効率的なリモートチームを管理する方法
公開: 2020-04-20在宅勤務チームを効率的に管理することは、ロケーションまたはオフィスベースの業務から切り替える企業にとって学習曲線です。
Exposure Ninjaでは、チームを100％リモートで管理し、7年以上にわたって行ってきました。 私たち自身のトランペットを吹くのではなく、私たちは自分たちを信じられないほど効率的で効果的な仮想チームと考えたいと思っています。 それは、私たちが途中で道路にいくつかの衝突を打たなかったということではありません。
仮想チームを管理することは、最初は気が遠くなるように思えるかもしれませんが、それは変装した祝福になる可能性があります。 会社をリモートワークセットアップに移行することで、プロセスを改善し、チームメンバーに期待することをより明確にし、会社をよりスリムにすることができます。
ヘッドニンジャとリモートワークのベテランであるティムキャメロンキッチンからリモートワークに移行するときに生き残り、繁栄する方法についてのウェビナーをご覧ください。
リモートチームの管理に関する課題
チームを仮想の職場に移動するときに、いくつかの新しい課題に直面することになりますが、重要なのは、それらをどのように管理するかです。 リモートワーキングチームが直面する最も一般的な課題のいくつかを次に示します。
- リモートワークに適したツールがない
- コミュニケーションの無秩序または不十分な方法
- 説明責任の欠如と責任の明確さ
- 労働時間の境界と全員の時間を尊重する
- ばらばらの作業スケジュール
- 作業、生産性、パフォーマンスの追跡の難しさ
- スタッフにストレスや負担がかかる時期を特定する際の問題
- 孤立感とチームボンディングの欠如
これらの課題を管理するためのさまざまなアプローチを試し、テストしました。 失敗したものもあれば、成功したものもあります。 リモートワーキングレボリューショントレーニングでは、成功と失敗をご案内します。これにより、ミスを回避し、優れた機能の実装に直接進むことができます。
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リモートチームが効率的に管理されていることを確認する方法
リモートチームの管理は頭痛の種である必要はありません。 適切なプロセスが整っていれば、スムーズに実行できるオンライン操作を確立できます。これにより、以前はリモートに接続しなかった理由を不思議に思うことができます。
1.明確な期待と労働時間を設定する
チームが機能することを期待する場合、およびリモート作業に切り替えるときにチームが機能することを期待する場合は、重要な考慮事項です。 スタッフをラップトップに渡して説明なしで家に送ると、作業時間に一貫性がなくなり、作業が不安定になります。
リモートワークは柔軟に対応できますが、その時間をどの程度柔軟にできるかを管理することが重要です。 1対1の会話、更新された契約、または在宅勤務に関する書面による合意を通じて、チームとの労働時間に期待を設定します。 各チームメンバーは、予想される労働時間を明確にする必要があります。
Exposure Ninjaでは、英国の9時から5時まで、月曜日から金曜日まで常に1日4時間以上勤務することを条件に、多くのスタッフが柔軟に勤務できるようにすることで、柔軟な勤務時間を利用しています。 クライアント向けの役割では柔軟性が低下しますが、それでもチームが休憩時間を管理できるようにし、代わりに8対4または10対6で作業するオプションを提供します。
2.明確なコミュニケーションのエチケットと会議のスケジュールを設定します
あなたのチームはメールとWhatsAppのみで通信する予定ですか？ （私はそうしないことを望みます！）彼らはコミュニケーションのためにどのようなツールを使うべきですか？ 会議はどのように開催されますか？ どこで、いつ？ これらは、在宅勤務の通信に関して企業が抱く最初の質問のほんの一部です。
おすすめは次のとおりです。
- すべての内部通信にSlackを使用します。 Slackは、デスクトップとモバイルにインストールできるインスタントメッセージングツールであり、チームメンバーが迅速かつ効率的に通信できるようにします。
- Googleカレンダーを使用して会議をスケジュールします。 チームの全員が同じカレンダーシステムを使用して、会議を二重に予約したり、ペンと紙の日記にすべてを書き込んだりしないようにする必要があります。
- 事前に会議をスケジュールし、必要な時間だけをスケジュールします。 明確な会議の議題を作成し、会議の議長を割り当てて、議論を指揮し、必要に応じて会議を進めます。
- 会議にはGoogleハングアウトを使用します。 Googleハングアウトは、無料で使用できるビデオ会議ツールです。 Googleカレンダーで会議をスケジュールすると、Googleハングアウトへのリンクが自動的に割り当てられます。 リンクをクリックするだけで、会議に参加できます。
- 在宅勤務の同僚と効果的にコミュニケーションする方法について、チームにガイダンスを提供します。 リモートワークに移行するということは、オンラインメッセージの量が増え、対面でのやり取りがはるかに少なくなることを意味します。 書かれたメッセージを通して身振り手振りや声のトーンに頼ることはできないので、チームメンバーが同僚に効果的に書く方法を知っていることが重要です。
3.適切なツールを使用する
効率的なリモートチームには、適切なツールが用意されています。 上記のコミュニケーションツールはステップ1ですが、会社の業務の他の側面を管理するための適切なツールも必要です。
これらは、ExposureNinjaで推奨する主要なツールです。
- チームワーク*—作業タスクとプロジェクトを追跡および割り当てるためのプロジェクトおよびタスク管理ツール。
- Hubstaff * —労働時間と活動レベルを追跡するための時間追跡ツール。
- Xero —給与および顧客の請求書を管理するための会計ソフトウェア。
- Lastpass —安全なパスワード管理ツール。
- Infusionsoft / Keap —セールスCRM。 CRMについて詳しくは、こちらをご覧ください。
ここで推奨するすべてのツールは、私たち自身が使用しています。
4.プロセスを導入する
会社をうまく運営するために必要なソフトウェアとツールを整理したら、次はプロセスを導入します。 プロセスは成功するリモートビジネスのバックボーンであり、明確で効率的で複製可能なプロセスの重要性を十分に強調することはできません。
Exposure Ninjaでは、チームワーク*を使用してタスクを管理しています。 チームワークには、ビジネスのコアタスクのタスクリスト（チェックリストなど）を作成できる機能があります。 これらは、スタッフが常に自分の仕事を再確認するため、ビートを見逃すことはありません。 また、明確なステップバイステップのガイドが提供されるため、リモートで作業を開始する新しいチームメンバーにとっても非常に役立ちます。
在宅勤務に切り替えますか？ プロセスは頭痛の種のように聞こえますか？ リモートワーキングレボリューションのトレーニングとコンサルティングにより、堅牢なリモートプロセスを段階的に設定できます。 すべての秘密にサインアップしてください。
5.人々に責任と責任を持たせる
他のビジネスと同様に、最も成功するのは、チームメンバーが明確な責任を持ち、特定のタスクまたはプロセスに責任を持つビジネスです。 それらの人々が誰であり、彼らが担当するプロセスを実行するのにどれだけ熟練しているかは、スムーズに実行されるリモートビジネスに不可欠です。
ビジネスでリモート操作を行うために新しいプロセスが必要になる場合は、組織内の特定の担当者に各プロセスの確立の責任を負わせてください。 運用志向の強い個人がいる場合は、基準を設定し、実施されているプロセスを確認するように割り当てる価値があります。
6.さまざまなタイムゾーンを管理する
タイムゾーンが異なれば、準備が整っていない仮想チームに大混乱をもたらす可能性があります。 特定のタスクを他の国に拠点を置くチームにアウトソーシングする方が安い場合もありますが、コア顧客ベースが英国または米国にある場合は、それらのタイムゾーンで利用可能なスタッフも必要になります。 もう1つの考慮事項は、従業員が互いに対話し、作業スケジュールの間にクロスオーバーがあることを確認する必要がある場合です。
Bufferを含む多くの成功したリモートビジネスには、Exposure Ninjaと同様に、さまざまな場所とタイムゾーンに拠点を置くチームがあります。 プラス面として、あなたの会社はあなたの顧客により頻繁に対応するために利用できるようになります。 必ず明確な勤務時間を設定し、それらのスケジュールが同僚間で一致していることを確認してください。
7.従業員がリモートでサポートを必要とする場合を理解する
従業員があなたの机を通り過ぎ、異常に仕事に20分遅れて、額に深い眉をひそめています。 あなたは彼らにすべてが大丈夫かどうか尋ねます、そして彼らは息苦しい涙をしているようです。 対面でやり取りする物理的な職場で、従業員がサポートを必要としている時期を簡単に見つけることができます。
チームがリモートで作業している場合、同じシグナルは表示されません。 しかし、信号があります。 行動の変化、奇妙な労働時間、逃した仕事に注意し、あなたも直接質問していることを確認してください。
8.定期的な1：1のキャッチアップをスケジュールします
定期的な1対1のキャッチアップにより、チームはタスクを順調に進めることができます。 それは彼らに彼らが必要とする方向性を与え、進歩がなされていることを知っているあなたに安心を与えるでしょう。 キャッチアップは、マネージャーと従業員の間の絆を緊密に保ち、リモートチームを効率的に運営するために非常に貴重です。
9.ソーシャルアクティビティを追加する
チームが仮想であるからといって、仕事の社会的側面を脇に置いておく必要があるという意味ではありません。 スタッフルームのチャットと仕事帰りの飲み物をSlackチャネルとインタレストグループに置き換えます。 Exposure Ninjaには、ウォータークーラーチャンネルがあり、チームがあらゆる種類のディスカッションを行ったり、クラブやファンタジーフットボールリーグなどを予約したりしています。
スタッフをラップトップで片付けて指を交差させようとする誘惑を避けてください。 それはただ一つの結果につながるでしょう：災害。 上記の手順に従って、リモートワーキングレボリューショントレーニングを受講するか、専門家チームとのリモートワーキングコンサルテーションを予約して、ビジネスの将来を保護してください。
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