タスクトラッカーについて知っておくべき重要なこと

公開: 2023-07-01

組織と時間の追跡は、チームの生産性の向上に役立ちます。各タスクにどれだけの労力がかかるかを理解することで、プロジェクトマネージャーはより正確な見積もりを生成できると同時に、納期を遅らせるプロセスに対処できます。

チームとワークフローのニーズを満たすタスクトラッカーを見つけることが重要であり、次のような重要な機能を備えています。

リマインダー

タスクトラッカーは、ユーザーにリマインダーを設定する便利な場所を提供するだけでなく、同様のプロジェクトに取り組むチームにとって貴重な組織テンプレートでもあります。これにより、ファイルやフィードバックが存在する場所を常に尋ねる際に、時間とエネルギーの両方が節約されます。

例を挙げると、Web を閲覧していて後で読みたい記事を見つけた場合、中央下部の共有ボタンをタップすると、その記事が定期的な毎日のタスクとして自動的に追加され、そのタイトルがメモフィールドに表示されます。実際、リマインダーでメッセージングの統合が利用できるようになったことで、他の人がどのように行うかをリマインダーに入力するだけで、会話を通じてアイテムを簡単に追加することもできます。

プロジェクトに関係するすべてのタスクを明らかにすることで、貴重な洞察が得られます。請求可能な各タスクを個別に分類することで、その期間を予想に照らして評価したり、各人がこの取り組みにどの程度の労力を費やしているかを測定したりできます。

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統合

タスクトラッカーは、作業を整理するための便利なフレームワークとして機能します。タスクトラッカーは、チームメンバーがプロジェクト内での役割と期待を理解できるように支援することで、より効率的で生産的なワークフローを保証します。

一部のタスク追跡ソリューションは、マネージャーやチームメンバーが期限を守るのに役立つ自動化を提供します。自動通知は、紛失しそうになった場合に警告を発し、発生する可能性のある問題に早期に対処できるようにします。

プロジェクトの効果的なタスクトラッカーは、チームが将来の作業についてより正確な見積もりを立てるのにも役立ちます。各タスクの完了にかかる時間を追跡することで、プロジェクトリーダーは正確で収益性の高い納期見積もりをより正確に見積もることができます。また、クライアントや顧客との約束を予算内で守りながら、納期を短縮するためにプロジェクトの時間のかかる部分に迅速に対処することもできます。さらに、そのようなアプリの多くは、手動のデータ入力プロセスを排除することで、ユーザーのタイムシートと作業概要を自動化し、貴重な作業時間を節約します。

自動化

手動の反復的なタスクを自動化すると、勤務日の時間を節約でき、チームはより戦略的なプロジェクトに集中できるようになり、ROI が向上します。ただし、自動化する適切なタスクを選択することが重要です。創造性、問題解決、戦略を必要としないタスクは、優れた候補となるでしょう。

包括的なタスクトラッカーを導入すると、チームメンバーはその日の自分の責任を明確に確認でき、それらをいつ完了する必要があるかを理解できます。これにより、混乱がなくなり、スムーズなワークフローが促進されます。さらに、管理者は生産性をより綿密に監視できます。

ヘルプデスク機能が統合されたタスクトラッカーを使用すると、カスタマーサポートチームは、アプリやサービスを切り替えることなく、顧客からの重要なフィードバックを製品チームや生産チームに迅速に渡すことができます。さらに、この機能により、チームメイトにファイルや情報を絶えず尋ねる必要がなくなり、時間が節約され、最終的にはチームの生産性が向上し、組織のメンバー間のコミュニケーションチャネルが増加します。タスクトラッカーは、プロジェクトを予定通りに予算内で確実に納品したいと考えているプロジェクトチームにとって、不可欠なリソースです。

時間追跡

タスクトラッカーは、生産性の向上を目指すチームにとって非常に貴重な資産です。このソフトウェアを使用すると、スタッフの時間を浪費しすぎているアクティビティを簡単に特定できるようになり、スタッフは電子メールへの返信に一日を費やしているのか、YouTube 動画を視聴しているのか、それともやるべき仕事を延期しているのかを検討する必要があります。

マネージャーはチームのパフォーマンスを迅速に評価し、ワークフローを最適化する方法を特定できます。さらに、残業の追跡が簡単になるため、誰も過労にならず、チームの士気を守り、燃え尽き症候群を軽減します。

タスクトラッカーを使用すると、チームメンバーはリスト上のタスクの期日を設定して、整理整頓を維持することもできます。これにより、毎日のタスクを前もって計画することが容易になり、チームメンバーが期限を守ることなく毎日のスケジュールを計画できるようになり、電子メールやソーシャルメディアよりも少ない労力で大きな成果が得られるタスクに着手できるようになります。さらに、タスクトラッカーは、チームメンバーがクライアントの期待にうまく応えながら、より迅速に作業を完了できるように支援します。

報告

効果的なタスク管理システムを導入すると、従業員は個々のプロジェクトタスクの時間と労力をリアルタイムで追跡できます。これにより、マネージャーは従業員から詳細なレポートを受け取ることができるため、チームの生産性と効率の向上に取り組むことができます。

チームはこの情報を使用して、スケジュールより遅れているプロジェクトや追加のリソースが必要なプロジェクトを簡単に特定し、完了に必要な手順を実行できるため、プロジェクトの遅延の可能性を回避できます。

タスク追跡は、管理者の期待を明確にし、適切な人材が適切なタイミングで適切な作業に取り組んでいることを確認することで、チームのパフォーマンスを向上させることにも役立ちます。さらに、タスク追跡により、個々のタスクのフィードバックログを有効にして、チームメンバーが特定のタスクに関連するフィードバック、メモ、または決定事項を登録できるようにすることで、チームメンバーのコミュニケーションを改善することができます。カスタムフィールドでタスクを分類すると、優先項目に優先順位を付けることで、より健全な作業を提供できるようになり、作業がさらに絞り込まれます。将来のプロジェクトの見積もり。