DTM：なぜあなたの会社のドキュメント管理を最適化するのですか？
公開: 2022-04-21デジタルトランスフォーメーションは、単なるスローガンや手を振る旗になることはできません。
真の革命であるためには、デジタルトランスフォーメーションは成熟している必要があり、企業のすべてのビジネスプロセスとすべての内部および外部ワークフローが含まれている必要があります。 ここに、この360度のパラダイムシフトがあり、デジタルトランスフォーメーションの真の力があります。
デジタルトランザクション管理（DTM）システムは、戦略的かつ決定的にこのタイプの変更の一部です…たとえ常に注目を集めるとは限らない場合でも。
この投稿では、このトピックに幅広く焦点を当てたいと思います。定義から始めます。 次に、デジタルトランザクション管理システムの利点と機会を分析します。 最後に、すべての基礎となる重要な出発点であるドキュメントの非実体化に焦点を当てます。
デジタルトランザクション管理–それは何ですか？
要点を正しく説明しましょう。デジタルトランザクション管理は、ドキュメントベースのトランザクションをデジタル管理するために構築されたクラウドサービスの幅広いカテゴリです。
具体的には、電子取引、ドキュメント転送、認証、安全で非実体化されたアーカイブ（この投稿の最後で非実体化に戻ります）、デジタル署名、認証、「否認防止」の法的側面、共同-会社と顧客の間のブラウジング…技術的になりすぎることなく、これらは最も重要な側面の一部にすぎません。
この概要から、私たちが非常に幅広い分野について話していること、およびDTMシステムを実装することの利点は多く、多様で、相互接続されていることがすでにわかります。 私たちにとって最も重要と思われる5つを分離する前に、最近の調査から得られた統計を次に示します。
2021年、世界のデジタルトランザクション管理市場は80.4億ドルと評価され、2022年から2030年までの平均年平均成長率（CAGR）25.5％で成長すると推定されています（出典：grandviewresearch.com）。
要するに、私たちは、大幅な成長を示し、まだその急上昇曲線の始まりにあるように見える数字について話しているのです。 この意味で、押収される機会はたくさんあります。
ここで、約束どおり、企業がDTMシステムから得ることができる5つの主な利点を見ていきます。
1.時間とお金の節約
デジタルトランザクション管理システムを使用する最初の利点は、最も直感的で、シンプルで、直接的なものです。
ドキュメントとトランザクションのフローをデジタル化することで、印刷、通信、アーカイブ、認証のコストを削減できるため、経済的な節約につながります（また、これらの操作に従事する内部および外部の関連担当者も）。
節約はお金だけではありません。 実際、プロセスをデジタル化して自動化することで、時間も節約できます。2つの側面がどのように密接に関連しているかがわかります。
具体的な例：ドキュメントの署名に関連するプロセスの場合、デジタルトランザクション管理システムを使用して推定される平均時間は37分ですが、従来のシステム（出典：penneo.com）で同じ手順を完了するのに平均5日かかります。
この違いは多くの解説を必要としません！ 顧客の前で節約された時間もあります！ この側面は、カスタマーエクスペリエンスに大きな影響を与えます（この時点に戻るのは後ほどです）。
2.安全性の向上
DTMシステムは、効率を提供しながら、時間とお金を節約します。
このようにして、プロセスもより安全になることを強調することがさらに重要です。物理的なドキュメントの保存、転送中の損失または損傷、偽造およびデータ漏洩または損失のリスクに関連するリスクはすべてすべてです。削減されました。 実際、情報の侵入や不器用な管理のリスクを最小限に抑えながら、すべてが常に完全に追跡可能、回復可能、検証可能です。
また、DTMシステムが強固な構造に基づいている場合、セキュリティとプライバシー保護のレベルも、これまでとは比較にならないレベルで保証されます。
繰り返す価値があります。セキュリティとともに、プライバシーも強化され、施行されている規制に関する継続的な更新が行われます。
3.柔軟性とスケーラビリティ
すでに見てきたように、デジタルトランザクション管理システムはクラウドコンピューティング構造に基づいて構築されています。 これらすべてがセキュリティの大幅な向上につながりますが、とりわけ、柔軟性とスケーラビリティから得られる大きな利点もあります。
この非常にダイナミックで流動的な生産性の高いエコシステムでは、たとえば、急速な、時には予測不可能な成功の波に乗って成長している新興企業の事例は珍しくありません。 ただし、適切なインフラストラクチャがスケーラブルでない場合、そのような成功はすぐに窒息する可能性があり、その結果、運用を可能な限り迅速に増やすことができます。 つまり、リスクは成長を遅らせるボトルネックを生み出すことです。
クラウドコンピューティングシステムの弾力性は、これらの問題を克服するための完璧なソリューションです。
実際、サービスとコンピューティング能力をオンデマンドで管理し、デジタルトランザクション管理インフラストラクチャを非常に短時間で拡張できます。 同時に、必要に応じて、この「インフラストラクチャ」は、最大の柔軟性を備え、激変することなく、またダウンサイジングに追加の費用をかけることなく、より封じ込められるように戻すことができます。
4.CRMおよびCCMとの統合
投稿の冒頭でこの点をすでに強調しました。デジタルトランスフォーメーションは、企業側と顧客側の両方ですべてのレベルでメリットを提供する完全な統合で、すべてのプロセスとワークフローを含む場合、本当に成熟しています。
そして、ここで決定的なポイントに到達します。デジタルトランザクション管理システムを顧客関係管理および顧客コミュニケーション管理のシステムと統合する可能性です。
あまり技術的になることなく、質問から始めましょう：このタイプの統合の要点は何ですか？ 答えは非常に簡単です。それはデータです。
このデジタルの好循環では、すべてのトランザクションと顧客関係が追跡され、追跡可能です。 この非常に詳細な情報の塊により、何よりもまず、デリケートなポイント、障害、および改善できる可能性のあるものをすばやく自動的に特定することにより、プロセスを最適化できます。 もちろん、それだけではありません。
実際、データ分析により、顧客のオーディエンス、顧客の特性、好み、習慣、およびこれまでにない可能性のあるニーズに関する知識を洗練させることができます。
これはもはや単一の無差別なターゲットではなく、多くの異なるマイクロターゲットの複合体であり、すべて細心の注意を払って分析され、カスタマイズされたアクションとプロセスでアプローチされます。
到着地点は？ 人々 。 または、別の言い方をすれば、カスタマーエクスペリエンスを向上させることです。これについては、5番目の最後のポイントで焦点を当てます。
5.カスタマーエクスペリエンスの向上
デジタル時代では、市場の課題はカスタマーエクスペリエンスを中心に展開されます。 テクノロジーセクターの巨人がこの方向にどのように動いているかを考えてみてください。Amazon、Apple、Microsoft、Googleなどの企業（最も有名で著名な名前だけを挙げれば）は、顧客をすべての中心に置いています。 そして、デジタル体験全体は個々の顧客を中心に展開します。
何よりもまず、それはデジタルカスタマージャーニーの問題です。それは流動的で、直感的で、高速でなければなりません。
そして、ここで–この分野でも– DTMシステムは非常に貴重であることが証明されています…というより、不可欠です。
私たちの誰もが時間を浪費する紙ベースのプロセスに対処したいとは思わない。 メールボックスで署名されてから返送されるのを待たなければならない契約、紙ベースの法的契約、単純な取引を完了するための官僚的な手続きを使い果たします。これはすべて過去のものになりつつあります。
しかし、企業と顧客の間の関係と取引の未来は、すべてスマートフォンで数回クリックまたは数回タップするだけです。
これについての非常にわかりやすい統計は次のとおりです。
DocuSignが委託したForresterの調査では、回答者の32％が、紙と手作業の手順によって落胆したため、契約、合意、取引の締結を断念したと述べています（出典：docusign.co.uk）。
すべての上流：ドキュメントの非実体化
デジタルトランザクション管理とそのアプリケーションの幅広い分野を定義し、5つの重要なポイントでDTMシステムを実装することの利点を収集しました。
最後の主要な質問が残っています：そのすべての上流の出発点は何ですか？ この場合、答えは非常に簡単です。ドキュメントの非実体化です。 明確にしましょう。デジタル化と非物質化は2つの異なる概念です。 ここでは、法的レベルと運用レベルに関係する違いについて話します。
実際、非物質化は単純なデジタル化の概念を超えた概念です。これにより、紙の文書は完全に排除され、デジタル版は完全な法的および証拠となる価値を持ちます。
もちろん、このエリアでは即興はできません。 そして、この分野を専門とする企業に依存することが不可欠です。 特に、 Doxeeが提供する電子化サービスは、法的義務の履行と規制の継続的な更新の保証に限定されません。オムニチャネルおよびデータでCRMおよびCCMシステムと統合できるように、個々の企業のニーズに応じて設計されています。主導の視点。
これが円を閉じる方法です。コストの節約、デジタルプロセスの最適化、そしてこれまで以上に緊密で効率的な顧客との新しい関係。