従業員への支払い方法

従業員を雇用して給与を支払う場合は、ビジネスの雇用主識別番号 (EIN) を取得することが法律で義務付けられています。 EIN は、ビジネス エンティティを識別するために使用され、通常、ビジネスに代わって税務フォームに記入するときに使用されます。

ビジネスの EIN の申請は完全に無料で、プロセス全体をオンラインで完了できます。 申請が完了するとすぐに EIN を受け取りますが、EIN が IRS のシステムに登録されるまでに最大 2 週間かかる場合があります。 それまでの間、新しい EIN を使用して銀行口座を開設し、事業許可を申請し、郵送で納税申告書を提出することができます。

連邦レベルでは、新しく雇用された従業員は、フォーム W-4 とフォーム I-9 の両方に記入する必要があります。

フォーム W-4 は、従業員の提出ステータスと源泉徴収情報を決定するために使用されます。 雇用主は、フォーム W-4 を使用して、同時に保持されている仕事の数、控除、およびクレジットに対して行われた調整を含む、連邦源泉徴収を計算します。 雇用主は、従業員がフォームに記入してから少なくとも 4 年間、従業員の W-4 を保持する必要があります。

フォーム I-9 は、個人の雇用資格を確認するために使用されます。 このフォームは、新しく雇用された従業員から提供された情報を使用して、雇用主によって記入されます。 雇用主は、フォーム I-9 を調べて、従業員が適格要件を合理的に満たしていることを確認する必要があります。

フォーム I-9 は、従業員の雇用日から少なくとも 3 年間、または雇用終了から 1 年間、いずれか遅い方の日付で保管する必要があります。

1099-請負業者を雇う場合、請負業者はフォーム W-9 に記入する必要があります。 フォーム W-9 は請負業者の納税者識別番号と証明書の要求であり、請負業者の支払いを報告するためにフォームで提供される情報を使用します。 フォーム W-9 を少なくとも 4 年間保管してください。

新規雇用者のために記入する必要がある州レベルの雇用前フォームがある場合がありますが、それらは州によって異なります。 雇用前の納税フォームに関する州の法律と規制を必ず確認してください。

雇用主は、雇用から 20 日以内に州の州の新規採用者名簿 (SDNH) に新規採用者または再雇用者を報告することが法的に義務付けられています。 その後、州の機関はその情報を National Directory of New Hires (NDNH) に転送します。

新入社員の報告は、養育費の支払いを促進し、父子関係を確立し、州境を越えて子供の親を見つけ、養育費の命令を執行するために行われます。 新入社員レポートは、失業保険詐欺や労災補償詐欺などの福利厚生詐欺の検出にも役立ちます。

多くの企業は、従業員が記入したフォーム W-4 を適切な新入社員報告機関に提出しますが、州のポータルが提出方法として好まれています。

ビジネスで従業員を採用する場合、1099 従業員を採用するか、W-2 従業員を採用するかを決定している場合があります。 ただし、1099の請負業者は個人事業主の下で中小企業の所有者に分類されるのに対し、W-2の従業員は事業のために働く個人に分類されるため、1099の従業員などはありません。

雇用主は、法律上および税務上、新規採用者が W-2 従業員または 1099 請負業者のどちらに分類されるかを判断する必要があります。 1099 請負業者と W-2 従業員の違いは、従業員の仕事をどれだけ管理できるか、あなたのビジネスが従業員に対して保持している財務管理、および従業員とのビジネス関係の種類に帰着します。

雇用主は、W-2 従業員に代わって源泉徴収を行う必要があり、労働法は通常、W-2 従業員にのみ適用されます。 逆に、雇用主は 1099 請負業者から税金を源泉徴収する必要はありません。 さらに、ほとんどの労働法は 1099 請負業者には適用されません。

中小企業の経営者にとって、給与計算と人事に関する法律は、学習して把握するのが難しい場合があります。 ただし、ビジネスに人事担当者を雇う予算がない場合は、給与と人事に関する法律を常に最新の状態に保ち、遵守する必要があります。 以下は、企業が知っておく必要のある連邦および州の給与および人事に関する法律の非網羅的なリストです。

• あなたの州または地方の最低賃金
• 社会保障税率
• メディケア税率
• 失業税率
• 場所固有の給与税/控除
• 児童労働法
• 公共交通機関の給与税率
• 病気休暇に関する法律/規則
• 陪審義務法
• 家族休暇法と給与税
• 労災補償法
• 障害保険法
• 機会均等雇用法

• 現金:現金を使用することは合法ですが、IRS は一般的に企業が従業員に現金で支払うことを思いとどまらせています。
• ペイカード:ペイロール ソフトウェア プロバイダーからのオプションとして、ペイカードまたはペイロール カードが提供されることが増えています。 これらのカードは、リロード可能なデビット カードのように機能し、銀行口座を持たない従業員に最適です。
• 暗号通貨:暗号通貨は、まだ完全に規制されていない新しい支払い方法であるため、一種のフリンジ支払いオプションです。 従業員に暗号通貨で支払いをしたい場合は、税務の専門家に相談して、暗号通貨の税法と会計規則について理解を深めてください。

事業主として、次の場合は給与計算ソフトウェアの使用を検討する必要があります。

• 給与計算に不慣れな方
• ある程度快適にコンピュータを使用できる
• 給与計算の手間を省きたい
• 給与規定についていく責任を負いたくない
• 給与税を処理する専門家に喜んでお金を払います
• 給与計算ソフトウェアのサブスクリプション費用を喜んで支払う
• あなたのビジネスに最適な給与計算ソフトウェア オプションを喜んで調査します

一般的に、ビジネス オーナーとして、次の場合は DIY 給与計算プロセスの使用を検討する必要があります。

• 給与に関する法律や規制について十分な知識がある
• 給与記録を保持する能力に自信がある
• 給与計算を手動で実行したい
• 税の専門家と協力して、ビジネスの給与税を処理します
• 給与情報を安全に保存する手段を持つ

時間単位で支払われる従業員は、1 回の支払い期間中に働いた時間ごとに設定されたレートを獲得します。 時給は、従業員が病気のために時間を逃したり、遅刻したり、早退したり、残業したり、予定された勤務時間を混乱させる別のイベントに遭遇したりする可能性があるため、給与期間ごとに変動収入になる可能性があります。

従業員の給与期間ごとの合計時給を計算するには、給与期間に働いた時間数に時給を掛ける必要があります。 とても簡単です。

たとえば、ある従業員が 1 回の支払い期間に合計 74 時間働き、1 時間あたり $30 を稼いだ場合、その従業員の総収入は、その支払い期間で合計 $2,220 (74 x 30=2,220) になります。

同じ従業員が同じ給与期間にさらに 6 時間の残業を行い (合計 8​​0 時間)、その時間で 1.5 時間稼いだ場合 (6 時間で 1 時間あたり 45 ドル)、総収入は 2,490 ドルになります。

サラリーマンの総賃金を計算することは分割の問題です。 ほとんどのサラリーマンは年次ベースで支払われるため、年収の合計 (税引き前) をその年の支払い期間の数で割るだけです。

たとえば、従業員の年収が $84,000 で、月に 2 回 (合計 24 回の支払い期間) 支払われているとします。 この従業員は、給与期間ごとに 3,500 ドルを稼いでいます (84,000/24=3,500)。

例として FUTA 税を使用できます。 FUTA 税は、従業員に毎年支払われる最初の $7,000 の 6% の税率で課税されます。

まず、6% を 100 分の 0.06 という小数に変換します。そこから、税率に課税される総所得を掛けると、0.06 x 7,000 = $420 になります。 この例では、雇用主は、最低 7,000 ドルの総賃金を稼いでいる各従業員に対して、毎年 420 ドルの FUTA 税を支払う責任があります。

従業員の総支払額から給与税債務を計算したら、その金額を給与から源泉徴収し、従業員の給与明細を作成するときに源泉徴収を記録できます。

たとえば、1 回の支払い期間の総収入が 3,500 ドルである個人について考えてみましょう。 給与税と控除をカバーするために、従業員の給料から合計 454 ドルが差し引かれたとします。 この例では、従業員の給与期間の純利益は合計で $3,046 になります (3,500 – 454 = 3,046)。