プロジェクトマネージャーがリモートで効率的に作業する方法

公開: 2020-04-13

在宅勤務の革命が間近に迫っており、部分的または完全な在宅勤務モデルに移行する企業が増えていますが、在宅勤務には課題と機会の両方があります。すべてのビジネス、およびそれらのビジネス内の個々のチームでさえも異なり、リモートで操作するための独自の作業方法、実践、およびツールの恩恵を受けます。プロジェクト管理の役割を担っている人は、綿密に計画を立て、整理された状態を保ち、効果的にコミュニケーションを取り、時間を管理する必要がありますが、これらすべてをリモートで実行できますか？

Exposure Ninjaでは、リモートワーキングを全面的に支持しており、8年以上にわたって100％リモートモデルを運用してきました。私たちは、コミュニケーションのマスターであるプロジェクトマネージャーに、リモートで効率的に作業するためのヒントを求めて、クライアントを満足させ、キックアスの結果を生み出している最前線にいます。

1.生産的なコミュニケーション：インスタントメッセージングに注意してください

プロジェクトマネージャーの役割の大部分はコミュニケーションに集中しており、クライアントの要求や新しいプロジェクトについて社内チームに説明したり、キャンペーンの進捗状況についてクライアントを更新したりします。効果的なコミュニケーションとは、メッセージを明確にしたり、良好な関係を築いたりすることだけではありません。また、クライアントとチームの両方と共有する情報の時期、内容、量に優先順位を付けることも重要です。

リモートで作業している場合、内部通信の大部分は電子メールとインスタントメッセージングプラットフォームを介して行われる可能性があります。これらは、正しく使用されていれば、チームと連絡を取り合い、作業の進捗状況を常に把握するのに最適です。しかし、インスタントメッセージングプラットフォームは、特に効果的なツールから、1日を支配する気が散るような時間の無駄にすぐに移行する可能性があります。

直接または電話ではなくメッセージでコミュニケーションをとる場合、コミュニケーションの明確さはさらに重要です。メッセージのトーンと頻度を検討することは有用です。クライアントのフィードバックを毎週の更新に凝縮して、グループチャネルのスパムを回避し、伝達する必要のある情報に対して通話の効率が高い（または低い）かどうかを検討してください。

届くメッセージを実行する時間がない場合は、メッセージを開かないでください。抵抗できない場合は、メッセージをすばやくメモし、その緊急性を評価して、手元のタスクに戻ります。 Slackを使用しています。これは、受信したメッセージにリマインダーを設定して、1時間、明日、または来週に対応できるようにするための便利な方法です。また、特定のタスクを実行しているときや通話中に通知をスヌーズする価値がある場合もあります。これにより、通知がポップアップして気が散り、チェックインしたくなるのを防ぐだけでなく、現在チャットできないことを同僚に知らせることができます。メッセージをチェックして追いつくときに定期的な間隔を設定すると、重要な更新を見逃すことなく他のタスクに集中できるため、生産性が向上します。

2. 1日の計画：ブロックで作業する

リモートで作業することの大きな利点の1つは、1日の計画を立てる柔軟性があり、オフィスで行うよりも少し早くまたは遅く開始または終了できることです。これは一部の人にとっては素晴らしいことですが、他の人にとっては、スイッチを切るのが難しい場合があります。夕食後に数通のメールをチェックしたり、緊急ではないリクエストに返信したり（数分かかる場合でも）、通常よりも長時間働いたりするので、仕事の日が夕方に浸透するのは簡単です。通勤する必要があります。

1週間を慎重に計画することで、電源を切り、生産性を高めることができます。プロジェクトマネージャー（PM）の多くは、時間をブロックに分割し、それぞれが異なるクライアントまたはタスクに専念しています。また、時間ブロックのいずれかの側にバッファーを追加するか、予期しない要求に対して追加のブロックを作成することにより、その週にポップアップする不可避であるが予測できないタスクを許可することも役立ちます。これにより、スケジュールを守ることができます。注意が必要な土壇場の問題が発生したとき。特定のスロットをブロックすることは、稼働週を最大化するための優れた方法であり、各クライアントまたはプロジェクトに十分な時間を割くことができるという安心感があります。

最後に、リモートで作業しているときにワークライフのバランスを保つことは、私たちにとって最善の課題となる可能性があります。 1日の最後の30分間に、いくつかの「軽い」管理タスクを計画してみてください。これは、リラックスするのに役立つ場合があります。プロジェクトマネージャーの場合は、リストと計画が大好きなので、ラップトップに戻って行動するのではなく、夕方に頭に浮かぶ仕事関連のものを電話やメモ帳に書き留めてみてください。私たちのPM忍者の多くは、仕事の直後に運動や趣味の時間をブロックすることが、ダウンタイムに移行し、仕事の終わりにハードカットオフを行うための優れた方法であると感じています。

3.ボスの仮想会議：すべて準備中です

リモートで作業する場合、会議はオフィスでの会議よりも頻繁に行われない傾向があります。これにより、個人や企業が会議の目的と価値を実際に検討し、可能な限り効率的になるようにすることができます。半分の時間に凝縮される可能性のある、制限のない長い議論を避けるために、30分の時間枠に固執するようにしています。利用可能な時間を埋めるために拡張します。通話を主導している場合は、最初に行われる小さな会話の量を制限するようにしてください。クライアントやチームメンバーに追いつくことが重要ですが、1、2分後、参加者に電話の目的を静かに思い出させ、議題を開始します。

会議の生産性を確保するには、電話の前にメモや議題を他の出席者と共有し、会議の目的を明確にして、会議の前に適切に準備するように他の人に促します。ビデオ会議ソフトウェア、Skype、またはモバイルを使用しているかどうかにかかわらず、バックアップがあることを確認してください。技術的な問題が最悪の時間に通話を中断するとき、私たちは皆そこにいましたが、これがクライアントの通話中に発生した場合、それは専門家ではないだけでなく、時間を無駄にする可能性もあります。会議の前に、マイクが機能していることと、使用している可能性のある仮想会議室にアクセスできることを確認してください。万が一に備えて、クライアントの電話番号を常に手元に用意してください。

4.ワークステーションのセットアップ：努力する価値があります

自宅で1日、1週間、または無期限に仕事をしている場合でも、自分のために仕事をするためのスペースを設定することが不可欠です。プロジェクトマネージャーは、1週間を通して多くの電話を受ける可能性が高いため、高品質のカメラとマイクが不可欠です。通話に参加する前に、周囲の状況を考慮して（確認してください）—パンツが床に置かれたり、悪意のある子供が部屋に迷い込んだりすると、リモートワークが失敗するのを見てきました…可能であれば、無料の作業専用スペースを作成してください雑然と気晴らしから。これにより、集中力が維持され、仕事と個人の時間をより簡単に切り替えることができます。

最終的に、ほとんどのオフィスジョブは、より効率的ではないにしても、リモートで同じように効率的に実行できます。効果的なプロジェクト管理に必要なスキルは変わりません。プロジェクト管理に惹かれる個人は組織化され、独立しています。これは、離れた場所で作業するときに生き残るだけでなく、繁栄するための完璧な特性です。

オフィスから自宅への移行に苦労している場合は、リモートワークレボリューションが適応に役立ち、プロジェクトマネージャーがチームを効果的に管理してクライアントと連携するために使用するすべてのツール、テクニック、トリックを提供します。 Exposure Ninjaを使用してオフィスからリモートに切り替え、クライアントと同僚の関係をこれまで以上に改善します。