特定の職務をいつアウトソーシングするかを決定する方法

公開: 2023-03-17

デジタルエージェンシーの運営は容易ではありません。 Web デザインは有利ですが、競争が激しく、利益率が非常に薄い場合もあります。そのため、デジタルエージェンシーの成功と失敗の違いは、多くの場合、才能とは何の関係もありません。むしろ、効率がすべてです。どのエージェンシーが仕事の質に妥協することなく、最もスリムに運営できるかを競うのは素晴らしいレースだ. 間違いなく、デジタル機関が効率を改善し、コストを抑えるために自由に使える最も効果的なツールの 1 つがアウトソーシングです。仕事や役割によっては、フルタイムのスタッフを雇うことが正当化されない場合があります。場合によっては、関連するオーバーヘッドが原因です。また、職務自体がエージェンシーのコアコンピテンシーから外れていることが原因である場合もあります。理由に関係なく、どの役割をアウトソーシングするかを知ることは、すべてのシリンダーで発砲するエージェンシーと単に足を引きずるだけのエージェンシーの違いを意味します。

幸いなことに、デジタルエージェンシー (またはその他の企業) がスマートなアウトソーシングの決定を下すために従うことができるかなり単純なプロセスがあります。この記事では、そのプロセスを平易な言葉で説明します。結論として、どの職務をアウトソーシングし、どの職務を社内で維持するかを決定するためのツールと知識が得られます。始めましょう。

各職務にスコアを割り当てる

アウトソーシングの意思決定プロセスの最初のステップは、社内のすべての職務のリストを作成することです。次に、リストされた各ロールにスコアを割り当てる必要があります。基本的に、次の質問に対する肯定的な回答に基づいて、各職務に 1 つのポイントを与える必要があります。

仕事の役割は、ビジネスの日常的な機能とは無関係ですか?
仕事の役割は、ビジネスのコアコンピテンシーの外にありますか?
職務には特定の専門知識が必要ですか?
ジョブロールの機能は時間がかかりますか?
ビジネスに関する広範な知識がなくても、その仕事を遂行できますか?

基本的に、職務に割り当てられたスコアが高いほど、アウトソーシングの対象となる可能性が高くなります。スコアがあれば、企業内の現在の職務のほとんどではないにしても多くを排除できるはずです。排除された役割は、ビジネスの運営にとって中心的すぎるか、ビジネスの残りの従業員との緊密な協力で最も効果的に遂行される仕事を伴います。

スコアの高い職務のオーバーヘッドを計算する

アウトソーシングの主な利点の 1 つは、コストの抑制に役立つことであるため、次のステップは、最初のステップで特定された高得点の各職務に関連するオーバーヘッドを計算することです。これにより、アウトソーシング会社またはフリーランサーからの見積もりとの確実な比較ベースが提供されます。個々の職務に関連するオーバーヘッドを判断するには、いくつかのことを考慮する必要があります。

まず、会社の毎月の総経費を計算する必要があります。これには、事務費、備品、テクノロジー、およびビジネスが各従業員に提供するその他すべてが含まれます。次に、これらのコストの合計を、会社が雇用している従業員の総数で割ります。これにより、会社の従業員 1 人あたりの間接費の妥当な見積もりが得られます。

次のステップは、現在各職務に従事している従業員に関連する直接間接費を計算することです。これには、給与、福利厚生、給与税、およびその他の関連費用が含まれます。次に、その結果を従業員 1 人あたりのオーバーヘッドの数値に追加すると、各職務の月間総コストが得られます。後でより適切に比較するために、これらの結果を各従業員の合計勤務時間 (または特定の役割の実行に費やした時間) で割ることができます。これにより、各職務の 1 時間あたりのコストがわかります。

従業員解雇のコストを計算する

次に考慮すべきことは、最終的にアウトソーシングの取り決めが必要になった場合、従業員を削減するのにどれくらいの費用がかかるかということです。これらは通常 1 回限りのコストですが、ビジネスはアウトソーシング計画を進める前にそれらを理解する必要があります。該当する場合、考慮すべき主な事項は、退職金パッケージと延長給付です。

また、従業員のオフボーディングに関連するコストについても考慮する必要があります。たとえば、会社の財産を回収し、IT インフラストラクチャと会社のデータへのアクセスを無効にする費用はいくらですか? これらの費用は、従業員の種類と勤務期間によって大きく異なる場合があります。また、アウトソーシング契約への移行中は、可能な限り、離職する従業員を給与計算に残しておくことをお勧めします。一時的にコストが増加する可能性があるため、ビジネスは追加の負担を負う準備ができている必要があります。

許容誤差範囲を決定する

アウトソーシングの取り決めが、従業員が特定の職務を遂行することと真に同じである場合、前のステップの結果によって、どの職務をアウトソーシングするかが常に決定されます。ただし、外部委託の仕事は、社内の労働者が行う仕事と同等ではありません。ビジネスと現在各職務を担当している労働者との間の物流的および物理的な距離のために、常にある程度の誤差が伴います。したがって、それを説明することが重要です。

アイデアは、アウトソーシングを検討しているそれぞれの職務について、その仕事の遂行において企業が許容できるエラーや遅延の数を把握することです。たとえば、企業が職務をアウトソーシング会社やフリーランサーに任せてミスを犯した場合、仕事の価値よりも多くの費用がかかり、評判が損なわれる前に、企業は修正をどれだけ待つ余裕があるでしょうか?

問題は、質問に対する正しい答えも間違った答えもないということです。これは、顧客との関係や維持することを選択した品質基準に基づいて、各ビジネスが独自に決定する必要があるものです。この段階では、アウトソーシングによってビジネスがどれだけ節約できたとしても、関連する潜在的なリスクに見合う価値のない職務がいくつかある可能性があります。

アウトソーシングの見積もりを求める

アウトソーシングの意思決定プロセスの次の最後のステップは、必要な作業の見積もりを求めることです。それは、潜在的なアウトソーシングパートナーに関するデューデリジェンスから始める必要があります。成功のための確かな実績と、ビジネスに必要な仕事を行った検証可能な経験を持つ候補者を見つけることが不可欠です。次に、合格した候補者の見積もり依頼を準備できます。ここで、前の手順で収集したすべての情報が役に立ちます。これを使用して、次のような潜在的なアウトソーシングパートナーにいくつかのことを伝えることができます。

必要な作業の具体的な性質と範囲
誤差の許容範囲
ビジネスが仕事のために費やすと考える最大額
外部委託契約を開始する必要がある場合

この時点で、どのアウトソーシングパートナーが最低価格で会社の要件を満たすことに同意するかが決定されます。そうする人にとっては、適切な取り決めで前進する必要があります。

結論 – いつアウトソーシングするか

上記の手順に従うことで、デジタルエージェンシーまたはその他のタイプのビジネスは、スマートなアウトソーシングの決定を下すことができるはずです. この手順に従えば、リスクを最小限に抑え、結果として得られるアウトソーシング契約がコストを削減しながらビジネスのニーズを満たす可能性を高めることができます。もちろん、多くのデジタルエージェンシーにとってアウトソーシングが意味をなさない可能性もあります。確かにそれは何も悪いことではありません。ただし、ビジネスや運用の状況は頻繁に変化する可能性があるため、オプションとしてアウトソーシングを利用できるようにしておくことは常に価値があります。