2022年の12の調達のベストプラクティス

調達フレームワークを開発する

まず、プロセスの特定の問題に対処する前に、強力な調達管理フレームワークが必要です。 効率的なフレームワークは、以下を含むすべてのプロセスに確実なガイドラインを設定します。

• 発注書の監督と承認、
• ベンダーとサプライヤーの管理、
• 支払いのためのスリーウェイマッチのパフォーマンス、
• すべての文書の記録、
• 新しいサプライヤーと購買エージェントを調達し、
• 製品に関する従業員のトレーニング。

明確に定義されたプロセスは運用効率を高め、チームが作業を完了するために特定の時間に達成または優先順位を付ける必要のあるタスクを支援し、ビジネス活動の時間通りの配達を保証します。

明確な調達プロセスを開発するには、必要なすべての購入ステップを特定し、各タスクに特定の担当者を割り当て、タスクのアクションを説明する必要があります。 したがって、チームは同じ状況にとどまり、他の人と協力するための自分の仕事を知ることができます。

調達プロセスを自動化する

テクノロジーは私たちの世界のあらゆる側面に統合されているため、調達プロセスのデジタル化は避けられません。 完全なデジタルトランスフォーメーションは、調達プロセスを次のレベルに引き上げ、サプライチェーンの多くのボトルネックを解決します。

自動化における調達慣行の主なメリットは次のとおりです。

• 時間の節約：データ入力、請求書のフォローアップ、レコードの更新、承認、ドキュメントの受け渡しなどの手動処理に費やされる時間はすべて、ソフトウェアによって高速化できます。 自動化により、反復的な運用タスクを削減し、チームを戦略的役割に集中させることができます。
• 人的エラーの削減：自動化は、手動エラーを最小限に抑えるのにも役立ちます。 誤って計算された結果や誤って入力されたデータの間違いをチェックすることを心配する必要はもうありません。
• 処理コストの削減：テクノロジーのサポートにより、企業は反復作業の労力を削減できるため、途中でコストを節約できます。 費用対効果は、調達自動化の最大のメリットの1つです。

優れたデジタル調達ソリューションは、以下を処理できる必要があります。

• サプライヤー管理：オンボードでサプライヤーのパフォーマンスを簡単に追跡し、
• 請求書の承認： 3者間方式で請求書をすばやく確認し、承認します。
• 購入リクエスト：購入リクエストをキャプチャ、承認、監視するのに役立つテンプレート、
• 注文書（PO）：承認された購入要求に基づいてPOを自動的に発行します。
• 分析の支出：調達データから実用的な洞察と提案を推進し、
• 統合：調達ソフトウェアをERPや財務ソフトウェアなどの他のシステムと接続します。

調達の透明性を実践する

調達における透明性とは、すべての内部の利害関係者に、タスクをスムーズに完了し、より良い意思決定を行えるようにするために必要な情報と文書を提供することを指します。 テクノロジーのサポートにより、より多くのシナリオを探索し、チームにとって透過的な継続的でアジャイルな計画モデルを開発できます。

透明性のある調達プロセスには、多くの利点があります。

• より高速な処理：誰もが自分の仕事と従うべき基準を知っている場合、操作全体をより少ないボトルネックでシームレスに実行できます。
• 無駄な時間を削減：透明性のある調達により、混乱を招くリクエストや長いメールチェーンに費やされる面倒な時間を排除します。 代わりに、スタッフはいつ何をする必要があるかを正確に把握します。
• 説明責任：文書の透明性は、購入過程の各段階におけるあなたとあなたのベンダーの説明責任を明確に示しています。
• 責任ある調達慣行：透明性のあるプロセスにより、企業の社会的責任に従って製品やサービスを調達することができます。

データ主導のアプローチで在庫を最適化する

見逃してはならない次の調達慣行は、データを活用して在庫管理を強化することです。

在庫が最適化されているかどうかを確認するには、在庫運搬コストや在庫回転率などの指標を確認してください。 在庫の計画と予測が在庫を効率的に補充するのに適しているかどうか、販売レベルと在庫レベルが同期しているかどうか、および適切な戦略を持つためのベストセラーとスローセラーのアイテムを確認します。 たとえば、ベストセラーの在庫を追加購入して、顧客が必要とするときに在庫を確保することができます。 対照的に、売れ行きの遅い商品の売り上げを割引価格で押し上げて、古くなるのを防ぐようにしてください。

在庫管理ソフトウェアを採用すると、上記のすべての質問に取り組むのに役立ちます。 日常業務では、サプライチェーンの追跡、倉庫と店舗間の在庫フロー、および売上と在庫レベルの一貫した変更を改善できます。

高度なレベルでは、AIの力とデータ主導の洞察を解き放つことで、在庫コストを最適化し、リードタイムを決定し、将来の在庫需要を予測して、在庫過剰や供給不足の状況を防ぐことができます。

契約管理を改善する

現在、契約管理で最も一般的な問題は、従業員が契約やその他のドキュメントを検索、アクセス、および取得できる一元化されたプラットフォームがないことです。 混乱したプロセスは、契約間の不整合、面倒な処理、サプライチェーンの継続性の問題など、多くの問題点を引き起こします。

契約管理プロセスを改善するには、スタッフが運用プロセスから契約テンプレートまでのすべてのドキュメントを作成、保存、および維持できるようにする一元化されたクラウドデータベースを確立する必要があります。 このようにして、契約間の一貫性と標準を確保し、繰り返されるタスクに対処する時間を節約し、エラーとリスクを軽減することができます。

契約管理の自動化を実装すると、次のことが可能になります。

• 中央リポジトリ：すべてのドキュメントを保存する簡単にアクセスできるデータベース、
• 構成可能なインターフェイス：ビジネス要件に合わせてカスタマイズ可能なインターフェイス、
• 自動通知：契約のマイルストーン、更新、および再交渉の機会に関する自動アラートを送信します。
• ベンダーのパフォーマンスの監視：納期、製品の品質、価格設定、購入条件の順守を追跡します。

サプライヤーと連携する

サプライヤーとの強固な関係を構築することは、常に購入のベストプラクティスのトップリストにあります。 適切に管理されていれば、信頼できる高品質の製品とサービスを時間通りに最高のレートで提供する信頼できるベンダーを持つことができます。 そのためには、ベンダーのパフォーマンスを追跡および評価して、双方にメリットのある長期的な関係を構築する方法を見つける必要があります。

購入と調達のためのよく組織化されたプロセスは、サプライヤーの管理と関与に役立ちます。 サプライヤーの関与を改善するためのヒントを次に示します。

• サプライヤーを戦略的パートナーとして扱い、信頼を築き、
• 要件を伝達し、発注書の問題についてベンダーと緊密に協力し、
• ベンダーをその基準に保ち、適切な調達交渉を通じて不快な驚きを避けることができるように、早期に期待を確立します。
• 時間通りにベンダーに支払う：ベンダーに時間通りに支払うことができれば、ベンダーはあなたの会社を優先し、長期的なパートナーシップのためのより多くの機会を開きます。
• サプライヤーのパフォーマンスを監視する：提供される商品やサービスの品質を評価して、投資に対して最高の価値を確実に受け取れるようにします。

マルチソーシング戦略を立てる

サプライチェーンのコンポーネントを1つのサプライヤのみに依存することは、特に直接調達の場合にリスクがあります。 商品の納期が遅れたり、関係が崩れたりすると、事業運営に支障をきたし、別のベンダーと交換するまで最終製品を生産することができなくなります。

そのため、調達システムに回復力を持たせるには、複数のベンダーが必要です。 さらに、地理的に異なる地域のサプライヤーを多様化できるとよいでしょう。 これは、戦争、パンデミック、ベンダーの業績に影響を与える法律の変更、厳しい気象条件などの不可抗力のリスクを最小限に抑えることを目的としています。 したがって、いつでもベンダーを切り替えて、利便性に最適にし、サプライチェーンの中断を回避できます。 これは、どの企業にとっても必須の調達のベストプラクティスの1つです。

調達プロセスを統合する

調達フレームワーク全体には、異種で障壁を作成する可能性のある複数のサブプロセスが含まれています。 一部の側面を自動化した場合でも、予算要求、品質チェック、ディスパッチ承認などの手動アクションを必要とするギャップがいくつかあります。したがって、システムはボトルネックに満ちたさまざまなワークフローで断片化され、時間とお金がかかる可能性があります。

したがって、すべての調達プロセスを統合して、処理時間を短縮し、ボトルネックを減らすことができる合理化されたシステムを作成することが重要です。 すべてのワークフローを接続すると、手動チェックや無限のスプレッドシートを使用せずに、システム間でデータをシームレスに移動できます。 システム統合により、調達プロセス全体で品質保証と検証をより簡単かつ迅速に実施できます。

データダッシュボードを作成する

データダッシュボードは、チームが消化可能な形式でリアルタイムデータにアクセスするのに役立つもう1つの調達のベストプラクティスです。 さまざまな部門がデータにパッチを適用しようとするときに、混乱や不要な質問を取り除きます。

明確なデータダッシュボードは、予算に関連する正確な実際のコストを表示し、価格変動を測定し、ベンダーのパフォーマンスを評価することで、俊敏性を高めるのに役立ちます。

さらに、完全で解釈可能なデータは、調達戦略と活動を改善するための貴重な洞察も提供します。 データ駆動型のアプローチを使用すると、調達の問題を引き起こしている主なボトルネックを特定し、それらの解決策を見つけることができます。

調達チームをトレーニングする

適切な戦略とツールは、有能なチームなしではうまく実装できません。 スタッフがすべてのプロセスを理解し、コストやリスク管理などの会社の優先事項を実現できるようにする必要があります。 さらに、チームに調達トレーニング資料を提供し、プロセスの変更が発生したときにそれを伝えます。 チームが簡単に見つけられるように、トレーニングリソースを一元化する必要があります。

十分に訓練されたチームは、プロセスを効果的に実行するためのより良い立場にあります。 大きな問題になる前に、障害物をすばやく特定して対処できます。 また、各ステップの責任者を把握して、従業員をより簡単に管理できます。

企業責任を無視しないでください

調達活動では、サプライチェーンの経済的および環境的影響に注意してください。 顧客は社会的企業責任をますます認識し、社会や環境にプラスの影響を与える企業を好みます。 これらの期待に応えられない場合、評判を傷つけ、競合他社に顧客を失う可能性があります。

したがって、社会的に責任のある調達を実施し、ベンダーがあなたの基準に準拠しているかどうかを評価することを忘れないでください。

調達リスクの管理

調達リスク管理は、企業が見逃してはならない重要な要素です。 サプライチェーンに影響を与える内部リスクと外部リスクの両方を特定する必要があります。 たとえば、発生する可能性のあるいくつかの主要なリスクは、価格の不安定性、サプライチェーンの混乱、詐欺、過剰支出、サプライヤのパフォーマンスの低下、不正確なサプライチェーンの予測などです。

調達リスクを特定した後、実行できるアクションには4つのタイプがあります。

• 実際の脅威ではないリスクを無視し、
• リスクが発生する可能性を減らし、
• リスクが発生する可能性を排除し、
• 潜在的なリスクを管理するためのソリューションを準備します。

上記は、購入に関する上位12のベストプラクティスです。 それらを正常に適用するには、 PWA Magento発注書を検討して、調達プロセスを合理化します。

Magentoの発注書を使用すると、調達サイクルのすべての側面を制御し、時間とお金を節約しながら売上を伸ばすことができます。 販売チャネルと在庫チャネルを同期し、すべての製品とサプライヤのデータを簡単に管理することで、すべての購入データを1か所で監視できます。 このソフトウェアを使用すると、人的エラーを最小限に抑え、POの作成、承認、製品の受け取り、必要に応じて製品の返品の追跡まで、POの処理を簡素化することもできます。

さらに、ソフトウェアのデータ駆動型アプローチは、在庫切れ、過剰購入、および不足購入の問題点を軽減します。 これで、実用的な洞察に基づいて購入を計画し、潜在的なサプライヤーとの機会を見つけることができます。 Magentoの発注書を試して、調達プロセスを次のレベルに加速する方法を確認してください。

明確に定義されたプロセスを確立し、テクノロジーを使用して調達活動を強化することは、運用を最適化し、合理化された効率的なシステムを作成するための鍵です。 これらのプラクティスを適切に実装することで、調達の可能性を解き放ち、このデジタル世界でビジネスをより早く成長させることができます。

1.調達の7つの段階は何ですか？

調達プロセスには、次の7つのステップが含まれます。

• 認識が必要、
• 購買依頼、
• 求人レビュー、
• 勧誘プロセス、
• 評価と契約、
• 注文管理、
• 請求書の承認と紛争、
• 記録の保存。

2.調達の4本柱は何ですか？

調達戦略を策定する際に留意すべきグローバル調達の4つの主要な柱は、人、プロセス、テクノロジー、およびサプライチェーンです。 これらは、オペレーションを活用するためのグローバルなアプローチの重要な要素です。

3.調達契約には何が含まれていますか？

調達契約には、製品、価格設定、支払い方法、納品条件、およびその他の法的条件に関する特定の要件を含む、各当事者の義務に関する条件が含まれています。