マーケティング作業管理のベスト プラクティス: ダッシュボード、テンプレート、リクエスト

マーケティング作業管理ツールは、チーム メンバーがより効果的にコラボレーションし、組織内のサイロを排除し、作業の効率を向上させるのに役立ちます。

ここでは、チームがマーケティング作業管理ツールを最大限に活用できるようにする 3 つのベスト プラクティスを紹介します。

チーム、個人、関係者向けにカスタマイズされたダッシュボードを使用する

医療コンプライアンス分析会社プロテナス社のマーケティングおよび需要創出担当ディレクター、ブリアナ・ミラー氏はマーテック・カンファレンスで、「ダッシュボードはツールの使用に非常に役立ち、また誰もがツールを継続的に使用できるようになります」と述べた。

作業管理用のダッシュボードは、主に 3 つの状況で使用でき、それぞれに異なる設定と目的があります。

チームダッシュボード。 現在および今後のプロジェクトはすべて、チーム ダッシュボードで表示できます。 チームミーティング中に表示および更新できるため、チームメンバー全員に透明性が提供されます。

チーム ダッシュボードは「すべてのプロジェクト プロジェクトをマッピングし、チーム全体で高いレベルで視覚化する場所です」とミラー氏は説明しました。 「これはすべてのチームがアクセスできるものであり、すべてのチーム会議で使用しています。」

個別のダッシュボード。 個々のチーム メンバーが作業中のプロジェクトを表示および更新できるように、個別のダッシュボードを作成する必要があります。 また、どのアイテムがレビューまたは承認を待っているかを確認することもできます。

個別のダッシュボードは、マネージャーとの 1 対 1 のミーティングにも役立ちます。

「私は直属の部下にこれらを使用して、彼らが何に取り組んでいるのかを正確に把握できるようにしています」とミラー氏は言います。 「彼らのどんな質問にも私は答えることができ、最終的にはオープンで透明性のある会話をすることができます。」

読み取り専用の関係者ダッシュボード。 チームは、経営幹部や顧客などの外部関係者向けに読み取り専用のダッシュボードを構築することもできます。

「核心に触れることなく、プロジェクト、ステータス、期限、重要な情報を把握できるようになります」とミラー氏は言います。

繰り返し可能なプロジェクトとタスクのテンプレートを作成する

マーケティング チームが取り組んでいるプロジェクトやタスクの多くは以前に実施されたものであり、そのプロセスは再現可能です。 作業管理ツールを使用すると、チームはこれらの反復可能なプロジェクトのテンプレートを作成できるため、プロセス、割り当て、期限を毎回完全にゼロから作成する必要がなくなります。

「ウェビナー、ニュースレター、見本市、ケーススタディなど、定期的なプロセスがあるものには常にこれらを使用しており、ほとんどの場合、「to a T」に従っています」とミラー氏は述べています。

このテンプレートは、新しいプロジェクトに対して決定された新しい「マイルストーン日」までの事前設定された期限に基づいて、プロジェクト所有者、タスク所有者、およびレビュー担当者に割り当てを自動的に割り当てます。

プロセスのスムーズな流れを維持するには、テンプレートを定期的に更新して、プロセスに加えられた新しい効率やその他の変更を含める必要があります。

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「通常、私たちは最低でも年に1回（レビューを）行いますが、多くの場合は年に2回です」とミラー氏は説明した。 「チームや各タイプのプロジェクトに関わる人々と簡単なレビューを行って、何かが欠けていないか、変更が必要かどうかを確認します。」

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プロジェクトリクエストフォームの作成と使用

作業管理ツールのもう 1 つの良い習慣は、プロジェクト リクエスト フォームを作成することです。 これにより、すべての新しいプロジェクト リクエストが同じ方法で作成され、単一のソースから送信されるようになります。 Slack やメール、または会議を通じてリクエストが届くよりも優れています。

リクエスト フォームを使用する利点の 1 つは、プロジェクトの要件をフォームに含めることができるため、プロジェクトに必要なすべての重要な情報を事前に簡単に入手できることです。

「また、受信するリクエストのプロセスを自動化するのにも非常に役立ちます」とミラー氏は言います。 「つまり、テンプレートを設定すると、フォームで取得した情報と作成したテンプレートに基づいてプロジェクトやタスクを自動的に作成できます。 プロジェクトを自動的に割り当てたり、タスクを自動的に作成したりできます。」

このような方法でダッシュボード、テンプレート、リクエスト フォームを使用すると、組織はマーケティング作業管理ツールを最大限に活用できるようになります。

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