給与計算プロセスを合理化する 8 つの方法

給与計算プロセスはどの企業にとっても困難な場合があり、管理面で行き詰まってしまいがちです。 すべての経営者は、従業員に正確かつ期限通りに給与を支払うことがいかに重要であるかを知っています。 しかし、非常に多くのさまざまな規制、書類作成要件、税金への影響を考えると、給与計算プロセスがこれほど面倒になるのも不思議ではありません。

これらの規制や変更を常に把握し続けることは、給与チームにとって多くの追加作業を意味する可能性があります。 ビジネスや会社の給与計算プロセスを確実に合理化するための鍵は、あらゆるレベルで効率を向上させることです。 ここでは、給与計算がビジネス ニーズに最適な方法で機能するようにする 8 つの方法を紹介します。

1. コストを管理する

給与計算は、ビジネスを運営する上で最も費用がかかる部分の 1 つです。 従業員の給与が常に期日通りに支払われるようにしながら、これらのコストを管理するのは難しい場合がありますが、給与処理に費やす費用を削減できる方法はたくさんあります。 給与計算をより効率的に管理するビジネス オーナーは、多くの場合、時間の経過とともに大幅な節約を実現します。 開始点として、従業員および部門ごとのコストを分析して、コストが均等に分担されていない領域を特定します。

各従業員の福利厚生やボーナスを含むすべての人件費の正確なスプレッドシートを維持し、労働時間ごとに何に費やしているかを把握します。 コスト分析で収集したデータを使用して、期限を守るために働く従業員の生産性レベルを維持しながら、将来の給与計算手数料を管理するのに役立つ計画を作成します。 また、給与処理システムで何に支払っているのか、トランザクションごとにどれくらいのコストがかかるのかも把握してください。

透明性の高い手数料を備えた最高の給与計算ソフトウェアを選択して、1 ドルが何に使われるかを正確に理解しましょう。 請求書に隠れた料金や不明瞭な料金が記載されている場合は、給与計算サービスが経験不足または不正である可能性があるため、すぐにプロバイダーに連絡してください。 契約に署名する前にコスト構造を必ず理解し、必要に応じて説明を求めて、後で突然の請求が発生しないようにしてください。

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2. データ取得プロセスの合理化

全員が自分のすべてのデータにアクセスできるようにすることで、アクションを起こして変更を加えることが容易になります。 スプレッドシートを使用している場合は、チームと共有するマスター コピーを作成することを検討してください。 そうすることで、複数のファイルを更新したり電子メールをやり取りしたりすることなく、新しい情報を追加したり、既存のデータを編集したりすることができます。 給与計算アクティビティを処理するスケジュールを作成し、データの更新や変更が必要になるたびにチームが同じプロセスに従うようにします。

たとえば、従業員とファイルを確認する頻度、給与率の監査を実行する頻度などに関する標準作業手順 (SOP) を作成して、全員がプロセスの各段階での責任を認識できるようにします。 自動データ収集オプションを選択すると、給与計算を合理化し、手動処理やスプレッドシートで発生する可能性のある間違いを回避できます。 正しい給与データがあれば、労働時間、役職や経験レベルに基づく賃金率、勤続年数の長い従業員の昇給などを追跡および更新できます。

3. 他の部門が実際に何を必要としているかを調べる

企業が給与計算プロセスを合理化しようとするときに犯す最大の間違いの 1 つは、他の部門、特に経理部門に相談しないことです。 ビジネス部門がいつでも必要なものにアクセスできない場合、給与計算プロセスが滞りなく完了することは期待できません。 他の部門が実際に何を必要としているかを調べ、必要な情報をすぐに提供できるようにしてください。

たとえば、経理部門が各従業員の総労働時間数を把握するだけでよいという単純なビジネス モデルの場合、会計仕訳を作成する必要はありません。 ただし、会社の財務諸表や税金を正しく申告するために給与に関連する特定の入力が必要な場合は、それらが会計で作成されていることを確認してください。 各部門に必要な情報を提供することで、給与計算プロセスを効率化できます。

4. 自動給与登録をより効率的に管理する

従業員を給与計算に登録することは、給与が予定どおりに適切な金額で支払われるようにするために重要です。 ただし、雇用主が給与計算に登録する従業員の数が多い場合、このタスクを完了するまでに数時間かかることがあります。 このように会社の貴重なリソースが非効率的に使用されると、非常に多くの人々が関与するため、人的ミスが発生する大きなリスクが生じます。 雇用主は代わりに登録プロセスを自動化する必要があります。

これを自動オンボーディング ソリューションに統合することを検討してください。これにより、新入社員を人事サービスやその他の企業サービス (福利厚生や給与税など) に登録することもできます。 また、従業員が昇進したり部門間を移動したりするなど、従業員のステータスが変化したときの自動調整も有効にする必要があります。 給与計算の登録を自動化することは、プロセス全体を合理化し、追加のテクノロジを必要とせずに給与日をよりスムーズに進めるための大きな一歩です。

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5. 新しいビジネステクノロジーを採用する

給与計算プロセスを合理化するもう 1 つの効果的な方法は、新しいビジネス テクノロジーを採用することです。 こうすることで、多くのタスクを自動化し、従業員や部門長が複数のプロジェクトを同時に処理しやすくなります。 これを行うには、データを迅速に収集しながら、レポートや請求書発行などの支払いプロセスを自動化できるオンライン システムを使用します。

次のオプションのいくつかを検討してください。

• 時間記録アプリを使用して時間管理を自動化するか、従業員が自分でアクセスできるタイムシートをデバイスにプリロードします。 このようなソリューションでは、労働時間やタイムスタンプを手動で計算する必要がないため、プロセスがシンプルになります。
• これに投資すると、請求書の作成と電子的な送信が可能になり、クライアントへの請求や給与計算などの管理タスクにかかる時間を削減できます。
• 従業員がオンラインの共同プラットフォームを使用して休暇申請や経費報告書を自分で管理できるようにします。 これにより、必要に応じてリクエストを送信し、経費をリアルタイムで追跡できます。
• 自動通知を使用すると、変更を加えたり、休暇申請を提出したり、経費を確認したりする際に全員が常に最新情報を把握できます。

ビジネス テクノロジーに投資する場合は、各ツールの使用方法を従業員にトレーニングすることで、テクノロジーを最大限に活用できるようにしてください。 そうすることで、全員がこれらのシステムを使用してメリットを最大化し、データの入力や問題の調査に費やす時間を最小限に抑えることができます。

6. 新しい法律の変更を常に把握する

また、新しい法律がビジネスに与える影響と、それが給与計算にどのように影響するかを理解する必要があります。 変更が発効してすぐに遅れてしまわないように、今後の変更を必ず認識してください。 通常、連邦法と州法は、企業が変更に準拠するための時間枠を提供します。 ただし、できるだけ早く行動を起こしたいと考えています。 締め切りが近づいたときに遅れを取り戻そうとするのは望ましくありません。

すべての新しい変更がタイムリーに実装されていることを確認します。 給与計算プロセスの合理化には、法律への準拠を維持することが含まれることに留意してください。 コンプライアンスの欠如により既存のプロセスが中断されると、給与計算プロセス全体が簡単に狂い、監査を受ける危険にさらされる可能性もあります。 さらに、すべての従業員に変更に関する最新情報を提供することも重要です。 これは、新しい法律の中で給与率や控除に変更があった場合に特に当てはまります。

7. 給与計算を他のビジネス機能と統合する

給与計算プロセスを合理化するもう 1 つの方法は、給与計算プロセスを他のビジネス機能と統合することです。 これを行うには、Xero、FreshBooks などの統合が強化されたソフトウェアまたはサービスを使用します。 現在、最も一般的な会計ソフトウェア ソリューションには統合給与サービスが付属しており、これらのプログラムから財務データを給与システムにインポートできるため、データを手動で入力する必要がありません。

これにより、より正確な給与計算プロセスが可能になり、人的ミスの可能性が減り、年末の納税申告が楽になります。 給与計算を他のビジネス機能と統合すると、給与計算関連のタスクを完了するために必要な時間と労力が削減され、他の責任にもっと時間を割くことができます。 たとえば、中小企業の経営者であれば、統合されたプロセスを利用することで、給与が正確かつ迅速に支払われるという安心感を持ちながら、会社の成長に集中することができます。

8. 必要なときに必要なサポートを受ける

場合によっては、自分だけでは解決できない給与計算の問題に遭遇することがあります。 たとえば、複雑な税法の変更があった場合、または IRS が給与税の何かについて疑問を持った場合は、専門家に助けを求めるのが最善かもしれません。 この専門家は、給与処理の経験がある人事担当者または会計士です。 問題をすぐに解決できないためにビジネスに支障をきたすことは望ましくありません。 その場合、より専門知識を持つ人の助けを見つけることが役立ちます。

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給与計算プロセスの管理は簡単であるべきです

これらのヒントを念頭に置くと、給与計算プロセスがより簡単かつ効率的になるはずです。 アウトソーシングを選択するか、社内で処理するかを選択するかに関係なく、給与計算をより迅速に完了できるはずです。 アウトソーシングは、人事コンプライアンスや企業文化に対する責任を引き渡すことを意味するものではないことに注意してください。 したがって、アウトソーシング業者がこれらの問題についても責任を持って対応していることを確認してください。 プロセスを合理化することの利点は明らかですが、プロセスを立ち上げて実行するのにかかる時間と労力も同様です。

したがって、時間をかけて、何が必要なのか、そして会社の優先事項がどこにあるのかを理解するようにしてください。 そうして初めて、可能な限り最も効率的なプロセスを実装することができます。