より良いリモートワークエクスペリエンスのためのテクノロジーソリューション

リモートワークは永久に続くようです。 これについてはあらゆる業界の企業が複雑な感情を持つ傾向があり、パンデミック前のオフィス生活にできるだけ早く戻ることを望む企業もあれば、恒久的なリモート勤務体制に前向きな企業もある。

通常、従業員は、リモートでの勤務が提供するかなりの自由と柔軟性のおかげで、リモートでの勤務の継続を最も望んでいる関係者です。 ただし、リモートワークには雇用主と従業員の両方にとってマイナス面がないわけではなく、ユニファイド コミュニケーション プラットフォームを使用することが良い解決策になる可能性があります。 それを念頭に置いて、リモートワークエクスペリエンスを全面的に向上させるための重要な技術ソリューションのいくつかを以下に示します。

ビデオ会議

何百万人もの人々が在宅勤務をしている中、人々の交流やコラボレーションを維持するには、ビデオ会議がこれまで以上に重要になっています。 ビジネスリーダーの大多数は、パンデミックが抑制された後も従業員の在宅勤務を許可することを期待しており、ビデオ会議は定着しているようです。 ビデオ会議ソフトウェアを効果的に活用する方法を知ることで、ビデオ会議を最大限に活用できるだけでなく、従業員の満足度や生産性も向上します。

単に音声だけを使用する場合よりもビデオ会議を使用すると、人々は対話する可能性が高くなります。 このソフトウェアを使用すると、会議のスケジュールを迅速に設定したり、新入社員をトレーニングしたり、業績レビューを実施したりできます。 他の人の顔が見えることでコミュニケーションが促進され、チームが団結するだけでなく、コラボレーションが向上し士気も高まります。

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ルームシステム

企業はルーム システムを使用して、会議の場にビデオ会議を追加します。 従業員は 1 対 1 のビデオ コミュニケーションにビデオ会議ソフトウェアを利用しますが、ルーム システムでは、会議エリアにテクノロジが装備されており、部屋にいる全員が自分のデバイスを持ち込まなくても参加できます。

ビデオ会議ソフトウェアには、アドオンまたはコンパニオン製品としてルーム システムが含まれることがよくあります。 ただし、プロバイダーによっては、ビデオ会議システムとルーム システムを区別せず、それらを 1 つのパッケージとして提供している場合もあります。 一部のベンダーは独自のハードウェアを搭載しており、企業の既存のハードウェアと組み合わせて利用して企業を立ち上げ、運営することができます。

クラウドフォン

現代のビジネスにとって最も重要な要素は会社の継続性であり、オンプレミスのシステムがダウンすると顧客は会社に連絡できなくなります。 このようなシナリオでの最初の手段は、通常、問題の解決を支援できる IT スペシャリストを探すことです。 ただし、この期間中はビジネスチャンスを逃すことになります。 ダウンタイムが発生すると顧客はイライラし、ビジネスの損失につながる可能性があります。

クラウドベースの電話システムを使用している場合は、インターネットにアクセスできるまで機能し続けます。 インターネット接続が利用できない場合は、ボイスメールを使用したり、通話録音を利用したりして、接続と継続性を確保できます。 さらに、ソフトウェアの自動応答を使用することもできます。

報酬および表彰ソフトウェア

マネージャーは、従業員認識ソフトウェアのおかげで、直属の部下を簡単に認識できます。 タイムリーな評価を受けられない従業員は、高いレベルでパフォーマンスを発揮するためのモチベーションやインセンティブが低下することはよく知られています。 技術的なソリューションがない場合、従業員は通常、フィードバックや評価を得るために半年および年に一度の業績評価を待つよう求められます。 このように認識の取り組みが遅れていると、通常、認識、賞賛、フィードバックの影響力や意味が薄れてしまいます。

このため、時間通りに表彰を行うことが非常に重要であり、ソフトウェアはそれを可能にします。 管理者は、担当者を確認するためにコンピューターの前に座ったり待ったりする必要はもうありません。 世界中のどこからでも、その場で実行できます。

募集

リモートワークを可能にするために採用テクノロジーが間違いなく必要であることがますます明らかになってきています。 採用に関しては、採用する役割に適した人材を見つけるために、適切なテクノロジーを使用することが重要です。

デジタル採用プロセスを使用すると、企業は AI とアルゴリズムを活用して人材の獲得に有利になります。これらのアルゴリズムは、最も広範な網を投じるだけでなく、資格のある応募者の選択に関して、最も情報に基づいた最終候補者の決定を下すようにプログラムできるからです。 特に国際的な労働市場において、誰もが在宅で働き、仕事に応募する場合、採用プロセスを合理化するための人材獲得ツールが必要です。

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モバイル学習

スタッフに適切かつ包括的なトレーニングを提供するには、完全に機能する LMS が不可欠ですが、モバイル学習アプリと組み合わせることで、従業員はどこからでもトレーニングにアクセスできるようになります。 従業員がデスクで働いているか、常に移動しているかにかかわらず、間違いなく、全員が携帯電話に釘付けになり、依存しています。

これを利用して、すでに多くの時間を費やしているデバイスに関するトレーニングを提供してみてはいかがでしょうか? 従業員は、必要なスキルと情報を身につける質の高いトレーニングを受けるためにデスクトップ端末の前にいる必要はなくなりました。

時間追跡

集中力の維持は、リモートワークのさまざまな落とし穴の 1 つです。 朝の通勤により、会社員は仕事モードに切り替わり、会社に到着するまでに仕事に取り掛かり、フロー状態に入ることができます。

在宅勤務は、精神的にも肉体的にも日常生活に変化をもたらすことを意味します。 通勤に寝室からワークスペースまで歩く必要がある場合、特にそのワークスペースにテレビやベッド、さらには家族も含まれる可能性がある場合、この切り替えは困難になる可能性があります。 時間管理ソフトウェアは、人々が会社の時間を守っているという事実を意識し続けるのに役立ちます。

シンプルな時間監視アプリを使用することで、従業員の責任と生産性を維持できます。 人々に自分の時間を記録するように求めると、面倒な作業になる可能性があり、従業員と雇用主の間の良好な労働関係に必要な重要な説明責任が回避されます。

VPN

オフィスの外で働く従業員が増えるにつれ、特にユーザーが公衆ネットワークや個人ネットワークを介して接続している場合、サイバーセキュリティに対する懸念が高まります。 フィッシング攻撃、分散型サービス拒否 (DDoS)、リモート デスクトップ アカウント攻撃、Bluekeep エクスプロイトは、リモート従業員にとって最も一般的なリスクです。 残念ながら、多くの従業員はサイバーセキュリティに関する十分な教育を受けていないか、これらの形態の攻撃に気づいていないため、特に侵害にさらされやすくなっています。

従業員はハッカーやサイバー犯罪者と同じように企業のデータ セキュリティに損害を与える可能性があるため、在宅勤務中に自分のデバイスを安全に保つことは交渉の余地がありません。 VPN を使用すると、従業員は組織の内部ネットワークとデータに安全にリモート アクセスできます。 このツールは、ユーザーのデバイスと企業データの間に安全なトンネルを確立し、2 つのエンドポイント間で送信されるすべてのものを暗号化します。

ウイルス対策

物理的なオフィスにはすべてのワークステーションを処理できるサイバーセキュリティ能力があるかもしれませんが、自宅のコンピューターを同じように制御することはできません。 リモート PC の場合、Windows 10 に標準搭載されている Windows Defender は十分すぎるウイルス対策ソリューションです。

Macintosh を使用する各リモート ワーカーもエンドポイント セキュリティ ソフトウェアを使用する必要があります。

すべての在宅従業員に対して、会社のリソースに接続するすべてのマシンでウイルス対策製品を使用することを義務付けるポリシーを確立し、ワークステーションを追跡するためにクラウドベースの監視システムを使用する必要があるかどうかを検討します。 現在使用しているサポート コンソール ツールと、直接の制御および監督下にないマシンにアクセスするために必要なライセンスを調べてください。 リモート ソリューションをセットアップすると、IT サポート チームが従業員の自宅コンピュータにリモート アクセスして、リモート アクセスのセットアップを支援できるようになります。

経費追跡ソフトウェア

オンライン経費管理ソリューションを使用すると、従業員はどこからでも自分の経費アカウントにアクセスできます。 リモートの従業員は自宅や外出先から経費を提出でき、経理または給与チームが即座に評価して承認するため、オフィスに来なくても全員が最新情報を共有し、同じ認識を保つことができます。

統合された経費管理ソリューションを使用すると、経費の承認と払い戻しにかかる時間が半分に短縮されます。 別の方法としては、財務部門の従業員をリモートで勤務させ、承認に時間がかかる大量の仮想領収書を受け取ることです。 領収書を支払う前に、各領収書を会社のポリシーに照らして確認する必要があるため、従業員への支払いが遅れます。

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結論

リモートワークはさまざまな意味で経済と労働力を盲目にし、物事を一晩で行う新しい方法を導入し、控えめに言っても確立された秩序を混乱させました。 私たちの仕事生活は、オフィスとお互いが近接する環境によって長い間形作られてきたため、リモートワークは 2 年近く経った今でも多くの人や企業にとって馴染みのないものです。

リモートワークを可能にするテクノロジーの爆発的な普及は、これらすべてに対する希望の光となっています。 現在では、リモートワークによってもたらされるほぼすべての問題や課題に対するテクノロジーとソフトウェアのソリューションが存在します。

仮想コラボレーションを容易にするテクノロジーから、リモート ワーク環境で従業員を見つけてオンボーディングすることを容易にするテクノロジーまで、リモート ワークの落とし穴の多くを回避する方法があります。 上記の例を念頭に置き、リモートワークを関係者全員にとってより生産的で楽しいものにするために、存在するあらゆるものをビジネスで確実に活用してください。