（テンプレート）年間コミュニケーション計画を作成するためのガイド

2020年以降、全員がカーブボールを投げた後、毎年コミュニケーションを計画するのは直感に反するように思われるかもしれません。 結局のところ、過去1年間だけで起こった予期しない出来事を考えると、年間のコミュニケーション計画を作成することは言うまでもなく、どのように何かを計画することができますか？

まあ、それは見た目ほど不合理ではありません。 年間のコミュニケーション計画を立てておけば、潜在的な障害や危機をうまく管理できるようになります。 これは、通信する必要のあるメッセージ、通信する必要のある相手、および通信中に使用するチャネルを特定するのに役立ちます。

そのため、年間のコミュニケーション計画では、目標に取り組み、戦略を実行することも保証されます。

このプロセス全体を簡単にするために、コミュニケーション計画のすべてのステップとすべての要素を定義し、以下を提供しました。

• に沿ってガイドするのに役立つ入力可能なテンプレート、

• コミュニケーション戦略を計画および実行する際の追加ツールとしてメディアモニタリングを使用する方法に関するアドバイス。

そのため、年間コミュニケーション計画は5つの部分で構成されています。

エグゼクティブサマリー

エグゼクティブサマリーは、年間コミュニケーション計画の概要です。 主な目的は、すべての重要なポイントをまとめて、一目で見やすく理解できるようにすることです。

あなたの会社の全員が完全な文書を読む必要があるわけではありません（そして幹部はそれを読む時間がないかもしれません）ので、1年先に関係するすべての重要なことをリストすることが重要です。 最も一般的には、これらには次のものが含まれます。

•重要な日付、記念日、マイルストーン
•プロジェクトとイニシアチブ
•ミッションとビジョンステートメント
•主な目的と組織の目標

エグゼクティブサマリーは年間コミュニケーション計画の最初の部分ですが、最後に書く必要があります。 この理由は単純です。 テンプレートに概説されている手順に従って年間コミュニケーション計画を完了すると、すべてを要約するのがはるかに簡単になります。

あなたの組織について

このパートでは、自由に使えるリソースの概要を把握できるように、組織に関するすべての重要な情報を確立する必要があります。

まずは会社概要です。

会社概要

組織に関連する重要な情報のリストを作成します。 たとえば、あなたが何をし、どこにいるのか。 これは客観的な読者にあなたのバックグラウンドストーリーへの紹介を与え、あなたが会社として誰であるかについてのより深い理解を確実にします。

会社の使命とビジョンステートメント

使命とビジョンは、会社が行きたい一般的な方向性を示しています。 あなたが正しい軌道に乗っていることを確認するために、一般の人々があなたのビジョンと使命をどのように認識しているかを監視することが重要です。

メディアモニタリングのアドバイス

これらの種類の洞察を得るために、メディア監視を使用できます。 例としてナイキを使用してみましょう。 ナイキのミッションステートメントは次のとおりです。

世界中のすべてのアスリートにインスピレーションと革新をもたらします。

独自のメディア監視ツールであるMediatoolkitを使用して、ナイキの使命に関連する3つの主要なキーワード（インスピレーション、イノベーション、アスリート）とともに、ナイキの言及を追跡しました。

この種のクエリ設定により、特定のキーワードがオンラインでブランドに関連付けられている頻度を把握できます。 そして私たちの検索結果によると、人々は実際にこれらの3つのキーワード（インスピレーション、イノベーション、アスリート）の文脈でナイキに言及することがよくあります。

これらの言及の感情も非常に肯定的です。つまり、これら3つの価値観は一般の人々によく認識されており、ナイキのブランドの評判にプラスの影響を与えています。

組織の目標

組織の目標は、組織の使命に由来します。 それらは、組織が行きたい一般的な方向性を示しています。

会社が持っているすべての目標をリストすることになると、これらの質問を自問してください：

• あなたの目標は組織の使命とどのように関連していますか？
• それらはあなたの組織が行きたいと望む方向を反映していますか？
• これらの目標を達成することでどのような違いが生まれますか？

このプロセスには、できるだけ多くの同僚を含めます。 彼らが念頭に置いているアイデアや目標に耳を傾けます。 結局のところ、組織の目標を定義するのに、そこで働く人々よりも優れている人は誰もいません。 彼らはあなたのビジネスのすべての複雑な詳細、すべての浮き沈み、そして先にあるすべての可能性を知っています。

製品とサービス

組織が提供するすべての製品やサービスを一覧表示します。 彼らが顧客に提供する価値と、彼らが問題をどのように解決するかを定義します。

計画のこの部分に関しては、特にオンラインで、顧客があなたの製品をどのように認識しているかを分析することもお勧めします。 あなたの製品やサービスの評判を知ることは非常に重要です。

メディアモニタリングのアドバイス

メディア監視ツールを使用して製品の名前（およびその他の関連キーワード）を追跡することにより、人々がそれらについてどのように話しているかを知ることができます。 彼らが最も頻繁に使用する言及、感情、またはチャネルの数の一般的な概要を取得するだけでなく、顧客があなたの製品についてどう思っているかについての独自の洞察も得られます。

製品の改善や新製品のアイデアによって、新しい機会を見つけることができます。 すべての苦情、すべての提案、すべての質問は、その年のコミュニケーション計画の重要なポイントになります。

PESOモデル

PESOモデルは、有料、獲得、共有、および所有のメディアで構成される統合された戦略的コミュニケーションモデルです。 これは、組織がさまざまな形式のメディアをどのように使用するかを計画するための便利なツールですが、信頼性、規模、コスト、および予測可能性の観点から、各チャネルの長所と短所を強化することが最も優れています。

メディアモニタリングのアドバイス

メディア監視ツールを使用してPESO分析を行うこともできます。 ソースを4つの異なるクエリにセグメント化することにより、PESOに従ってメディアアウトレットを個別に追跡できます。 所有している店舗が有料の店舗よりも有機的なリーチを生み出していることに気付くかもしれません。これは、努力とお金をどこに集中させるかを示す良い指標になります。

コミュニケーションチーム

これはあなたのコミュニケーション計画を実行する責任がある人々のリストです。 すべてのチームメンバーが期待と義務に一致するように、必ずすべての責任をリストしてください。

通信予算

次の2つの質問に答える必要があります。

• その年のコミュニケーション活動の予算はいくらですか？
• 予算をどこでどのように使う予定ですか？

計画のこの時点で、PESO分析を行ったので、予算をどこでどのように使うかを正確に知ることができます。

市場分析

市場分析は、年間コミュニケーション計画の重要な部分です。 特定の市場や業界全般のさまざまな側面を調査し、現在の状態を評価し、将来の傾向を予測し、競争の状況に対応できるようにします。

業界の概要

業界の現在の状態を説明してください：業界の傾向、起こった、または今起こっている変化、新しい機会または潜在的な脅威。

メディアモニタリングのアドバイス

メディアモニタリングを通じて、傾向と機会の両方を追跡できます。 オンラインで言われていることを聞くことで、クライアントのニーズや要望を見つけ、それに応じて戦略を立て、長期的に成功を収めることがはるかに簡単になります。

Word Cloudチャートは、会社、ブランド、または戦略のコンテキストで最も言及されているトピック（キーワード）を示しているため、ここで特に役立ちます。 それはあなたにあなたの計画をあなたが前に想像することができなかった方向に変えるかもしれないより大きな絵をあなたに与える。

ポジショニング

あなたのブランドを市場に位置づけることは、1つの主要な質問に答えることを意味します：あなたはあなたの競争相手と比較してどこに立っていますか？

どのようにあなたをユニークにし、競争からあなたを引き離しますか？ 自分を競合他社と比較するためにどのような指標を使用していますか？ 地方、国内、または国際レベルでベンチマークを行っていますか？ これらはあなたが答える必要があるすべての質問です。

メディアモニタリングのアドバイス

たとえば、音声メトリックのシェアは、非常に役立つ出発点になる可能性があります。 それはあなたとあなたの競争相手の間のオンライン言及の総数のシェアパーセンテージを示します：

このようにして、いわゆる人気コンテストで自分がどのように立っているかをすぐに知ることができます。 ただし、急いで結論を出す前に、さらに深く掘り下げることが重要です。 競合他社があなたよりも多く言及されていることを確認することは1つですが、それらの言及が何であるかを確認することはまったく別のことです。

ここで感情分析が役立ちます。競合他社の言及の感情についての洞察を得ることができます。 優勢な感情が肯定的である場合、競争はあなたの前にあり、あなたはそれらに追いつき、それを超える方法を見つける必要があります。

感情がほとんど否定的である場合、競合他社は危機的状況を経験しているか、一貫して悪い評判を持っています。どちらも利用できます。 競合他社がうまくいっていないことを見つけて、自分でそれをより良くすることによって。 または、危機の時期に自分自身を地図に載せることによって。

あるブランドの最新の例の1つを覚えておいてください。他のブランドの窮状を利用して、自分たちを宣伝しています。 もちろん、私たちはソーシャルメディアをしばらく停止させた壮大なFacebookの停止と、看板の形をした郵便局の生意気な反応について話している。

ユニークな販売提案

ポジショニングを分析したら、この部分は単純で、 2つの重要な質問に答える必要があります。

• あなたの組織、製品、またはサービスのユニークな点は何ですか？
• 競合他社とどのように差別化していますか？

競合他社の分析

直接および間接の競合他社をすべて書き留めます。 ポジショニング分析は、それらの長所と短所、主な焦点、およびそれがすべて自分のビジネスにどのように影響するかを特定して一覧表示する必要があるため、依然として有用であることがわかります。

メディアモニタリングのアドバイス

主要な競合他社の検出に問題がある場合は、メディア監視が役立ちます。

業界のキーワードとトピックを中心にクエリを設定します。 この設定により、業界に関して最も言及されているブランドや企業からの言及が得られます。 したがって、 （新しい）競合他社の発見を支援します。

ナイキの例では、キーワードsportsを追跡することで、ナイキ、アディダス、プーマを即座に検出できます。 これは、特にこれまで考えたことのない新しい競合他社を発見するための優れたツールになります。

視聴者の洞察

オーディエンス、その行動、ニーズ、好みを知ることで、ターゲットオーディエンスを効果的にセグメント化し、目的を指定し、パーソナライズされた重要なメッセージを作成することができます。

視聴者の人口統計

ターゲットオーディエンスの年齢、性別、場所、教育レベル、社会的地位、政治、興味などに関する人口統計データは何ですか？

メディアモニタリングのアドバイス

Mediatoolkitがここで役立つのは、オーディエンスの場所に関する情報です。 あなたのブランドの言及がどこから来ているかを示すいくつかの場所のチャートがあります：

これらの要素で人口統計をセグメント化すると、ペルソナの作成が簡単になり、次のパートに進みます。

ペルソナ

顧客のペルソナを定義する：

• 彼らはどのような課題に直面しており、どのように解決できますか？
• ペルソナとどのように関わることができますか？

ペルソナを定義するための追加のヘルプが必要な場合は、メディアモニタリングが役立ちます。

これは、MediatoolkitのアカウントマネージャーであるNikolinaがクライアントのために行う方法です。

私たちがクライアントのためにそれをどのように行うか、そしてあなたもそれをどのように行うことができるかを説明します。 ナイキの例を続けましょう。 ランニング用の新しい靴を発売するとき、あなたはすでに理想的なペルソナのアイデアを持っています。 あなたのトピックに関連するキーワードをリストすることによって、あなたはオンラインで適切なターゲットグループを見つけて、それらに向けてあなたのマーケティング努力を向けることができます。

たとえば、ナイキ、特にランニングシューズで追跡できるキーワードは、アウトドア、トレーニング、ランニング、快適、靴、長距離、高速、短距離、フィットなどです。

この種のクエリ設定は、検索を絞り込み、オンラインでこれらの単語に最も言及しているソースを示すのに役立ちます。 このアクションを使用すると、ターゲットのペルソナのより鮮明な画像を取得できます。

彼らがどのようにコミュニケーションするか、どこでコミュニケーションするか（どのチャネルを使用するか）、彼らの最も頻繁な質問、苦情、またはニーズは何ですか。 Mediatoolkitのレポートダッシュボードは、感情分析やチャネル別の言及から、リーチやトップインフルエンサーによるトップメンション（リーチや影響力が最も大きかったソースまたはメンション）まで、さまざまなチャートを介してさまざまな洞察を提供します。

さらに、ブール演算子を使用することもクライアントにアドバイスします。 この場合、特定のキーワードを検索するだけでなく、そのキーワードが含まれるコンテキストも検索するため、最終的にはより正確な結果が得られます。

現在の主なクライアント

クライアントとの現在の関係に焦点を当てます。 どれが最も焦点を合わせる必要があり、どのようにそれらの関係を拡大することができますか？

主要なターゲットクライアント

将来取得するクライアントのタイプを定義します。 あなたの目標に関連する主要な人々や組織に焦点を当てます。 どうすれば彼らを見つけ、連絡を取り、関与することができますか？

メディアモニタリングのアドバイス

メディア監視ツールを介して関心のある主要人物を追跡することにより、彼らについて多くのことを発見し、彼らに近づく際のてこ入れとしてそれを使用することができます。 自分のブランド名や業界のトピックを追跡するのと同じように、潜在的なクライアントに対しても同じことができます。

彼らが投稿するコンテンツの種類、公の場での彼らの周りの感情、彼らが最も使用しているチャネルを確認できます。 これらの事実はすべて、ピッチを作成し、問題点と問題の解決を支援する方法に対処することでピッチを調整する場合に重要です。

キーメッセージ

ターゲットオーディエンスに伝えたい重要なメッセージは何ですか？ 特定のオーディエンスセグメントでメッセージはどのように異なりますか？ これらの重要なメッセージは、組織とそれが提供する価値に共鳴しますか？

パブリックイメージに焦点を合わせ、パブリックに伝えたいことがクライアント側で実際にそのように認識されているかどうかを確認します。

チャネル

あなたの聴衆とターゲット顧客はどのメディアを使用していますか？ どのチャネルを使用して彼らと交流できますか？ 過去にどのチャネルが成功しましたか？ さらに接続するために使用できる新しいチャネルはありますか？

これらは、コミュニケーション戦略を効果的に計画するために答えを知る必要があるすべての質問です。

メディアモニタリングのアドバイス

視聴者が最もよく使用しているチャンネルを見つける方法は次のとおりです。 これが別のナイキの例です。 Nikeのブランド名を追跡すると、どのユーザーとメディアアウトレットがどのチャネルを使用していて、どの程度のリーチを持っているかを確認できます。 それはあなたに使用し、従事するために最も影響力のある情報源を検出する機会を与えてくれます。 これにより、時間を節約し、すぐに正しい方向に向けることができます。

戦略的枠組み

戦略的フレームワークは、その年に達成したいことと、コミュニケーションが目標の達成にどのように役立つかに焦点を当てています。 これは、自分で設定した目標を達成するのに役立つOKR、KPI、および戦術を定義することを意味します。 すべての目標は正確に測定可能である必要があるため、それらの真の影響を評価できます。

目的と主要な結果（OKR）

OKRは、組織をその目標と目標に向けて導くために設計された戦略的フレームワークです。 あなたは考慮に入れる必要があります：

• 組織の目標を最もよく反映し、達成するのに役立つコミュニケーションの目的は何ですか？
• 目標ごとに、目標を達成するためにどのような活動を行う必要がありますか？

これがNikeのOKRの例です。

目的：

2022年末までにナイキのランニングシューズの売り上げを50％増やします。

主な結果は、この目的を達成するために実行する必要のある手順です。

• 10人の新しいインフルエンサーを見つけて、新しいコラボレーションを開始します。
• 製造コストを10％削減します。
• マイケルジョーダンで1つのコマーシャルを作ります。

主要業績評価指標（KPI）

KPIは、各目標のパフォーマンスを追跡するのに役立ちます。

Nikeの例では、KPIを追跡する必要のあるメトリックと見なすことができます。 OKRを達成することになると、彼らはあなたを軌道に乗せるためにそこにいます。

したがって、この場合、 KPIは次のようになります。インフルエンサーの数、オンラインメディアサイトやソーシャルメディアでのリーチなど。

戦術

各アクティビティ（KPI）に対してどのような戦術を完了する必要がありますか？ どのような過去の戦術が成功したことが証明されていますか？ それらをさらに効果的にすることができますか？

潜在的な影響マトリックス

潜在的な影響マトリックスは、どの目的が最も収益性が高く、どの目的がコミュニケーションの取り組みから最も利益を得るかを特定することにより、組織の目標に最大の影響を与える可能性のある目的を特定するのに役立ちます。

すべての潜在的な目標のリストを作成し、それらの経済的影響のレベルに応じて水平軸に配置することから始めることができます。 次に、垂直軸に沿った通信についても同じことを行います。 最も影響の大きい組み合わせを明確に把握したら、どのコミュニケーション活動が最も重要であるかを簡単に判断できます。

この影響マトリックスを使用して、年間コミュニケーション計画の主要な要素をすべて網羅しました。

結論

年間コミュニケーションプランを作成すると、実際の作業が始まります。 ここで重要なのは、毎月計画を入念にチェックして、正しい方向に進んでいるかどうかを確認することです。

月次、四半期、および年次のレポートをベンチマークする機能があると、関連性のある正確な情報に基づいてビジネス上の意思決定を行うことができます。 このような履歴データを使用すると、特定のイベントに戻ったり、投稿して現在のイベントにいつでもリンクしたりできるため、ビジネスに影響を与える可能性のある問題の全体像を把握できます。

テンプレートをダウンロードしてコミュニケーション計画に取り掛かるだけです。

テンプレートは、このブログで取り上げたすべてのトピックをカバーしており、計画の作成をさらにガイドします。

テンプレートのダウンロード

この年次コミュニケーション計画テンプレートには、このブログで取り上げたすべての要素と、いくつかの追加のガイドヘルプが含まれています。 以下からダウンロードしてください！