メタデータ：それが何であり、なぜドキュメントの保持が重要なのか
公開: 2022-01-27ドキュメントの管理と保持の問題は、大小を問わず、あらゆるビジネスの議題になっています。 これらのドキュメントがますますデジタル化されている（ネイティブまたは最終的にデジタル化されている）という事実により、企業は常に理解しやすいとは限らない新しいツールや概念に直面するようになりました。 とりわけ、特定の要素の重要性と中心性を理解することは必ずしも容易ではないため、それらを効果的かつ生産的に使用する方法、またはそれらに注意を払うことが重要である理由を理解することはより困難になります。
今日お話しするトピックは、メタデータという説明に当てはまります。 メタデータは、知らないうちに毎日作成して使用しており、あらゆる種類のドキュメントの作成、使用、参照などの作業の一環として実行するアクティビティをサポートするための基本です。
「メタデータ」という言葉は、漠然とした抽象的なものを思い起こさせるかもしれませんが、それがなければ、請求書を作成したり調査したりすることも、数年前に署名した契約書を取得することもできず、今は相談する必要があります。 。 メタデータがないと、税務当局から提示を求められる可能性のあるレコードを取得することすらできませんでした。
それで、これらの問題についてもっと学ぶために、いくらかの明確さを得ることを試みましょう。
メタデータとは何ですか？
メタデータとは何かを説明するために、最も使用され、おそらく最も効果的な定義の1つを参照します。メタデータは他のデータを説明するデータです。
これは、メタデータがデータと情報を提供することを意味します。 電子ドキュメントについて話す場合、メタデータはこれらのドキュメントに関する情報を提供し、それらを説明およびコンテキスト化するのに役立ち、それらの機能と、必要に応じて他のドキュメントとの関係を明確にします。
多くの場合、メタデータはドキュメント自体のコンテンツから派生することがありますが、そのドキュメントの作成と使用から派生し、後でドキュメントに関連付けることができる場合もあります。 また、ドキュメントの処理方法や処理方法を示すために使用されることもあります。 メタデータにはいくつかの機能があるため、一般的に次のようなカテゴリに分類されます。
- 記述的なメタデータ。
- 構造メタデータ
- 管理および管理メタデータ
一部のメタデータは簡単に識別でき、ドキュメント内ですでに見つかります。 他のタイプのメタデータは特定のタイプのドキュメントに固有ですが、他のタイプは任意のコンピュータードキュメントにあります。
すべてのドキュメントに含まれる情報には、たとえば、ドキュメントに添付された日付や、自然人、会社、機関など、ドキュメントの作成者に関する情報が含まれます。 ドキュメントの主題、つまりそのコンテンツの簡単な説明は、すべてのタイプのドキュメントの説明で使用される横断メタデータです。
一方、請求書やその他の会計書類について話している場合、メタデータの基本的なタイプはVAT番号です。
逆に、医療レポートなどのヘルスケアドキュメントの場合、メタデータの中に、この検索基準に従ってドキュメントをより簡単に取得するために、診断テストが実行された施設を示す参照を含めると便利です。
つまり、ドキュメントに含まれる、またはドキュメントに関連付けられている情報は、ドキュメントのライフサイクル（作成、管理と保存、取得とその後）で役割を果たすことができる限り、メタデータになることができます。使用する。
メタデータが重要な理由
いくつかの例を示し、関心のあるオブジェクトを特定したので、メタデータが不可欠である理由を理解してみましょう。
すぐに戻る法的規定は別として、メタデータの最初の機能は、必要なときにコンピュータアーカイブからドキュメントを検索して取得できるようにすることです。
実際、アーカイブからドキュメントを取得する必要がある場合、無限のレコードリストをスクロールすることに何日も費やしたくない場合は、検索キーを使用する必要があります。 これらの検索キーは、管理システムまたは保存システムに入力されたときにドキュメントに関連付けられたメタデータによって表されます。 日付、件名、ドキュメント番号、VAT番号などのこのメタデータは、適切なドキュメントを適切なタイミングで取得するために使用するツールです。
ドキュメントの管理と保存のためのメタデータ
実際には、最初にドキュメント管理システムで、次に保存システムで、ドキュメントに付随するメタデータのセットは、正確な基準と標準に従って構造化され、ドキュメント自体に関連付けられます。 これは、ドキュメントフォルダーの裏側にある情報のようなもので、探しているドキュメントがそのフォルダー内にあるかどうかを理解することができます。
メタデータのセットはさまざまな情報で構成される可能性がありますが、現在の規制に沿った効果的な管理と保存を確実にすることが目標である場合は、正確な基準と基準を遵守する必要があります。
すでに述べたように、メタデータはその機能に応じて細分化できます。
記述的なメタデータ
記述メタデータは、推測しやすいため、検索と取得を容易にするために、関連付けられているドキュメントまたはデジタルオブジェクトを記述することを目的としています。 ドキュメントの件名を指定する情報は、説明的なメタデータです。
管理および管理メタデータ
一方、このメタデータは、ドキュメントの長期保存、整合性、および信頼性を長期にわたって保証するために、ドキュメントが受けた、または受けなければならない処理に関する情報を提供します。 管理および管理メタデータは、ドキュメントへのアクセス権に関する情報を提供するメタデータ、またはドキュメントを保持する期間を示すメタデータにすることができます。
構造メタデータ
最後に、構造メタデータは、保存システム内でドキュメントを検索したり、ドキュメントの内部構造を定義したり、他のドキュメントとの関係を識別したりするための情報を提供します。 たとえば、構造メタデータを使用すると、ドキュメントをそれが属するコンピューターファイルにリンクして、2つのオブジェクト間に安定した関係を確立できます。
セクター規制の役割
したがって、一部のメタデータは常に存在する必要があります。これは、それらの存在がドキュメントを取得するために不可欠であるためです。 他の人は、ドキュメントの整合性を保証するために存在する必要があります。また、他の人は、ドキュメントをコンテキスト化し、他のドキュメントとの関係で正しく配置するのに役立ちます。
さらに、他のメタデータは、まさにそれらの非常に重要な役割のために、規制によって要求されています。
電子文書の作成、管理、および保存に関するAgIDガイドラインは、電子文書、電子管理文書、および電子文書の集約（たとえば、電子ファイルなど）に関連付ける必要のある必須の最小メタデータの正確なセットを識別します。 法的に準拠したストレージを確保するには、最低限の必須メタデータが常に存在している必要があります。
場合によっては、Agency for Digital Italyのガイドラインに加えて、特定の業界規制があります。
これは、請求書、輸送書類、注文書、会計台帳など、財政および税務に関連する書類の場合です。 この場合、DPR 600/72や2014年6月17日の省令などの一部の基準は、これらのドキュメントカテゴリの保存方法とメタデータを正確に示しています。 2014年6月17日のDMの第3条では、これらの特定のドキュメントに関連付けられたメタデータの中で、名前と名前、宗派税コード、VAT番号、日付をドキュメント自体に含める必要があると定めています。 これは、この情報とそれらの間の関連性が、当局に複製できるように文書を確実に検索するために不可欠であると考えられているためです。
これは、業界の規制がどのように介入するかを示す簡単な例であり、デジタル保存について議論する際に留意しなければならない正確な指標を提供します。
新しいAgIDガイドラインの影響
ITドキュメントに関する新しいAgIDガイドラインの最近の発効により、メタデータの問題にスポットライトが当てられました。
新しいガイドラインにより、ITドキュメントに関連付けられる最小必須メタデータのシステムが変更されました。これまでは6つの必須メタデータに制限されていました。 新しい標準では、実際には最小メタデータの数が2倍になり、新しい情報を拡張する必要があります。 これは、すべての組織にとって必ずしも簡単に特定できるとは限りません。
この大規模な変更により、企業や専門の保存プロバイダーは、新しい構造を処理できるようにするために、システムを大幅にアップグレードする必要がありました。
最小必須メタデータを超えて
もちろん、さまざまな規制で必要とされる最小限のメタデータに加えて、メタデータセットに追加情報を含めることが常に可能です。これは、特定のビジネスコンテキスト内で役立ち、追加の調査、管理、または構造機能をサポートできます。
同時に、追加の要素でメタデータセットを強化する場合は、必要以上のフィールドの急増や不要な複雑さを回避するために、少なくともいくつかの基本的な基準に従うことをお勧めします。
まず、確認する必要のある機能や、たとえば、特定の種類のドキュメントを取得するために最も頻繁に使用する検索キーを特定することをお勧めします。したがって、必要なメタデータは何ですか。 この情報の一部は、日付や件名など、おそらくすでに最小メタデータセットの一部です。 おそらく特定のコンテキストまたは確立されたビジネス慣行に特に関連する他の情報が欠落している可能性があり、それを含めることが役立つ場合があります。
ただし、多くの場合、「少ないほど多い」というルールが適用されます。特定のドキュメントの検索に使用することのない、またはほとんど使用しない多くの情報を追加しても意味がありません。 いくつかの、しかし意味のある情報に焦点を当てたほうがよいでしょう。 長期的には、構造がリッチで複雑すぎると、管理が困難になり、逆効果になり、オペレーターの作業が不必要に複雑になり、エラーのリスクが高まります。
最後に、追加するメタデータに「ラベル」を割り当てることをお勧めします。つまり、主題をすぐに明確にし、そのメタデータから期待する情報を識別する指定です。 これはいくつかの理由で不可欠です。
まず、オペレーターの作業を容易にし、構成またはコンパイルエラーのリスクを軽減します。
第二に、私たちがデジタル保存の世界に移行するとき、明快さは非常に重要です。 アーカイブをある保存サービスプロバイダーから別のプロバイダーに移動する必要がある場合、おそらく数年後に、不明確なメタデータを使用すると、多くの問題が発生し、保存パッケージ内のインデックスの相互運用性と理解度が損なわれ、より困難になる可能性がありますタスクを実行します。