ワークフローの自動化を開始する前に尋ねる質問

果たすべき役割の数が増えている従業員でビジネスがいっぱいになっている今日のペースの速い世界では、何らかの形の自動化なしに追いつくのは難しい場合があります。 多くの場合、最初のステップはワークフローの自動化です。

それは何十年も前からありましたが、テクノロジーが進歩し、より多くの個人がコンピューターやスマートフォンに慣れてくるにつれて、このテクノロジーを毎日使用する新しい方法が出現しています。

うまく機能するソフトウェアプログラムを見つけたり、工場用のマシンを購入したりすることは、一見、いくつかの日常的なタスクを自動化する簡単な方法のように思えるかもしれませんが、やりたい場合は、複雑すぎることを進める前に、もう少し調査する必要があります。最初から正しい。

ワークフロー自動化が職場でどのように使用されているか

組織や企業は、ワークフローの自動化を使用して、プロセスと従業員の効率を向上させることができます。

たとえば、数百または数千人の従業員を抱える企業は、組織の会計ソフトウェアから直接入力を受け取り、人的処理なしで労働者の給与を配布するソフトウェアを使用して、給与プロセスを自動化できます。

この自動化は、手動の計算ミスを減らしながら、職場での正確さを提供するのに役立ちます。

別の例は、マーケティング部門が月刊ニュースレターを送信しているが、役職/責任に基づいてそれらを受信する必要があるさまざまな部門内に多くの異なる連絡先がある場合です。 ワークフローの自動化を使用して、ニュースレターごとに社内の特定の連絡先用にカスタマイズされた電子メールテンプレートを作成できます。

これで、ワークフローソフトウェアは自動化されたプロセスを使用できるようになります。 各テンプレートは、必要な連絡先情報でカスタマイズされ、組織の設定に従ってパーソナライズされた電子メールを送信します。

この自動化は、個別の電子メールを手動で送信するために費やす時間を削減し、従業員のミスを最小限に抑えることで効率を向上させるのに役立ちます。最適化された電子メールテンプレートは、送信前の状態に正確にパーソナライズされているためです。

あなたの組織はワークフローの自動化を必要としていますか？

ビジネスプロセスを改善したり、作業中のタスクを自動化したりする場合、ワークフローの自動化が効率の合理化に役立つ場所はたくさんあります。 次の質問のいくつかを自問して、ワークフローの自動化が組織や職場に役立つかどうかを評価します。

• 従業員は手動の反復的なタスクに多くの時間を費やしていますか？
• あなたの組織には、自動化によって改善できるプロセスがありますか？
• 高精度で完了する必要のあるタスクはありますか？
• ワークフローの自動化を実装すると、ビジネスの時間や費用を節約できますか？

上記の質問のいずれかに「はい」と答えた場合、組織はワークフローの自動化の恩恵を受ける可能性があります。 改善されたプロセスについてチームと経営陣に相談し、開始に役立つさまざまな種類のソフトウェアの調査を開始します。

ワークフロー自動化が使用されるのはなぜですか？

ビジネスでは、時は金なりです。 タスクの自動化は、いくつかの方法で時間とお金を節約するのに役立ちます。

1.コスト削減

ワークフローの自動化は、特定のタスクへの人間の介入の必要性を削減または排除するのに役立ち、大幅なコスト削減につながります。

たとえば、誰かがシステムに手動でデータを入力する必要があるプロセスがある場合、ソフトウェアプログラムを使用してそのプロセスを自動化できます。 これにより、プロセスが高速化されるだけでなく、人的エラーの可能性も排除されます。

2.可視性

ワークフローの自動化を実施すると、マネージャーとスーパーバイザーは、社内のすべてのタスクとプロジェクトのステータスをリアルタイムで確認できます。 これにより、時間をどこに集中させるかについてより適切な決定を下すことができ、タスクが時間どおりに完了することが保証されます。

3.コミュニケーションの改善

ワークフローの自動化は、リマインダーや通知を従業員に送信することから、テンプレートを介して重要な情報を共有することまで、いくつかの方法でコミュニケーションを改善するのに役立ちます。

割り当てられた各タスクのワークフロープロセスを理解する従業員が多いほど、優先順位を付けて作業を完了することができます。 次に、ワークフローシステムからより良い結果が得られます。

4.より良い顧客サービス

毎日大量の作業依頼が寄せられると、一人の人や部署ですべてを自分で処理するのが難しい場合があります。

ただし、ワークフローの自動化を実施すると、個々の従業員のスキルセットと知識に基づいてプロジェクトとタスクを割り当てることができるため、与えられた特定のタスクを簡単に完了できます。

5.カスタマーエンゲージメントの向上

ワークフローの自動化を実装することで、顧客に積極的に働きかけ、ビジネスに関与させることができます。 例としては、パッケージが到着したかどうかを尋ねる自動メールや、新しいサブスクリプションサービスで最初の支払いがまもなく行われることを通知するメールなどがあります。

これは、組織内の顧客と従業員の間にパーソナライズされた接続を構築することにより、エンゲージメントを高めるのに役立ちます。

6.冗長性を取り除く

ワークフロー自動化のもう1つの利点は、現在のプロセスの冗長性を排除することです。これにより、他のより重要なタスクから時間がかかり、エラーや顧客の不満につながります。 これらを自動化することで、最終製品に影響を与えることなく冗長性を取り除くことができます。

7.全体的な製品の改善

十分に油を塗ったマシンを使用している場合、よりスムーズに実行されるのは個々のタスクやプロセスだけではなく、会社全体にメリットがあります。 同様に、効果的なワークフロー自動化システムは、製品全体を改善することができます。

これは、従業員が特定のタスクや知識セットにより集中できるため、より高品質の製品やサービスにつながるためです。

8.より簡単なワークフロー追跡

最後に、自動化されたワークフローを導入すると、各タスクとプロジェクトの進行状況を最初から最後まで追跡することがはるかに簡単になります。 これにより、すべてが正常に進行していることを確認し、意思決定を改善し、コミュニケーションを改善することができます。

SMBとエンタープライズワークフローの自動化に違いはありますか？

ワークフローの自動化は中小企業と企業の両方に使用できますが、自動化プロジェクトに飛び込む前に知っておく必要があるこれら2つのタイプの企業の間にはいくつかの本質的な違いがあります。

SMBの従業員はそれほど訓練されていません

中小企業は大企業よりもプロセスとワークフローシステムが少ない傾向があるため、中小企業内の特定のタスクを自動化するには、より多くの時間と労力がかかる可能性があります。

これは、従業員が十分なトレーニングを受けていない場合や、なぜそれが必要なのかわからない場合に特に当てはまります。このようなシステムを実装することでどれだけの時間を節約できるかがわかりません。

大企業はより少ないトレーニングを必要とします

ワークフローシステムに既に精通している従業員がいる場合は、自動システムを使用するようにトレーニングするのにほとんど労力がかからないことに気付くはずです。 彼らはそれを実装するのを助けたり、より良く働くか修正する方法を提案するかもしれません。

これは、会社が十分に大きい場合、ワークフローの自動化を使用してから最初の1か月以内にROIが表示される可能性が高いことも意味します。

知っておくべきワークフローの自動化に関する統計はありますか？

ワークフローを自動化することは、生産性と効率を向上させるための非常に効率的な方法です。 ただし、自動化を決定する前に、自動化されたワークフローを取り巻く統計を知っておくことが重要です。

調査によると、少なくとも1つのプロセスを自動化する企業では、生産性が54％向上します。 さらに、自動化されたワークフローは、エラーを約88％削減するのにも役立ちます。 これらの種類の統計を念頭に置いて、ワークフローの自動化がなぜこれほど有益なステップになるのかを簡単に理解できます。

ワークフローをすばやく自動化する方法は？

ワークフローをすばやく自動化する場合は、いくつかの手順を実行できます。

• まず、自動化プロセスの望ましい結果を明確に把握していることを確認してください。
• 目標を念頭に置いたら、この目標を達成するのに役立つ既存のソリューションまたはツールを見つけてください。
• 既存のソリューションが存在しない場合は、自動化ツールとプログラミング言語を使用して自分でソリューションを構築することを検討してください。

これらの手順に従うことで、自動化プロセスを合理化し、ワークフローをすぐに稼働させることができます。

結論

ワークフローの自動化は、組織の効率を改善し、生産を促進しようとしているあらゆるビジネスにとって有益なツールになり得ます。 組織が小規模であろうと大規模であろうと、このタイプのシステムを実装するときに実行する手順を知っている限り、生産性と出力に前向きな変化が見られることは間違いありません。