メールを終了する 21 の方法

公開: 2023-05-24

電子メールの署名は重要ではないように思えるかもしれませんが、実際そうでしょうか? 強力なメッセージ本文を作成することは重要ですが、良い印象を与えたい場合は、ビジネスメールの終わり方も重要です。

「よろしくお願いします」というフレーズは古いように思えますか?シンプルな「ありがとう」は簡単に思えるかもしれません。サインオフ手順を完全にスキップすることを検討してください。絶対違う！電子メールによるサインオフの重要性と、それを利用して応答率を高める方法を理解しましょう。

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メールの語尾がなぜ重要なのでしょうか?

受信者が行動を起こすことを期待しているかどうかにかかわらず、メールをどのように終わらせるかが重要です。電子メールの後に簡単な署名を付けると、平均応答率が向上し、受信者が書面で応答する可能性が大幅に高まります。

さらに、「ありがとう」で終わるメールは、他の一般的な結びを使用したメールよりもはるかに多くのフィードバックを受け取りました。どちらを選択するにしても、電子メールのサインオフが読者とあなたとの最後のやりとりであることを忘れないでください。これは生徒が最後に読むものであり、生徒が答えるかどうか、またどれくらい早く答えるかが決まります。

会話の結論として想像してみてください。 新しいビジネス上の連絡先と会った後、何も言わずに引き返して立ち去ることがありますか?いいえ、では、なぜメールで失礼になるのでしょうか?

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電子メールを終了するさまざまな方法には何がありますか?

メールを終了するにはさまざまな方法があります。各メールの開始行が異なるため、メールの終了行も異なります。そのため、正式な電子メールを作成する場合でも、非公式の電子メールを作成する場合でも、電子メールを終了する方法は複数あります。

ここでは、メールの締めくくりに含めるべきいくつかの重要事項について説明します。

クロージングライン

電子メールの主要な件名から署名までシームレスに移行する短い結論文を、送信する前にすべての電子メールに含める必要があります。この最後の文は、受信者の時間を割いてもらったことへの感謝の気持ちを表したり、今後の会話の準備ができていることを示したり、行動を促すフレーズとして機能したり、応答を期待していることを暗示するフレーズとして機能したりする場合があります。

クロージング (サインオフ)

受信者と親しい間柄でない限り、ビジネスメールはすべてプロフェッショナルに終わらせる必要があります。受信者との関係やメッセージに応じて、クロージャは公式にも非公式にもなります。最も一般的な電子メールのサインオフは「よろしくお願いします」と「よろしくお願いします」ですが、公式および非公式の例を多数まとめました (以下を参照)。

結論行の図は次のとおりです。

私の参考文献と履歴書を確認するために時間を割いていただき、ありがとうございます。すぐにご連絡をお待ちしております。

心から、

ベス・ジョン

あなたの名前を述べなさい

初めて誰かにメールを送信する場合は、必ず署名に姓名を追加してください。署名としてファーストネームを使用すると、同僚や以前の電子メールのやりとりですでに知っている個人との通信に適格になります。知名度が高く、名前の代わりに頻繁に使用される場合を除き、会話の締めくくりにニックネームを使用することは避けた方がよいことに注意してください。

役職と会社名

見込み顧客にコールドメールを送信する場合は、自分が誰であるかについての混乱を避けるために、メールの承認文に現在の職場の役職と会社名を含める必要があります。求人に応募する場合は、現在の連絡先の詳細 (電話番号と電子メール) を署名から遠ざけることをお勧めします。

次の例をサインオフとして使用できます。

ジョー・ジェファーソン

営業部長

連絡先

電子メールの読者はあなたの電子メールアドレスを知っていますが、個人の電話番号などの追加の連絡先詳細を電子メールに含めると、この方法で連絡することを好む人もいる可能性があるため、通常は役立ちます。

追加リソース

リンクは、署名に含めることを検討できるもう 1 つの要素です。リンクは、LinkedIn アカウント、Web サイト、またはその他のソーシャルメディアアカウントに移動する可能性があります。また、宣伝したいランディングページ、オンラインカレンダー、ポートフォリオ、最新のブログ投稿などに移動することもできます。

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メールを終了するには? 【21例】

プロフェッショナルな場面でのメールの結び方がわからない場合は、プロ意識を維持するために、正式な手紙の結び方と比較してください。今日、電子メールを送信することは、手紙を郵送することと同じです。したがって、どの電子メールマーケティングキャンペーンでも同じ方法論とガイドラインを利用できます。常にプロフェッショナルで親切な態度を心がけてください。

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メールの締めくくりとして使用できる文例をいくつか紹介します。

質問に対する答えを探しているとき

フレンドリーなリマインダーを含むサインオフは、アクションのトリガーとして機能します。人間は視覚的な刺激に反応します。私たちは本を読むとき、見出しに向かう傾向があり、視覚的な連想が記憶に影響を与えます。研究によると、タスクが視界内の何かに関連している場合、そのタスクを完了する可能性が 40% 高くなります。

受信者を宣伝するためのいくつかの提案を次に示します。

私の質問にご回答いただき、誠にありがとうございました。
「[日または時刻]までにご返信いただければ幸いです。ありがとう！"

よろしく

これをより専門的にする方法はありません。期待を持たないので機能しますが、使用には注意が必要です。ただし、場合によっては、あまり思いやりのある言葉ではないように聞こえることもあるので注意してください。誤用すると、受信者や話している商取引のことを気にしていないという印象を与える可能性があります。

敬具

正式なメールに適切な結び方は、誰もが学校で習ったものです。ただし、息苦しく聞こえるかもしれません。したがって、小規模な会社の場合は、それを避けて、公式ではないものを選択することをお勧めします。

改めて【トリガーイベント】おめでとうございます

見込み客に、会社内で状況が変化しており、ベンダーを変更する必要がある可能性があることを思い出させる必要があります。したがって、電子メールの冒頭でトリガーイベントを認識した場合は、サインオフでそのことを通知してください。

メールを「ありがとう」で終わらせる方法

誰かが「ありがとう」と言うときはいつでも、その人は誠実であると言えます。読者が何かをすることを期待していることを伝えたいときはいつでも使用します。これは、口調で希望を表現することもできるためです。感嘆符でメールを終えるのが一般的です。感嘆符のほうが誠実で刺激的に聞こえるからです。

一番

Best は、「ご多幸をお祈りします」を楽しく元気よく言う言い方です。多数の電子メールを受信している場合は、ほぼ全員がこのサインオフを採用していることがわかります。よりフォーマルなコミュニケーションで敬意を表すことが簡単であるのと同様に、親しみやすいためシームレスです。欠点は、退屈で安全なものになる可能性があることです。これは、動的な注目を集めるメッセージを提供したい場合には問題になります。

前もって感謝します

Dripifyの調査によると、事前の感謝を含むメールの返信率が最も高いことが明らかになりました。おそらくこれは、承認によって感謝の気持ちが伝わり、期待が確立されるためです。メールを送っている相手が返信してくれたら嬉しいと伝えているのです。 「よろしくお願いします」という言葉は、より専門的な場面では過度に要求が厳しいように見える可能性があるため、常に注意してください。

敬具

エチケットでは、相手の名前を呼んで挨拶できない場合は、この結びを「Dear madam」または「Dear sir」と組み合わせて使用することを推奨しています。ただし、アメリカ人でない場合は、 「Yours respects」を使用する必要があります。

イベントをお楽しみください。様子をお知らせください

会話全体に注意を払っていることを示すには、見込み客のカレンダーに記載されている内容について言及します。

顧客がソーシャルメディアでカンファレンスについて言及したとします。または、顧客調査から顧客の存在を推測できます。その場合、まだ連絡を取っていない顧客に対してもこのサインオフを活用できます。

会議を依頼するとき

あなたの電子メールがスキャンされる可能性があることに注意してください。でも大丈夫、読者は「F」パターンを使うのです。その結果、電子メール本文で最後に表示されるのは、左揃えの署名です。これは、会議への参加を促す最後の機会となります。

「カレンダーに空きがあればいいのですが」

「あなたのスケジュールに合わせて働きたいと思います。」

気をつけて

おそらく、コロナウイルスの問題が、この問題に頻繁に気づき始めた理由でしょう。ただし、状況に関係なく、これはメールを閉じるための素晴らしい非公式な方法です。暖かくて快適なので、知り合いとの使用に最適です。

あなたと一緒に働けるのは素晴らしいことです

一緒に仕事をした人に、ビジネスの機会を感謝していることをメールで伝えるのは常に礼儀正しいことです。そうすることで、将来の協力の余地が残されます。

素晴らしい月曜日をお過ごしください

一般的に月曜日が嫌いです。この最後の行を読んだ見込み客はニヤニヤするでしょう。これは、あなたのメールの背後に自然な人間がいることを示しています。ただし、ユーモアが苦手な方の使用は避けてください。

休日を満喫してください

クリスマスシーズン中にこれを使用することは素晴らしいアイデアであり、特に潜在的な顧客が休暇に参加したり楽しんだりする予定があると述べている場合にはそうです。潜在的な顧客が休日を示していない場合は、このリストの次の選択肢を使用してください。

休憩をお楽しみください

見込み顧客がホリデーシーズンを指定していない場合は、 「休暇を楽しんでください」または「休暇を楽しんでください」と言うのが賢明です。それでも、祝日が近づいているため、人々は仕事を休むことができ、長い週末になることはご存知でしょう。

関係を育んでいるとき

この受信者はあなたがよく知っている人なので、親切に扱ってください。彼らへのサポートを表明したり、彼らが興味を持ちそうなアイテムを提供したりするには、メールを閉じてください。

その方法は次のとおりです。

素晴らしいままでいてください
良い戦いを続けてください

絵文字

ウインク、笑顔、その他の同様の表現はすべて、ますます人気が高まっています。一日を良くする人もいれば、不快に感じる人もいるかもしれません。これらの絵文字記号を押す前に、ビジネスメールでの絵文字記号の使用に関する研究論文を読む必要があるでしょう。ぜひ知り合いの方とご利用ください。

再度、感謝します

受信者があなたに大きな好意を示し、その事実を以前に言及した場合は、もう一度感謝の意を表してメールを閉じることもできます。受信者があなたを支援するために最大限の努力をしていない場合、二重の感謝はインチキであると思われる可能性があります。

あなたからの返信を楽しみにしています

「コーヒーを飲みながら、フリーランサーとしてのアドバイスを共有してくれませんか?ご返答をお待ちしております…”

悲しいことに、これは押し付けがましいと思われてしまうことがよくあります。逆の状況で、他の人をサポートするときは、代わりに「ご連絡をお待ちしています」を使用することをお勧めします。

たとえば、講演の約束について連絡しているとします。もう 1 つの可能性は、あなたのブログ投稿に彼らのストーリーが含まれていることを彼らに知らせていることです。プロバイダーがこのフレーズを使用すると、親しみやすさと温かさが伝わります。

謹んで

はるかに権力があり、知識が豊富で、経験豊富な人物に連絡する場合は、受信者に敬意の気持ちを伝えるため、「敬意を表して」という言葉を使用します。さらに、敵対的になる可能性のあるメッセージを和らげるのにも役立ちます。

予定された約束やプロジェクトの準備をするとき

お互いに連絡を取り合うと表明することで、将来の対話への扉を開いたままにすることになります。受信者に連絡してもらいたい場合は、メールの最後の行に電話番号を追加します。

すぐに話す
すぐに話しましょう
すぐに接続できることを楽しみにしています

これらは、受信者が連絡をくれることを期待して電子メールを閉じるいくつかの例です。

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最高のメールの締めくくりの言葉を書くには?

ここでは、締めくくりの書き方のヒントと、メールを締めくくるための最良のアプローチをいくつか紹介します。電子メールによるクロージャを選択する場合、考慮すべき要素がいくつかあります。

締めくくりを含める

一部の人は、電子メールからクロージャを削除できると信じています。しかし、これは信じられないほど専門的であるように見えます。常にドキュメントを閉じてください。これは電子メールの署名にも当てはまります。

受け手との関係を考慮する

求職活動について誰かとコミュニケーションをとるときは、フォーマルな電子メールの締めくくりを使用してください。ただし、あなたと受信者が仲の良い友人である場合は、「乾杯」や「よろしくお願いします」などの準フォーマルな結びの言葉を使用するとよいでしょう。よくわからない場合は、常にフォーマルな仕上げを使用してください。

専門的ではないクロージングを使用しないでください

メールの受信者がわかっている場合でも、正式なメールでは「また会いましょう」「XOXO」などの非公式な挨拶文を使用することは避けてください。

フルネームを使用してください

親しい友人や同僚とコミュニケーションをとるときは、名前やニックネームを使用しないでください。誰もあなたを誤認しないように、フルネームを使用してください。

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メールで避けるべき締めくくりの言葉は何ですか?

私生活と仕事の融合が進み、仕事のメールにはテキストメッセージが組み合わされることもありますが、メールの締めくくりによっては職場に不適切なものもあります。スラング、「Love」、「Later」、わかりにくい略語など、わかりやすい例がたくさんあります。

他の習慣や特定の締めくくりの言葉によって、ビジネスメールのエラーが発生するさらに微妙な危険性が生じますが、私たちはそれらを回避できるよう支援することを目指しています。ここでは、メールの締めくくりとしてひどい例をいくつか紹介します。

クロージングラインがまったくない

多くの電子メールがモバイルデバイスから送信される現代では、電子メールチェーンが進むにつれて、特に受信者が同じことを行う場合、署名を省略することは完全に許容されます。しかし、電子メールに署名したり、用意した正式な署名を付けたりせずに送信するのは、非個人的な印象を与えます。

あなたのもの

この形式的で厳しすぎるサインオフは、ヴィンテージのラブレターを思い出させます。誰かに何かをお願いしたり、情報を提供したりするとき、潜在的なクライアント、ビジネスパートナー、顧客、または同僚のことを考えてほしくありません。

-[名前] または -[イニシャル]

このタイプのサインオフは、短く非公式な電子メールには適切である可能性がありますが、ほとんどの人は、特に受信者と初めて連絡を取る場合には、過度に冷淡で遠いものだと感じます。

Rgds、または Thx

「よろしく」または「ありがとう」のメッセージでは、 「rgds」や「thx」などと短縮するのではなく、完全なスペルを書いて、連絡先に気にかけていることを示します。

敬具

あなたは受取人の所有物ですか？いいえ。夏期プログラムに関するメールを両親に送信する場合を除いて、これは偽物で安っぽいです。

私のiPhoneから送信された

私たちは、文脈に関係なく、これは適切な承認ではないことを強調することが重要であると感じました。ただし、送信者がオリジナルの署名を含まない場合、この電子メールの終了は誤って発生します。しかし、すべてのサインオフの中で、これが最も一般的なものかもしれません。これは、デフォルトの電子メールのサインオフを変更するほど連絡先を大切にしていないことを示しています。したがって、友人や同僚と話すときは、ぼかさないようにしてください。

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結論

メールの結論はおそらく最後に書くものですが、冒頭の文、挨拶、メール本文と同じように注意する必要があります。専門的にメールを終了するにはコンテキストを理解する必要があります。

次回、メールの終わらせ方がわからないときは、公式なのか、カジュアルなのか、それとも中間なのかを考えてみましょう。次回メールの締めくくり方を検討する際、適切なメールの締めくくりを決めるのが難しい場合は、この記事を参照してください。

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