オンライン校正が創造的なワークフローをどのように変えるか

公開: 2023-04-18

コンテンツに対するフィードバックと承認を迅速に得ることで得られるものはたくさんあります。

ボールを転がすには、次の 3 つの利点があります。

コンテンツを洗練するための時間が増えました
実際に締め切りに間に合わせることができます
あなたは追加のプロジェクトを引き受けることができます

一緒に、それはより高い品質の仕事とより効率的な時間とお金の使用につながります. 勝って勝って勝って！

もちろん、問題はどのように？その答えは、オンライン校正です。

オンライン校正とは何ですか?

オンライン校正は、フィードバックと承認のためにコンテンツとクリエイティブアセットを共有するプロセスです。

以前の校正では通常、印刷物やモニターの周りに数人が集まり、コンテンツについて話し合っていました。オンライン校正との違いは、名前が示すように、プロセス全体がオンラインで行われることです。

パンデミック前: メール、転送リンク、スライドショー

パンデミックに至るまでの数十年間、ほとんどのチームは次のいずれかの方法を使用してコンテンツをオンラインで証明しました。

電子メール:関係者にコンテンツを送信し、電子メールチェーンで修正について話し合う
リンクの転送:ダウンロードリンクを利害関係者に送信し、電子メールまたはチャットで修正について話し合う
スライドショー: PowerPoint またはスライドでコンテンツを表示し、通話またはコメントでフィードバックについて話し合う

パンデミック後: オンライン校正ソフトウェア

COVID-19 パンデミックは、私たちの働き方を完全に変えました。仕事の未来に関する McKinsey & Company の調査によると、今では 4 ～ 5 倍の仕事がリモートで行われています。

チームの分散化が進むにつれて、最も生産的なエージェンシーやマーケティングチームは、クリエイティブレビューにオンラインプルーフソフトウェアを利用するようになりました。これにより、ファイルを共有し、フィードバックを収集し、バージョンと承認を追跡するための一元化された透過的なスペースが提供されます。

Slack が職場のチャットを変革し、Zoom (Loom は言うまでもなく) が会議を変革したのと同じように、オンライン校正ソフトウェアはコンテンツレビューをより明確に、より速く、より協力的にしました。

ただし、オンライン校正のしくみについて詳しく説明する前に、クリエイティブコンテンツのレビューに電子メールを使用する場合の 4 つの落とし穴を見てみましょう。

メールでクリエイティブコンテンツを校正する際の 4 つの落とし穴

英語で最も危険な言い回しは、「私たちは常にこのようにしてきた」であると、20 世紀のコンピューター科学の先駆者であるグレース・ホッパーは述べています。また、フォーブスによると、これはビジネスで最も危険なフレーズでもあります。

ホワイトカラーの仕事に関して言えば、メールは約 30 年間、頼りになるコミュニケーションチャネルでした。

7 階の同僚に質問する必要がありますか? Eメール。
誰かが仕事の後に数杯の飲み物を空想しているかどうかを確認する必要がありますか? Eメール。
上級管理職からいくつかのビデオについてフィードバックを得る必要がありますか? Eメール。

しかし、特にコンテンツレビューの場合、電子メールでの校正作業は常に面倒です。そして今、マーケターとクリエイティブの 3 人に 2 人がハイブリッドな作業環境を持っているため、そのプロセスの問題がますます明白になっています。

これは、4 つの重要な領域に分けることができます。

1. ファイルとフィードバックが完全に切り離されている

電子メールによるオンライン校正の最大の問題の 1 つは、フィードバックが参照しているファイルに明示的に関連付けられていないことです。そして、これから知るように、それがカオスのレシピです。

複数の転送リンク、数十の添付ファイル、数百のコメントなど、すべて無数の電子メールチェーンに散らばっています。チームは、次のバージョンに着手することを考える前に、すべてを 1 か所に統合することに時間を浪費する必要があります。

ありそうな結果？フィードバックが誤解され、一連の作業を完了するために追加のレビューラウンドが必要になり、承認プロセスに日数がかかります。

2. メールでクリエイティブアセットを確認するのは面倒

変更したい部分を強調表示できないまま、文書に関するフィードバックを提供しようとすることを想像してみてください。長い説明で自分の考えを説明するか、コンテンツの一部をコピーしてメールに貼り付ける必要があります。これには時間がかかるだけでなく、フィードバックが誤解される可能性も高くなります。

非効率ですよね？

それでも、これは、チームがビデオ、デザイン、およびその他のファイルタイプに関するフィードバックを毎日提供する方法です。利害関係者は、タイムコードを書き出したり、スクリーンショットをキャプチャしたりして、その意味を説明するのに時間を浪費します。そして、コンテンツ作成者は、すべてをつなぎ合わせるか、さらに明確にするために会議を招集する必要があります。

3. フィードバックと承認を求めるのはフルタイムの仕事

電子メールでフィードバックを提供する際に関係者が直面する問題については、既に説明しました。したがって、彼らの多くがそれを可能な限り先延ばしにするのは当然のことです。

これは、プロジェクトマネージャー、アカウントマネージャー、およびマーケティング担当者に問題を引き起こします。まず、誰が承認したか、または変更を要求したかを注意深く監視する必要があります (スプレッドシートの皆さん)。次に、追跡メールを送信して、フィードバックの期限があることを人々に思い出させる必要があります。

そして、何が起こるのですか？クリエイティブな時間が圧迫され、コンテンツの品質が低下し、締め切りに間に合いません。

4. バージョン管理は窓の外へ

電子メールの校正は、バージョン管理にとって大惨事です。

直面する可能性のあるいくつかの問題を次に示します。

以前のフィードバックを参照することなく、ファイルに関するフィードバックを提供する必要があります
いくつかの電子メールを見逃した場合、誤って古いバージョンに関するフィードバックを送信することができます
コンテンツ (特にドキュメント) を編集して、新しいバージョンとして再共有できます

また、金融、ヘルスケア、または法律などの規制された業界にいる場合、間違ったバージョンを公開して会社を窮地に陥れる大きなリスクがあります。

オンライン校正ソフトウェアの仕組みと、現代のチームに適している理由

オンライン校正は、レビュープロセス全体を一元化することで、電子メールレビューの混乱に秩序を取り戻します。

これにより、プロジェクト全体で起こっているすべてのことにブラウザーですぐにアクセスできます。そのため、「このバージョンと前のバージョンの違いは何ですか?」などの質問に数秒で答えることができます。または「私のチームが今日作業する準備ができているのはどのファイルですか?」

オンライン校正がどのように機能するかを 6 つのステップで見てみましょう。

1. プロジェクトを作成する

オンライン校正プロセスの最初のステップは、プロジェクトの作成です。これは事実上、ファイルをアップロードできるクラウド内のスペースであり、レビュアーはブラウザで直接コメントを追加できます.

プロジェクトのセットアップには 1 分しかかかりません。その後、すべてのファイル、バージョン、コメント、および承認をすべて 1 か所で確認できます。

2. レビューワークフローを設定する

プロジェクトを作成したら、ワークフローを設定して、すべてのファイルが適切な人によって承認されるようにすることができます。

レビュー手順は次のようになります。

クリエイティブレビュー：クリエイティブディレクター、アートディレクター、コピーライター
マネジメントレビュー:アカウントマネージャー、プロジェクトマネージャー、ストラテジスト
クライアントレビュー:ブランドマネージャー、マーケティングマネージャー、法律専門家

このアプローチは、準備が整う前に作業が重要な利害関係者に送信されるのを防ぐのに役立ちます。誰が何をいつ見るかを完全に制御できます。

3. ファイルをアップロードして期日を設定する

次に、最も簡単な部分であるファイルの共有について説明します。

ファイルをアップロードして、ファイルを共有するレビュアーのグループを選択するだけです。ダウンロードは不要で、転送リンクがタイムアウトするリスクもありません。

次に、レビュー担当者がいつフィードバックを必要とするかがわかるように、期日を設定します。また、締め切りが近づくにつれてフィードバックを提供するのを忘れた場合、最高のオンライン校正ツールが自動的にリマインダーを送信します。

4. フィードバックを集めて協力する

ファイルを共有すると、フィードバックが殺到します。次のバージョンを開発する前に、レビュアーとやり取りし、コメントでアイデアをやり取りし、全員の足並みをそろえる時が来ました。

ほとんどのオンライン校正ソフトウェアには、注釈や添付ファイルなどのツールが含まれています。これにより、人々が話しているコンテンツの部分を正確に簡単に確認できるため、自信を持って修正に取り組むことができます.

5. 最初のレビューステップで承認を得る

全員のフィードバックをコンテンツに実装したら、最初のレビューステップ (クリエイティブチームなど) で新しいバージョンを共有する準備が整います。

運が良ければ、2 番目のバージョンが承認されます。ただし、コンテンツの複雑さによっては、次の審査ステップに向けて準備するために別のラウンドが必要になる場合があります。

6.残りのレビュー手順について上記を繰り返します

最初のレビューステップで承認を得たらすぐに、コンテンツを次の利害関係者グループと共有する準備が整います。

これは、マーケティングチーム、製品の専門家、またはコンプライアンスである可能性があります。また、作業をスピードアップしたい場合は、これらのレビュー手順のいくつかを並行して実行して、最終バージョンに早く到達できるようにすることができます。

メールレビューの問題を解決するオンライン校正ソフトの11の特徴

ファイルの共有。フィードバックについて話し合います。承認の追跡。オンライン校正ソフトウェアの最も重要な 11 の機能は次のとおりです。

1. コメント、注釈、および添付ファイル

オンライン校正の最大の利点の 1 つは、レビュー担当者のユーザーエクスペリエンスです。

メールで長い説明を書き出す代わりに、ファイルの上に直接フィードバックを追加できます。ビデオ、ドキュメント、画像のいずれについてフィードバックを提供する場合でも、変更したり話したりしたい正確なポイントをクリックできます。次に、コンテキストでコメントを作成できます。

最も人気のあるフィードバック機能のまとめは次のとおりです。

タップしてコメントを追加
ペンツール、線、ボックス、および矢印を使用して注釈を作成する
参照として、またはさらなるコンテキストのために添付ファイルを追加します
コンテキスト内でコメントについて話し合うために返信する
絵文字を使用してコメントに反応し、時間を節約する
@Mention チームメイトまたはレビュアー

2. ビデオとオーディオファイルの自動タイムコード

ビデオは、電子メールで確認するのが最も難しいファイル形式の 1 つです。リンクを転送するには、ファイルをアップロードして共有し、一定の時間内にダウンロードする必要があります。次に、レビュアーはタイムコードをリストアップして、どの部分を変更したいかを説明する必要があります。

オンラインプルーフソフトウェアは、自動化されたタイムコードの助けを借りて、ビデオのレビュー時間を大幅に短縮します。再生中にビデオまたはオーディオファイルをタップするだけで一時停止し、マーカーを作成できます。次に、コンテンツのどの部分について話しているかを説明する必要なく、コメントを書くことに集中します。

また、コメントは特定のフレームに関連付けられているため、編集者はコメントをクリックして、ビデオまたはオーディオファイルのその部分にジャンプできます。これにより、修正にかかる貴重な時間を節約し、コンテンツをより早くゴールに到達させることができます。

3. 期日と自動リマインダー

広告代理店やマーケティングチームで働いたことがある場合は、フィードバックや承認を求めて数人の人を追いかけなければならなかった可能性が非常に高いでしょう。これはイライラするだけでなく、時間の大幅な浪費にもなります。

オンライン校正では、承認ワークフローの各段階に期日を設定できるようにすることで、この問題を解決します。その後、期日が近づくと、レビュー担当者はフィードバックを提供するよう通知されます。より重要なタスクに集中するのに忙しい間ずっと。

一部のソフトウェアでは、事前に設定された時間枠 (たとえば 2 日) に基づいて期日を自動的に設定できるようにすることで、さらに一歩進んでいます。そのため、誰かが今日レビューを開始した場合、期限は自動的に明後日に設定されます。これにより、手作業を最小限に抑えながら、利害関係者に明確で一貫した期待を設定できます。

4. 並べて比較できるビルトインのバージョン管理

バージョン管理は、レビュープロセスを成功させるために不可欠な要素です。プロのようにバージョンを管理するために、オンライン校正がどのように役立つかを次に示します。

既存のファイルの上に新しいバージョンを追加して、明確なバージョン履歴を保持します
すべてのコメントを含め、いつでも以前のバージョンにアクセスできます
レビュアーやチームメイトが古いバージョンを見ている場合に通知する
バージョンを並べて比較して変更点を確認し、新しいバージョンを確認します

一部のツールでは、2 つのバージョンを自動比較して変更点を指摘することもできます。そして、AI がコンテンツレビューでより大きな役割を果たし始めるのは時間の問題です.

5. 最も一般的なすべてのファイルタイプのサポート

Web サイトやデザインファイルなどの一部のオンライン校正ツールは、特定のファイルタイプに特化しています。しかし、最も価値のあるツールを使用すると、すべてのファイルを 1 つの屋根の下にまとめることができます。

次の形式のファイルを共有できます。

ドキュメント: PDF、PDF/X、DOC、DOCX、XLSX、PPTX
ビデオ: MOV、MP4、3GP、AAC、AVI、FLC、MPEG-2、WMV、MXF
画像： JPG、PNG、TIF/TIFF、AI、PSD、SVG、GIF、EPS、WEBP、NEF、CR2、DNG、ARW、HEIC、TTF、PSB
オーディオ: MP3、AAC、WAV
ライブ Web サイト: HTTPS サイト
HTML コンテンツ: HTML

このすべてのコンテンツとフィードバックを 1 か所にまとめることで、レビューラウンドを管理するためにさまざまなツール間を移動する必要がなくなります。さらに良いことに、他のツールをうまく使いこなせないレビュアーも同様です。

6. 手順とテンプレートを確認する

プロジェクトを開始する前に、レビュープロセスと、ゴールまでの道のりに関与する必要があるさまざまな利害関係者について検討する必要があります。

広告代理店で働いている場合は、次のようになります。

クリエイティブチーム
アカウント管理
クライアント

または、マーケティングチームの場合は、次のようになります。

ブランドとマーケティング
製品
コンプライアンス

オンライン校正ソフトウェアを使用すると、これらの手順を設定して、プロジェクトの開始時にすべてのレビュー担当者を招待できます。これにより、ファイルを共有するたびに、適切な人に適切なタイミングで表示され、承認されるようにすることができます。

そして上のチェリー？ワークフローをテンプレートに変換して、複数のプロジェクトで再利用できます。会社全体で一貫したワークフローを展開する必要がある企業に最適です。

7. ファイル、バージョン、およびコメントを検索するためのクイック検索

すべてのコンテンツレビューを 1 か所にまとめることの利点は、すべてがきちんと整理されており、簡単に見つけられることです。

しかし、時間が重要な場合は、オンライン校正ソフトウェアの検索またはクイック検索機能を使用して、必要なものをさらに迅速に見つけることができます。

これにより、プラットフォーム全体から特定のコメント、ファイル、バージョン、またはプロジェクトを検索できます。次に、すぐにジャンプして、探していたものを正確に確認できます。受信トレイをトロールする場合と比較して、時間を大幅に節約できます.

8.誰が何を承認したかが一目でわかるステータスインジケーター

最近クライアントと共有した仕事について上司と話していると想像してください。何人のレビュアーがそれを承認したかを尋ねられた場合、信頼できる回答を見つけるのにどれくらいの時間がかかりますか?

オンライン校正ソフトウェアを使用すると、この質問に数秒で答えることができます。プロジェクトダッシュボードから、各ファイルとレビュー担当者のレビューステータスを一目で確認できます。

たとえば、一部のソフトウェアでは、レビュアーごとに次のいずれかのステータスインジケーターが表示されます。

レビュー中 (灰色):レビュー担当者はまだこのバージョンを確認する必要があります
要求された変更 (オレンジ):レビュー担当者がこのバージョンの変更を要求しました
承認済み (緑):レビュー担当者がこのバージョンを承認しました

これにより、作業する準備ができているファイルを明確に把握できるため、リソースを効率的に管理できます。また、誰もがプロセスのどこにいるかをすでに知っているため、無意味な進捗会議の時間を節約できます。

9. 承認プロセスを監査するためのファイルレビューレポート

規制の厳しい業界で働いている場合、オンライン校正は、コンテンツの承認過程を追跡する際に非常に役立ちます。

レビューレポートを使用すると、タイムスタンプを含め、ファイルのすべてのバージョンですべてのコメントとレビューの決定を保存できます。

これは PDF としてエクスポートして、システムに保存できます。そのため、苦情や訴訟が発生した場合、どこで問題が発生し、誰が責任を負ったかを正確に確認できます。

10.お気に入りのアプリで最新の状態を維持するための統合

最高のオンライン校正ツールは、お気に入りのすべてのアプリと接続できます。これは通常、ネイティブ統合またはサードパーティの自動化プロバイダーを通じて機能します。

オンライン校正ワークフローに統合を実装する方法をいくつか紹介します。

Slack または Microsoft Teams でレビュアーにフィードバックリマインダーを送信する
Asana や Monday などのプロジェクト管理ソフトウェアでレビュータスクを設定する
マーケティングリクエストの送信時にプロジェクトを自動作成する

11. ファイルレビューの追跡と最適化に役立つインサイト

オンライン校正ソフトウェアは、フィードバック時間を最小限に抑え、生産的で影響の大きいタスクに費やす時間を最大化するように構築されています。

組み込みの洞察と分析機能を備えたオンライン校正ソフトウェアは、チームが毎月作成するファイル、バージョン、およびコメントの数を示します。そして、それらが時間の経過とともにどのように変化しているかの傾向を明らかにします。

これにより、パフォーマンスを監視し、生産性を向上させる方法を見つけることができます。

断片化された職場には革新的なソリューションが必要

電子メールは、コンテンツを校正するために作成されたものではありません。また、パンデミックによって職場がより分散し、断片化するにつれて、チームはプルーフの問題を解決するためのツールを探し始めました。

オンライン校正ソフトウェアを使用すると、1 つのプラットフォームでファイルを共有し、変更について話し合い、承認を得ることができます。これにより、レビュー担当者はフィードバックをより迅速に提供できるようになり、コンテンツ作成者はコメントをより明確かつ正確にすることができます。レビュープロセスの主要なステップを自動化することで、オンラインプルーフはチームを解放し、最高の仕事を提供することに集中できるようにします。

効率的なデザインワークフローを作成することは、オンラインプルーフの次の大きなステップです。クリエイティブなコラボレーションがデザインワークフローを促進し、ブランドコンテンツをより信頼できるものにする方法をご覧ください。