プロジェクトマネージャーとして成功するための14のプロジェクト管理スキル

誰かがあなたの強みやスキルについて尋ねたときに、あなたは凍りつきますか?

自分のことを話したり、得意なことを売り込んだり、意思決定者がそれを買ってくれることを願ったりするのは難しいことです。 私たちは自分が得意なことを知ることさえできますか? それとも、自分が一番得意でありたいと思っていることを反映した答えを出しますか?

それが私たちが愛の言語とエニアグラムテストを研究する理由です。私たちは自分自身をよりよく知ることに夢中です.

プロジェクト管理は、自己認識に優れた人物を必要とする役割です。 利害関係者とのコミュニケーションを処理し、ビジネス リソースと目標を順調に進めるためには、自分の強みと、他の人と協力するときにそれらを活用する方法を知ることが重要です。

すべての企業は、何らかの形式のプロジェクト管理ツールを使用して、組織の効率を向上させます。 現代の企業は、高性能のプロジェクト管理ソフトウェアに投資して、進捗状況と生産性を監視しています。 これらのソリューションは、プロジェクトで予期しない変更が発生した場合に、貴重なクリティカル パスを生成することにも長けています。

プロジェクト マネージャーには、ハード スキルとソフト スキルの両方を含むスキル セットが必要です。 プロジェクトのスコーピング、コミュニケーションなどのソフト スキル、適応能力などのテクニカル スキルは、役割の経験を積む上で不可欠です。

他のキャリア パスと同様に、重要な役割固有のスキルと、リーダーシップとビジネス感覚の能力を持つプロジェクト マネージャーは、簡単に良い機会を見つけることができます。

14の必須プロジェクト管理スキル

プロジェクト マネージャーはサイロで作業することはなく、部門間のコラボレーションと、会社全体のタスクとワークフローのより良い可視性によって推進されます。

ビジネスで従来のプロジェクト管理ライフ サイクル方法論を使用する場合でも、高度なソリューションを使用してプロジェクトを管理する場合でも、プロジェクト マネージャーに必要なスキルはほぼ同じです。 プロジェクト管理業界に参入したい場合は、成功するために開発する必要がある重要な専門的および個人的な特徴をいくつか紹介します。

組織

企業レベルのプロジェクトのあらゆる側面を調整しようとする散漫な人を想像できますか? 散らかっているのも悪いことではありません。私もそのクラブの一員です。 しかし、プロジェクトを適切に管理するには、優れた組織力が必要です。

プロジェクト マネージャーは、チームとそのタスクをスムーズに実行し続けるために、組織的なスキルを必要とします。 組織化された個人は、時間通りに電子メールに返信し、締め切りを守り、すべてのチェックリストを用意しています。 彼らは目標設定方法論に熟達しており、プロジェクトのマイルストーンを期限内に確実に達成する責任があります。

委任とタスク管理

プロジェクト管理のもう 1 つの側面は、誰がどの分野で最も優れているかを知ることです。 学校のプロジェクトの場合、これは、誰が数字に優れているか、クリエイティブなプロジェクトのタイトルを思いつくことができるかを尋ねることを意味する場合があります.

プロの世界では、これは従業員を知り、人の読み方を知ることを意味します。 多くのプロジェクトが失敗するのは、間違った人やグループに割り当てられたからです。多くのリーダーが、チームは喜んで割り当てを受け入れる必要があると信じているからです。

これはうまくいくかもしれませんが、失敗することがよくあります。 従業員は、自分の才能が無駄になっていると感じながら、やりたくない仕事をして行き詰まっています。 このため、個性や才能によってプロジェクトの側面を適切に委任するプロジェクト マネージャーを探すか、そのようになるよう努めてください。

適切な戦略の選択

優れたプロジェクト マネージャーは、会社、プロジェクト、および関係者全員にとって最適な戦略を選択する方法を知っています。

全社的なプロジェクト管理戦略とロードマップを計画および実装する前に、次の質問をしてください。

• 特定のチームが得意とするものは何ですか?
• 適切な指導とリーダーシップがあれば、彼らは何ができるでしょうか?
• プロジェクトの完了を妨げる最大の問題点と阻害要因は何ですか?

プロジェクト管理の方法論は、それ自体が課題になるべきではありません。 たとえば、ブランド デザイナーは、ガント チャートを操作するのが難しいと感じる場合があり、習得しやすいプロジェクト管理プラットフォームなど、より直感的な方法で作業を成功させる必要がある場合があります。

コミュニケーション

コミュニケーションは、多くの企業で問題になっています。 私たちは自分の言いたいことを言わず、つま先を踏むことを恐れています. プロジェクト管理に関しては、この懸念をしている暇はありません。

プロジェクト マネージャーは多くの役割を果たしますが、そのうちの 1 人はヘッド コミュニケーターです。 彼らは、すべての従業員、会社の上層部、およびこのプロジェクトを達成するためにあなたの会社と提携している可能性のある組織外の人 (顧客コミュニケーションなど) を含む、プロジェクトに関与するすべてのマネージャーと連絡を取り合います。

このため、プロジェクト マネージャーは優れたコミュニケーターである必要があります。 この仕事は、電子メールの受信トレイが何日も滞っていたり、サークルで話したりして、意味を探している人には向いていません。 彼らは、伝えようとしているポイントを簡潔に述べることができる迅速な対応者でなければなりません。

何かが変更された場合、従業員が期日を過ぎた場合、または設計が承認されたドラフトと異なる場合、プロジェクト マネージャーは他の従業員や指導者に状況を専門的に伝えることができる必要があります。

リーダーシップ

プロジェクト マネージャーとして、多くの人があなたに答え、ガイダンス、または解決策を求めます。 プロジェクト マネージャーは、とりわけ、強力なリーダーシップの資質を示す必要があります。

つまり、マネージャーは簡単に注目を集めることができる人でなければならないということです。 他の人は、あなたの会社で、また外部の利害関係者や参加者によって、それらを十分に尊重する必要があります。 プロジェクト マネージャーは、同僚に対して一定レベルの権限を保持します。

一部の従業員は天性のリーダーです。 他の人は、いくつかのコーチングの後にリードする可能性があります. チームに完璧で組織化されたコミュニケーターがいて、そのリーダーシップ能力に疑問がある場合は、多くの段階で彼らを指導する必要があるという知識を持ったプロジェクトマネージャーとして配置することを検討してください.

交渉

これは決して希望ではありませんが、プロジェクトは時として荒れることがあります。 見積もられた価格が最終的な請求書と一致していない可能性があります。 たぶん、グラフィック デザイン チームは、あなたが同意した時間までに画像を返してくれません。

問題が何であれ、プロジェクト マネージャーは解決策について交渉できる必要があります。 この特性は、リーダーシップとコミュニケーションのスキルに隣接しています。 それらは同一ではありませんが、多くの場合、これらすべての機能が同じ人の中に表示されます。

次の質問は、従業員の交渉スキルを識別するのに役立つガイドです。

• 彼らはこれまで、危機の時代にどのように対応してきましたか?
• 彼らは、双方にとって満足のいく妥協点を見つけるためだけに、思い通りにならない危険にさらされたことはありますか?

交渉はやりがいのあるものであり、やりたいと思う人は多くありません。 他の専門家と議論しているように感じるかもしれませんが、優れたプロジェクト マネージャーは、さまざまな関係者間や、同じ会社で働くチーム間でさえも妥協点を見つける方法を知っています。

リスクの予測と管理

リスク分析と管理は、現実になる前に発生する可能性のある財務リスクを予測しています。 これらの問題の予測に加えて、リスク管理には、影響を回避または最小限に抑えるための潜在的なソリューションの開発が含まれます。

リスク管理戦略は、まだ起こっていないことから確実に回復できるようにする優れた方法です。 トラブルを予測し、万一に備えることで、問題が発生する前に解決できます。

リスク管理は、必ずしも金融トラブルに限定する必要はありません。 特にプロジェクト マネージャーとして、チームの成功の多くは期日を守る能力にかかっています。

リスク管理戦略の 1 つとして、各期日を必要な日より 1 週間早く提示し、チームがそれを達成するために懸命に働くことを保証する一方で、いくつかの緊急事態を考慮に入れることが考えられます。

プロジェクトで発生する可能性がある特定のタイプの問題を検討してください。 同じプロジェクトは 2 つとなく、プロジェクト固有のリスク管理戦略も同じではありません。

スケジューリング

スケジュールはプロジェクト管理の重要な側面の 1 つであり、他の人はあなたの締め切りに間に合うように頼っています。 これは、チームがプロジェクトの契約を結んでいる場合に特に当てはまります。 質の高いプロジェクトマネージャーは、すべてのクライアントが時間通りに質の高い仕事を提供できるようにします。

適切なスケジューリングの影響は、委任とタスク管理にとどまりません。 スケジューリングには、支払いと請求のスケジューリング、期日のスケジューリング、シフトのスケジューリングなどが含まれます。

優れたプロジェクト マネージャーは、色分けや優先順位付けラベルなどの戦術を使って、複数のカレンダーをうまく使いこなすことができます。

原価管理

チームの予算を超えると、目前のプロジェクトが台無しになるだけでなく、会計年度の残りの期間、チームと会社に影響を与える可能性があります。 これが、コスト管理とコスト追跡が不可欠なプロジェクト管理スキルである理由です。

簡単に言えば、コスト管理とは、ビジネス コストの計画と監視を指します。 プロジェクト マネージャーは、プロジェクト コスト管理ソフトウェアを使用して、高品質の製品やサービスを提供しながら、チームがコストを抑えられるようにすることがよくあります。

プロジェクト全体で考慮すべきコストには、物資、請負業者やフリーランサーなどの人的資源、機器やスペース、および当初の予想よりも多くの作業が必要な場合に必要となる可能性のある支払いなどがあります。

批判的思考

小学校で標準化されたテストを受けなければならなかった場合、批判的思想家であることを重視していることを覚えています。 それは、あなたが持っている情報で最善の結論に達することができることを意味しました. プロジェクトマネージャーとして、このスキルは役に立ち、必要です。

プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの予算編成や利害関係者の同意から、目標の調整やワークフローの最適化まで、日々の意思決定を行います。 したがって、PJM が優れた意思決定者であることが重要です (しゃれは意図されていません)。 すべての選択肢を比較検討し、10 回中 9 回は最適なものを選択できる人が必要です。

プロジェクト管理を理解するためのもう 1 つの重要な要素は、ビジネスに最大の影響を与えるためにどのプロジェクトが成功するかを知ることです。 実現可能性調査の実施方法を知ることで、プロジェクト マネージャーはプロジェクトの実行に関連する情報を得ることができます。

人本位

このスキルは非常に過小評価されており、ビジネスの世界では見過ごされがちです。 ただし、プロジェクト マネージャーは優れた人材管理者でもある必要があります。 考えてみれば明らかです。

プロジェクト マネージャーは、日常的に人々とやり取りします。 彼らは、チーム全体とそのプロジェクトに関係する人々の連絡先です。 また、外部参加者の連絡先でもあります。

口論、ジレンマ、または対立が発生した場合、プロジェクトマネージャーはさまざまな当事者間の頼りになります. プロジェクトマネージャーは、人々が目標を達成し、プロジェクトのマイルストーンを達成できるようにする責任があるため、好感が持て、チームプレーヤーであることが重要です。

問題解決

このスキルは、個人の意思決定能力を扱う批判的思考に関連しています。 ただし、この特定のスキルは、競合中のマネージャーの反応を指します。

大規模なグループが一緒に作業する場合、頭を突き合わせたり、契約違反や予算超過という形で災害が発生したりする可能性があります。 プロジェクト マネージャーは、複雑な問題をナビゲートするスキルと、リスクの高い作業条件に慣れている必要があります。

成功しているプロジェクト マネージャーは、クリティカル チェーン プロジェクト管理方法論などの複雑なシステムの開発に成功しています。

コーチング

リーダーシップとは異なり、コーチングは、マネージャーがチームとどのようにやり取りし、チームに教えるかを扱います。 コーチングは、人々が最善の決定を下すためのツールを提供することで、人々が最善の決定を下せるよう支援する方法です。

優れたプロジェクト マネージャーは、クリティカル シンキング スキルに挑戦し、ブレインストーミングとコラボレーションのためのスペースを提供し、目標指向の部門を作成することで、チームを育てることができます。

計時

私たちは皆、混沌とした会議室に座って、「秩序だ！ 法廷で命令せよ！」 プロジェクトマネージャーは、名誉ある裁判官の肩書きがなくても部屋を管理する方法を知っています。

彼らは、会議を効果的にスケジュールし、チームの時間を最大限に活用し、注意を維持することに長けています。 また、会議が順調に進行し、必要な質問に答えられるようにすることにも長けています。

優れたスケジュール機能については既に説明しました。これらは、会議管理について話し合うときに役立ちます。 プロジェクトマネージャーを採用または選択するときは、会議を管理し、影響を与えてきた彼らの経験を理解してください。

プロジェクトマネージャーを雇う

真実は、人やプロジェクトが完璧になることはありません。

プロジェクト マネージャーを探すときは、上記の機能を挙げてください。あなたにとって最も重要で価値のある機能はどれですか? 上記のスキルのいくつかを絞り込み、それらをあなたの必需品と考えてください。

候補者がエキストラを持っている場合、それは素晴らしいことです! すべての人を体現する人を探すと、選択肢が制限され、採用プロセスが長くなる可能性があります。 なくてはならないことがわかっているものを選択することで、面接や採用の可能性がある十分な規模の候補者グループをすばやく集めることができます。

社内候補者

チーム内からプロジェクト マネージャーを選ぼうとしている場合は、従業員の長所と短所をすでによく知っているはずです。

たとえば、Janet が期日を逃すことがよくあることを知っているかもしれませんが、非常に詳細な作業を提出します。 または、エレノアは組織化されていますが、潜在的な緊急事態を考慮に入れていないことがよくあります。

あなたのチームがプロジェクトマネージャーを選ぶのを難しくしているなら、それは良い問題です。 さまざまな時間にさまざまな従業員と一緒に座って、その機会に興味があるかどうかを話し合ったり、その役割についていくために特定の分野で自分自身に挑戦する意思があるかどうかを尋ねたりすることを検討してください。

外部候補者

外部の候補者の中からプロジェクト マネージャーを採用しようとしている場合は、少し異なる課題があります。 面接で誰かを知るために必要な短い時間で、彼らがこれらの資質を持っているかどうかを収集するのが最善です.

これを達成するための良い方法は、受験者に視覚的な例や受け取った証明書を準備して来るように依頼することです。 同様に、セールスの候補者は四半期ごとの数値を提供し、プロジェクト マネージャーの候補者には、完了したプロジェクトのサンプルをいくつか提供するように依頼します。 これにより、プロジェクトの口頭での説明が提供され、過去に与えられた影響を確認できます。

プロジェクト計画への道を開く

プロジェクト管理は、いくつかの相互依存関係を管理し、組織のリソースを管理および割り当て、チームがビジネス目標をシームレスに達成できるようにすることにより、不可欠なビジネス機能です。

プロジェクト マネージャーを雇うときは、彼らがもたらすスキルに注目してください。それは、優柔不断から不屈の精神へと移行できるチームの特徴となるためです。

プロジェクト管理は、その役割とプロセスにおいて機能横断的です。 プロジェクト統合管理の詳細と、それによってさまざまな部門が同じ目標に向けて足並みをそろえる方法を学びましょう。

この記事はもともと 2018 年に公開されたものです。新しい情報で更新されています。