과 상호 작용하고 기업 및 사회적 커뮤니케이션 활동에 참여하는 방식을 나타냅니다. 예를 들어 열기, 회신, 클릭 및 기타 관련 측정항목이 포함될 수 있습니다.

2. 행동 지표

이는 솔루션이 직원의 행동, 태도 및 의견에 미치는 영향을 나타냅니다. 여기에는 만족도와 신뢰 수준, 평균 응답률 등이 포함될 수 있습니다.

3. 생산성 지표

이는 플랫폼이 회사 내에서 생산성과 직원을 향상시키는 방법을 나타냅니다. 몇 가지 예에는 향상된 내부 커뮤니케이션으로 인해 얼마나 많은 시간이 절약되는지 또는 커뮤니케이션과 협업이 얼마나 빨라지는지를 포함할 수 있습니다.

연구 단계에서 더 많은 질문이 발생할 수 있습니다. 대부분의 개발 회사는 개발의 첫 번째 단계에서 프로젝트에 대해 알아야 할 모든 것을 개략적으로 설명하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 따라서 시간을 내어 선택한 개발 회사와 옵션 및 요구 사항에 대해 논의하십시오.

3. 중앙 허브 구축

효과적인 내부 커뮤니케이션 도구에는 협업 및 커뮤니케이션 요구 사항의 기반이 되는 중앙 허브가 필요합니다.

이 경우 인트라넷 사용을 고려하십시오. 모든 기존 시스템을 통합하여 직원을 위한 중앙 집중식 디지털 작업 공간 허브 역할을 합니다. 또한 관리자 직원이 커뮤니케이션 및 콘텐츠를 보다 쉽게 ​​관리할 수 있도록 하는 동시에 나머지 직원이 필요한 정보를 보다 쉽게 ​​찾고 서로 연결할 수 있습니다.

모든 협업 및 커뮤니케이션이 시작되고 사용자가 개인, 로컬 및 글로벌의 세 가지 수준에서 연결할 수 있는 장소를 허용합니다.

일반적으로 소프트웨어 개발은 ​​통신 플랫폼 개발에 맞춰 회사의 인트라넷을 설정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

4. 필요한 기능 고려

커뮤니케이션 플랫폼을 개발하면 회사의 요구 사항에 완벽하게 부합할 수 있다고 이전에 언급했습니다. 따라서 기능도 맞춤화할 수 있습니다. 이것은 잠재적인 기능의 목록을 훨씬 더 크게 만듭니다.

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다음은 내부 커뮤니케이션 플랫폼의 가장 일반적인 기능 중 일부입니다. 기능이 많을수록 소프트웨어 개발 비용이 높아집니다.

1. 온보딩

온보딩의 기본 개념은 사용자를 안내하고 주요 기능과 사용 방법을 보여주는 것입니다. 커뮤니케이션 플랫폼을 구축하면서 짧은 소개 동영상이나 플랫폼 및 주요 기능의 스크린샷 몇 개와 같은 다양한 방식으로 온보딩 프로세스를 구현할 수 있습니다.

2. 프로필

내부 커뮤니케이션은 투명성을 기반으로 합니다. 따라서 직원이 로그인하여 자신을 식별할 수 있기를 원합니다. 가입 절차는 사용자가 이메일이나 전화번호를 제공할 수 있는 다른 앱과 다르지 않아야 합니다. 또는 관리자가 직원 프로필을 만들도록 선택할 수 있습니다. 프로필에는 사진, 이름, 부서, 직위, 연락처와 같은 필수 정보와 취미와 같은 업무 외 정보가 포함되어야 하며 이는 직원 관계 개선에 유용할 수 있습니다.

3. 피드

여기에 모든 정보(공지사항, 성과, 현재 프로젝트, 회사 생활 업데이트 등)가 게시됩니다. 모든 사람이 볼 수 있도록 중요한 공지 사항을 고정할 수 있는 기능을 포함해야 합니다. 직원이 관련성을 기준으로 게시물을 정렬할 수 있도록 필터링 시스템을 포함할 수도 있습니다.

4. 도서관

직원의 주요 커뮤니케이션 문제 중 하나는 올바른 파일을 찾는 것입니다. 공유 파일 라이브러리가 있으면 직원들이 모든 것을 한 곳에 저장하고 필요할 때마다 액세스할 수 있습니다.

5. 그룹

이 기능은 특정 부서에서 팀별 정보를 공유할 전용 그룹을 만드는 데 필요합니다. 공지사항 및 기타 정보는 그룹 구성원만 보고 액세스할 수 있도록 게시할 수 있습니다.

6. 채팅 및 영상 통화

인스턴트 메시징 및 화상 통화 기능은 모든 현대 비즈니스 커뮤니케이션 플랫폼에 필수입니다. 사용자 간에 다이렉트 메시징 기능을 사용하는 것이 중요합니다. 화상 통화 기능을 사용하면 원격 팀에서 가상 회의 및 회의를 개최할 수도 있습니다.

7. 파일 공유

이것은 모든 비즈니스 커뮤니케이션에 필요합니다. 비즈니스 요구 사항에 따라 한 가지 유형의 파일을 공유하는 것으로 충분할 수 있지만 플랫폼에서 여러 파일 유형을 지원할 수 있다면 더 좋습니다.

8. 알림

앱이 백그라운드에서 실행 중일 때 직원이 중요한 메시지나 공지를 놓치지 않도록 알림이 필요합니다.

9. 관리자 제어

관리자 제어는 중요한 보안 기능입니다. 이를 통해 내부 커뮤니케이션을 모니터링하고, 직원을 추가 또는 제거하고, 액세스 수준을 변경하는 등의 작업을 수행하는 관리자를 지정할 수 있습니다.

10. 통합

타사 앱을 추가 및 통합할 수 있는 옵션을 사용하면 기존 솔루션과 완벽하게 호환됩니다. 비용 절감에도 도움이 됩니다. 예를 들어 공동 문서 편집 기능을 개발하는 대신 Dropbox 또는 Office 365와 같이 이미 사용하고 있는 기존 서비스를 간단히 통합할 수 있습니다.

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5. 예산 설정

비즈니스 커뮤니케이션 플랫폼은 저렴하지 않습니다. 사용자 지정 경로를 사용하는 경우 상당한 양의 예산을 따로 보관해야 합니다. 일반적으로 개발자는 설정된 예산에 맞게 플랫폼을 계획하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

즉, 커뮤니케이션 개발에 영향을 미치는 몇 가지 요소는 다음과 같습니다.

• 필요한 전문가 유형(프로젝트 관리자, Android/iOS 개발자, 웹 개발자 등)
• 개발 기간
• 기능 및 특징
• 디자인(사전 제작된 인터페이스 또는 처음부터 제작)
• 플랫폼(웹 기반 또는 모바일 앱)

테이크아웃

비즈니스 커뮤니케이션은 사회적 연결이 변화함에 따라 계속 진화합니다. 오늘날 투명하고 협업적인 비즈니스 환경을 구축하기 위해서는 전용 비즈니스 커뮤니케이션 플랫폼이 그 어느 때보다 중요합니다.

이것이 바로 비즈니스 커뮤니케이션 소프트웨어 개발이 직원들의 필요에 맞게 특별히 설계된 플랫폼을 제공하고 기존 워크플로와 완벽하게 일치하는 플랫폼을 제공하기 위해 점점 더 대중화되고 있는 이유입니다.

맞춤형 내부 기업 커뮤니케이션 도구를 사용하면 비즈니스에서 다양한 이점, 특히 전반적인 생산성 향상을 활용할 수 있습니다. 생산적인 직원이 있는 비즈니스는 성공적인 조직입니다.