新入社員研修チェックリスト: 人間関係を確実に築く方法は次のとおりです

公開: 2023-11-03

人材の争奪戦が続いているため、求人情報、面接プロセス、オファーレターで良い印象を与えるだけでは十分ではありません。合理化された歓迎的なオンボーディングプロセスが必要です。

オンボーディングは、新入社員と企業との最初のやり取りであり、今後の経験の準備を整えます。ただし、ポジティブなオンボーディングエクスペリエンスは、書類作成や会議以上のものです。

理想的には、オンボーディングプロセスでは、最初のやり取りから従業員が成功に向けて位置付けられ、期待の概要を説明し、企業文化を説明し、フィードバックと改善のためのオープンなコミュニケーションを生み出す必要があります。

この新入社員チェックリストには、従業員の最初の数日、数週間、数か月をスムーズに進めるために知っておく必要のある情報がすべて網羅されています。

オンボーディングの 5 つの C

オンボーディングを成功させるには、次の 5 つの C が必要です。

コンプライアンス: コンプライアンスに関する最初の数回の議論で、従業員が社内での自分の役割をどのように見、理解するかが決まります。
明確化: パフォーマンスに関する期待を明確に伝え、伝えます。
文化: 企業文化は、従業員が会社に忠誠心を示すか、他の場所で機会を求めるかの違いを意味する場合があります。安全、職場の嫌がらせ、いじめに関するポリシーの概要を必ず説明してください。
つながり: 新入社員が職場とのつながりを築き、定着を促進できるように支援します。
チェックイン: 初日の終わりと、新規採用期間全体の 30 日、60 日、90 日後のスケジュールされた期間に従業員にチェックインします。

初日前の準備

入社前とも呼ばれる従業員の初日の準備は、従業員を会社に迎え入れ、すべてがスムーズに進むようにするための重要な部分です。

ウェルカムレターから始める必要があります。これには、タイミングと時間管理に関する期待事項、初日に期待できること、開始の準備に必要なその他の関連情報が含まれます。

もう 1 つの重要な側面は、初日の前に従業員のワークスペース (物理的か仮想かを問わず) を準備することです。たとえば、従業員のオフィスまたは個室とコンピューターをセットアップし、従業員のアカウントとログインをセットアップして、すべてが適切に機能していることを事前に確認します。

従業員がリモートで勤務している場合は、到着とセットアップに十分な時間をかけて必要な機器を備えていることを確認してください。ホームオフィスの開設を支援するために、リモート勤務手当を支給するとよいでしょう。

完全な書類手続き

書類作成はオンボーディングプロセスの中で面倒な部分である可能性がありますが、必要なものです。税務書類、給与情報またはログイン情報、さまざまな契約書や同意書、機密保持契約書、新人研修をスムーズに進めるために必要なその他の従業員フォームなど、新入社員が必要とするすべての書類を収集します。

新入社員の書類には次のものが含まれます。

I-9 身元および米国で働く権利または資格の確認のため
W-4、連邦税遵守のために新入社員の給与からいくら天引きすべきかを示す指令
州税源泉徴収票 (一部の州で必須)
給与計算用の銀行口座情報を設定するための直接入金フォーム

これは、従業員ハンドブックの物理的または電子的なコピーを提供し、福利厚生パッケージに関する情報を提供する良い機会です。従業員が福利厚生について質問できる窓口を用意する必要があります。

企業文化の紹介

オリエンテーションのプロセスは、新入社員に新しい職場環境を紹介し、企業文化を確立するのに役立ちます。会社の文化、価値観、使命に関する情報を提供する必要があります。これは、ウェルカムパッケージの一部として、または会社の歴史、チームのダイナミクス、全体的な環境について説明するデジタルドキュメント内に含めることができます。

スペースの実際のツアーを提案し、休憩室、トイレ、会議室、駐車場の場所を新入社員に示します。新入社員をチームメンバーや他の部門の同僚に紹介することが重要です。

トレーニングセッションをスケジュールする

必須のオンボーディングコースがある場合は、新入社員がそのコースにアクセスでき、どのコースをどの期間内に完了する必要があるかを確実に把握してください。これには、人事担当者との 1 対 1 のミーティングや、ダイバーシティとインクルージョンのトレーニングが含まれる場合があります。

役割に応じた特定のトレーニングがある場合は、そのトレーニングがスケジュールに含まれていることを確認し、新入社員が仕事を遂行するために必要と思われるすべてのシステムとツールが含まれていることを確認してください。従業員が使用する業務固有のツールについて話し合い、必要に応じて、強力な基盤を与えるためのトレーニングを提供します。

パフォーマンスの期待値を設定する

最初から期待値を設定することは、新入社員の成功の重要な部分です。 1 対 1 のミーティングをスケジュールして、期待を設定し、つながりを構築し、役割への移行を支援します。また、売上や収益など、役割に関連する主要業績評価指標 (KPI) も提供する必要があります。

会社がピアメンタリングを利用している場合は、入社して最初の数週間はメンターとして機能してくれる部署内の「仕事仲間」を新入社員に紹介してください。この従業員は、質問や懸念事項に対応し、自分の部門や密接に関連する部門の他の人々にその従業員を紹介できるようにする必要があります。彼らはトレーニングにも役立つかもしれません。

定期チェックイン

新入社員は新しい職場環境に慣れるまでに時間がかかります。タッチベースへの定期的なチェックインをスケジュールして、必要なものがすべて揃っているかどうかを確認してください。職場、トレーニング、管理チームやメンター、職務上で経験している課題についての懸念やフィードバックを遠慮なく共有する必要があります。

理想的には、チェックインは最初の 1 か月 (30 日)、2 か月目 (60 日)、および第 1 四半期 (90 日) 後に行う必要があります。これらのマイルストーンが完了した後、または試用期間が終了した後、感謝の気持ちを示すために、ささやかな勤務記念日の贈り物を提供することもできます。

また、同僚やマネージャーからフィードバックを収集して、従業員にフィードバックを提供し、長所や改善点を強調することもできます。

フィードバックメカニズムを組み込む

最初のチェックインプロセスの後、従業員は会社にいる間継続的にフィードバックを得るオプションが必要になります。従業員フィードバックメカニズムは、従業員がマネージャーまたは上級管理者にフィードバックを提供できるシステムを提供します。

会社によっては、フィードバックメカニズムとして、単純なアンケート、提案の窓口、継続的な 1 対 1 の対話、またはリアルタイムのフィードバックを可能にする複雑なシステムなどがあります。従業員からのフィードバックをどのように取り入れるかにかかわらず、従業員が自分の考えや感情を伝える方法を用意することが重要です。

報酬実績

ほとんどの人は、自分のポジション、特に新しい役割で優れた能力を発揮したいと考えています。新人研修プロセスの早い段階で従業員を認めて報酬を与えることは、トレーニング中や新たな課題に直面したときにも従業員のモチベーションとエンゲージメントを維持するのに役立ちます。

従業員が定着したら、フィードバックと報酬を継続する必要があります。定期的なパフォーマンスレビューは、従業員の努力を評価し、将来のパフォーマンスの向上に役立つ良い方法です。

インセンティブに関する限り、従業員に大量の贈り物を提供することは、従業員の献身と勤勉に対する感謝を示すのに大いに役立ちます。これらは高価である必要はありません。地元のレストラン、映画館、フィットネスセンターへのギフトカードなどの単純なジェスチャーは、特にパーソナライズされたものであれば、大きな違いを生み出すことができます。

継続的なサポートを提供する

フィードバックと同様、従業員への継続的なサポートは、オンボーディングプロセスが完了した後も停止すべきではありません。あなたは従業員が成長し、新しい役割で成功することを望んでおり、定期的なフィードバックとサポートを提供することで、従業員が安心して質問や懸念をあなたに伝え、機会を求め、フィードバックを返すことができるようになります。

理想的には、新人研修プロセスが長期的で持続可能な成長の準備を整えることができます。従業員が落ち着いた後もサポートを継続する必要があり、問題があればマネージャーや人事部に気軽に相談できる必要があります。

オンボーディングチェックリストを使用して従業員を成功に導く

特に従業員がリモートの機会に移行するにつれて、オンボーディングはどの企業や従業員にとっても困難になる可能性があります。合理化された一貫したオンボーディングプロセスにより、現場での学習が促進され、優秀な人材を確保し、忠誠心と定着を促す専門的な関係を築くことができます。