寄付確認書とは何ですか?

熱心な寄付者は、あなたの非営利イニシアチブを可能にします。 サポーターは見返りを求めないかもしれませんが、寄付者にいつでも提供できるものが 1 つあります。それは、寄付確認書です。 今日は、1つにまとめる方法を紹介します。

寄付確認書は、確認と感謝の気持ちを超えるものであり、内国歳入庁 (IRS)が法的に義務付けています。 でも心配はいりません。法的義務を果たしながら、寄付者に感謝の気持ちを伝えるための寄付確認書について知っておくべきことをすべて説明します。

まず、締め切り、必要な情報、およびベストプラクティスに入る前に、寄付確認書とは何かについて同じページに進みましょう.

寄付確認書とは何ですか?

寄付を得る方法を理解することは重要ですが、寄付者に感謝の気持ちを示す方法を知ることは、募金キャンペーンの成功に不可欠です。 寄付確認書 (寄付受領書またはお礼状と呼ばれることもあります) は、慈善寄付を認める電子メールまたは紙です。 少なくとも、これは、あなたが寄付を受け取ったことを認める、寄付者への確認の領収書です。

ただし、寄付確認書は、慈善寄付を認める以上のことを行う必要があります。 この機会に感謝の気持ちを表し、慈善寄付の価値を寄付者に知らせてください。 彼らが特別で見られていると感じさせてください。

最新のWhy America Givesレポートによると、寄付者の 48% は、組織が寄付の影響を与える場所に関する最新情報を提供した後、寄付を繰り返すことを最も奨励されています。 寄付確認書は、寄付者があなたのより大きな目標と使命にどのように貢献しているかを示すのに最適な場所です。 ストーリー、写真、ビデオを使用して、それらがもたらした影響を説明します。

1 回限りの寄付は素晴らしいものですが、寄付者を継続的な寄付者に変えるためにできる限りのことを行いたいと考えています。そのプロセスでは、謝辞が大きな役割を果たします。

寄付のお礼状は、ただ「ありがとう」と言うだけのものではありません。 寄付者は税額控除を申請する際に書類が必要であり、IRS は手紙の内容について厳格な要件を定めています (詳細は後述)。

非営利団体への寄付方法に関係なく、寄付者に確認書を送信することもできます。

• 現金寄付
• オンライン寄付
• 寄贈品
• 寄贈サービス
• ギフトカード
• 株式寄附
• レガシー寄付

すべての寄付に感謝する必要がありますか?

法的には、いいえ。 250 ドル以上の寄付をした寄付者にのみ、確認書を送る必要があります。 また、寄付によって寄付を承認するか、寄付者のすべての貢献をまとめた 1 通の年末承認レターで承認するかは、あなた次第です。 両方を送信することをお勧めします。

各寄付に感謝することで、寄付者に感謝の気持ちを示す機会が増えます。 即時確認にもなります。 同時に、年末の謝辞は、寄付者の寄付を要約し、それが達成に役立ったことを強調する絶好の機会です。 個々の領収書を見つけるために郵送や電子メールのアカウントを掘り下げるのではなく、税控除のために提出する単一の文書を持つことは、寄付者にとっても役立ちます.

しかし、250 ドル未満の寄付をした他のすべての寄付者はどうでしょうか? 寄付確認書を送るべきですか？

絶対。

法的要件を満たすと同時に、承認状は、寄付者に感謝の気持ちを示し、寄付を受け取ったことを確認する絶好の機会でもあります。 すべての寄付は重要なので、寄付者の善行が認識されないようにしてください。

寄付の承認を送信する期限はいつですか?

正式な期限の要件はありませんが、寄付の翌年の 1 月 31 日までに年末の寄付の確認を送信することをお勧めします。 その時間枠を守ることで、寄付者は予定どおりに納税申告書を提出するのに十分な時間を得ることができます。

個別の寄付に関しては、できるだけ早く受領書を送ることをお勧めします。 フィードバック ループを完了し、寄付者に感謝の気持ちを示す絶好の機会です。 ただし、サイバースペースで迷子になるのではなく、寄付を受け取ったことを知らせることもできます。

非営利団体が寄付確認書を送信できなくても罰則はありませんが、寄付者には不利益をもたらします。 その書面による確認がなければ、所得税控除を請求することはできません。 一部の寄付者はこの特典を気にしないかもしれませんが、必要な (そしてそれに値する) 謝辞を提供しないと、将来の寄付者を失う可能性があります。

あなたの非営利団体が確認状を送るべき理由

通知書は、コミュニケーション戦略の重要な部分と考えてください。 感謝の手紙は、非営利のマーケティング キャンペーンよりも大きな影響を与える可能性を秘めています。

書面による謝辞を優先すべきいくつかの理由を次に示します。

• 法的な理由: 1 暦年に 250 ドル以上の慈善寄付を行った個人に確認状を送付する法的義務を果たします。
• 確認:寄付を受け取ったことを知らせることで、寄付者に安心感を与えます。
• 感謝の気持ち:寄付者に感謝の気持ちを示し、それが非営利団体とその構成員にとってどれほど意味があるかを伝えます。
• 影響力:寄付者に、寄付金をどのように使用し、それが個人やコミュニティにどのような影響を与えるかを知らせます。
• リマインダー:年末に寄付者に寄付をしたことを思い出させて、非営利団体について考えさせ、再度寄付する計画を立てるように促します。
• 認識:寄付者に、支援した目的を友人や家族と共有するように勧めます。

確認書に含める必要があるもの

IRS によると、確認書には次の内容が含まれている必要があります。

• 組織の名前
• 拠出額
• 現金以外の寄付の説明（必ずしも価値ではない）
• 商品/サービスの交換がないことを確認する声明 (該当する場合)
• 提供される商品/サービスの説明と誠実な評価額 (該当する場合)

また、IRS はそれを要求していませんが、寄付者の名前と慈善寄付を受け取った日付でメッセージをパーソナライズすると便利です。 この情報は受信者の身元を確認し、記録保持に役立ちます。

法的に含める必要がある情報はこれですべてです。 ただし、パーソナライゼーションを優先する寄付の領収書を作成する方法を学ぶには、さらにいくつかの詳細が必要です。 たとえば、資金をどのように使用したか (または使用を計画しているか)、今後の募金活動やボランティア活動の機会について寄付者に知らせることができます。 言い換えれば、謝辞を寄付の領収書以上のものにしてください。

また、セグメント化することで、レターに少しのパーソナライズを追加することもお勧めします。 定期的な寄付者や大口の寄付者には、特別な寄付に対して特別な感謝状が送られます。 寄付者への感謝の手紙にユニークなタッチを加えることで、彼らを高く評価していることを知らせてください。

• 個人的なメモ:寄付者に個人的なメッセージを送信して、寄付者が特定の年数にわたって寄付したこと、または 1 回限りのかなりの額の寄付を行ったことを認識します。
• リーダーからのメッセージ:非営利団体のリーダーの 1 人に、寄付者の寄付が組織にとってどれほどの意味があるかを寄付者に知らせるメッセージを書いてもらいます。
• 認識:定期的な寄付者や多額の寄付者を (もちろん、彼らの許可を得て、正確な数字はなくても) メール ニュースレターやソーシャル メディアで発表することを検討してください。

寄付確認書の例

以下は寄付確認書の例です。 これらは、最低限の要件から、もう少し個人的なものまでさまざまです。 あなたに最適なものを見つけてください。

これらをコピーして貼り付けて法的義務を果たすことができますが、ブランドの声に合わせてパーソナライズすることをお勧めします。

例 1: 個別の確認レター

[寄付者名] さん、こんにちは。

[受領日] に受け取った [非営利団体の名前] への 500 ドルの寄付に感謝します。 私たちはあなたの貢献と引き換えに商品やサービスを提供しませんでした.

例 2: 個別の確認レター

[寄付者名] さん、こんにちは。

[受領日] に [非営利団体の名前] に 250 ドルを寄付していただき、誠にありがとうございます。 感謝の気持ちを込めて、あなたの寄付と引き換えに、推定公正市場価格 $25 の T シャツをお送りしました。 [イベントの日付] に予定されているボランティア イベントで (新しいシャツを着て) お会いできることを楽しみにしています。 寛大な寄付に感謝します。あなたのような寄付者がいなければ、コミュニティを助けることはできませんでした。

ありがとう、

[名前]

例 3: 年末の確認レター

[寄付者名] 様

昨年は当団体をご愛顧いただき誠にありがとうございました。 あなたのような寄付者のおかげで、私たちは 500 匹の動物が愛する家族と一緒に新しい家を見つけるのを助けることができました. すべての寄付は重要です。皆様のご寄付に感謝いたします。

あなたは昨年、[非営利団体の名前] に合計 1,000 ドルを寄付しましたが、その代わりに商品やサービスを提供することはありませんでした。 皆様のご支援に心より感謝申し上げるとともに、来年もより多くの地元の動物たちを支援するために、皆様のご支援を賜りますようお願い申し上げます。

メール ニュースレターにサインアップして、今後の募金活動やボランティア イベントの最新情報を入手してください。 友達や家族と共有して、参加してもらいましょう。

ありがとうございます！

感謝の気持ちを込めて、

[名前]

承認を超えて

寄付を受け取ったときに謝辞を送ることはできますが、それでコミュニケーションを終わらせないでください。 非営利のボランティアを維持するための鍵は、後でフォローアップして、あなたが寄付をどのように使用したかを寄付者に知らせることです。 また、あなたのメールにオプトインしている場合は、他の募金活動やボランティアの機会について知らせてください。

また、コミュニティ サービス プロジェクトにサインアップしたり、LinkedIn アカウントでリンクを共有したりするなど、非営利団体を支援する他の方法について寄付者に知らせることもできます。

最終的には、1 回限りの寄付を生涯にわたる関係に変えたいと考えています。そのプロセスの重要な部分として、謝辞があります。 そのため、領収書を提供して最低限のことをしたいという誘惑は避けてください。 あなたの寄付者のために、それ以上のことをしてください。

寄付者に思いやりを示すユニークな方法を考えてみましょう。 たとえば、次のいずれかを実行できます。

• 電話をかける:献金者に個人的に感謝の意を表すために電話をかけます。
• 手書きの手紙を書く:手書きのお礼状で寄付者に寄付の意味を示しましょう。
• 写真を共有する:寄付者に、寄付で誰または何を支援したかを知らせます。

確認書の自動化

オンラインの寄付者管理ソフトウェアを使用して、寄付確認書を自動操縦に設定します。 Classy のプラットフォームは、お礼の自動化、キャンペーンのパフォーマンスの追跡、支援者の管理、定期的な寄付の編集などに役立ちます。

誰が最大の寄付をするか知っていますか? 誰が最も頻繁に寄付しますか？ Classy Manager は、サポーターを検索、フィルタリング、およびセグメント化して、よりターゲットを絞ったメッセージを作成するのに役立ちます。

プラットフォームの動作を見たいですか? デモをリクエストして、非営利団体が Classy を使用して募金活動を管理したり、新しい寄付者を引き付けたり、直感的な支払いオプションを利用したり、承認レターを送信したりする方法を学びましょう。