知っておくべき契約管理の重要な段階

公開: 2022-04-22

大小を問わず、企業は合意なしに運営することはできません。契約は、当事者間の相互の権利と義務を作成、定義、および管理することにより、法的強制力のある当事者に同意します。

契約は工業化のずっと前から使われており、資本主義経済が生まれました。王とその帝国の時代に戻ると、協定が取引の条件を決定し、当事者は条件を守る必要がありました。

数十年が経過し、世界が乗り越えられない変化を遂げたとき、契約の背後にある基本は同じままでした。契約管理は、契約を管理するプロセスです。これには、ソースから選択された当事者による実行、および最終的な契約の終了に至るまで、契約の管理が含まれます。

契約自体には複数の側面があるため、契約管理では、契約のあらゆる側面を表すためにさまざまなレベル/段階が導入されています。契約管理の重要な要素には、運用および財務パフォーマンスを最大化すると同時に、契約条件の違反によって生じる財務および評判のリスクを特定および軽減するためのパフォーマンス分析が含まれます。

契約管理の基礎

チームは、仕事と契約に関係する人々を管理するために、仕事、リソース、および仕事を完了するために必要な時間を明確に理解する必要があります。これらすべての側面を明確に理解することが、契約管理の基盤です。

契約管理のメリット

作業の品質は維持されます。契約管理プロセス全体は、実行される作業の品質を維持することを目的としています。これにより、作業が適切な時間で効率的に行われ、リソースが最も費用効果の高い方法で使用されることが保証されます。それは会社がそれが締結するすべての契約からお金のために最高の価値を得るのを確実にします。これは、財務リスクと評判リスクを特定して軽減することによって行われます。
より良いプロジェクト管理：プロジェクト管理は、開始段階での作業を管理するために不可欠です。これにより、作業が正しく開始されます。
収益の増加：契約管理を実施すると、より高い収益が得られます。それは2つの方法で起こります。まず、会社は市場で競争力を維持し、より多くの契約を獲得することができます。第二に、会社が行う仕事はより質の高いものです。それはより高品質の結果を生み出し、ビジネスはプレミアムを請求することができます。

契約管理対。契約管理

契約管理の範囲は、その作成から終了までのライフサイクル全体を包含しています。ただし、契約管理には、2者間の契約の設計に含まれるプロセスが組み込まれています。契約管理のサイクルは、契約が合意され、署名されたときに終了します。同時に、契約管理は署名後に開始され、契約の終了で終了します。

契約管理者は、両者が一緒に作成した契約に満足していることを確認する責任があります。一方、契約マネージャーは、契約のすべての当事者がすべての条件に準拠していることを確認します。

契約管理の段階

先に述べたように、契約管理は単に契約に署名するだけではありません。これには、契約内のすべてのノードを処理するためのプロセスをガイドおよび開発する一連のアクションが含まれます。それは、契約のすべてを明確かつ徹底的に保つことによって可能になります。

作成段階

計画は、あらゆる戦略の成功に重要な役割を果たすことを私たちは知っています。優れたマネージャーは常にプロジェクトの計画を立てます。契約管理の作成段階では、いくつかの不測の事態に対応するための柔軟なロードマップを作成します。

作成段階は、契約管理の長くて徹底的な道の最初のステップです。この段階では、会社のニーズとリソースを評価します。これには、契約戦略の重要な要素のブレインストーミングが含まれます。これにより、後続のすべてのステップがスポットで障害が発生しないようになり、不測の事態が発生した場合の即興の準備が整います。計画段階で注意する必要がある機能は次のとおりです。

管理する契約の種類
契約で使用される基準
各段階の責任
ジョブの最適なパフォーマンスのための要件
各ステップの問題/ボトルネックとその後の解決策
契約戦略の実施に必要なリソース

作成段階は、次の段階/レベルが続くための基礎を設定します。

コラボレーションステージ

コラボレーションの段階は、契約管理の基盤が確立された作成の後に来ます。これは主に、新規および新規の契約の設定された基盤の実装を支援します。また、日常の状況や騒がしい状況に対応する新しい典型的な合意を作成することも含まれます。この段階で契約管理者が直面する主な課題は、リスクを軽減しながら必要なものを提供する方程式を作成することです。

ステージは日常の状況で最も簡単になります。すべての管理者は、適切な契約タイプを見つけて、契約文書に変更を加えないか、わずかな変更を加えながら、関連情報を入力する必要があります。ただし、より複雑な状況が議論されている場合、タスクはトリッキーになります。その場合、新しいレコードが最初から作成され、コンプライアンス、標準、および権利が取得されます。電子署名は、事前連絡状態に従って契約を締結します。

署名段階

署名段階は、契約管理における次の最も重要なステップです。これは、前の段階で計画した戦略を実行しようとする場所です。また、契約関連のタスクの実行を支援するために契約管理ソフトウェアを展開する段階でもあります。このソフトウェアは、一元化されたリポジトリとの契約を移行することでも知られています。

契約管理ソフトウェアは、ユーザーがライフサイクルのさまざまな段階を通じて契約を追跡および管理できるようにするデジタルツールです。このソフトウェアを使用すると、企業は通知の更新、コンプライアンス管理、デジタル署名の取得、契約テンプレートの管理もできます。

実装段階のもう1つの重要な機能は、オンボーディングです。契約のすべての当事者が、契約および契約マネージャーのビジョンと目的を理解し、使用中のツールに慣れていることを確認します。

実装段階の完了後、両方の個人の電子署名が続き、引き継ぎ段階が始まります。ここで、契約にエラーや欠陥がないことが確認されます。すべての役割、責任、マイルストーン、および目標が確認されます。

追跡段階

それはあなたの契約に記載されているすべての目標が実現するときです。したがって、これは、契約に定められたすべての条件に細心の注意を払い、それらを定期的に監視して、すべてが正常に行われていることを確認する必要がある段階でもあります。

契約段階での管理者の役割は、すべてが順調に進んでおり、契約に定められた条件に従っていることを確認することです。彼らは、問題を特定し、早期警告システムを導入する責任があります。

管理者は、この計画段階からインスピレーションを得ることができます。検証およびチェックするすべての契約要素の適切に順序付けられたリストを考案することができます。契約のどの部分もチェックされないままにするだけでなく、合意された要素と実行された作業の間の逸脱をすばやく見つける方法になります。

更新段階

更新段階は本質的に段階ではありません。ただし、契約段階以降は注意が必要です。ただし、更新段階の原則はすべての場所に適用する必要があります。

契約管理の更新段階は、主に契約ライフサイクルの状況であり、契約を再開するか終了するかを決定します。罰則や不履行の条項があるため、契約に違反した場合は、他の契約決定において契約の終了を積極的に考慮することがより重要になります。

更新には、契約のパフォーマンスの評価と、必要に応じて契約の更新や変更を含むいくつかの決定が含まれます。利害関係者は、終了日と更新日を認識し、決定がさらに別の契約に固定される前に、両方の当事者が情報を収集するための十分な時間を確保する必要があります。

契約後の段階

契約後の段階は、契約の締結です。それは契約の終了に続く。この段階では、ハウスキーピングにより、すべてが正しく行われ、最終的な請求書が発行または支払われ、契約がアーカイブされます。

さらに、多くの契約管理者は、次の契約の持ち帰りについて学ぶために、連絡先に対して事後分析を行う傾向があります。この事後分析は、将来の契約の結果を確実に改善する貴重な情報と学習を提供します。

結論

契約はそれらを管理する人と同じくらい良いだけです。契約の条件がどれほど優れていても、適切に対処されていなければ、契約の当事者はかなりの取引を持ち帰ることはありません。したがって、契約を最大限に活用するには、規律ある方法でガイドラインに従うことが重要です。

また、契約の法的文書テンプレートを入手する場所を確認することもできます。