企業におけるデジタルアーカイブの戦略的重要性

企業のデジタルアーカイブは、主に企業のデジタルメモリであり、主に電子ドキュメントで構成されています。 したがって、組織は、アーカイブのメモリを長期にわたって保存するために、適切な方法でドキュメントをデジタル保存することが不可欠です。

経営陣は、組織内にデジタル文化を実際に構築して、アーカイブのライフサイクル全体を知り、管理できるようにする必要性を認識する時が来ました。

企業のドキュメントとデータのコンピュータアーカイブは、組織の独占的かつ戦略的な富を表しており、その価値は、組織を構成するデジタルオブジェクト（つまり、企業の電子ドキュメント）に限定されず、プロセス、関係、およびモダリティに関係します。それらを長期にわたって形成、管理、および保存するために採用されました。

イタリアの法律は、適切な形成、管理、および保存を推進しています

イタリアの法律は、電子署名ソリューション、効果的なワークフロー管理を備えたドキュメントシステム、および法律に準拠したデジタル保存機能を採用し、利用することを企業に求めています。 これらのシステムは、社内で管理することも、Doxeeなどの専門的で認定された資格のあるサービスプロバイダーを通じて「サービスとしてのソフトウェア」（SaaS）クラウドサービスとして使用することもできます。

デジタル管理コード（CAD）で表される、デジタル化に関するイタリアの主要な規制ソースの規定。 2005年3月7日の82以降の修正、および電子文書、電子署名と信頼サービス、文書の複製と保存、電子通信、およびデジタルIDに関する関連するAgIDガイドラインは、民間企業にも適用されます。

CADは、保持する必要のある本、文書、およびドキュメントを、このコードの規定に準拠し、AgIDガイドラインに従って、 ITサポート上で作成および保存できることを確立します。

これは芸術によっても繰り返されています。 2215-法律または規制によって保管が義務付けられている、または事業の性質または規模によって義務付けられている本、記録、および文書が、コンピューターによって形成および保管され、主要なものおよび法律で許可されている用途のために、さまざまな種類のサポート、複製、およびコピーを作成できる元の情報。

また、アートに準拠。 CADのパラグラフ3、法律または規制によって保存が規定されているコンピュータ文書は、芸術に従って確立された技術規則に従って、デジタル手段によって保存されなければなりません。 CADの71、したがって、2020年9月10日に発効し、2022年1月1日から強制的に適用される作成管理と保存に関するAgIDガイドラインによって特定された規則に従います。

会社のデジタルアーカイブを構成する文書の保存と展示の義務は、使用される手順が第20条第5項から第2項および第43項に規定されているように、AGIDガイドラインに準拠している場合、コンピューター文書によってすべての法的目的のために履行されたと見なされます。 1.1。

企業にとっての課題は、今日作成または受信されたコンピュータドキュメントが、遠い将来も引き続き読み取られて使用できることを保証し、その法的価値と企業アーカイブへの正しい配置を保証することです。

この目標は、AgIDガイドラインの技術ルールへの準拠を保証し、高いセキュリティと機密性の要件を保証するドキュメントシステムと保存サービスを採用することによってのみ達成できます。

しかし、デジタルアーカイブとは何ですか？

企業などの民間組織のデジタルアーカイブは、組織の活動の過程で組織が作成または受信したドキュメントの有機的な複合体と関係で構成されています。

歴史家のジャック・ル・ゴフは、文書を「残っているもの」と定義しました。つまり、時間内に保存されるように正確に作成され、文書に示されている行為や事実を知ることに関心のある人が利用できるようになります。

整合性、変更不可能性、信頼性、一時的なコロケーション、可用性、および長期にわたる保存の要件は、企業がコンピューターアーカイブを正しく管理するための計画方法を知っている必要がある主な目的です。

これは、アートで示されているデジタル管理コード自体によって提供されます。 44、パラグラフ1-ter、「法律が保存義務を規定しているすべての場合において、私的当事者であっても、電子文書の保存システムは、保存されるものについて、真正性、完全性、信頼性、可読性、検索可能性の特性を保証します。 AgIDガイドラインに示されている方法に従います。

時間の経過とともに信頼できるドキュメントシステムでは、会社は以下を提供する必要があります。

• 会社の文書を作成、維持、および保存する責任の組織化と管理。
• 保存されたコンピュータドキュメントを時間と空間の特定の方法で識別し、ドキュメントの読みやすさと簡単な検索を保証し、ドキュメントに関連付けられたメタデータを含む情報を識別する手順とツールの採用。
• デジタルアーカイブの管理と保存を専門とし、最高レベルのセキュリティ、品質、信頼性を保証するサプライヤの選択と信頼。

保存とは、情報システムによって管理され、保存マニュアルに記載されている組織モデル、手順、役割、タスク、およびアクティビティによってサポートされる、法的価値のあるデジタルアーカイブを整理することを意味します。

デジタル化はすべてのビジネスセクターで可能です

しばらくの間、デジタル化に関する参照法は、さまざまな企業セクターでの正しいデジタル化手順に時間制限を設けていません。したがって、企業のデジタルアーカイブに、増え続ける量のドキュメントと横断的な性質のデジタルデータを提供することができます。ストレージ内。 以下は、いくつかのセクターとビジネスドキュメントの種類の実際的な例です。

• 税関連のドキュメント：請求書とアクティブおよびパッシブノート、アクティブおよびパッシブトランスポートドキュメント、NSO注文、会計帳簿および登録簿、補助文書、財務諸表、申告、CU証明書、F24、税務通信、会社の帳簿、経費メモおよび領収書、税控除などのスタンプ付き請求書
• 民法文書：フォーム、支払い通知、手紙、招待状、通信、リマインダー、発注書、契約書、銀行明細書、通信、領収書、電子メールおよびPECメッセージ、コンピューターのログまたは記録、技術文書、適合証明書、品質プロセス文書、プライバシーの同意、制作文書など。
• 労働文書：給与（イタリアでは、Libro Unico del Lavoro – LUL）、雇用契約と労働関係の管理、任務の手紙、コミュニケーション、社会保障と税の申告など。
• 銀行の書類：口座（預金と引き出しの伝票）、契約書、保証された信用書類、取引と投資の管理書類、レジ、地元のコンピューター注文、非実体化された小切手、適切な検証書類など。
• 保険書類：保険証券およびその他の補足書類、生命保険およびその他の損害保険の記録など。
• 通関書類：商品の輸入、輸出、輸送、通関請求書、e-DASなどに関連する書類。
• 臨床文書：検査室分析レポート、放射線診断および核医学のレポートと画像、外来患者レポート、退院通知、電子医療記録、FSE、電子処方箋、健康記録など。
• 他の分野からのドキュメント。

ITアーカイブのライフサイクル全体にわたるメリット

デジタルアーカイブの管理は、より高い効率のレベルに到達することを目的としたパスに従って、ライフサイクル全体にわたる組織のドキュメントフローの自動化と簡素化の原則に基づいている場合、中長期的に真に関連する利点を提供します、有効性、透明性、およびコンプライアンス。

デジタルプロセスの観点から、ドキュメントの受信、作成と署名、データとドキュメントの共有、アーカイブ、保存、およびライフサイクルの最後のドキュメントの破棄のフェーズを最適化するには、企業の内部および外部の関係プロセスを大幅に最適化する必要があります。 。

ドキュメントアーカイブシステムおよびデジタル保存サービスと通信するソフトウェアとサービスの採用に統合されたアプローチを持ち、交換および処理されたデータに価値を与えることで、会社は多くのメリットを実現できます。ドキュメントフローを管理して、よりシンプルにします。 ヒューマンエラーの大幅な削減を達成するため。 文書の分散を排除するため。 承認、監視、および制御のプロセスを改善するため。 セキュリティと透明性を高めるため。 そして環境の持続可能性のモデルに貢献すること。

したがって、さまざまなビジネスプロセスのデジタル化により、会社のデジタルアーカイブにフィードするさまざまな種類の電子ドキュメントを作成および/または保持することが可能になります。

デジタルアーカイブのフォーマットとドキュメントメタデータ

したがって、企業のデジタルメモリを保持するには、ビットのシーケンスとその法的有効性要件として理解されるデジタルオブジェクト（コンピュータドキュメントなど）だけでなく、準拠する適切な電子形式を採用することにも注意を払う必要があります。 AgIDガイドラインの付録2。 また、拡張するドキュメントのインデックス作成に必要なメタデータのセットの価値を保証する必要もあります。 これは、AgIDガイドラインの付録5に準拠している必要がある、アーカイブのドキュメント間に存在する一連の論理的および形式的な関係によって表されるドキュメントの特性とアーカイブの制約を強調するために行われます。

メタデータは、デジタルオブジェクトに関連付けられたデータ（情報）のセットにすぎません。たとえば、コンピュータドキュメントなど、そのコンテキスト、コンテンツ、構造を識別して説明し、保存システムでの長期的な管理を可能にします。

アーカイブ保存のために、メタデータにはさまざまな機能があります。 これらは、オブジェクトとその関係の永続的な識別から、形成、保守、および保存の技術的および手続き的メカニズムの保存、アクセス特権、選択ロジック、生産およびその後の保管と保存のコンテキストの説明にまで及びます。 。

したがって、保持するドキュメントは、次の観点から説明する必要があります。

• ドキュメントの性質（タイプ、クラスなど）。
• 使用されるフォーマット。
• メタデータのリストと説明。
• 保持期間;
• 保存に役立つと思われる情報。

デジタル社会の時代に、イタリアの企業が保有するITドキュメントの量は飛躍的に増加しています。 これには、適切なメタデータを介して情報資産を長期にわたって利用できるようにする最先端の保存システムが必要です。これは、ドキュメントの取得、アクセス、および表示で重大な問題が発生するリスクを排除することも意味します。それらは非実体化され、デジタルアーカイブされています。

Agid認定および資格のあるプロバイダーに依存することの重要性

アーカイブの保存の管理は、コンピュータ文書の保存活動とデータ処理マネージャーの任命を委託する契約を通じて、会社が専門の主題、いわゆる保存プロバイダーに委託することができます。

具体的には、適用されるルールと手順、担当者の専門性、および適用されるテクノロジーの堅牢性、セキュリティ、信頼性の観点からの品質が非常に重要です。 したがって、企業のアーカイブのデジタルストレージを認定された資格のあるサプライヤに委託するという選択は不可欠です。

AgID認定の保存プロバイダーは、電子文書の作成、管理、および保管に関するガイドラインによってヨーロッパの規制に従って特定された、最高の品質、セキュリティ、および組織の要件を備えています。 民間企業は資格のある保存プロバイダーに外注する義務はありませんが、eligendoのculpaとvigilandoのculpaのこれに関連して、2021年6月25日の決定第455号により、AgIDは、コンピューター化された文書の保存サービスの提供の基準を定義する新しい規則を発行し、一般的な要件と品質、セキュリティ、および資格のある保存サービスのための特定のマーケットプレイスの設立を伴う、特定の付属書での保存サービスの提供に関する組織的要件。