中小企業向けのソーシャル メディア ポリシー
公開: 2023-01-31
ソーシャルメディアポリシーとは何ですか?
ソーシャル メディア ポリシーは、ソーシャル メディアの使用に関して従業員またはビジネス担当者が遵守すべき指示を示す文書です。 これには、ビジネスのコミュニケーション モードとソーシャル メディアの使用が含まれます。
ビジネスでソーシャル メディアを使用していなくても、従業員がソーシャル メディアを使用している場合は、ソーシャル メディア ポリシーが必要です。 ソーシャル メディア ポリシーは、ビジネス イメージ、セキュリティ、および従業員を保護するのに役立ちます。
ビジネスの優れたソーシャル メディア ポリシーは、従業員がソーシャル メディア プラットフォームでの行動に注意を払い、意識していることを保証します。 優れたソーシャル メディア ポリシーは、生産性やパフォーマンスの向上につながることさえあります。
このポリシーを免除される労働者はいません。 これは、事業主や最低レベルの労働者を含むすべての人に適用されます。 したがって、素人でも理解できるように、明確、簡潔、あいまいさのない用語で書かれている必要があります。
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ソーシャル メディア ポリシーの 8 つのメリット
中小企業向けのソーシャル メディア ポリシーの 8 つの利点を見てみましょう。ソーシャル メディア ポリシーの作成方法を知りたい場合は、このページにアクセスしてください。
1. ビジネスの評判を守る
ソーシャル メディア ポリシーは、従業員がソーシャル メディアで正しい行動を取るための指針となります。 これには、ブランドに関連するディスカッションを行う際に使用する適切な言語と、ブランドに関連するメッセージ、コメント、または投稿への対応方法が含まれます。
また、従業員が正しい服装をし、ソーシャル メディア プラットフォームで人々に敵意を抱かないように指導します。 ソーシャル メディア ポリシーは、従業員がオンラインまたはオフラインのビジネスの優れたエージェントになることを可能にします。 優れたソーシャル メディア ポリシーは、あなたが何を支持するかを反映したルールを作成すれば、物事がスムーズに進むようにします。
2. 責任感が増す
ソーシャル メディア ポリシーにより、従業員はより責任を持つことができます。 それは彼らがオンラインで行儀よくするのに役立ちます. このポリシーは、従業員が勤務しているときにのみ機能するわけではありません。 彼らはまだブランドのために働いているので、彼らが非番のときも拘束力があります。 したがって、彼らがオンラインで投稿したり発言したりするたびに、ビジネスに影響が及びます。
したがって、オンラインまたはオフラインで責任感を示す必要があります。 このポリシーにより、従業員は好き勝手に行動する可能性があり、ビジネスにプラスの影響を与える可能性があります。 従業員は、ビジネスの大使のようなものです。 彼らが何をするにしても、あなたのビジネスにプラスまたはマイナスの影響を与えます。
3. 従業員を守る
ソーシャル メディア ポリシーのもう 1 つの利点は、従業員の保護に役立つことです。 従業員の優れた行動から恩恵を受けるのはビジネスだけではありません。 従業員自身は、従業員と他のソーシャル メディア ユーザーとの間に不和が生じないようにするという意味でメリットがあります。
オンラインで人と接する際に礼儀正しく注意を払っていれば、あまり多くの問題を抱えることはなく、メンタルヘルスも守られます。 自分のビジネスを持っているか、自分のビジネスを持ちたいと考えている従業員にとって、それは自分自身の名声を高めるための優れた方法です. また、今後の課題に備えるための手段でもあります。
4. アカウント所有権の明確性
アカウント所有権の明確化は、ソーシャル メディア ポリシーのもう 1 つの利点です。 優れたソーシャル メディア ポリシーでは、誰がソーシャル メディア アカウントを所有しているか、誰がそのアカウントを使用して投稿できるか、誰がそのアカウントでメッセージにコメントしたり返信したりできるかを示します。 これは、ビジネス オーナーであるあなたが、いつ、誰が、何を、どのように行うかを知るのに役立ちます。
そうすれば、ビジネスのソーシャル メディアの側面を十分に管理できるようになります。 また、何か問題が発生した場合、誰に責任を負わせればよいかがわかります。
5. ビジネス シンボルを定義する
ソーシャル メディア ポリシーは、あなたのビジネスが何を表しているかを示すのに役立ちます。 これには、ビジネスを表す記号、画像、色、およびロゴが含まれます。 それは、あなたのビジネスが何を象徴しているかを定義するのに役立ちます。あなたのビジネスについてすでに知っている人々が、どこかでそれらのシンボルやロゴを見るときはいつでも。 彼らはそれがあなたのブランドに関連していること、または誰かが盗んだことを知るでしょう。
6. セキュリティ
適切なセキュリティ アプローチと組み合わせると、ソーシャル メディア ポリシーは、なりすましやハッカーからビジネスを保護するのに役立ちます。 また、不必要な脅威や脅迫からビジネスを保護します。 ソーシャル メディア ポリシーは、すべての中小企業の経営者にとって非常に重要です。 彼らは、さまざまなソーシャル メディア プラットフォーム上のさまざまなタイプの人々です。
これらのプラットフォームを楽しみのために使用する人もいます。 友人や家族との会話や、写真やビデオの共有にのみ使用する人もいます。 あなたのような他のグループは、ソーシャル メディア プラットフォームをビジネスに使用しています。 次に、懸念の原因となる最後の一連の人々がいます。
悪を行うためにオンラインに来る人。 彼らは、オンラインの人々の生活を困難にすることを楽しんでいるハッカーや詐欺師です。 そのため、アカウントを保護するためにソーシャル メディア ポリシーとセキュリティ プロトコルが必要です。
7. 生産性
小規模ビジネスの生産性を高めたい場合は、ソーシャル メディア ポリシーを用意してください。 よく練られたソーシャル メディア ポリシーには、従業員がオンラインまたは勤務中に何をしてよいか、または何をしてはいけないかを示すことができます。
一部の従業員は、勤務時間中にオンラインになり、仕事に集中するのではなく、友人や家族とチャットを開始したり、オンライン ビデオを見たりすることさえあります。 もちろん、これが発生すると、ビジネスにより多くの注意を払う必要があるため、生産性が低下します。
これが長期にわたって続くと、ビジネスに大きな影響が及び、評判が影響を受ける可能性があるため、多大な損失を被る可能性が高くなります。 従業員は、ファイルのダウンロードに使用する Web サイトが本物であることを確認することもお勧めします。 ハッカーは、侵入した Web サイトからファイルをダウンロードすると、ビジネスに関する機密情報にアクセスできるため、より注意する必要があります。
8. 雇用および解雇の決定
ソーシャル メディア ポリシーは、必要に応じて労働者の雇用や解雇に関する決定を下すのに役立ちます。 ほとんどの中小企業は、雇用する前にその人のソーシャル メディア ハンドルを尋ねます。
中小企業の経営者は、ビジネスに影響を与える可能性があるため、ソーシャル メディアで喧嘩をする人や疑わしい性格の人を雇いたくないでしょう。 ソーシャル メディア ポリシーでは、労働者の雇用に関する意思決定方法について詳しく説明しています。 また、従業員がいつ契約に違反したか、いつ法違反の従業員を解雇するかを知ることもできます。
ソーシャル メディア ポリシーがない場合の結果
以下は、中小企業がソーシャル メディア ポリシーを持たない場合に直面する可能性のある結果の一部です。
1. サイバー・デンジャー
ソーシャル メディア ポリシーがなければ、ビジネスはサイバー犯罪者にハッキングされるリスクが高くなります。 これが、ソーシャル メディア ポリシーの草案を作成することが不可欠である理由です。ビジネスでサイバー犯罪に取り組む方法と、従業員がサイバー犯罪者がビジネスのソーシャル メディア ハンドルやソーシャル メディアに侵入するのを防ぐ方法についての対策を提供するためです。メディアハンドルも。
2. 信用失墜
適切な指導を受けていない従業員は、ビジネスに悪影響を与えることを意図せずに行う可能性があります。 彼らは、オンラインでは想定されていない方法でコメントを投稿したり、コメントに返信したりする可能性があり、ビジネスの大使として、ビジネスも大きな影響を受けます. これは、従業員を導くソーシャル メディア ポリシーがある場合にのみ防止できます。
3. 機密情報の公開
ソーシャル メディア ポリシーは、従業員がソーシャル メディアに投稿する情報を知るように指導します。 それがなければ、従業員はビジネスに悪影響を与える機密情報を知らずに投稿する可能性があります。 従業員が勤務先の事業に関する個人情報を投稿するケースがありましたが、うまくいきませんでした。 これは主に、企業がソーシャルメディアポリシーを持っていなかったためです。 したがって、従業員には通知されませんでした。
4. オンラインでのいじめと虐待
ソーシャル メディア ポリシーがなければ、従業員が意のままに虐待されたりいじめられたりすることに備えましょう。 オンラインのいじめっ子は多すぎて、攻撃する中小企業を常に探しています。 彼らが従業員をいじめるのを思いとどまらせるためのソーシャルメディアポリシーがなければ、彼らは犠牲になる可能性が最も高い. これらのいじめっ子は、あなたがソーシャルメディアポリシーを持っていて、虐待者に対する罰があることを知ると、自分自身を振る舞う以外に選択肢はありません.
ソーシャル メディア ポリシーに含める必要がある 5 つの最も重要なこと
ソーシャル メディア ポリシーの草案を作成する際には、含める必要のある重要な事項があります。 それらのいくつかを以下で簡単に説明します。
1.役割
ソーシャル メディア ポリシーには、さまざまな従業員の役割を含める必要があります。 これには、彼らが管理するソーシャル メディア アカウントと特定の時点での責任が含まれるため、デフォルトが発生した場合に誰が責任を負うべきかがわかります。
2. セキュリティ対策
従業員が遵守すべきさまざまなセキュリティ対策を、ソーシャル メディア ポリシーに含める必要があります。 これには、共有してはいけない情報の種類、ソーシャル メディアのパスワードを誰に教えてよいか、情報を変更できる頻度、およびその他の多くのセキュリティ対策が含まれます。
3. 法律の遵守方法
これは、ソーシャル メディア ポリシーのもう 1 つの重要な要素またはコンテンツです。 会社に関する法律の遵守をX線で示します。 これには、ソーシャル メディア法を遵守する方法、ビジネスに関する機密情報を保護する方法、および顧客からの情報を処理する方法が含まれます。
4. 従業員のソーシャル メディアの使用
ソーシャル メディア ポリシーには、従業員がソーシャル メディア アカウントを使用して会社について漏らすことができる情報の制限を含める必要があります。 従業員が略歴であなたのビジネス名を言及することを許可しない場合は、それも記載する必要があります。
5. 契約違反の結果
また、ルールを破った場合の結果についても、ソーシャル メディア ポリシーに記載する必要があります。 これにより、違反者には罰が待っていることを知っているため、従業員と視聴者はソーシャルメディアでの行動をより意識するようになります.
ソーシャル メディア ポリシーの書き方
1. チームを編成する
ソーシャル メディア ポリシーを作成するための最初のステップは、チームを編成することです。 ソーシャル メディア ポリシーの起草は、1 人でできるものではありません。 あなたとあなたのチームメンバーの総力を結集する必要があります。 これにより、チーム メンバーにさまざまなルールが通知されるため、将来の問題が適切に処理されるようになります。
2. 従業員が何をしてよいか、または何をしてはいけないかを選択する
ビジネス ページまたはそのページを使用する際に、従業員が行う権利があり、行うべきではないことを選択します。 これには、返信するコメントの種類と行うビジネス トランザクションが含まれます。 あなたはビジネスのオーナーであり、いくつかのコメントに返信するのに適した立場にあります. これらはすべて、ソーシャル メディア ポリシーに記載されている内容です。
3.役割を与える
次のステップは、さまざまな従業員に役割を割り当てることです。 彼らの専門分野に応じてこれを行う方がよいでしょう。 そうすれば、各従業員はすでに自分の義務に慣れているため、生産性が向上します。
4. セキュリティ手順の確立
サイバーセキュリティの専門家や広報担当者に相談してください。 サイバーセキュリティの専門家が、企業が遵守すべきセキュリティ対策を説明するのに役立ちます。 また、Web サイトの安全性を確保し、従業員にサイバー ルール違反を回避する方法をアドバイスします。 広報担当者は、ビジネスに悪影響を与える可能性のあるさまざまな行動と、それらを回避する方法を理解しています。
5. ソーシャル メディアの PR 危機に対処する方法を決定する
ソーシャル メディアの PR 危機が発生した場合に対処する方法を用意する必要があります。 もちろん、あなたの商品やサービスがどんなに優れていても、満足できない人もいるはずです。 彼らはあなたを侮辱するためにオンラインになることを決定するかもしれません. この特定のステップでは、そのような状況やそれに関連する他の状況への対処に焦点を当てています。 場合によっては、ダメージコントロールポストを作成したり、状況を改善してビジネスの顔を救うために何かをしたりする必要があるかもしれません.
6. さまざまなソーシャル メディア プラットフォームについて具体的に説明する
従業員がさまざまなソーシャル メディア プラットフォームでどのようにやり取りできるかを説明します。 これらのソーシャル メディア プラットフォームは比較的異なり、主にそれらを使用する人々の年齢や能力に依存する場合があります。 LinkedIn のようなプラットフォームは、Facebook とは異なり、高度なプロフェッショナリズムを必要とします。 そうは言っても、Facebook でうまくいくことは、LinkedIn ではうまくいかない可能性が高いです。 LinkedIn で Facebook に投稿するのと同じ方法で投稿するとします。 その場合、あなたは真面目でプロフェッショナルでないと見なされる可能性がありますが、LinkedIn に投稿するのと同じ方法で Facebook に投稿すると、Facebook ユーザーはあなたを過度に厳しく誇りに思っていると見なす可能性があります。 従業員がさまざまなソーシャル メディア プラットフォームでどのようにやり取りし、ビジネスを促進するかを述べることが非常に重要です。
7. 個人のソーシャル メディアの使用に関するガイドラインを提供する
勤務中または勤務外の従業員がソーシャル メディア プラットフォームを使用する方法について説明します。 オフィスにいなくても、ソーシャル メディアに投稿する内容はビジネスに影響することを伝えます。
8. ポリシーが従業員の自由に影響を与えないことを確認する
標準的なソーシャル メディア ポリシーを作ろうとする従業員の自由を奪わないでください。 彼らは仕事をしながら楽しみながらルールを守ることができます。 職場をわくわくさせ、自由にコミュニケーションできるようにする。
9. ポリシーを可視化する
ポリシーを書き終えたら、別の場所に投稿してください。 ビジネスハンドブックやウェブサイトに追加してください。 また、それを印刷して、事業所の戦略的なコーナーに掛ける必要があります。 そうすれば、債務不履行者は無知を言い訳にすることはありません。
結論として、中小企業にとってソーシャルメディアポリシーを持つことの重要性を知っているので、それを取得するために努力する必要があります. 私たちはあなたのためにそれをより簡単にしました.あなたがする必要があるのは上記のプロセスを利用することだけです,そしてあなたはいつも正しく行くでしょう.
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結論
ビジネスのソーシャル メディア ポリシーを持つことは、社会的危機のリスクを軽減するだけではありません。 また、ブランドの評判を維持するのにも役立ちます。 ここまで、ソーシャル メディア ポリシーとは何か、中小企業にとってのソーシャル メディア ポリシーの利点、ソーシャル メディア ポリシーがない場合の結果、ビジネスのソーシャル メディア ポリシーを作成する方法について説明してきました。 この記事が役に立った場合は、ソーシャル メディアで共有してください。
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