時間を無駄にしないリモートミーティングの開催方法
公開: 2020-04-13会議を時間通りに効果的に維持することは、オフィス環境では困難な場合があります。 リモート設定では、信頼性の低い会議プラットフォームや不明確な「カメラのオンまたはオフ」など、いくつかの追加の課題があります。 エチケット。 Exposure Ninjaでは、2012年からリモートで実行され、100人の忍者のチームに成長しました。 この間、私たちはリモート会議の設定を改善して、集中力を維持する生産的な会議を提供してきました。
時間を無駄にしないリモートミーティングを開催するための7つのヒントを次に示します。
1.期待を設定する
対面式の会議と同じように、後発者や気晴らしは会議の流れを混乱させる可能性があります。 時間を無駄にしない素晴らしい会議への最初のステップは、チームの期待が最初から正しく設定されていることを確認することです。
これを開始する最も簡単な方法は、指定した時間、場所（Skypeなど）および招待者リストを使用して、会議をカレンダーに予約することです。 Exposure Ninjaでは、Googleカレンダーを使用しています。これは、すべてのNinjaのカレンダー間で同期して、二重予約されないようにします。
会議の始まりは、「基本ルール」を提示する絶好の機会です。 これらには、携帯電話、メッセンジャー、電子メールの使用などが含まれる必要があります。 理想的には、チームの全員が会議の期間中、すべての通知を無音にします。 常に可能であるとは限りませんが、中断が少なく、より集中的な通話が可能になります。
また、ハードウェアの期待値を設定する必要があります。 ブリーフィングを配信する場合は、質問がない限り、チームにマイクを一時的にミュートするように依頼することをお勧めします。 これにより、犬が吠えたり、話し手のメッセージを妨げるノイズを入力したりする機会が減ります。
2.事前に議題を共有する
会議の前に議題を共有することで、全員が準備する時間を確保でき、重要なチェックを実行するのにも役立ちます。 そのチェックは、会議が本当に必要かどうかです。 議事をまとめるのに苦労している場合は、会議がまったく必要ない可能性が高いです。
あなたの議題はまた、あなたが電話の焦点から引き離された場合にあなたに会議を軌道に戻す簡単な方法を与えるでしょう。 物理的な会議と同じように、次のように言うのは簡単です。 これにピンを入れて、後でもう一度見てみましょう。」
3.信頼性の高いプラットフォームを使用する
そこには多くの異なる通話オプションがあり、信頼性が高く、目的に適したものを選択することが不可欠です。 接続が不十分なために継続的にドロップアウトしたり、放棄しなければならない通話よりも悪いことはありません。
オフィスの電話で顧客との通話を再現したい場合は、Yayや8×8などのアプリが強力です。 これらは通話録音機能を提供し、オフィス番号を使用して電話をかけたり受けたりするように設定できます。 彼らはいつものように彼らの番号に直接電話を受けるので、彼らはあなたのクライアントにとって簡単なサービスです—彼らがそれを使うことができる前に彼らがダウンロードしたりすることは何もありません。
カメラがより適切な会議の場合、または画面共有が必要な場合は、プラットフォームの選択肢が豊富です。 私たちのお気に入りには、Googleハングアウト、Skype、Zoomなどがあります。
GoogleハングアウトはGoogleカレンダーとシームレスに同期します。 画面を共有できます。また、騒がしい環境で難聴または難聴の人のための字幕オプションもあります。
Skypeは、スクリーンレコーダーや画面共有などの優れた機能を備えた有名なビデオ会議プラットフォームです。 Skypeは、クイックメッセージを送信したり、通話を開始する前に全員の準備ができていることを確認したりするためのメッセンジャーとしても機能します。 ただし、安定性が少し不安定になることがあるため、多くの人にとっては難しい場合があります。
Zoomは有料サービスですが、最大45分間の会議を可能にする素晴らしい無料バージョンが利用可能です。 会議の記録機能と画面共有オプションもあります。 非常に安定したプラットフォームになる傾向があり、多数の人を処理できます。
4.カメラを使用する
「カメラオン」ミーティングは、効率性だけでなく、チームビルディングの観点からも多くのメリットをもたらします。 カメラを持っている全員がいると、誰かが話しかけようとしている口頭での合図は対面式の会議と同じであるため、人々がお互いの上で話し合うのを防ぐのに役立ちます。 カメラをオフにすると、お互いに話し合ったことについて多くの謝罪があります。恥ずかしいことは言うまでもなく、効果的な会議では時間が無駄になります。
カメラをオンにすると、アナウンス中のチームの反応を測定するのに役立ちます。もちろん、すべての人が物事の言い方を確認するのに役立ちます。 意図したものとは異なる方法で何かに出くわすのは簡単です。 みんなの顔を見ることができるのはこれに役立ちます。
一般的に、最善の方法は、事前に準備できるように、カメラでどの会議を行うべきかをチームに知らせることです。 通常、特定の会議はビデオコールにすることをお勧めしますが、チームの一部のメンバーが不快に感じる可能性があるため、それを主張することもありません。
5.次のスピーカーを指定します
会議を軌道に乗せるための本当に簡単なヒントは、質問を特定の人に向けることです。 質問をぶら下げたままにしておくと、人に話しかけるために通常の視覚的な手がかりに頼ることができないため、沈黙する可能性があります。 対面式のミーティングでは、回答を求めている相手を見ることができます。 画面上では、誰を見ているのかが常に明確であるとは限りません。画面の隅で同僚を見つめることはできますが、他のすべての人にとっては、見下ろしているだけです。 単純な「これは可能ですか？ あなたはどう思いますか、アンディ」は不必要な不確実性とアイドル時間を削減することができます。
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6.心理的安全性を奨励する
会議は、部屋の中で最も大きな声で狂ってしまうことがあります。 この問題はリモートミーティングでも同じですが、一部のチームメンバーがオンラインでやり取りするときに自信を持てるようになります。
誰もが安心して貢献できると感じ、チームのすべてのメンバーが尊重されると、チームの心理的安全性のポイントに到達します。 これを容易にするために、聞きたい次の人を指定することで、さまざまなチームメンバーからの平等な貢献を促すことができます。 オフィスでは、視覚的な手がかりを使用できます。 オンラインでも同じですが、もう少し頑張らなければならないかもしれません。
心理的安全性は、会議中に全員の考えを理解するのに役立ち、会議後の貢献ポイントを制限します。 あなたが促進しようとしているものの1つとしてそれを持っていることはまたあなたが「砂袋」を見つけるのを助けます。 サンドバギングとは、チームメンバーがポイントを繰り返し始めたり、トピックから外れたりして、会議を軌道から外した瞬間です。 貢献を均等に分配し続けることは、会議を軌道に乗せ、チームをより強くするのに役立ちます。
7.冷酷になりすぎないでください
会議を軌道に乗せ、無駄な時間を減らすことは素晴らしいことですが、冷酷になりすぎないように注意してください。 リモートで作業することで、チームビルディングの時間を短縮できます。少しの社会的交流時間が重要です。 通話の開始時または終了時に数分待って、全員の夕方または週末に追いつくと、チームのつながりを維持するのに役立ちます。
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