組織化されたプロジェクト管理戦略を維持するにはどうすればよいですか?

プロジェクト管理は、特定のタスクを完了するために会社のリソースを計画および編成する際に重要な複数のステップからなるプロセスです。 一部の場合は、プロジェクトごとに行われます。 一方、他の企業では、プロジェクト管理がすでに運営文化に組み込まれています。 これまで、プロジェクト管理という言葉は、IT、エンジニアリング、建設プロジェクトを扱うときにのみ聞かされてきました。 しかし、この概念は現在どの業界にも適用できるため、原則はほぼ同じです。つまり、目標の定義、コンポーネントの特定、タスクの割り当て、品質管理のための監視です。

どのプロジェクトにも多くの可動部分が含まれます。 おそらく、重要な役割を担っているのはプロジェクト マネージャーでしょう。 彼は意思決定を任されており、望ましい結果に到達するためにすべてを監督する権限を負っています。 彼にとって、プロジェクトの成功は、予想されるライフサイクル全体にわたって、チームが提案された手順とプロセスにどのように従うかにかかっています。 しかし、理想的なシナリオは常に言うは易く行うは難しです。 今日のプロジェクト管理の利点は、革新的なデジタル技術を活用した最新のツールとリソースが利用できることです。

最新のプロジェクト管理ツールはマネージャーの仕事を容易にしますか?

テクノロジーが果たす役割に触れずにプロジェクト管理を語ることはできません。 チームがプロジェクト管理ソフトウェアなどのツールを最大限に活用しなければ、プロジェクトに参加するのは無駄です。 プロジェクトの規模や関与する人数に関係なく、ソフトウェアを使用すると、タスクの計画、編成、展開、監視をより効率的に行うことができます。 ただし、業界固有の要件やプロジェクトの複雑さのため、すべてのプラットフォームやツールがプロジェクト マネージャーが直面する課題に対応できるわけではありません。

最高のプロジェクト管理ソフトウェアを使用することを念頭に置くことが重要です。 たとえば、単純なプロジェクトは、基本的な機能を備えたツールで適切に実行できます。 また、プロジェクト管理プラットフォームが提供する最高の機能が必要な場合は、堅牢な機能を比較し、ニーズに合った理想的なバリエーションを検討することが重要です。

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ツールとテクノロジーの選択に取り組む正しい方法

プロジェクト マネージャーにとって、ツール、特にテクノロジーの選択は簡単な決定ではありません。 最終的には、これらのツールが生産性の妨げではなく、貴重な資産となることが望まれます。 もちろん、エンタープライズ ツールの大部分は無料ではないため、コストも重要です。

プロジェクト管理に関しては、ツールとテクノロジーの導入は目標に基づいて決定する必要があります。 すべてに対応できる万能のソリューションやプラットフォームはありません。 チームに特定のツールの使用を要求して何を達成したいですか? プロジェクト管理ソフトウェアの機能を選択する際の優先事項は何ですか? テクノロジーを自由に使えるようになったら、テクノロジーはプロジェクトの成功に影響を与える要素の 1 つにすぎないことを認識することも重要です。 プロジェクト マネージャーは、効率と生産性を確保するテクニックと戦略を活用する必要があります。

これを念頭に置いて、プロジェクト マネージャーが組織化された状態を保ち、プロジェクトの進行中に遭遇するあらゆる問題を解決できるよう導くための役立つヒントについて話し合いましょう。

プロジェクトの優先順位と目標を設定する

チームがプロジェクトに取り組み始める前の最初のステップは、少なくとも特定の優先順位の青写真を作成することです。 プロジェクトの完了は、実行可能なタスクに分割できるフェーズとステップからなるプロセスである必要があります。 優先順位を設定すると、あなたとあなたのチームがプロジェクトの期待に適応するのに役立ちます。 優先順位のリストは、監視と品質管理の基準の基礎にもなります。 一言で言えば、特定の順序でタスクに優先順位を付けることで、チームは日々の成果に対して目標指向のアプローチを取れるようになります。

期限と完了スケジュールを定義する

どんなに小さなタスクであっても、すべてのタスクには期限が必要です。 よく組織されたチームマネージャーは、各メンバーが遅れないようにするために、厳しいスケジュールを維持します。 もちろん、理想的なシナリオは、設定された期限を守ることです。 ただし、遅延が発生した場合には、マネージャーは柔軟性を保ち、目標期限までの変更や調整に対応できる新しいコース計画を見つける必要もあります。

厳格なスケジュールを遵守することに不安を感じる人もいるかもしれませんが、これは品質監視の重要な側面です。 チームメンバーに別のことを言わせないでください。

プロジェクトのマイルストーンの設定

マイルストーンと目標の違いは何ですか? マイルストーンとは、プロジェクトの特定の段階またはフェーズの完了を示す特定のイベントを指します。 マイルストーンは、マネージャーとチームに、プロジェクトを次のステップに進める重要なイベントの詳細なビューを提供するため、不可欠です。 何が通常のタスクで何がマイルストーンなのかについて混乱を避けるために、次の質問をテストしてください。

• 上記イベントの完了は最終的な結果に大きな影響を与えますか?
• そのイベントはプロジェクトが前進するかどうかを決定する上で重要ですか?
• 利害関係者からの意見が含まれていますか?

一般に、そのイベントが重要であると考える場合、それはプロジェクトのマイルストーンと見なされるべきです。 そうすることで、チームの進捗状況を追跡し、計画を立てることができます。

短期および長期の明確な目標を設定する

タスクに優先順位を付けることの重要性については前述しましたが、これはこの推奨事項と連動しています。 プロジェクトの短期目標と長期目標を明確に定義すると、どのタスクを最初に行うかを特定しやすくなります。 また、プロジェクトの成果物を管理可能な「目標中心」のタスクに分割すると、より適切に委任できます。 これらの目標は、特にチームメンバーのタッチベースやコーチングが必要な場合に、進捗状況を監視する基礎にもなります。

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一貫したコミュニケーション

最も経験豊富なプロジェクト マネージャーであっても、一貫したコミュニケーションは困難です。 大きなチームの責任者になると、多くのことが亀裂に陥る可能性があります。 また、さまざまな個性を持つ個人を信頼し理解することは、プロジェクトの作業中に発生する問題の処理と管理の妨げになる可能性があります。

効果的なコミュニケーションもプロセスです。 各チームメンバーがよりオープンになるよう一貫して奨励するには、マネージャー側のコミットメントが必要です。 幸いなことに、これを実現する簡単な方法がたくさんあります。 定期的な会議や 1 対 1 のコーチング セッションとは別に、メッセージング アプリ、ビデオ会議、さらには定期的な電子メールなどのツールを使用して、コミュニケーション ラインを開いた状態に保つことができます。 また、一般的な問題や懸念事項に対処するのに役立つ可能性のある意見やアイデアを受け入れるのもマネージャーの責任です。

自動化により反復的なタスクが簡素化されます

現代のプロジェクト管理はテクノロジーに依存していると前述しました。 しかし、管理者がこれらのツールの利点を最大限に活用できない場合があります。 自由に使えるようになったら、反復的なタスクを自動化する方法を探してください。 プロジェクト管理ソフトウェアでは、定期的なタスクをスケジュールして自動的に割り当てることができますか? 特定のデータのレポートを自動的に生成するツールはどうでしょうか? マネージャーは、手動で何かを行っても仕事が向上するわけではないことを理解する必要があります。 これらのツールが利用できるのは、物事を成し遂げるために毎日決められた時間しかないからこそ利用できるものです。

委任して割り当てる

プロジェクト マネージャーは、すべての重労働を行う必要はありません。 チームを、特定の管理タスクを割り当てられたミニユニットに分割できます。 もちろん、割り当てられたタスクを処理できる適切な従業員を確実に選択することも重要です。 各メンバーの未開発の才能やスキルを最大限に活用できるように、メンバーの強みとコアコンピテンシーに基づいて委任します。

品質管理と進捗監視

推奨事項リストの最後は、品質管理を通じて進捗状況を監視することの重要性です。 プロジェクトのレポートと分析は、改善すべき領域と具体的なコーチングの機会を決定するのに役立ちます。 KPI がある場合、チームは目標に対して KPI がどのように積み重なっているかを示すレポートにアクセスできる必要があります。

プロジェクトマネージャーが直面する共通の課題を克服する

ここまで、マネージャーが組織化され、生産性を高めるためのヒントについて説明しました。では、一般的な管理上の課題をどのように克服すればよいでしょうか? 最も経験豊富なマネージャーであっても、時には障害に遭遇することがあるのが現実です。 これらは、プロジェクトの進行を妨げる可能性がある制御不能なインスタンスの例です。

1. 予算の制約と問題:プロジェクト マネージャーにとって、お金は常に重大な懸念事項です。 特定の予算を達成する必要があると、タスクや目標の達成が困難になる可能性があります。 2017 年の調査によると、製造管理者の 49.5% がプロジェクトのコストが最大の課題であると考えています。 この問題を解決するために、計画の重要性に関する以前の推奨事項に戻ります。 目標と優先順位を設定するプロセスにより、少なくとも超過や不足で遭遇する問題は最小限に抑えられます。
2. チーム メンバーにはスキルがありません。チームの能力は最弱のメンバーと同じくらいになります。 そして、プロジェクトは個人のパフォーマンスに大きく依存します。 プロジェクト マネージャーは、コンピテンシーを客観的に評価して、追加のサポートでチームを強化する必要があるかどうかを判断する必要があります。

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最後の言葉

結論として、よく組織化されたプロジェクト マネージャーは、チームの成功において重要な役割を果たします。 マネージャーにとって、目の前にあるタスクは圧倒的で退屈なものかもしれませんが、ツールや有能な従業員のチームの助けなしにプロジェクトに取り組む必要はありません。 ここで説明したヒントは、プロジェクト マネージャーが採用できるすべてのベスト プラクティスを構成するものではありません。 チームの管理は非常に個人的な作業ですが、生産性と効率性に関するこれらの確立された原則を遵守することで、良好な結果が保証されます。