プロジェクトのコスト見積もりについてあなたが知らなかったこと

公開: 2023-01-09

プロジェクトのコスト見積もりは単純な計算ではなく、複雑なプロセスです。

プロジェクト管理を成功させるには、適切なコスト見積もりが必要です。プロジェクトのライフサイクル全体で多くのコストが発生しますが、正確な見積もり方法によって、失敗した計画と成功した計画にすべての違いが生じます。

これにはクライアントからの直接の意見が含まれ、プロジェクトマネージャーとチームは、ビジネス価値、機能の優先順位、あると便利な機能のリストなどを完全に理解するために頭を合わせることができます。

この記事では、コストの見積もり、その重要性、開始方法、そのテクニック、およびその他の重要なことを理解することによって、これらのリスクと関連する問題に対処する方法を学びます。

さぁ、始めよう！

プロジェクトのコスト見積もりとは?

コスト見積もりでは、直接コスト、間接コスト、およびその他の多くの要因を考慮して、財務上のコミットメントを満たすプロジェクト予算を計算します。これは、プロジェクトを成功させるための重要なステップです。

道路の建設からアプリケーションの開発まで、プロジェクトのコスト見積もり手法はあらゆる分野に適用できます。プロジェクト管理ライフサイクルでは、コスト見積もりは、見積もり方法と有効なデータを使用して個々のコストを追加することです。これは、今日の経験に基づいてプロジェクトの将来のコストを見積もるために使用されます。

これを行うには、いくつかの簡単な手順に従う必要があります。

タスクの明確な識別
コスト見積もりの作成への参加
適切なデータの入手可能性
コスト見積もりのための標準化された構造
将来の不確実性に対する規定
除外費用
独立した見積もりレビュー
見積もりの修正

簡単に言えば、コスト見積もりは、定義された範囲でプロジェクトを事前に完了するために必要な財務とリソースを示しています。プロジェクトマネージャーとチームは、見積もりを進めるために、直接費と間接費を考慮する必要があります。

考慮する必要がある典型的な要素には、労働力、施設、リソース、材料、設備、ベンダー、リスク、および時間があります。

コスト見積もりが重要な理由

プロジェクトのコストは、コスト見積もり手法と作業分解構造 (WBS) を使用して見積もることができます。これは、プロジェクトの範囲を視覚化し、すべてのプロジェクトタスクにコストを割り当てるために使用されます。

プロジェクトコストの見積もりを通じて、クライアントは、プロジェクトマネージャーがプロジェクトをどのように処理し、プロジェクトの目的と目標を達成できるかを判断できます。このようにして、プロジェクトの利害関係者と幹部は、プロジェクトの完了後に受け取る品質を予測します。

プロジェクトを成功させるために、利害関係者は、期待される品質を満たすために、利害関係者によってさらに受け入れられる予算を計画する必要があります。実際の労力を確保するには、適切なプロジェクトの見積もりが必要です。これにより、順調にスケジュールを守ることができます。

いつコスト見積もりを実行するか?

コスト見積もりは、プロジェクトを完了するために必要なリソースのコスト、価格、および数量を予測するために使用されます。プロジェクトのコスト見積もりの精度は、プロジェクトのレベル、プロジェクト、プロジェクトの設計と条件、および必要なリソースの見積もり値によって異なります。

リソース、設備、労働力などが揃ったら、プロジェクトの範囲と品質に言及することで、プロジェクトの全体的なコストの見積もりを開始できます。したがって、総コストを予測するには、テクニック、期間、タスクなどが必要です。

コストを正確に見積もるには？

プロジェクトのコストを見積もるときは、プロジェクトを個々のタスクに分割し、どのチームが何をするかを把握する必要があります。プロジェクトの準備が整ったら、重要な目標は、予算を超えないようにすることです。

コスト見積もりの実行には、いくつかの簡単な手順が含まれます。それらについて1つずつ説明しましょう。

必要なタスクとリソースのリストを作成する

コスト見積もりプロセスの最初のステップは、必要なリソースとタスクを把握することです。これを行うには、プロジェクト全体を小さな断片に分割できます。これには、調査、設計、フロントエンドまたはバックエンドの開発、コピーライティング、テストまたはバグ修正、ローンチなどが含まれます。

タスクリストはプロジェクトによって異なりますが、手順は同じです。時給ごとに異なるチームメンバーに作業を分割すると、プロジェクトの提出に必要な人件費と時間が計算しやすくなります。

リソースの特定と割り当て

リソースを割り当てるために、プロジェクトに必要な適切なスキルを持つ十分な人数を確保する必要があります。利用可能なメンバーをリストし、専門知識ごとにタスクを割り当てる必要があります。これにより、適切なリソース計画が実現し、プロジェクトの成功につながります。

タスクの長さを見積もる

ここでは、タスクの長さを見積もって、ある程度の余裕を持ってプロジェクトスケジュールを作成する必要があります。人の将来を予測することはできないため、プロジェクトがストレスなく適切なタイミングで完了するように、チームが余分なバッファーを取る可能性が高くなります。

タイムトラッキング方式を使用すると、プロジェクトの期間を正確にプロットできます。チームの稼働率が 100% になることは期待できません。明らかに、これは疲労につながります。したがって、すべてのチームの理想的な稼働率は 80% であり、チームに自由な時間を残します。

プロジェクトコストの計算

多くの場合、データベースには同様のレコードがあります。以前の記録を使用して、各タスクにかかった時間とコストを分析できます。

持っていない場合は、ゼロから計算する必要があります。まず、チームが正確な時間とコストを打ち合わせて決定できるように、大まかな見積もりを作成する必要があります。

コスト見積もりツールを使用する

すべてを追跡することが重要です。脱線を避けるために、変更に集中し、それに応じて更新する必要があります。管理ツールを使用すると、チームの毎日のタスクを手間をかけずに管理できるため、プロジェクトを成功させることができます。

このようにして、予算も追跡できます。各メンバーのログ時間に応じて、ツールはプロジェクトのステータスを予測します。したがって、まだ完了していないプロジェクトの量と残り時間を追跡できます。

見積もりと見積もり: 違い

見積もりと見積もりは同様の目的を果たしますが、用語は交換可能ではありません。リストに表示する内容に関しては、どちらも異なります。適切なタイミングで適切な用語を使用することで、クライアントは決定に必要な正しい情報を確実に得ることができます。

見積もり

見積もりとは、特定の仕事にかかる費用を知識に基づいて、または大まかに推測したものです。その時点で入手可能な情報に基づいています。見積もりは、更新された情報を取得すると変更される可能性があります。

家を改造する契約を取り、クライアントが費用を知る必要があるとします。まず、家と部屋の広さ、必要な作業量、足し算と引き算を確認する必要があります。この場合、要件に基づいて見積もりを出すことができます。たとえば、30,000 ドルとします。

作業を開始すると、突然、クライアントが要求する塗料の品質のために、塗料の価格がわずかに上昇することがわかります。その時点で、それに応じて見積もりがわずかに更新されます。

引用

一方、見積もりは、特定の時間枠内の仕事の固定ステートメントです。法的拘束力があり、クライアントが仕事の範囲外の仕事を依頼しない限り、変更することはできません. 範囲が変更された場合は、それに応じて変更指示を更新し、最終合意に達する必要があります。

同じ例を見てみましょう。クライアントが作業の開始時に見積もりではなく見積もりを要求した場合、変更できない最終的な見積もりをクライアントに提示するために、人件費、材料、時間などの価格を慎重に検討する必要があります。クライアントが見積もりリストに記載されていない追加の作業を希望しない限り、後で。

ただし、材料の価格とクライアントの期待が不明な場合は、見積もりがベストプラクティスです。ただし、定期的なサービスを提供し、サービスと材料の価格をよく知っており、余分な作業を避けたい場合は、見積もりがより良い選択になる可能性があります.

また、見積もりは交渉可能ですが、見積もりは正確で法的拘束力があります。

一般的に実施されるコスト見積もり手法

プロジェクトの規模と種類、幹部と利害関係者の期待、請求方法、およびその他の要因に応じて、さまざまなツールと手法を適用してプロジェクトのコストを見積もることができます。それらは次のとおりです。

類似見積もり: この手法は、過去のデータを使用して、プロジェクトの初期段階で将来のコストを定義するのに役立つ前例を示します。
ボトムアップ見積もり:ボトムアップ手法は、単一のタスクを見積もり、それらを合計してプロジェクトの全体的なコストを取得する、より詳細なアプローチです。この方法は、建設プロジェクトやソフトウェア開発など、変数がさらに多い複雑なプロジェクトで使用されます。
トップダウン見積もり:トップダウン見積もり手法は、プロジェクトの総コストを調べた後に作業範囲を決定する単純な手法です。この方法は、クライアントが最初に指定した固定価格でさまざまな要素を見積もるためによく使用されます。

パラメトリック見積もり:パラメトリック見積もりは、いくつかの主要なコスト要因の履歴データを使用して新しいタスクのコストを計算する統計モデリングアプローチです。
3 点推定:この手法には、最も可能性が高い、楽観的、悲観的など、3 つの異なるシナリオがあります。これらは、最終的な見積もりを得るために方程式に入れられます。
リザーブ分析:この手法は、コンティンジェンシーリザーブをどれだけ割り当てる必要があるかを示します。この方法は、不確実性を回避しようとします。
品質のコスト:このアプローチでは、プロジェクト中またはプロジェクト中に費やしたお金を使用して、失敗をスキップします。これはまた、プロジェクトが成功した後に適用された資金を失敗に対処するために使用します。

コスト見積もりパラメータ

クライアントがプロジェクトの品質を予測できるように、見積もりでクライアントを満足させる必要があります。しかし、多くのプロジェクトは、コストの見積もりが悪いために失敗します。

プロジェクトのコストを見積もる際に考慮する必要があるパラメーターについて説明しましょう。

時間

プロジェクトのコストを見積もる場合、時間は重要な要素です。時間は労力に正比例します。プロジェクトに費やされたすべての時間の合計は、プロジェクトを完了するためのチームの全体的な努力です。個々のタスクを完了するのに必要な時間は、バッファ時間とともに、適切なコスト見積もりを提示するために必要なステップです。

努力

労力は、プロジェクトのコスト見積もりの重要なパラメーターでもあります。ただし、プロジェクトを完了するために必要な労力から、コストについて明確なアイデアが得られます。ここで、プロジェクトマネージャーは、チームがプロジェクトを完了するために取得するリソースを考慮する必要があり、労力はリソースに応じて計算できます。リソースが減ると労力が増え、リソースが増えると労力が減ります。

資力

この記事で前述したように、コストを見積もる際にはリソースも考慮されます。リソース管理とは、プロジェクトの特定のタスクが必要なときに適切な要素を用意するプロセスです。リソースが限られているため、プロジェクトの総コストを計算するのは困難です。

正確さ

プロジェクトのコスト見積もりは、正確である場合にのみ承認されます。最も適切なコスト見積もり手法を使用し、予想外のコストに備え、プロジェクト全体でプロジェクト見積もりを修正することで、正確さを達成できます。

ドキュメンテーション

チームでアイデアをブレインストーミングしながら、適切なタイミングで適切な決定を下せるように、すべてを文書化する必要があります。チームが見積もりの正当性を理解できるようにしながら、誤解を防ぐためにすべての仮定を記録する必要があります。

信頼性

一般に、プロジェクトのコストの見積もりは、過去の経験または事実に基づいています。費用を計算する際に、過去のデータや専門家の意見を追加することで、見積もりの信頼性を高めることができます。

検証

最終決定に進む前に必ず確認してください。プロジェクトのコスト見積もりに使用される数学的操作を検証し、それが正確かどうかを確認できます。ドキュメントを参照して、計算の正確性を保証できます。

リスクの特定

見積もりを行いながらリスクを計画できます。これは考慮が必要な重要な要素です。いくつかのリスクは頻繁に起こりますが、偶発的なリスクもあります。バッファ時間を追加して、見積もりを効果的に管理する必要があります。これにより、指定された時間内にプロジェクトを適切に完了し、緊急の要件が発生したときに十分な資金を確保できます。

コスト見積もりのいくつかのステップ

有効で信頼できるコスト見積もりを得るには、いくつかの簡単な手順に従う必要があります。

プロジェクトの目的を定義する
チームメンバーとのミーティングを設定して大まかな計画を立てる
システム、パフォーマンス、および目的の特性を定義する
適切なコスト見積もり手法の決定
仮定を特定し、規則を定め、データを取得する
ポイント見積もりの作成
感度分析の実施
不確実性とリスク分析の実施
見積もりを文書化する
労力とリソースに応じてタイムリーに見積もりを更新する

結論

コスト見積もりは、プロジェクトの範囲内で必要なリソースの価格と量とともに、プロジェクト全体のコストを予測するために使用されます。効果的な投資決定を行うために行われます。このためには、プロジェクト全体を小さな部分に分解して、リソース、労力、および時間をより正確に見積もる必要があります。

ただし、コストの見積もりは言うは易く行うは難しです。したがって、正確な手法を決定することは、クライアントのために成功するコスト見積もり計画を作成するのに役立ちます.

また、最高のタスクおよびプロジェクト管理ソフトウェアを検討することもできます。