단일 정보 소스를 보호하고 활용하는 방법

어렸을 때 전화(일명 Whisper Down the Lane)를 플레이했던 것을 기억하시나요?

다른 사람에게 속삭이는 사람의 귀에 문장을 속삭이고 줄의 끝에 도달할 때까지 계속되는 곳입니다. 그런 다음 마지막 사람은 자신이 들은 내용을 발표하여 원본과 얼마나 유사한지 확인합니다. 스포일러 경고: 거의 동일하지 않았습니다. 어떤 경우에는 최종 결과가 너무 달라 원본 자료와 완전히 인식할 수 없을 수도 있습니다.

회사의 디지털 자산 관리 시스템(DAM)을 모든 자산에 대한 "단일 소스"라고 부르는 것은 흔한 일입니다. 현재 승인된 버전의 자산이 필요할 때 처음이자 유일한 중지여야 합니다. 하지만 해당 자산을 다운로드한 다음 하나 이상의 별도 시스템이나 사이트에 업로드하면 어떻게 될까요? 해당 자산이 업데이트되면 다른 모든 위치의 사본을 어떻게 업데이트합니까?

그러면 전화에서 일어나는 것과 유사한 상황에 빠지기 매우 쉽습니다.

자산과 해당 메타데이터가 DAM에서 멀어질수록 최신 상태가 아닐 가능성이 높아집니다. DAM에서 자산을 가져와 다른 시스템에 수동으로 업로드할 때마다 위험이 발생합니다. 메타데이터가 잘못 입력되거나 완전히 누락될 수 있으며, 파일 이름이 변경될 수 있습니다. 이러한 정보가 없으면 언제, 어디서, 누구에 의해 해당 자산으로 어떤 작업이 이루어졌는지에 대한 모든 기록을 잃게 됩니다. 추적하기가 어려울수록 브랜드 관리 전반에 걸쳐 일관성이 떨어집니다.

더 자세히 알아보기: DAM 메타데이터: 적은 것이 더 좋은 이유

여러 위치에 동일한 자산을 업로드하는 것은 위험할 뿐만 아니라 비효율적입니다. 각 업로드는 중복되는 작업입니다. 직원의 시간은 더 많은 가치를 제공하는 업무에 더 잘 투자됩니다. 저장 공간은 무제한이 아니며 무료도 아니라는 점을 기억하세요. 복사본이 많을수록 더 많은 스토리지 용량에 대한 비용이 증가합니다.

No DAM은 섬이 아니다

위험을 최소화하고, 콘텐츠 일관성을 유지하고, 효율성을 높이고, DAM의 전반적인 ROI를 높이는 주요 방법은 DAM을 다른 도구 및 시스템과 통합하는 것입니다.

DAM의 자산을 활용하고 있거나 활용해야 하는 도구가 있습니까?

• 브랜드 관리 플랫폼입니다.
• 콘텐츠 관리 시스템(CMS).
• 고객 관계 관리 시스템(CRM)입니다.
• 기업 위험 관리 시스템(ERM).
• 마케팅 자동화.
• 제품 정보 관리 시스템(PIM).
• 소셜 미디어 관리 도구.

DAM과 얼마나 잘 통합되어 있는지 알고 계십니까? 그렇지 않다면 그렇게 해야 합니다.

DAM의 시스템 및 도구 다운스트림으로 통합을 제한하지 마십시오. 예, DAM이 최종 승인된 자산을 필요한 만큼 많은 위치로 직접 푸시하기를 원합니다. 하지만 그 업스트림은 무엇입니까? 콘텐츠 제작, 협업, 승인 프로세스와 관련된 워크플로우는 무엇입니까? 또한 다음 시스템과 도구를 가능한 통합 후보로 고려하십시오.

• 디자인 소프트웨어 및/또는 문서 작성 도구
• 프로젝트 관리 소프트웨어

그리고 분석은 어떻습니까? 자산이 DAM을 떠난 후 자산을 추적하는 통합되고 자동화된 방법을 사용하면 마케팅이 실시간으로 어떻게 진행되고 있는지 보여주고 자산에 실질적인 가치를 부여할 수 있습니다. DAM에는 자산이 몇 번 다운로드되었는지 알려주는 기능이 있을 수 있지만 그 이후에는 몇 번이나 사용되었습니까? 얼마나 많은 눈이 그것을 보았고 어디서 보았습니까? 자산이 언제, 어디서, 어떻게 사용되는지에 대한 가시성이 높을수록 디지털 전략을 수립하고 성공적인 콘텐츠를 재사용하여 효율성을 찾는 데 더 효과적일 수 있습니다.

지도 그리기

DAM과 통합하려는 시스템과 도구를 식별한 후에는 어디서부터 시작합니까?

메타데이터에 중점을 두는 것이 좋습니다. DAM의 메타데이터 스키마는 순서대로 정의되어 있지만 통합할 다른 시스템에서는 어떻게 보일까요? 모든 시스템에서 메타데이터를 정렬하는 것은 데이터 거버넌스 및 메타데이터 무결성 지원을 위한 모범 사례일 뿐만 아니라 시스템 간의 원활한 연결에도 필수적입니다. 메타데이터가 시스템 전반에 걸쳐 정렬되지 않으면 서로 다른 언어를 사용하는 사람들을 한 방에 모아서 즉시 원활하게 통신하기를 기대하는 것과 같습니다. 물론, 그들은 결국 그것을 알아내겠지만, 그때까지는 길고 울퉁불퉁한 길이 될 것입니다.

DAM을 다른 시스템과 통합할 준비를 하고 있다면 메타데이터에 대해 다음과 같은 질문을 자문해 보시기 바랍니다.

• 자산이 업스트림 시스템이나 도구에서 DAM으로 들어오는 경우 어떤 메타데이터가 함께 제공됩니까? 해당 업스트림 스트림 시스템에 추가할 수 있거나 추가해야 하는 메타데이터가 DAM에 추가되어 있습니까?
• 자산이 DAM에 도착하면 어떤 추가 메타데이터를 추가해야 합니까?
• 통합하는 각 다운스트림 시스템에 대해 자산과 함께 어떤 메타데이터가 필요합니까? DAM에서 다운스트림 시스템으로 어떤 필드를 매핑해야 합니까?

시스템 전체에 매핑할 메타데이터 필드를 정의한 후에는 필드 이름과 해당 필드에 첨부된 제어 어휘를 모두 정렬해야 합니다. 브랜드와 관련된 특정 용어를 사용하는 시스템과 해당 용어의 약어를 사용하는 시스템이 있으면 혼란이 생길 ​​수 있습니다. 모두가 같은 언어를 사용하도록 하세요.

성장할 여지를 제공합니다

DAM 통합은 있으면 좋을 뿐만 아니라 필수입니다. DAM은 귀하의 브랜드 메시지를 전 세계에 홍보하는 데 도움이 될 수 있도록 준비된 모든 최종 승인 자산의 중앙 위치이자 단일 정보 소스입니다. 통합을 통해 브랜드 보이스의 일관성을 위해 해당 메시지를 관리하고 제어할 수 있습니다. 또한 수동적이고 중복되는 작업을 자동화하고 기존 콘텐츠의 재사용을 촉진하여 효율성을 높이고 위험을 최소화하여 팀 구성원이 가치 있고 창의적인 작업에 더 많은 시간을 투자할 수 있도록 해줍니다.

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