효과적인 직원 핸드북을 만드는 5가지 모범 사례

오늘날 모든 회사에는 직원의 업무와 관행을 관리하는 정책, 규칙 및 절차가 있습니다. 경우에 따라 팀에 필요한 사항을 알려주는 것만으로도 충분할 수 있습니다. 그러나 이것이 항상 작동하는 것은 아닙니다.

회사의 정책을 구두로 공유하면 혼란과 일관성 없는 적용이 발생할 수 있습니다. 당신의 팀이 그들의 권리, 책임, 당신의 기대에 대해 알지 못한다면 그들이 그것을 따를 것이라고 기대할 수 없습니다, 그렇죠?

팀에서 모든 것을 사용할 수 있고 명확하게 하려면 직원 핸드북 이 필요합니다. 이 기사에서는 이것이 왜 중요한지, 그리고 훌륭한 것을 만드는 방법을 배우게 될 것입니다.

직원 핸드북이 중요한 이유

좋은 직원 핸드북에는 직원이 회사에서 효율적으로 작업하는 데 필요한 모든 것이 포함되어 있습니다. 여기에는 규칙 및 규정에서 업무에 관한 법률, 사회적 규범에 이르기까지 모든 것이 포함될 수 있습니다.

Enterprise Sector는 비즈니스에 직원 핸드북이 필요한 주요 이유를 다음과 같은 내용에 따라 나열합니다.

• 회사의 사명, 문화 및 가치를 정의합니다. 이것은 직원들에게 비즈니스 목표에 기여하고 임무를 투명하게 유지할 수 있는 방법을 보여줄 것입니다.
• 회사의 기대치와 정책을 정의합니다. 회사에서 일하는 모든 사람은 그들에 대한 귀하의 기대를 최신 상태로 유지해야 합니다. 여기에는 언제 어디서 작동하는지부터 어떤 종류의 규칙이 있는지에 이르기까지 모든 세부 사항이 포함됩니다.
• 귀하의 자원과 지원을 설명하십시오. 직원은 어떤 리소스를 사용할 수 있고 어디에서 지원을 받을 수 있는지 알아야 합니다.
• 회사 혜택을 나열하십시오. 이것은 팀에 동기를 부여하고 직장에서 평등을 촉진할 것입니다.
• 갈등과 위험을 최소화합니다. 마지막으로, 핸드북은 소송 및 청구와 같은 위험에 대한 법적 보호자 역할을 할 것입니다.

직원 핸드북을 위한 모범 사례

이것이 왜 중요한지 알았으니 실행 가능한 부분으로 넘어가겠습니다. 훌륭한 직원 핸드북을 만드는 데 도움이 되는 모범 사례입니다.

1. 핸드북에 모든 중요한 요소 포함

직원 핸드북을 만드는 것은 진행 중인 작업이지만 첫 번째 버전이 가장 어려울 것입니다. 포함할 내용이 많기 때문에 어디서부터 시작해야 할지 모르는 것은 당연합니다.

핸드북 작성을 시작할 때 매뉴얼을 작성하는 것으로 생각하면 도움이 됩니다. 아이디어는 회사에서 일하는 모든 중요한 측면을 포함하고, 직원이 가질 수 있는 일반적인 질문에 답 하고, 회사의 계획에 대해 투명하게 밝히는 것 입니다.

미국 중소기업청은 직원 핸드북에 포함해야 할 사항에 대한 매우 유용한 가이드를 제공합니다. 이 목록을 사용하여 시작할 수 있습니다.

• 작업 일정
• 보상 및 직원 복리후생
• 일반 고용 정보
• 비공개 계약
• 차별 금지 정책 및 휴가 정책
• 컴퓨터/기술 섹션
• 회사의 안전과 보안
• 행동 기준 및 기대치

물론 이것은 이 핸드북에 가장 일반적으로 추가되는 몇 가지 사항을 포함하는 일반적인 목록일 뿐입니다. 여기서 멈출 필요가 없습니다. 핸드북에 포함하는 내용은 회사, 기대치 및 팀에 대한 작업에 따라 다릅니다.

중요하다고 느끼거나 팀에 가치를 제공하는 것이 무엇이든 직원 핸드북에 포함시킬 수 있습니다.

처음에는 제대로 하지 못할 수도 있지만 기억하세요. 언제든지 직원 핸드북을 조정하고 개선할 수 있습니다. 이것은 진행 중인 작업이며 첫 번째 초안이 가장 어렵지만 나중에 편집하는 것이 훨씬 쉽습니다.

2. 내부 블로그를 사용하여 지식 공유

좋은 아이디어는 직원 핸드북을 게시할 내부 회사 블로그를 만드는 것입니다. 이를 통해 직원들은 언제 어디서든 지침에 액세스할 수 있습니다. 또한 필요할 때마다 핸드북을 수정하고 뉴스와 업데이트를 한 곳에서 공유할 수 있습니다.

팀만 액세스할 수 있는 내부 블로그 는 직장에서 커뮤니케이션과 지식 공유를 촉진 하는 좋은 방법입니다. 이것은 당신의 핸드북에 가장 자연스럽고 적합한 장소입니다.

블로그에 핸드북 페이지를 만들고 유용한 리소스, 뉴스, 팀에서 다운로드할 수 있는 파일, 문제 해결을 위해 액세스할 수 있는 도구 등에 연결할 수 있습니다. 핸드북을 디지털화하고 사용 가능하게 만드는 것이 모든 사람이 액세스할 수 있도록 하는 가장 좋은 방법입니다. 필요할 때마다 정보를 제공합니다.

3. 규칙 외에 솔루션 제공

직원 핸드북의 가장 중요한 목적은 내부 커뮤니케이션을 촉진하는 것입니다. 즉, 핸드북에 회사 하드웨어 및 소프트웨어 사용, 로그인 절차, 공통 리소스 액세스 등과 같은 작업과 관련된 기술 문제 해결에 대한 지침이 포함되어 있는지 확인해야 합니다.

많은 기업이 직원에게 문제가 발생했을 때 해결 방법을 알려주지 않고 핸드북에 규칙을 삽입하는 실수를 범합니다.

직원이 새 macOS를 설치한 후 컴퓨터 속도에 문제가 있다고 가정해 보겠습니다. 그들은 이 문제를 해결하고 장치 속도를 높이는 데 도움이 되는 Ventura 속도 향상 지침을 찾기 위해 핸드북을 참조하기만 하면 됩니다.

이러한 도구는 귀중한 IT 지원 시간을 절약하는 데 도움이 되므로 모든 회사, 특히 원격 우선 비즈니스에 매우 중요합니다. 더 나아가, 특히 회사에 고용된 후 첫 주 동안 팀을 효율적으로 유지합니다.

4. 좋아 보이는지 확인

직원 핸드북은 중요한 정보를 포함할 수 있지만 현실적으로 생각합시다. 핸드북은 정말 기분을 죽이는 역할을 합니다! 규칙과 규정으로 가득 찬 핸드북은 재미가 없습니다.

귀하의 팀은 이 문서를 읽는 것에 흥미를 느끼지 않을 것이며 정보를 찾기 위해 이 문서를 검토할 때 더욱 흥미를 느끼지 못할 것입니다.

따라서 포함하는 내용뿐만 아니라 제시하는 방법도 중요합니다. 이것이 효과가 있으려면 독자에게 간단 하고 매력적 이며 명확 하게 만들어야 합니다.

간단하고 명확한 것부터 시작합시다. 귀하를 위해 일하는 모든 사람이 법적 배경이 없는 한 주 또는 연방 고용법의 복잡한 섹션을 이해하지 못할 것입니다. 이것은 당신이 그것을 한 마디 한 마디 복사할 수 없고 그들이 그것을 알아낼 것이라고 기대할 수 없다는 것을 의미합니다. 대신 법무팀의 누군가에게 더 명확하고 매력적으로 만들어달라고 요청하세요.

다음은 핸드북의 모습입니다. 사용하는 형식에 세심한 주의를 기울이고 가능한 경우 작품을 더 매력적으로 유지하기 위해 몇 가지 시각적 요소를 삽입하세요. 특히 문제 해결, 작업 수행 또는 단계별 절차에 대한 지침을 공유하는 경우 그림은 천 단어를 말할 수 있습니다.

이러한 문서에서는 모양이 중요합니다. 콘텐츠를 쉽게 스캔하고 직원이 필요한 정보를 즉시 찾을 수 있도록 하려면 머리글과 부제목을 많이 추가하고 여백을 많이 사용하고 가능하면 글머리 기호를 추가하세요.

이것을 고려하십시오 – 직원은 자신이 할 수 있는 것과 할 수 없는 것에 대해 문제가 있거나 의심이 있습니다. 그들은 직원 핸드북을 열기로 결정합니다. 여백이 적고 형식이 좋지 않은 문서라면 필요한 정보를 찾는 데 시간을 허비하게 될 것입니다. 제목과 글 머리 기호가 있으면 훨씬 쉬울 것입니다.

5. 정기적으로 수정

이것은 일회성 작업이 아닙니다. 많은 회사에서 수십 년은 아니더라도 몇 년 동안 아무 것도 변경하지 않고 동일한 핸드북을 사용합니다. 이전에 작동했던 것이 지금 작동하지 않을 수 있습니다. 고용주는 기대치를 변경하고 직원도 변경합니다. 말할 것도 없이 법과 정책은 변합니다. 이전에 무언가를 추가하는 것을 잊었거나 예외를 만들기로 결정했을 수 있습니다.

직원 핸드북은 모든 사람이 액세스할 수 있고 존중해야 하는 공식 문서입니다. 따라서 항상 관련된 최신 정보를 포함해야 합니다. 이것은 직원들로부터 더 많은 존경을 받고 끝없는 문제를 피하는 데 도움이 될 것입니다.

안전을 위해 핸드북을 정기적으로 검토하도록 계획하십시오. 추가하고 싶은 변경 사항이 있으면 메모를 작성하고 이러한 검토 중에 해당 메모로 돌아갑니다. 핸드북을 검토할 때 마지막 업데이트 이후에 변경되었을 수 있는 법률을 살펴보십시오. 법은 끊임없이 변경되므로 실수와 비용이 많이 드는 소송을 피하기 위해 법무팀과 상의하는 것이 좋습니다.

마지막 생각들

이미 직원 핸드북이 있습니까? 그렇다면 이 목록에 모든 항목이 포함되어 있습니까? 관련 정보가 포함되어 있고 최신 정보를 유지하고 있습니까?

이 팁을 다시 살펴보고 핸드북에 없는 것이 무엇인지 파악하십시오. 가능한 한 빨리 처리하고 팀이 필요할 때마다 사용할 수 있도록 하십시오.