人事機能のアウトソーシング: 知っておくべきことすべて
公開: 2020-05-09数十年前とは異なり、従業員と雇用主の関係は双方向のものに進化しました。 かつては雇用主があらゆる期待を寄せていましたが、時代は変わりました。 今日、優秀な人材を引き付けるために大企業と中小企業の間で熾烈な競争が行われています。 ブランドは従業員の期待を超えようと競い合っています。
さまざまな福利厚生から革新的な労働環境の提供に至るまで、ブランドは従業員を幸せに保つことの重要性を急速に認識しています。 この進化の結果、人材の役割はますます複雑になり、多くの場合、時間がかかります。 それにもかかわらず、多くの大企業は人事機能を社内で運営することを選択しています。
しかし、中小企業には人事専門家チームを雇う時間やお金の余裕がありません。 その結果、多くの企業が競争力を維持するためにアウトソーシングに頼ることになります。 驚くことではないが、この傾向は中小企業にとって有益であることが証明されている。 次の統計を考慮してください。
- 雇用主の専門組織と提携する企業は、毎年 7% ～ 9% の割合で成長します。 同時に、従業員の離職率を 12% ～ 14% 削減しています。
- 専門的な雇用主組織を利用する企業は、投資に対して 27% の ROI を達成します。 これはアウトソーシングによる節約のみに基づいています。
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- 人事機能のアウトソーシング:
- 人事機能をアウトソーシングするメリット:
- 人事機能をアウトソーシングするデメリット:
- 最も一般的にアウトソーシングされる人事機能:
- ほとんどの企業が社内に保持している人事機能:
- 組織にとってどの人事機能が「重要」であるかを理解します。
- アウトソーシングしたい人事機能のリストを作成します。
- テクノロジー ソリューションを見つける:
- アウトソーシング パートナーについて詳しく調査します。
- 人事コーディネーターのチームを構築します。
- 結論
人事機能のアウトソーシング:
CakeHR のような人事ソフトウェアは、時間の追跡、シフト スケジュール、勤怠管理など、多くの時間のかかる人事機能を処理しますが、依然として人間の介入が必要な領域が存在します。
これらの機能をアウトソーシングするのは正しい選択のように思えるかもしれません。 しかし、ビジネス上の意思決定が白黒はっきりすることはほとんどありません。 PEO は中小企業に最適です。 ビジネスが成長するにつれて、ビジネスの成長に直接影響を与える主要な人事機能の一部を制御することが必要になります。
言い換えれば、人事アウトソーシングが他の企業でうまくいったからといって、あなたのビジネスも同じ恩恵を受けるという保証はありません。 HR アウトソーシング パートナーの調査に入る前に、デューデリジェンスが必要です。
人事アウトソーシングの長所と短所を考慮してください。
人事機能をアウトソーシングするメリット:
前述したように、人事機能のアウトソーシングには大きなメリットがいくつかあります。 その一部は次のとおりです。
- コスト効率は、ビジネスのあらゆる機能をアウトソーシングすることの最大の利点の 1 つです。 人事も例外ではありません。 HR 専門家の専門チームを雇用 (および維持) する必要がないため、特に中小企業にとっては大幅なコスト削減につながります。
- 組織のチーム内に欠けている可能性のある専門知識にアクセスできることも、人事をアウトソーシングすることの大きな利点です。 法律の専門知識から効率的かつ正確な給与処理に至るまで、人事アウトソーシングは、人事プロセスの最も骨の折れる重要なタスクを軽減します。
- 最先端の HR テクノロジーへのアクセスは、 HR 機能をアウトソーシングする場合と同様の利点があります。
- 社内リソースのより適切な割り当ては、特定の人事機能をアウトソーシングすることのもう 1 つの注目すべき利点です。 結局のところ、より迅速かつ低コストでタスクを完了できる企業研修会社があるにもかかわらず、セクハラ研修コースの準備に高価で優秀な人事リソースを費やすことは望ましくありません。
- アウトソーシングにより、競合をより効率的に解決できます。 その理由は、こうしたオフィス内の紛争は、いかなる偏見も持たずに紛争を解決できる外部の第三者に委ねられるためです。
アウトソーシングのこれらの利点は非常に重要ですが、他の考慮事項も必要です。
人事機能をアウトソーシングするデメリット:
従業員の生活に関わる業務をサードパーティにアウトソーシングすると、必ずマイナスの影響が生じます。 最も一般的なものは次のとおりです。
- 人事機能をアウトソーシングすることの明らかな欠点の 1 つは、企業文化の育成に混乱が生じることです。 人事アウトソーシング会社は、多くの企業の給与計算、福利厚生、紛争解決、人材獲得プロセスを扱っています。 ほとんどの場合、これらのタスクを実行するための独自の手順が定められています。 これらのタスクに関連する状況に対処する彼らの方法は、組織の機能とは大きく異なる場合があります。
- コミュニケーションギャップは、人事機能をアウトソーシングすることの予期せぬ利点です。 ほとんどの企業は、アウトソーシング パートナーからのタスクと結果の迅速な提供を期待しています。 しかし、多くの人は、アウトソーシング パートナーに連絡を送信する時間と、返信を得るまでにかかる時間を考慮に入れることを忘れています。 これは、紛争解決の場合に最も差し迫った問題を引き起こします。 社内に人事部門がある場合、従業員はそこに歩いて行き、問題について話し合い、問題の解決に取り組むことができます。 ただし、アウトソーシング パートナーの場合、ある程度の遅延が予想されるのは当然です。 この遅れにより問題が拡大する可能性があります。
- コントロールの喪失は、アウトソーシングのもう 1 つの既知の欠点です。 適切なパートナーであれば、意思決定やプロセスに関与しなくても問題ないかもしれません。 しかし、それは多くの経営者にとってある種の不快感を引き起こします。
- 人事アウトソーシングの場合、データの整合性を維持することも課題になります。 ほとんどのアウトソーシング契約には機密保持条項が含まれていますが、人間は予測不可能であり、従業員の保護されたデータへのアクセスを許可すると逆効果になる可能性があります。
人事機能のアウトソーシングに潜むこれらの潜在的な落とし穴を念頭に置くと、人事部門全体をアウトソーシングするのは得策ではないことが明らかになります。
最も一般的にアウトソーシングされる人事機能:
先ほど説明したこれらのデメリットを無視したとしても、部門全体をアウトソーシングすると別の影響が生じます。 まず第一に、部門をアウトソーシングするということは、おそらく現在のリソースの多くを解雇しなければならないことを意味するでしょう。 これにより、さまざまな部門の従業員が自分たちの仕事も危険にさらされているのではないかと不安になり、オフィス内に否定的な環境が生まれる可能性があります。
これを念頭に置いて、最も一般的にアウトソーシングされる人事機能について説明しましょう。
- 大量採用:適切な人材を採用することは、いくつかのステップを含む骨の折れるプロセスです。 これを大規模に実行すると、管理上さらに大きな悪夢が発生し、リソースが戦略的タスクに集中する時間がなくなってしまう可能性があります。
- 給与処理も、多数の人事リソースを雇用する大規模組織の間でも、非常に一般的にアウトソーシングされるもう 1 つの人事機能です。 その理由は、給与計算は時間のかかる作業であると同時に、給与処理のエラーはどのような企業にとっても潜在的に非常に大きな損害をもたらす可能性があるためです。 ありがたいことに、給与業界の今後の傾向により、このような問題は最終的には解消されると予想されます。
- 福利厚生管理も時間のかかるタスクであり、組織内の複数の部門がスムーズに機能するために重要です。
人材派遣や経歴審査などで一般的にアウトソーシングされる人事のその他の分野。
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ほとんどの企業が社内に保持している人事機能:
ここで、一般的に社内に保持されている人事機能のほとんどについて説明しましょう。
- 人材開発は、その規模に関係なく、ほとんどの組織で社内の取り組みとなる傾向があります。 この背後にある理由は非常に単純で、経営者は従業員に投資し、組織の成長に最も関連するスキルの開発を支援します。 これらのスキルのほとんどは普遍的な用途を持っていますが、ブランドの利益と企業のプロセスを念頭に置いて開発されています。 したがって、この種の連携を確実に達成するには、組織の目標とプロセスについて深い知識を持つ人がトレーニングを提供することが重要です。
- 人事戦略は人事部門のもう 1 つの側面であり、ほとんどが社内に保管されていますが、その理由は明白です。 長期および短期の人事戦略はビジネス目標と完全に一致している必要があるため、人事戦略は社内で行われた場合にのみ効率的に機能します。
- 変更管理は部分的にアウトソーシングされることがよくありますが、最終的な実装は組織内に限定されます。 人事のこの側面をアウトソーシングするほとんどの企業は、変更管理戦略を開発するためにコンサルタントを雇用するだけです。 ただし、戦略を最終的に実行するには、人事マネージャーと事業部門のマネージャーの一貫した対話が必要です。 円滑なコミュニケーションを促進するために、変更管理は通常、社内リソースの助けを借りて行われます。
- 人事アドバイザリー機能も、迅速かつスムーズなコミュニケーションが必要なため、ほとんどが社内に置かれています。 さらに、アドバイザリー業務を効率的に実行するには、組織の目標と、人事システムがこれらの目標の達成をどのように促進するかを深く理解している必要があります。 このレベルの理解は、外部パートナーではほとんど見られません。
組織にとってどの人事機能が「重要」であるかを理解します。
人事機能のアウトソーシングの長所と短所、および最も一般的にアウトソーシングされる機能について理解したところで、実際にアウトソーシングされる人事機能は組織によって異なることが明らかになったはずです。
そうは言っても、プラスの ROI をもたらすスムーズなアウトソーシング パートナーシップを確保するには、組織が実行する必要がある共通の手順がいくつかあります。
前述したように、これらは組織によって異なります。 従業員の機密データを扱う人事機能と、職場の日常業務に影響を与える機能を考慮する必要があります。
あなたの会社の短期的および長期的な目標について考えてください。 人事部門がこれらの目標を達成するのにどのように役立つかを考えてください。 こうすることで、戦略的な成果を推進するために、どの機能を直接制御する必要があるかがわかります。
アウトソーシングしたい人事機能のリストを作成します。
「アウトソーシングする機能」リストを作成するときに、前のリストを遠慮なく編集してください。 多くの企業が、採用や人事コンプライアンスなどの重要なビジネス機能をアウトソーシングしていることを忘れないでください。 アウトソーシングの決定は、コストと管理を考慮するだけでは決まりません。 あなたのチームが持つ専門知識を考慮してください。 社内チームが処理できないものはすべて、「アウトソーシングする機能」リストに含まれる可能性があります。
テクノロジー ソリューションを見つける:
同様に、CakeHR は、時間追跡、出席管理、シフト スケジュールなどの機能を提供します。 これらはすべて、かなりの時間とリソースを必要とする重要な人事業務です。
テクノロジーに依存することで、アウトソーシングパートナーよりも懐に優しいだけでなく、人的ミスの可能性も減ります。
アウトソーシング パートナーについて詳しく調査します。
各組織は、アウトソーシング パートナーの互換性基準について独自の理解を持っています。 これらの基準は、人事アウトソーシングの場合に非常に重要です。
その理由は、人事アウトソーシング会社を頻繁に切り替えることはお勧めできないからです。 実際、アウトソーシング パートナーを探すときの目的は、今後何年にもわたって協力できるパートナーを見つけることです。
人事部が従業員を扱うことを理解してください。 時間が経つにつれて、彼らはアウトソーシングパートナーの代表者と知り合いになり、彼らと打ち解けるようになります。 この快適さは、人事部門がその機能をスムーズに実行するために非常に重要です。
信頼できるアウトソーシング パートナーを見つけて長期的な関係を育むもう 1 つの理由は、そうすることでパートナーが貴社のビジネスを理解し、成長を促進するために人事機能がどのように期待されているかを理解するのに役立つからです。 アウトソーシング ベンダーを頻繁に切り替えると、会社の成長を促進するために専門の人事チームから必要な情報が得られるのが遅れるだけです。
人事コーディネーターのチームを構築します。
特定の機能のみをアウトソーシングすることに決めた場合は、既存の人事チームのどのリソースがアウトソーシング パートナーとのスムーズで混乱のない調整を担当するかを決定する必要があります。
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結論
アウトソーシングは、どの企業にとっても決して簡単な決断ではありません。 実行可能であるためには、期限と勤勉さが必要です。 そうは言っても、人事部門の場合、適切なアウトソーシング戦略により、作業負荷を軽減しながらプラスの ROI を得ることができます。 また、実際にビジネスの成長を加速することもできます。
この記事はコスタ・ランプルーによって書かれています。 コスタは、Elearning Industry Network の PPC 責任者です。 コスタは、製品開発から販売、トレーニング、PPC まであらゆる分野での経験を活かし、e ラーニング ビジネスがリード獲得の可能性を最大限に発揮できるよう支援します。 コスタは、クライアントの成功を支援していないときは、e ラーニング コースを利用してマーケティングの視野を広げることを好みます。