混乱から注文へ: 契約ワークフローを合理化する方法

契約はビジネスの成功の基盤であり、優秀な人材の採用、パートナーシップの構築から製品の販売、オフィススペースのリースに至るまで、業務のあらゆる側面に影響を与えます。 これらは信頼を確立し、利益を保護し、リスクを管理し、組織内の円滑な運営を可能にします。

しかし、ここからが問題です。 従来の契約管理方法は混沌としています。 手動プロセス、物理的な文書、際限なく電子メールのやり取りを行うと、すべての処理が遅くなり、エラーや機会損失の可能性が生じます。

幸いなことに、契約ワークフローという解決策があります。

自動化を採用し、契約リポジトリを一元化し、電子署名を使用することで、企業は契約管理プロセスに秩序を導入し、全体的な効率を向上させることができます。

この記事では、契約ワークフローと、機会を迅速かつ効果的に活用するために契約ワークフローを合理化する方法について説明します。

構造化された契約ワークフローを実装することにより、企業は効率を向上させ、コンプライアンスを確保し、コラボレーションを強化し、エラーと遅延を削減することができます。

従来の契約ワークフローの課題

従来の契約管理方法は非効率であることが多く、企業の収益に大きな影響を与えます。 研究によると、企業は非効率な契約管理により利益の 9% を失う可能性があります。

従来の契約管理に関連する一般的な課題には、次のようなものがあります。

1. 非効率なプロセス

手動プロセスは時間がかかり、多くの場合、契約履行の遅延につながり、結果として所要時間の増加や機会の逸失につながります。 山積みの書類を処理したり、契約書を一から作成したり、バージョンを管理したり、承認を追跡したりすると、貴重な時間が消費され、他の場所でより有効に活用できるリソースが浪費されます。

2. 可視性と追跡の欠如

一元化されたシステムがなければ、各段階の契約の状況や進捗状況を把握することが困難になります。 契約のバージョン、修正、交渉を追跡することは困難な場合があり、潜在的なエラーや誤解につながる可能性があります。 企業は多くの場合、散在した契約情報に悩まされており、全員が同じ認識を保つことが困難です。

3. セキュリティリスクとコンプライアンス問題

物理的な文書に依存すると、紛失、破損、不正アクセスなどのリスクが生じます。 これらのリスクは、機密性の高い契約情報の機密性と完全性を危険にさらします。 さらに、物理的なドキュメントを扱う場合、データ プライバシー規制 (GDPR、CCPA)、業界標準 (HIPAA、ISO 27001)、および法的要件への準拠を確保することがますます困難になります。

4. 限られたコラボレーションとコミュニケーション

契約ワークフローにおける手動の引き継ぎと物理的な文書の循環は、コミュニケーションの遅延と非効率につながります。 部門や関係者間で契約のレビュー、編集、承認を調整するのは時間がかかり、間違いが発生しやすくなります。 締め切りを守れなかったり、コミュニケーションに齟齬が生じたりする可能性があります。

5. コストとリソースの非効率性

手動の契約プロセスには、企業の予算に影響を与える可能性のあるいくつかの関連コストが発生します。 印刷、紙の保管、郵送、管理タスク、物理的な顧客とのやり取りなどの経費がかさみます。 さらに、直接面談や契約締結のための交通費や宿泊費など、出張費が高額になる場合があります。 顧客に会い、対面での交渉を行うために移動に費やす時間は、リソースの非効率性をさらに高めます。

契約ワークフローを合理化する 6 つの方法

契約ワークフローの合理化とは、契約管理に関わる手順を自動化および標準化することを意味します。 これには、ワークフローを使用してタスクとアクションを整理し、適切なメンバーが適切なタイミングで適切なドキュメントを確実に入手できるようにすることが含まれます。 目標は、プロセスを可能な限り効率的かつ正確に簡素化することです。

ここでは、組織の契約ワークフローを合理化できる 6 つの方法を紹介します。

出典:サインイージー

1. 電子署名ソリューションを導入する

電子署名ソリューションは、印刷、署名、スキャン、郵送などの物理的な文書の処理の必要性を排除することで、契約ワークフローを合理化します。 代わりに、契約はデジタルで署名できるため、時間とリソースが節約され、エラーや損失のリスクが軽減されます。

電子署名により、リモート コラボレーションも可能になり、署名プロセスが迅速化されます。 当事者はいつでも、どこからでもデバイスを使用して電子契約に署名できます。 対面での会議や複数のスケジュールの調整が不要になり、契約の履行が迅速化され、遅延が軽減されます。

さらに、電子署名によりセキュリティと信頼性が強化されます。 高度な暗号化技術と認証メカニズムにより、署名された契約の整合性と有効性が保証されます。 デジタル監査証跡には、誰がいつ文書に署名したかが記録されるため、セキュリティと説明責任がさらに強化されます。

電子署名は署名プロセスを合理化することで、全体的な効率と生産性を向上させます。 管理上の負担を軽減し、紙ベースの非効率性を排除し、関係者全員にシームレスなエクスペリエンスを提供します。

2. 契約管理の一元化

企業は、すべての契約を一元化されたシステムに統合することで、いくつかのメリットを得ることができます。 まず、契約へのアクセス、追跡、検索が容易になります。 ユーザーは、物理ファイルを調べたり、さまざまなシステムを検索したりする代わりに、単一のソースから契約書をすばやく見つけて取得できます。 時間を節約し、エラーを減らし、契約管理の効率を高めます。

一元化により、リアルタイムのコラボレーションと更新が容易になります。 複数の関係者が同時に契約にアクセスして作業できるため、手動での引き継ぎの必要がなくなり、遅延が軽減されます。 インスタント通知と共有アクセスにより、チームはシームレスに共同作業し、編集し、コメントを追加し、リアルタイムで変更を追跡できるため、契約の承認が迅速化され、生産性が向上します。

さらに、一元化されたシステムにより、契約ライフサイクル全体の可視性と制御が向上します。 これにより、企業は主要なマイルストーンを追跡し、契約のパフォーマンスを監視し、更新や有効期限をより効果的に管理できるようになります。 このプロアクティブなアプローチは、リスクを軽減し、コンプライアンスを確保し、契約管理プロセスを最適化するのに役立ちます。

3. ワークフローの自動化を有効にする

構成可能なワークフローを使用すると、契約が従うためのシームレスなパスを設計できます。 手作業が軽減され、貴重な時間が節約されます。 たとえば、文書生成を自動化し、関連情報を入力できる動的フィールドを備えた標準化された契約テンプレートを作成できます。

承認のシーケンスを定義し、適切な関係者への通知をトリガーすることで、承認ワークフローを自動化することもできます。 レビューと承認の段階が迅速化され、遅延が軽減され、効率が向上します。

自動化された通知とアラートにより、関係者は契約ステータス、主要なマイルストーン、迫りつつある期限、必要なアクションについての情報を得ることができます。 これによりコミュニケーションが改善され、タイムリーな応答が確保され、期限を過ぎたりタスクを見落とされるリスクが軽減されます。

4. 他のシステムとの統合

契約管理ソフトウェアを他の重要なソフトウェア システムと接続することにより、ユーザーはすべての関連情報にアクセスし、単一のインターフェイス内で必要なアクションを実行できるため、手動でデータを転送したり、さまざまなアプリケーションを切り替えたりする必要がなくなります。 時間と労力を節約し、エラーのリスクを軽減し、ユーザー エクスペリエンスを向上させます。

Microsoft や Google などの一般的なワークスペースとCRM 、 ERP 、または HR ソフトウェアと統合すると、ユーザーはワークスペースを離れることなく、契約に署名したり、署名を求めて送信したり、契約を追跡したりすることができます。 この統合により、契約関連情報がシステム間で正確に共有されるようになり、手動でのデータ入力の必要がなくなります。

統合により、契約関連のタスクがより広範なビジネス プロセスとシームレスに連携する統合環境が作成されます。 たとえば、機会に基づいた契約作成の自動化です。 CRM システムで新しい機会が特定されると、関連する契約テンプレートが自動的に生成され、時間を節約し、一貫性を向上させることができます。

5. 契約テンプレートライブラリを使用する

契約テンプレートは、契約作成の開始点として機能する事前に設計された文書であり、特定の詳細を反映するようにカスタマイズできる構造化フォーマットを提供します。 標準化された契約テンプレートのコレクションを使用すると、より迅速な起草が可能になります。 ユーザーは毎回最初から始めるのではなく、特定の目的に合わせて調整された事前承認されたテンプレートに簡単にアクセスできます。 契約書の作成プロセスが迅速化され、時間と労力が節約されます。

一般的に使用される文書、契約書、同意書のライブラリを維持すると、承認されたテンプレートに簡単にアクセスできます。 これにより、契約の言語と構造の一貫性が促進され、契約作成時のエラーや不一致の可能性が軽減されます。

契約テンプレート ライブラリは、ドキュメントのバージョン管理を確実にするのにも役立ちます。 テンプレートをライブラリに一元化することで、企業はテンプレートを必要に応じて簡単に管理し、更新できます。 これにより、ユーザーが常に最新バージョンで作業することが保証され、古いテンプレートを使用するリスクが軽減され、コンプライアンスが維持されます。

6. 契約の分析とレポートを実装する

契約分析ソフトウェアを使用すると、企業は契約のパフォーマンスを深く理解できます。 組織は、契約ステータス、納期、使用状況に関連するデータを分析することで、パターン、傾向、改善の領域を特定できます。 この知識により、データに基づいた意思決定、ワークフローの最適化、ボトルネックへの対処が可能になり、最終的には契約管理プロセスを合理化できます。

契約指標に関するレポートを生成すると、契約活動とパフォーマンスの包括的なビューが提供されます。 これらのレポートは、契約ステータス、マイルストーン、主要業績評価指標をリアルタイムで可視化します。 この情報がすぐに利用できるため、関係者は簡単に進捗状況を追跡し、遅延を特定し、契約を順調に進めるための事前の措置を講じることができます。

過去の契約データを分析することで、企業は問題に積極的に対処し、リスクを軽減し、ワークフローを最適化して契約管理全体を改善できます。

さまざまな部門が契約ワークフローを合理化する方法

契約は、法務、営業、財務などのさまざまなチームにとって不可欠です。 これらのチーム間のコラボレーションと調整により、相互作用が促進され、引き継ぎが減り、コミュニケーションが向上します。 これにより、生産性が向上し、エラーが減り、契約サイクルが短縮され、最終的には組織により良い成果がもたらされます。

さまざまなチームが契約ワークフローをどのように合理化しているかを見てみましょう。

1. 販売およびマーケティング

営業チームとマーケティング チームは、販売契約、マーケティング パートナーシップ、サービス レベル契約、機密保持契約などの契約を使用して活動をサポートします。 これらのチームは法律専門家と緊密に連携してコンプライアンスを確保し、契約条件について交渉します。 また、財務チームと協力して、価格設定、支払い条件、収益認識を管理します。

営業チームとマーケティング チームは、契約書の作成、承認プロセス、文書の追跡を自動化します。 契約の締結が迅速化され、手作業による事務処理が不要になります。 この協力的なアプローチにより、生産性が向上し、顧客関係が改善され、収益の増加が促進されます。

2. 法的事項

法務部門は、ベンダー契約、クライアント契約、雇用契約、秘密保持契約、ライセンス契約を処理します。 法務部門は調達、人事、財務、経営幹部などのさまざまなチームと緊密に連携するため、コラボレーションは不可欠です。

法務部門は、契約の作成、承認プロセス、文書の保管を自動化し、契約のワークフローを合理化します。 契約をデジタル リポジトリに一元管理することで、契約ステータスを簡単に追跡し、関連文書にアクセスし、リアルタイムで関係者と共同作業できるようになります。 これにより、契約の可視性が向上し、手動エラーが削減され、法的要件への準拠が保証されます。

3. 人事

人事チームは、ワークフローで雇用契約書、内定通知書、秘密保持契約、および競業禁止契約を使用します。 人事部門における契約ワークフローの合理化には、人事専門家、法務チーム、採用マネージャー、新入社員間の協力が必要です。

人事チームは、電子署名や自動ワークフローなどのテクノロジーを活用することで、契約管理プロセスを迅速化できます。 これには、レビューと承認のための契約書の作成と送信、電子署名の取得、契約文書の安全な保管と管理が含まれます。

4. IT運用

IT 運用チームは、テクノロジーの実装、ベンダーとの契約、サービス レベル契約、保守契約を促進します。 これらの契約は、外部ベンダーとの関係を管理し、円滑な運用を確保し、IT インフラストラクチャの整合性を維持するために不可欠です。

IT 運用部門の契約ワークフローを合理化するには、IT 専門家、調達チーム、法務部門、外部ベンダー間の協力が必要です。 効率的な契約管理ツールとプロセスを活用することで、これらのチームは契約の作成、交渉、実行を合理化できます。

5. 財務および会計

財務および会計チームは契約を使用して、財務契約、ベンダーとの関係、顧客との関わり、コンプライアンス義務を管理します。 これらの契約により、正確な金融取引が保証され、リスクが軽減され、財務の健全性が維持されます。

財務および会計部門は、法務チーム、調達部門、および外部関係者と協力します。 自動化された契約ワークフローは、契約のマイルストーン、支払い条件、財務上の義務を追跡するのに役立ち、タイムリーな請求書発行、支払い回収、および契約条件の遵守を保証します。

契約ワークフローを合理化することで、財務および会計チームは財務の正確性を高め、キャッシュ フロー管理を改善し、契約上のリスクを軽減し、規制遵守を確保できます。

契約管理ワークフローの業界固有のアプリケーション

さまざまな業界において、契約ワークフローの合理化は、各部門のニーズに合わせた特定の利点をもたらします。 以下でそれらを見てみましょう。

1. ヘルスケア

病院、製薬会社、研究機関、医療提供者は、円滑な機能とコンプライアンスのために効率的な契約管理に依存しています。 これには、ベンダー、サプライヤー、医療提供者、保険会社との契約の管理が含まれます。

重要な側面の 1 つは、患者の機密情報を保護するために、HIPAA などの規制要件とプライバシー法を確実に遵守することです。

効率的な契約ワークフローにより、タイムリーな契約締結が可能になり、関係者のコラボレーションが強化され、契約上の義務の履行が容易になります。 デジタル ツールと自動化を活用することで、医療機関は契約プロセスを合理化し、患者ケアに重点を置き、ステークホルダーとの前向きな関係を促進します。

2. テクノロジー

テクノロジー企業、ソフトウェア ベンダー、SaaS プロバイダーは、合理化された契約管理を利用してイノベーションを推進し、顧客関係を維持し、業界規制を遵守しています。

テクノロジー分野の契約ワークフローには、ソフトウェア ライセンス契約、サービス レベル契約、ソフトウェア開発契約、知的財産契約、パートナーシップ契約など、さまざまな契約が含まれます。 これらの契約は、テクノロジープロバイダーとクライアントの両方の権利、義務、期待を定義します。

さらに、テクノロジー企業は高度に規制された環境で事業を行っています。 データプライバシー規制、セキュリティ標準、業界固有の規制に準拠する必要があります。 契約ワークフローを合理化することで、組織はコンプライアンスを確保し、リスクを管理し、法的要件の順守を実証できるようになります。

3. 不動産

不動産業界では、賃貸契約、不動産販売契約、ベンダー契約を管理する上で、契約ワークフローが非常に重要です。 これらのワークフローを合理化することで、不動産専門家は賃貸契約、リース更新、不動産保守契約などのプロセスを自動化し、時間と労力を節約できます。

また、効果的な契約ワークフローにより、不動産所有者、テナント、不動産管理チーム間のコミュニケーションとコラボレーションが向上し、スムーズで効率的な運営が保証されます。 さらに、契約ワークフローを合理化することで、不動産組織が現地の規制や法的要件を遵守し、エラーのリスクを最小限に抑え、法的に健全なプロセスを確保できるようになります。

4. 製造

製造業では、合理化された契約ワークフローにより、サプライヤー契約や調達契約の管理からサプライチェーン契約の処理に至るまで、スムーズな業務が保証されます。

メーカーは発注書、サプライヤーのオンボーディング、契約更新を自動化することで時間とリソースを節約し、中核的なビジネス活動に集中できるようになります。 さらに、効率的な契約ワークフローにより、メーカー、サプライヤー、流通業者間のコラボレーションが強化され、サプライチェーン全体でより強固なパートナーシップとシームレスなコミュニケーションが促進されます。

5. 金融サービス

金融サービス業界の契約ワークフローは、ローン契約、顧客のオンボーディング、コンプライアンス文書化を自動化します。 これにより、処理が高速化され、手動エラーが減り、顧客エクスペリエンスが向上します。

組織は、金融機関、顧客、法務チーム間の連携を促進することで、透明性を確保し、遅延を軽減し、顧客との関係を強化することができます。 合理化された契約ワークフローにより、金融サービスがマネーロンダリング防止 (AML) 法や顧客確認 (KYC) 要件などの規制に確実に準拠します。

契約ワークフローを合理化することで、各機関は堅牢なコンプライアンス対策を導入し、規制の変更を監視し、コンプライアンスのリスクを軽減できます。

適切な契約ワークフロー ソフトウェアを選択する方法

利用可能なオプションが豊富にあるため、組織のニーズに最適なソフトウェアを見つけるのは困難な場合があります。

情報に基づいた意思決定を行うために、電子署名および契約ワークフロー ソフトウェアを選択する際に考慮すべき 5 つの重要な質問を以下に示します。

1. 直感的なユーザー エクスペリエンスを提供しますか?

使いやすさは、電子署名ソフトウェアを選択する際の重要な要素です。 従業員が簡単かつ迅速に文書に署名できる、直感的なインターフェイスを提供するソリューションを探してください。 複数の署名者に契約書を同時に送信する、1 回のセッションで複数の文書に署名する、再利用可能なテンプレートを作成する、追加のワークフローをトリガーする、リアルタイムのステータス更新などの機能は、合理化された便利な署名エクスペリエンスに不可欠です。

2. 既存のツールと統合されますか?

ソフトウェアと現在のビジネス アプリケーションとの互換性を考慮してください。 人気のツールとシームレスに統合された電子署名ソリューションを探してください。 ソフトウェアには、スムーズなデータ交換を確保し、さまざまなプラットフォーム間でワークフローを合理化するために、事前に構築されたコネクタまたは柔軟な API が必要です。

3. シームレスなモバイル エクスペリエンスを提供しますか?

今日のモバイル中心の世界では、モバイル デバイス上でシームレスなエクスペリエンスを提供するソフトウェアを選択することが重要です。 iOS、Android、Web などの主要なプラットフォーム用のネイティブ アプリを提供する電子署名ソリューションを探してください。 これにより、従業員は外出先でもドキュメントを安全に送信、署名、管理できるようになり、生産性が向上し、タスクをタイムリーに完了できるようになります。

4. ソフトウェアはどのようなセキュリティを提供しますか?

機密文書を扱う場合、セキュリティは最大の懸念事項です。 電子署名ソフトウェアが文書保護のための SSL 暗号化などの堅牢なセキュリティ対策を提供していることを確認してください。 認証方法 (ログイン資格情報、安全なデジタル署名)、業界標準への準拠 (E-SIGN 近代化法、eIDAS、HIPAA、SOC 2 など)、署名プロセスを追跡して提供するための詳細な監査証跡などの機能を探します。必要に応じて法的証拠。

5. 料金体系は拡張に対応していますか?

ソフトウェアの拡張性とコスト効率を考慮してください。 組織が高度に成長している場合は、大幅な追加コストをかけずに拡大するニーズに対応できるソリューションを選択してください。 紙ベースの署名プロセスに代わる、迅速な実装、楽しいユーザー エクスペリエンス、信頼できるカスタマー サポート、コスト削減機能を探してください。

予算が限られている小規模な組織は、管理が容易なソリューション、既存のアプリケーションとのシームレスな統合、将来のユースケースに対応した拡張性を提供するベンダーを探す必要があります。 移行を確実に成功させるために、包括的な実装、トレーニング、変更管理サポートを提供するベンダーを常に選択してください。

混沌の中で秩序を達成する

契約管理ワークフローにおける混乱から秩序への移行は、可能性があるだけでなく、ビジネスが成功するためには必須です。 組織は、自動化の力とデジタルファーストの考え方を活用して、契約ワークフローの実践を合理化できます。

この道に乗り出すことで、企業はプロセスの最適化、リスクの軽減、高いパフォーマンスへの扉を開きます。 この変革により、効率の向上、コスト削減、コラボレーションの文化が実現します。

契約管理の秘密はソフトウェアにあるため、ビジネスに最適なツールを探すことが重要です。