仮想会議のプレゼンテーションを完璧にするための成功の秘訣

バーチャル会議は、世界中の同僚、同僚、クライアントとつながるための素晴らしい方法です。 また、ほとんどの仮想会議は Google Hangouts や Zoom などのビデオ会議システムを介して行われますが、それでも他の種類のプレゼンテーションと同様に重要です。 結局のところ、聴衆が参加して楽しんでいることを確認したいのであれば (仮想カンファレンスに参加する人の数から判断すると)、これらのイベントが講演者と聴衆の間のリアルタイムのコミュニケーションを促進するのに効果的であることは明らかです。

そうは言っても、魅力的なプレゼンテーションを仮想的に行うのは難しい場合があります。 しかし、正しく行えば、オンラインの聴衆の前でも、大勢の人がいる部屋の前で対面で立っているのと同じくらい自信を持つことができるでしょう。 そこで今日は、次回の仮想カンファレンスのプレゼンテーションを完璧にするための実証済みのテクニックをいくつか紹介します。

テクノロジーを準備する

• インターネット接続が良好であることを確認してください。
• 適切な機器があることを確認してください。
• プレゼンテーションの前に機器をテストします。
• プロジェクターやラップトップの故障など、何か問題が発生した場合に備えてバックアップ計画を立ててください。

プレゼンテーション用の機材を準備できるよう、早めに会場に到着してください。 可能であれば、事前にテストして、すべてが正しく動作することを確認してください。

デバイスに十分なストレージ容量があることを確認してください。 すべてを整理して、使い終わったらすぐに見つけて片付けられるようにします。

プロジェクターを使用している場合は、画面がきれいで鮮明であることを確認してください。 コンピュータに画面共有ソフトウェアを実行するのに十分なメモリと処理能力があることを確認してください。 可能であれば、事前にテストして、すべてが正しく動作することを確認してください。 バッテリー切れによる技術的な問題が発生しないように、プレゼンテーションを行う場所の近くにコンセントがあることを確認してください。

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練習は完璧を作る

鏡の前でプレゼンテーションの練習をしてください。 毎日鏡で自分を見るのは周知の事実ですが、快適ゾーンから一歩出て、その前でプレゼンテーションを練習してみようと考えたことはありますか? そうでない場合は、試してみることを強くお勧めします。 鏡を使って練習すると、自分自身をさまざまな角度から見ることができるため、調整を行って全体的な話し方を改善することができます。

家族や友達と一緒に練習しましょう。 何人かの友人を夕食に招いて、練習セッションの一環として、仮想カンファレンスのプレゼンテーションに参加する気があるかどうか尋ねてください。 また、経験がどの程度よくリハーサルされていたかについて意見を求めることもできます。これにより、イベント自体が本格的に始まる前にどれだけの作業を行う必要があるかについて、貴重なフィードバックが得られます。

スクリプトを使用する

スクリプトを書きます。 台本は、忘れ物をしたり、本題から外れたり、間違いをしたり、感情的になりすぎたりしないようにするための最良の方法です。

台本は、言いたいことを正確に言うことを保証する優れた方法でもあります。 メッセージの邪魔になる可能性のある不要な情報や冗長な点を取り除くのに役立ちます。

脚本はできるだけ簡潔にし、それでもメッセージを明確に伝える必要があります。 スクリプトが長すぎると、プレゼンテーションが支離滅裂でわかりにくいものになる可能性があります。 ライブで配信する前に、台本を何度も声に出して読む練習をすることも非常に重要です。 こうすることで、自分の話に自信が持てるようになり、聴衆の前で話すときに気まずいポーズやつまずきを避けることができます。

成功のためのドレス

バーチャル会議の準備をするときは、多くの場合、その機会に適した服装をすることが最善であることを覚えておいてください。 これは明白なことのように思えるかもしれませんが、多くの人は、次のバーチャル イベントで自分自身をどのように表現するかを決定する際に、さまざまな種類の機会や聴衆を考慮する必要があることを忘れているかもしれません。 例えば：

行事に合わせてドレスアップしましょう。

他の講演者全員がスーツとネクタイを着ている業界特有のカンファレンスで講演する場合は、お気に入りの T シャツとジーンズを着てステージに上がらないでください。 これらの服を着ていて快適かもしれませんが、プロフェッショナルな印象を与えることはできません。また、出席者全員に自分のプレゼンテーションに注目してもらいたいと考えています。

観客のためにドレスアップします。

Veeam Software や Citrix Synergy が開催するイベントなど、海外からの参加者が集まるイベントに参加する場合は、ステージで何を着るかを選択する際に必ず文化の違いを念頭に置いてください。たとえば、一部の文化では他の文化よりもフォーマルな服装が好まれますが、 『マトリックス リローデッド』のような格好をして無理をする必要はありません（青い錠剤について冗談を言うつもりがない限り）。

露出が多すぎるものやタイトなものを着ていると、スピーチ中に話の内容自体に主に注意を集中させることができず、話の内容から気が散ってしまう可能性があります。そのため、短いスカートやネックラインの低いシャツの着用はできるだけ避けてください。 また、これらのプレゼンテーションを誰が見るかだけでなく、各講演者の割り当て時間も覚えておいてください。 誰かが他の人よりも多くの時間を必要としている場合は、中断することなく長く話させて、時間切れになる前に急いでステージから降りることなくプレゼンテーションを終えることができます。

世界中の聴衆が視聴するプレゼンテーションを行う場合は、アクセントや言語の壁により、話の内容を理解するのが難しい人もいる可能性があることに留意してください。 画面に表示されているスライドに加えて、スライドのコピーを書面で提供すると、話の内容を理解するのに助けが必要な場合に参照できるようになり、その能力を身に付けることができるようになると便利です。

アイコンタクトを確立する

カメラとアイコンタクトを確立します。 手をどう扱えばよいか分からない場合、これは難しいかもしれませんが、画面やスライドから目を離さずにカメラを見ることが重要です。 出席者全員があなたを見て、講演者として話ができるようにしたいと考えています。これは、単に画面や紙を見つめるのではなく、目を合わせることを意味します。

必要に応じてスライドを参照してください。 プレゼンテーション中にあらゆる種類の視覚補助を見ると、実際の生活で何かがどのように機能するかを知ることができるため、人々の関心を維持するのに役立ちます。 たとえば、インフォグラフィックやビデオなど、何かがどのように機能するかを示したサンプル スライドがある場合は、そのタイトルを声に出して言うだけでなく、それについて話すときにそれを見て、全員が何を探しるべきかを理解できるようにしてください。彼らが家に帰ったら！

笑顔を忘れずに！ とても簡単そうに思えますが、プレゼンテーションを準備するときにこのステップを覚えている人はあまり多くありません。特に (私たちのように) 一日中カメラを持ち歩くことに慣れていない人はそうです。 プレゼンテーション中にどの点について話しているとしても、自分自身のことを話しているのか、完全に別のトピックについて話しているのかに関係なく、話しているすべての文を通して笑顔を絶やさないようにして、視聴者に私たちがどれだけ楽しんでいるかを正確に伝えてください。この仕事をしているのです。」

宿題をしてください

バーチャル会議でのプレゼンテーションを成功させたい場合は、いくつかの新しいスキルを学ぶ必要があります。 あなたも私と同じなら、おそらくカメラに向かってマイクに向かって話すことに慣れていないので、事前にすべての下調べをしておくことが重要です。 以下にいくつかのヒントを示します。

• 目の前のトピックについて調べてください。仮想会議はこれまで以上にあらゆる業界 (特にヘルスケア) で人気が高まっているためです。 これらのカンファレンスに参加する人々には、あなたのカンファレンスに参加することで何か価値のあることを学んだかのように感じてもらいたいでしょう。 したがって、視聴者が何を必要としているかを知ることが不可欠です。
• テクノロジーがどのように機能するかを理解し、講演中に何も問題が起こらないように注意してください。 当たり前のことのように思えるかもしれませんが、この種の機器を使用すると、問題が発生する可能性がたくさんあります。 オンライン プレゼンテーション中に技術的な問題や、さらに悪いことに他の誰かがセッションを引き継ぐなど、オンライン プレゼンテーション中に起こる可能性のあるあらゆる事態に備えてください。
• 練習すれば完璧になります。最初の試みがうまくいかなかった場合は、Skype または WeChat を介して Web カメラを介してオンラインでプレゼンテーションを行う前に、すべてがうまくいくまで繰り返し再試行してください。

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聴衆を忘れないでください

プレゼンターは、仮想会議プレゼンテーションの主な目的が、単に情報を聞くだけでなく、参加者に確実に参加してもらい、参加者に求めているものを参加者から取り上げることであることを忘れがちです。 プレゼンテーションが聴衆の興味を引くものであることを確認する方法をいくつか紹介します。

• 聴衆と、聴衆がスライドとどのように対話するかを理解します。 可能であれば、いくつかのテスト実行を試して、どの程度受信される可能性があるかを確認してください。 テストが不可能な場合は、このトピックについてできるだけ多くの調査を行い (Google アラートやニュースジャッキング ツールを活用して)、配信の際に誰に基づいて各スライドをカスタマイズできるようにします。セッション中のあらゆる瞬間に耳を傾け、彼らのニーズを把握します。
• プレゼンテーションの表示に必要なテクノロジー (iPad/ラップトップとデスクトップ コンピューター) に全員がアクセスできるようにします。 誰かが必要なものをすべて持っていない場合に備えて、リンクを含めることができます。
• 人々がどこに座っているかを常に監視します。これにより、道案内をしたり、Q&A セッション中に質問したりする際の柔軟性が向上します。
• 文化の違いに注意してください。休憩中や昼休みの食事など、テーブルの周りで複数の言語が話されている場合は、聞き手の興味を失わないよう、ゆっくりと話してください。

視聴者がいる場所で会う

聴衆のさまざまな人々と話すことになるので、彼らの言語を話していることを確認する必要があります。 ビデオでプレゼンテーションする場合は、ビデオを使用してください。 バーチャル会議でプレゼンテーションを行う場合は、バーチャル会議プラットフォームを使用してください。 または、仮想教室でプレゼンテーションを行う場合は、仮想教室ツールを使用してください。

これは、誰かが Zoom や Skype for Business (またはその他) を使用している場合、その人はあなたのスライドを見るだけでなく、コンピュータのスピーカーやヘッドフォンを通じてあなたの声を聞く必要があることを意味します。 スライドはすべての出席者の画面に表示されるため、自分のラップトップ/スマートフォン/タブレットを見ることなく全員が一度にスライドを見ることができます。これにより、全員がプレゼンテーション中に進行中の内容に集中し、プレゼンテーション中の他のアクティビティに気を取られることなく集中することができます。自分のデバイス。

プレゼンテーションのスライドを作成するときは、小さな画面でも読みやすいようにしてください。 大きくて太字のフォントと多くの色があり、大きな画面で表示したり印刷したりすると見栄えがよくても、スマートフォンの画面サイズに縮小すると見栄えがよくない場合は、この読者に適したものを使用してください。 また、読みやすさの問題を避けるために、背景色とすべてのテキストの間に十分なコントラストがあることを確認する必要があります。

バックチャネルに焦点を当てる

バックチャンネルは、視聴者とのライブ対話を可能にする仮想ツールです。 これは双方向であり、プラットフォームを通じて視聴者に質問し、リアルタイムで回答してもらうことで、視聴者からフィードバックを受け取ることができます。 このタイプの対話により、視聴者と関わり、彼らにとって重要なトピックについて直接フィードバックを得る機会が得られます。

バックチャネルにはさまざまな種類がありますが (その一部については後述します)、バックチャネルは通常、人々がオンラインでリアルタイムに共同作業できるデジタル会議スペースとして使用されることを知っておくと役立ちます。 この意味で、これらは会議やプレゼンテーションの延長として機能します。これにより、セッション中に参加者が他の方法で可能となるよりも自由にコミュニケーションしやすくなります (誰かが大声で質問する場合など)。 また、ウェビナーやライブブロードキャストを提供する企業は、バックチャネルを利用して、自社の製品やサービスについて人々がどのような瞬間に言っていることにアクセスできるようになります。 この情報は、今後の大規模なマーケティング キャンペーンや販売戦略の一部として後で使用できます。

ぜひ楽しんでください！

あまり真剣に考えすぎず、ただ楽しんでください。 間違いを犯してそれを認めるのは問題ありません。 完璧な人はいないので、完璧ではない人になろうとしないでください。 会話に参加する双方にとって本物である限り、他の人があなたのプレゼンテーションやプレゼンターとしてのあなたをどう思うかについて心配する必要はありません。

遠慮せずに質問してください。 すべての答えが分からなくても大丈夫です。 最も重要なことは、人として、プロフェッショナルとして学び、成長する意欲があることです。

プレゼンテーションに緊張している場合は、何が自分を興奮させ、情熱をもたらすのかに焦点を当ててみてください。 あなたが言おうとしていることを聴衆が「理解」したとき、どれほど素晴らしい気分になるかを考えてみましょう。

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結論

バーチャル会議でのプレゼンテーションに関しては、唯一の方法はないということを覚えておくことが重要です。 さまざまなアプローチがありますが、重要なのは自分にとって最適な方法を見つけることです。 ここで共有した仮想会議のヒントは、次回のプレゼンテーションを成功させるのに役立ちます。 もしかしたら、この記事を読んだ後、誰かがさらに良いアイデアを思いつくかもしれません。