会社の電話番号を設定するための究極のガイド

電話番号を使用して仕事の電話をかけたり受けたりすることは、必ずしも良い考えではありません。 多くの理由の 1 つは、プロではない深夜でもビジネスの電話を受ける可能性があることです。 このような電話は、緊急でない限り、ビジネス ラインに転送する必要があります。

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ビジネスの電話番号を持つことは、ビジネスのプロフェッショナリズムを確立するのに役立ちます。 これにより、ポジティブな第一印象を生み出し、ビジネスに対する顧客の信頼を築くことができます。 とはいえ、正式な会社の電話番号を持っていない場合は、設定することをお勧めします。

ビジネスはさまざまであり、さまざまなニッチのニーズに対応していることを知ることが重要です。 そのため、会社の電話番号を設定するときは、組織の要件を満たすものを選択することが重要です。

この記事では、会社の電話番号を設定するためのガイドを紹介します。 読む！

会社の電話番号が必要な理由

会社の電話番号を持つことには、多くの利点があります。 これとは別に、多くの理由で会社の電話番号を持つことを検討している場合に役立ちます. それらには次のものが含まれます。

1. 顧客体験の向上

会社の電話番号を持っていると、クライアントや顧客により優れた、よりパーソナライズされたエクスペリエンスを簡単に作成できます。 バーチャル受付のような機能を備えた会社の電話番号があれば、顧客は探している相手を見つけやすくなり、問い合わせも簡単になります。

さらに、電話に出て自己紹介をするときは、個人的な電話とは異なり、よりフォーマルでプロフェッショナルになります。 したがって、顧客やクライアントの気分を害する可能性のある「こんにちは」や「こんにちは」と言うのを避けることができます。 代わりに、自分の名前で自己紹介し、顧客にどのように支援できるかを尋ねます. これは、顧客ロイヤルティとブランドの評判を構築するのに役立ちます。

さらに、顧客関係管理を最大限に改善するために、会社の電話番号に加えて、Drop Cowboy Ringless Voicemail のようなリングレス ボイスメールの使用を検討することもできます。 これにより、リングレス ボイスメールと SMS キャンペーンを自動化できます。 これにより、チーム メンバーは、直接電話をかけたりメッセージを送ったりする顧客からの電話や問い合わせに応答することに集中する時間を増やすことができます。

2.通話管理を強化する高度な機能

会社の電話番号を使用すると、個人回線では利用できない機能にアクセスできるという利点があります。 たとえば、個人的な電話を別のチーム メンバーに転送することは困難ですが、会社の電話番号を使用すれば可能です。

ビジネス番号を使用するのが簡単な理由は、会社のディレクトリや内線番号などの独自の通話管理要素が付属しているためです。 これらは、顧客、クライアント、およびビジネス パートナーとの間の多くの通話を効果的に処理するために不可欠です。

さらに、ビジネス電話番号には次のような特徴があります。

1. 発信者識別機能により、誰が電話しているか、電話を受けるかどうかを知ることができます

2. 不在着信の場合の即時通知

3. ボイスメールの文字起こしにより、ボイスメール メッセージを聞く代わりに読むことができます

これらすべての機能を持つことの本質は、職場でのコミュニケーションを合理化し、優先すべき電話を知ることです.

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電話番号の種類

電話番号にはさまざまな種類があり、それぞれに独自の機能があります。 ビジネス用に選択する電話番号の種類も重要な考慮事項です。 ビジネスで使用できる主な種類の番号は次のとおりです。

1. 市内電話番号

このタイプの番号は、ビジネスのローカル プレゼンスを確立するためのものです。 理想的には、特定の領域または場所に関連または結び付けて、組織の一部ではない利害関係者がビジネスの場所を簡単に把握できるようにします。

ローカル番号を持つことで所在地が確立されますが、ビジネスを運営する場所とは異なるコードでローカル番号を取得することもできます。 これの利点は、州、国、または地域で支配的な存在感を持つのに役立つことです。

2. バニティ ナンバー

このカスタマイズされた、またはパーソナライズされた番号を使用すると、関連するフレーズや単語を追加できます。 そのような数の例は 2-700-BAGS です。 バニティ ナンバーを使用する本質は、あなたのビジネスを知らない人が簡単に名前を認識できるようにすることです。

さらに、そのような数は記憶を強化します。 たとえば、クライアントが何かを注文したいが、ビジネス番号をどのように保存したかを覚えておく必要がある場合、配送などのサービスを検索すると、番号が画面にポップアップ表示されます。 その後、彼らはあなたに電話することができます。

理想的には、誰かがあなたのビジネス バニティ ナンバーを見たり聞いたりした場合、彼らはあなたのビジネスが提供するものを正確に見つけるために深く掘り下げる必要はありません。 彼らはすぐにあなたのサービスを知り、必要に応じてあなたに電話します.

バニティ ナンバーの主な欠点の 1 つは、多くの企業が同様のサービスを提供していることです。 そのため、販売している商品と同じ語句または単語を含むほとんどの番号が取得されています。 したがって、ビジネスに適したバニティ ナンバーを取得するには、選択したフレーズや単語を工夫する必要があります。 無料のバニティ番号を取得できる可能性はわずかです。 したがって、プロバイダーの条件に応じて、標準の月額を支払う必要があります。

3. Voice Over Internet Protocol (VoIP) 番号

ビジネス VoIP サービスにサインアップすると、VoIP 電話番号を取得できます。 これにより、接続が安定している限り、インターネット経由で電話をかけたり受けたりすることができます。 設定するすべての電話番号の中で、VoIP 電話番号を選択したときに、プロバイダーのサービスへのアクセスに 1 か月あたり最も多くを費やしました。

ただし、素晴らしいのは、最新のテクノロジーにより機能がアップグレードされていることです。 したがって、よりスケーラブルです。 さらに、番号を回線に接続する際に、インターネット経由で直接行われるため、費用は発生しません。

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4. フリーダイヤル番号

これらの番号は、800 から 899 の間のプレフィックスで始まることで一般的に知られています。これらの番号は、自由にダイヤルできるため、他の番号と比べて一意です。 地域や地域とは一切関係ありません。

電話サービス プロバイダーは、手頃な料金でフリーダイヤル番号を設定するのに役立ちます。 さらに、彼らが請求するレートは手頃な価格で、約 10 米ドルなので、毎月の支払いに負担をかけることはありません。 彼らは特定の地域や地域に縛られていないため、あなたの国の誰でもシームレスにあなたのビジネスに連絡できます.

会社の電話番号を設定する方法

技術の発展と進歩により、会社の電話番号を簡単に設定できるようになりました。 どこから始めればよいかわからない場合は、会社の電話番号を設定するためのガイドを次に示します。

1.会社の電話番号アプリを選択

技術の進歩により、企業は現在、会社の電話番号アプリを使用して会社の電話番号を設定しています。 ビジネス電話番号アプリは、ビジネス ニーズに応じて好みのビジネス番号の種類を選択できるソフトウェアです。 さらに、これにより、従業員間で共有できるさまざまなデバイスで 1 つの番号を使用できるようになり、電話の応答と転送、ボイス メッセージの録音などを行うことができます。

ビジネス電話番号プロバイダーを選択するときは、高品質のサービスを提供することで評判が良く、有名であることを確認する必要があります。 さまざまなプロバイダーをチェックして、料金を比較できます。 また、サービスに関するオンライン レビューを読むこともできます。

プロバイダーを選択したら、携帯電話またはコンピューターにアプリをダウンロードできます。 ここで、会社の電話番号を選択して設定します。 これは、チームが通話やテキスト プロセスを合理化するために使用するものでもあります。

2. 電話番号を選択

優先番号プロバイダー アプリをダウンロードしたら、目的の電話番号を選択できます。 番号を選択するときは、時間をかける必要があります。

その理由は、一部のアプリでは、ローカル、バニティ、または無料のいずれかを選択できるオプションがあるためです. ブランドの認知度を高めたい場合は、サービスを売り込む虚栄心オプションを選択できます。

あなたの地域からできるだけ多くの顧客を獲得したい場合は、ローカル番号が理想的です. とはいえ、まず、目標を知り、希望するタイプの数字を選択する必要があります。

プロバイダーによっては、次のサービスの月額料金を支払う場合があります。

1.ボイスメール

2.通話時間無制限

3.通話録音

4.カスタムグリーティング

5. 電話転送

6. 無料トライアル

運用を改善し、顧客に最高のエクスペリエンスを提供するには、ニーズに最適なサービスを提供するプロバイダーを選択することが不可欠です。

3.パーソナライズされた挨拶を作成する

アプリをダウンロードし、すべてのサインアップ手順に従い、希望の番号を選択したら、次のステップはグリーティングの作成です。 カスタム グリーティングを設定すると、顧客が会社の電話番号に電話またはダイヤルしたときに最初に聞こえるメッセージになります。

録音できるデフォルトの挨拶の例は、「ABC Company にお問い合わせいただきありがとうございます。 お問い合わせは1を押してください。 挨拶は必ずしもこのようにする必要はありません。 ビジネスニーズに合わせてカスタマイズできます。

自分自身を録音したくない場合は、あいさつを専門的にナレーションするのに役立つソフトウェアを使用できます。 挨拶があなたのビジネススタイルに合っていることを確認して、その信憑性と独創性を損なわないようにしてください.

オーディオをアップロードするには、アプリの指示に従って、電話またはコンピューター経由で録音するなど、最適なオプションを選択する必要があります。 できる限り録音が mp3 形式であることを確認してからアップロードしてください。 オーディオの声が魅力的で、適切なメッセージを伝える限り、カスタム グリーティングとして使用できます。

4.拡張機能を忘れないでください

ほとんどの会社の電話番号アプリには、内線番号が用意されています。 この機能を使用すると、発信者を正しい組織部門の個人に転送できます。 たとえば、拡張機能には次のようなものを含めることができます。 ローンに関するお問い合わせは、2' を押してください。リストは続きます。

あなたが電話に出ている場合は、電話を顧客の苦情を処理する専門家に転送できます。 大企業を運営している場合、拡張機能は非常に効果的です。 したがって、顧客への挨拶と内線番号があれば、1 人に電話をかけるよりも、1 日に多くの顧客を処理するのに役立ちます。

あなたは中小企業を設立しているかもしれません。 したがって、ほとんどのことを独立して処理しています。 この場合、内線番号やカスタム グリーティングは必要ありません。 顧客と直接やり取りし、顧客のニーズに対応できます。

5. ボイスメール メッセージを設定する

あいさつを設定したのと同じように、発信者から電話があり、あなたが電話に出られなかった場合に備えて、デフォルトのボイスメール メッセージを設定できます。 たとえば、「ABC Company にお問い合わせいただきありがとうございます。 次のエージェントが利用可能になり次第、電話がかかってきます。 または、メッセージを残すように伝えることもできます。

これはあなたの仕事なので、不在時のデフォルト メッセージをどのようにするかはあなた次第です。 あなたがしなければならない唯一のことは、それがあなたのビジネスサービスと一致していることを確認することです. さらに、いつでもボイスメール メッセージを変更して、より良いメッセージに変更できることに注意してください。

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6.適切な保留音を鳴らす

別の通話中に電話を受けることがあります。 したがって、他の発信者を保留にする必要があります。 この場合、発信者を待つように促す、落ち着いた保留音を鳴らすことが不可欠です。

文字通りの音楽にしたくない場合は、会社のサービスを説明するビデオをリラックスした楽器の背景で録画し、それを保留音楽として使用できます。 これはあなたのビジネスを宣伝するチャンスです。

7. 新しい電話番号をテストする

上記の手順を実行すると、通話を送受信できます。 この点で、電話番号をテストして、手順を正しく実行したかどうかを確認する必要があります. あいさつ文、内線番号、およびボイス メール メッセージが適切に入力されていることを確認します。

あなたの番号を使用してビジネスに電話をかけることで、これらすべてを行うことができます。 物事を簡単にするために、友達を連れて行くことができます。 ホールド ミュージック パートを試すのに大いに役立ちます。 さらに、彼らはあなたにフィードバックを提供します。 彼らが間違いを指摘した場合は、ためらわずに修正してください。

結論

ビジネス用の電話番号を持つことは不可欠です。 これにより、業務が合理化され、プロフェッショナリズムが向上します。 これにより、顧客の問い合わせが容易になり、より良い体験が得られます。 そのため、ビジネス用に個人番号を引き続き使用している場合は、更新してビジネス用電話番号を設定する必要があります。