더 빠른 DAM 검색을 위한 4단계: 파일 명명 규칙 만들기

파일 명명 규칙은 여러 가지를 수행하기 때문에 디지털 자산 관리(DAM) 구현에 필요한 표준입니다. 명명 규칙:

• 추가 태깅이 필요하지 않은 이름 내에서 검색어를 제공하여 DAM 검색 기능을 강화합니다.
• DAM 분류 내에서 파일을 저장해야 하는 "위치"를 나타내는 방향 텍스트 신호를 제공하여 자동화된 워크플로 프로세스를 간소화합니다.
• 수동으로 검사할 필요 없이 조직 내의 모든 사용자에게 파일 내부에 있는 내용에 대한 기본 정보를 나타냅니다.

다음은 DAM 팀이 고유한 파일 명명 규칙을 구현하고 DAM 자산을 빠르고 정확하게 수집하고 찾을 수 있도록 하기 위해 따를 수 있는 네 가지 단계입니다.

1. DAM에서 검색 속도를 높이는 방법 이해

문서 분류에 대해 알아보기

가장 높은 형태의 아첨은 도둑질이라고 흔히들 말하지만, 그것을 "차용"이라고 부르자. 다음을 포함하여 복잡한 문서를 단순화된 엔터프라이즈 검색에 통합해야 하는 그룹을 살펴보십시오.

• 사서(Harvard는 주제에 대한 훌륭한 가이드를 제공합니다).
• 기록 보관소(예: UN의 기록 보관소).
• 과학 기구(국제표준화기구 등).

샘플 규칙을 한 번만 봐도 아이디어를 얻을 수 있습니다. 문서를 훨씬 쉽게 나누고 정복할 수 있습니다.

자신을 훈련

DAM 내에서 수집 및 보관 속도를 높이는 검색 패싯, 바로가기, 링크, 유용한 태그 및 자동화된 워크플로를 만드는 방법에 대해 알아보세요. 이러한 프로세스의 대부분은 배우기 쉽습니다. 시간이 허락한다면 모든 사람이 최적화된 DAM에 대비할 수 있도록 팀을 위한 방법 문서, 원시트 및 비디오를 만드십시오.

심층 분석: DAM의 태그와 메타데이터: 차이점은 무엇입니까?

2. 사물이 생성되는 방식 이해

프로젝트 관리자가 프로젝트 및 파일의 이름/번호를 생성하는 방법 알아보기

크리에이티브 팀은 일반적으로 요청 부서별로 구성되며, 프로젝트 관리자는 각 부서에 할당되고 숙련된 제공자는 필요에 따라 여러 부서에 서비스를 제공하기도 합니다.

• 현재 파일 이름에 입력한 날짜, 자산 유형 및 기타 정보의 기능은 무엇입니까?
• 이름의 특정 부분이 처음, 중간 또는 마지막에 오는 이유는 무엇입니까?

프로젝트 관리자는 일반적으로 파일 이름이 지정되는 방법에 대한 풍부한 정보가 될 것입니다.

현재 이름과 두문자어 수집

바퀴를 재발명할 필요가 없습니다. 왜 그렇게 하시겠습니까? 기존 약어의 길이를 검토하고 겹치지 않도록 할 수 있습니다.

목록을 검토하면서 잘 사용되는 이름과 덜 자주 사용되는 이름을 축약하고 구별하는 방법이 눈에 띌 것입니다. 컴파일하는 동안 프로젝트 관리자에게 확인하고 덜 자주 사용되는 다른 사람을 위해 두뇌를 선택하십시오.

3. 사물이 어떻게 사용되는지 이해하기

주요 이해관계자와의 만남

프로덕션에서 자산을 요청하는 조직 단위부터 시작하십시오. 그런 다음 DAM 담당자 역할을 할 자원 봉사자를 요청하십시오. 이러한 연락처는 자산을 받으면 어떻게 되는지 설명할 수 있습니다.

예를 들어, 브랜드 웹 사이트는 대부분의 디지털 자산을 표시하며 플랫폼 제한 및 처리에 대한 비즈니스 프로세스 규칙이 있습니다.

꼭 필요한 요구 사항으로 범위 좁히기

Winnow 부서는 공통점을 모아서 필요합니다. 진정으로 가장 중요한 정보에 집중하여 이해 관계자가 희생하도록 권장합니다. 더 넓은 조직에서 의미 있는 조화된 관습을 위해 그들이 없이도 할 수 있거나 함께 사는 법을 배울 수 있는 이름 지정 요소는 무엇입니까?

예를 들어, 우리 회사의 디지털 마케팅 성향에 따라 어떤 요소가 언제 표시되는지 결정하게 되었습니다. 예를 들어 게시 날짜는 웹 사이트 자산이 프로그래밍 방식으로 표시되는 방식에 영향을 미치기 때문에 먼저 표시됩니다. 이 날짜는 다른 부서에는 덜 중요했지만 생산의 가장 큰 요청자인 마케팅의 핵심 변수였습니다.

심층 분석: DAM 거버넌스 구조 정의 및 설명

4. 새 컨벤션을 최대한 간단하게 소개합니다.

파일 이름 생성기로 쉽게 이름 지정

파일 명명을 프로젝트 관리 도구 및 DAM에 통합하여 다른 SaaS 플랫폼 및 더 넓은 조직에 전파되도록 합니다. 텍스트 수식을 사용하여 Microsoft Excel 또는 Google 스프레드시트에서 파일 명명 생성기를 만들 수 있습니다. 그런 다음 파일을 저장할 때 파일 이름을 Adobe Illustrator와 같은 도구에 복사할 수 있습니다.

이름 생성기는 팀 구성원이 명명 규칙의 리듬을 배우는 데에도 도움이 됩니다. 이름 지정을 설명하고 모든 두문자어를 나열하는 마스터 목록도 있는지 확인하십시오.

소그룹 훈련

우리 팀은 이해관계자 리더들과 몇 번의 통화를 통해 최종 파일 명명 규칙을 개발했습니다. 통화를 통해 팀은 DAM, 검색 기능 및 규칙이 장기적으로 검색 작업을 더 빠르게 수행하는 데 어떻게 도움이 되는지에 대해 더 편안해졌습니다.

컨벤션이 마무리된 후 해당 이해 관계자들은 우리 및 개별 팀과 함께 교육 세션을 가졌습니다. 대회에 익숙하고 대회 개최 이유를 이해한 치어리더 덕분에 세션이 크게 향상되었습니다.

필요에 따라 적응해야 함을 기억하십시오.

사용자가 자산 유형, 프로젝트 번호, 공급업체, 조직 단위, 크기, 자산이 전송되는 위치, 날짜 등 이름의 요소를 단순화하는 방법을 배우면 명명 규칙이 단축됩니다. "뉴 노멀"을 사용하는 팀은 자신의 지식과 다른 개별 직원의 지식을 자산에 "내장"하여 쉽게 다시 찾을 수 있도록 합니다.

곧 그들은 파일 이름을 최적화하기 위한 변경 사항을 제안하고, 이름 지정 프로세스를 모든 사람이 더 쉽고 빠르게 만들 수 있는 새롭고 더 나은 약어 및 기타 요소를 도입할 것입니다.

자세히 알아보기: DAM 워크플로가 필요한 이유와 이를 매핑하는 방법은 다음과 같습니다.

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